合同原件管理规定

合同管理规定

为规范合同文本原件的管理工作，确保合同档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理规定。

一、本规定所指的合同原件指：

各类合同原件，合同不包括员工劳动合同。

二、合同原件管理原则

1、由法务部指定专人负责合同原件的存档工作，以确保合同档案的完整、完全和使用的严格性。

2、存档的合同原件需装盒存放在文件柜里，文件柜钥匙由合同管理人员保管。

3、合同管理人员接收合同原件进行存档前，应进行相应的核实工作。核实合同是否有缺页、漏页，漏盖章等。

4、合同管理人员每年至少对存档的合同原件进行一次的核查，核查实际存档的合同原件与台账是否一致。

5、合同原件存档条件必须防火、防潮以确保合同文档的安全。

三、合同存档范围

1、合同原件（包括附件）。

2、合同经办人、部门负责人签字的《合同审批表》。

3、合同订立与履行过程中所有的书面材料。

四、合同原件管理办法

1、合同分类

合同文档以签署日期年月份进行分类。

2、合同编号

2.1合同由法务部合同管理人统一编号。

2.2合同编号原则

合同编号总长度为12位，第1-3位代码统一为HSL；第4-9位表示合同签订的年份、月份，比如：2016年3月签订的合同用“201603”表示；第10-12位为合同流水号，例：2017年02月份签订的合同，合同编号：HSL201702-013.

3、合同台账

3.1合同管理人员应建立合同原件存档管理台帐，在每次接收到合同原件后应及时在台账中录入，便于后期合同文档的查询。（《存档合同台账》请见附件一）

3.2合同管理人员要对未及时上交存档的合同，及时催缴。

4、合同原件移交

4.1对方公司已盖章的合同移交

经办人在合同用印结束后，直接交给法务部合同管理人存档。

4.2我司先行盖章的合同移交

我司用印后，对方公司需在一个月内盖章后，由经办人将合同原件移交法务部合同管理人存档。

4.3移交合同原件时，双方当面点清并在《存档合同移交登记表》上登记。（《存档合同移交登记表》请见附件二）

五、合同原件、合同复印件、合同扫描件的借阅

1、借阅存档合同

因工作需要借阅存档合同，应由借阅人本人填写《档案公章申请单》发起借阅申请，部门负责人审批通过后，方可借阅。

2、借阅的合同原件原则上不许带出公司，如有必要带出公司的，必须法务部负责人签字同意后方可带出，使用完毕后必须完整归还。

3、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

4、因私自带出或其他不当使用行为造成合同信息泄露的，借阅人将承担所有责任。

六、其他

本管理规定自2017年4月1日开始实施。

法务部

附件一：《存档合同台账》

附件二：《存档合同移交登记表》

附件三：《档案借阅单》

附件一：

附件二：

附件三：