物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强物业公司档案管理，提高档案管理水平，保证档案的安全性和保密性，制定本制度。
第二条本制度适用于物业公司内各类档案的管理和保管工作。
第三条物业公司的档案管理工作，应当依法、合规、安全、高效，确保档案的真实性、完整性、可靠性。
第四条物业公司应当建立档案管理机构，明确档案管理的责任部门和人员。
第五条物业公司应当加强档案管理制度的宣传和培训，保障全员知晓并严格执行。
第二章档案管理的基本原则第六条档案管理应当遵循以下基本原则：（一）依法合规：遵循相关法律法规和政策规定，合法合规管理档案。
（二）分类处理：按照规定分类建档、存档、归档和销毁档案。
（三）保密安全：严格保护档案的保密性和安全性，防止档案泄露、丢失或损坏。
（四）规范管理：建立规范的档案管理流程和制度，保证档案管理的规范性和可控性。
第七条物业公司的档案管理工作应当由专人负责，设立档案管理员，负责具体档案管理工作。
第八条物业公司的档案管理部门应当建立档案档案目录和档案查询系统，方便档案的检索和利用。
第九条物业公司的档案管理工作应当进行定期检查和评估，确保档案管理工作的质量和效果。
第三章档案管理的具体要求第十条物业公司的档案管理工作应当按照以下要求开展：（一）档案的归档要按照相关规定分类编号、整理、装订、封存。
（二）档案的借阅要按照流程进行申请，接待处确认后方可借阅，借阅归还时须登记。
（三）档案的销毁要按照规定的销毁程序进行，销毁后需做好相应的记录和报告。
（四）重要档案要定期复印或备份，确保重要信息不会遗失。
第十一条物业公司的档案管理部门应当建立定期的档案检查制度，对档案的安全性和完整性进行检查和评估。
第十二条物业公司的档案管理工作应当强化档案保密制度，规范档案的查阅和使用权限。
第十三条物业公司的档案管理工作应当建立健全的档案安全防护措施，确保档案信息的安全性。
第十四条物业公司应当加强对档案管理人员的培训和教育，提高其档案管理水平和意识。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
物业维护部档案管理制度
一、总则为了规范物业管理部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
二、档案管理的原则1. 完整性原则：确保档案内容的完整性，不得遗失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，符合实际情况。
3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为物业管理提供有效服务。
三、档案管理范围1. 物业管理部各类文件、图表、照片、录音、录像等资料；2. 物业管理合同、协议、会议记录、规章制度等；3. 物业管理项目验收、维修、改造等资料；4. 物业管理部内部管理制度、岗位职责、培训资料等；5. 物业管理部与其他部门、单位之间的往来文件、函件等；6. 其他需要归档的资料。
四、档案管理职责1. 物业管理部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；2. 各部门负责人对本部门产生的档案负有收集、整理、归档的责任；3. 物业管理部领导对档案管理工作负有监督、检查和指导的责任。
五、档案管理流程1. 档案收集：各部门在产生档案时，应及时将档案资料报送档案管理员；2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编目、归档；3. 档案归档：按照档案分类，将档案资料分别归入相应档案柜（架）；4. 档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案实体和信息安全；5. 档案利用：档案管理员根据档案利用者的需求，提供档案查询、复制等服务；6. 档案销毁：档案管理员按照规定程序，对超过保管期限或无保存价值的档案进行销毁。
六、档案保管要求1. 档案柜（架）应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防低温等适宜的环境中；2. 档案资料应按照分类、编号、时间等顺序摆放整齐；3. 档案管理员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 档案管理员应定期对档案进行消毒、防霉处理。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业处档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业处所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业处档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）完整、准确、系统、安全；（四）便于查阅，提高效率。
第二章档案分类与编号第四条物业处档案分为以下类别：（一）综合档案；（二）物业档案；（三）业主档案；（四）合同档案；（五）财务档案；（六）工程档案；（七）人力资源档案；（八）其他档案。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：类别代码+年份+序号。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下原则：（二）全面收集，不遗漏重要档案；（三）及时收集，保证档案的时效性。
第七条档案整理应遵循以下原则：（一）按照档案类别、形成时间、内容等特征进行分类；（二）对档案进行编号、编目、编制目录；（三）对破损、褪色、霉变的档案进行修复和保护；（四）对电子档案进行备份和存储。
第八条档案收集与整理工作由物业处档案管理员负责。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应遵循以下原则：（一）安全保管，确保档案实体和信息安全；（二）分类存放，便于查阅和利用；（三）定期检查，及时发现和消除安全隐患；（四）维护档案实体，延长档案使用寿命。
第十条档案利用应遵循以下原则：（一）依法利用，确保档案的合法性和真实性；（二）公开利用，提高档案的利用率；（三）保护档案，不得损坏、遗失、篡改档案；（四）保密档案，严格按照国家保密规定进行管理。
第十一条档案利用实行预约制度，需查阅档案的单位和个人应提前向物业处档案管理员预约。
第五章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应遵循以下原则：（二）全面鉴定，不遗漏重要档案；（三）科学鉴定，保证档案鉴定结果的准确性。
第十三条档案销毁应遵循以下原则：（一）依法销毁，确保档案的合法性；（二）分类销毁，按照档案类别进行销毁；（三）登记销毁，做好档案销毁登记工作。
物业公司小区档案管理制度
第一章总则第一条为加强小区档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业公司所辖小区的档案管理工作。
第三条小区档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）归档及时，整理规范；（四）保密安全，服务高效。
第二章档案分类与归档第四条小区档案分为以下类别：（一）小区基本情况档案：包括小区规划、设计、建设、验收等资料；（二）物业管理档案：包括物业管理规章制度、合同、财务、人力资源、设备设施等资料；（三）业主资料档案：包括业主入住、变更、退房等资料；（四）社区活动档案：包括小区文化活动、志愿服务等资料；（五）应急事件档案：包括小区突发事件、安全隐患排查等资料；（六）其他档案：包括小区荣誉、媒体报道、法规政策等资料。
第五条小区档案归档应按照以下程序进行：（一）档案形成部门或个人在档案形成过程中，应确保档案的完整性、准确性；（二）档案形成后，由档案管理员进行审核、整理、分类；（三）档案整理完毕后，填写《档案归档登记表》，由档案管理员负责归档；（四）档案归档后，由档案管理员填写《档案目录》。
第三章档案保管与利用第六条小区档案保管应遵循以下要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案柜应上锁，档案管理员负责钥匙保管；（三）档案应按照类别、时间、编号等进行分类存放；（四）档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案安全。
第七条小区档案利用应遵循以下规定：（一）档案利用者需出示有效证件，填写《档案借阅登记表》；（二）档案利用者应按照档案利用规定，妥善保管档案；（三）档案利用者不得擅自复制、翻印、传播档案内容；（四）档案管理员应根据档案利用者需求，提供便捷的档案查询服务。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下程序：（一）档案管理员根据档案保管期限，提出档案销毁意见；（二）档案销毁意见经公司领导批准后，由档案管理员负责组织实施；（三）档案销毁前，应进行核对，确保销毁档案的准确性；（四）档案销毁后，由档案管理员填写《档案销毁登记表》。
物业住户档案管理制度
第一章总则第一条为了加强物业管理住户档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有住户档案的管理工作。
第三条物业住户档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容真实反映住户情况，不得伪造、篡改；（二）完整性原则：档案资料应全面、系统，确保住户信息的完整性；（三）安全性原则：采取有效措施，确保档案资料的安全，防止档案丢失、损毁；（四）便捷性原则：简化档案查询流程，提高档案利用效率。
第二章档案分类与归档第四条物业住户档案分为以下类别：（一）住户基本信息档案；（二）住户入住与退住档案；（三）住户房屋维修档案；（四）住户投诉与建议档案；（五）住户活动档案；（六）其他相关档案。
第五条档案归档要求：（一）住户基本信息档案：包括住户姓名、身份证号码、联系方式、家庭住址、入住时间、房屋面积、房屋类型等；（二）住户入住与退住档案：包括入住申请、入住通知、入住合同、退住申请、退住通知、退住手续等；（三）住户房屋维修档案：包括维修申请、维修记录、维修费用、维修验收等；（四）住户投诉与建议档案：包括投诉内容、处理结果、建议内容、处理结果等；（五）住户活动档案：包括活动通知、活动记录、活动照片等；（六）其他相关档案：包括与住户相关的各类证明、合同、协议等。
第三章档案收集与整理第六条档案收集：（一）住户基本信息档案：由物业管理处收集，住户入住时提供；（二）住户入住与退住档案：由物业管理处根据入住、退住手续收集；（三）住户房屋维修档案：由物业管理处根据维修申请、维修记录收集；（四）住户投诉与建议档案：由物业管理处根据投诉、建议记录收集；（五）住户活动档案：由物业管理处根据活动通知、活动记录收集；（六）其他相关档案：由物业管理处根据实际情况收集。
第七条档案整理：（一）按照档案类别进行分类整理；（二）对收集到的档案进行编号、编目，建立档案目录；（三）对整理好的档案进行归档，确保档案的完整性和系统性。
物业公司档案管理制度范文
第一章总则第一条为加强物业公司档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本公司的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本制度遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理：公司成立档案管理领导小组，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。
（二）集中管理，分工负责：公司档案实行集中管理，各部门按照职责分工，共同做好档案管理工作。
（三）规范操作，确保安全：严格按照档案管理的各项规定，确保档案的完整、准确、安全和保密。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：（一）公司内部形成的各类文件、资料、图表、账册、凭证、报表、电子文档等。
（二）公司对外形成的各类文件、资料、合同、协议、信函等。
（三）公司各部门、子公司报送的各类文件、资料、报表等。
（四）公司获得的各类荣誉证书、奖状、牌匾等实物档案。
第三章档案收集与整理第五条档案收集（一）各部门在文件形成过程中，应当及时、完整地收集归档。
（二）档案收集应当遵循以下要求：1. 文件内容真实、准确、完整。
2. 文件形式规范、统一。
3. 文件分类合理、清晰。
第六条档案整理（一）档案整理应当遵循以下原则：1. 按照时间顺序排列。
2. 按照文件类型分类。
3. 按照文件编号排序。
（二）档案整理应当包括以下内容：1. 文件封面。
2. 文件目录。
3. 文件正文。
4. 相关附件。
第四章档案保管与利用第七条档案保管（一）档案保管应当遵循以下要求：1. 档案柜应当安全、防火、防盗、防潮、防虫。
2. 档案资料应当分类存放，方便查阅。
3. 档案资料应当定期检查、维护。
（二）档案资料借阅应当办理借阅手续，并按时归还。
第八条档案利用（一）档案利用应当遵循以下要求：1. 档案利用应当遵循合法、合规、合理、高效的原则。
2. 档案利用应当确保档案资料的安全和保密。
3. 档案利用应当尊重档案的原始性、完整性和准确性。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
物业公司档案管理制度
物业公司档案管理制度1. 总则为规范和管理物业公司的档案工作，确保档案的完整性、准确性、安全性和便捷性，提高物业公司的综合管理水平，订立本档案管理制度。
2. 适用范围本制度适用于物业公司内全部部门和员工的档案管理工作。
3. 档案管理机构物业公司设立档案管理部门，负责全面管理和监督公司内的档案工作。
4. 档案的分类与编制4.1 依照档案的内容和用途，将档案分为行政、人事、财务、工程、法务等类别，每个类别设立相应的档案子类别。
4.2 档案编制应依照肯定的编号规定进行，确保档案的有序存放和查阅。
5. 档案的收集与整理5.1 公司各部门应负责相关档案的收集和整理工作，并依照规定的编制方法，将档案交予档案管理部门进行归档。
5.2 归档前，档案管理部门应对档案进行审核，确保档案的完整性和准确性。
6. 档案的存储与保管6.1 档案管理部门应订立合理的档案存储方案，确保档案的安全存放。
6.2 档案应依照类别进行分类存放，每个类别的档案设立特地的存储区域，并标明档案的编号、名称和存放时间。
6.3 档案室应具备防火、防潮、防虫、防尘等设施，并定期对档案进行整理、清理和消毒。
7. 档案的检索与利用7.1 档案管理部门应建立档案检索系统，确保档案的快速检索和利用。
7.2 档案的借阅应遵从肯定的程序和规定，必需经过申请、审批和登记，并确保档案归还的及时性和完整性。
8. 档案的保密与销毁8.1 档案管理人员应严守档案的保密原则，不得泄露档案中的机密信息。
8.2 依照肯定的保密期限，对于秘密性较高的档案，应设立特地的保密级别，并采取相应的安全措施。
8.3 档案实现保管年限的，应及时进行销毁处理，销毁应遵从肯定的程序，并对销毁过程进行记录和备查。
9. 档案管理的监督与评估9.1 公司内设档案管理督导组，负责对档案管理工作进行监督和评估。
9.2 定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时矫正，并采取相应的改进措施。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
乐居物业管理有限公司
档案管理制度
物业管理公司档案管理制度提要：一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。
借阅时间原则上不超过一天。
如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
物业公司档案管理制度
第一章总则
档案管理是企业管理的重要内容之一，公司总裁办指定专人负责档案管理工作，为规范公司的档案管理，特制订本制度。
第二章档案分类
一、综合类
（一）公司发起人协议书、批准公司设立的政府批文、验资报告、可行性报告，各种请示、申请报告、评审意见书、认股书等；永久（二）公司编文号的全部文件；永久
（三）公司股东会、董事会、监事会、专业委员会、总裁办公会、业务联席会等会议文件；长期（四）公司大型活动策划方案及有关资料，制订实施的规章制度、机构设置改变，启用新印章的通知批复；永久（五）公司的各种请示报告及上级部门的批复；永久或长期（六）集团内各单位主送我司有关重要问题的文件；长期或永久（七）政府各级部门发送的文件；长期
（八）公司领导班子会议纪录，办公会议记录，党委会议记录及其它研究重大问题的会议记录；长期（九）介绍信、信函存根、电报底稿；短期
（十）公司档案的交接清册和销毁清册；长期
（十一）各职能部门、综合类档案目录。
永久
二、经营管理类
（一）各职能部门管理文件、重要资料目录；永久
（二）公司下达的年度考核经济指标及完成情况；永久
（三）公司各部经济考核指标；短期
（四）公司和业务部门对外签订的协议、合同；永久或长期
（五）上级部门制定的政策、规定等指导性文件。
长期
三、财务类
（一）年度审计报告；永久
（二）年初预算报告；长期
（三）财务分析报告；长期
（四）财务存档资料、文件目录。
永久
四、人事类
（一）公司领导成员的任免申报及上级批复；永久
（二）公司中层干部的任免、部室人员编制及花名册永久
（三）职工奖惩情况记录；永久
（四）职工的转正、定级、调资、离退休、退职、抚恤、死亡等有关资料；永久
（五）劳动工资报表（年报）；永久
（六）有关奖励基金和福利基金的开支情况资料短期
五、行政类
（一）固定资产登记，产权移交、清册报表和资料；永久
（二）基建工程的申报、批复，以及图纸、施工、竣工交付使用的全套资料（包括水、电、气在内）；永久（三）购买固定资产计划、资料。
永久
六、工程类
接管物业的工程资料，在退出时交还下个物业公司。
备注：保管期限中：永久指10年以上，长期指5－10年，短期指5年以下。
第三章档案保管
一、集团公司的全部工作资料必须将原件按归档要求交档案室存档。
原件如有两份的部门或二级公司、控股公司可存一份原件。
档案室在立卷的基础上，按照分类大纲、归档范围和保管期限的要求整理归档。
二、档案要做到系统排列并建立案卷目录和索引，以便于查找和利用。
三、各职能部门和二级公司、控股公司管理的档案报送目录到档案室备案。
四、档案室门窗及档案柜应符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘的要求，档案室内严禁烟火和存放易燃易爆物品，保持整洁、卫生。
五、档案管理人员每半年检查一次档案的保管情况，如发现生虫、破损、被盗、失泄密现象，应及时向分管领导汇报，采取有效措施进行处理。
六、建立健全档案进、出登记制度，对每年收进送出的档案材料按照保管期限分别进行统计。
第四章档案借阅
一、公司工作人员需要借阅档案，须经总裁办负责人同意。
借阅时间原则上不超过一天。
如特殊情况借阅量大的，要坚持勤借勤还，防止丢失、泄密。
二、外单位查阅档案，必须持介绍信经分管副总裁批准后方可查阅。
三、查阅和借阅档案的人员，必须对档案的安全负责，不得任意拆卸、转借、涂改、损坏和泄密。
其中的机密事项只能在档案室内查阅。
如系案件调查取证需要复印者，公司内部的由总裁办主任批准，外单位由分管副总裁批准。
四、查阅档案的人员，必须遵守档案室的各项规章制度，自觉办理借阅手续，认真填写档案使用登记表。
第五章立卷归档
一、公司实行部门立卷，各职能部门、二级公司、控股公司按照档案分类大纲，将文件、资料（包括照片、声像）整理后交档案管理人员归档。
二、归档时间：各部门、二级公司、控股公司的文件、资料和自存档案目录（包括上级下发的承办和阅存的文件），于次年三月底以前移交公司档案室，在六月底以前整理归档完毕。
会计档案资料由财务部存档。
三、归档的文件、资料，必须完整、规范，符合耐久要求。
第六章其他
一、以上制度规定各职能部门和二级公司、控股公司须认真遵守，如未按要求办理，造成损失者要给予经济和行政处罚，造成重大损失者予以除名，直至追究刑事责任。
二、档案管理责任人必须严格执行制度，造成管理混乱，档案丢失，档案管理部门和责任人要受到经济和行政处罚，造成重大损失的对直接责任者予以除名，直至追究刑事责任。