工程局有限公司荣誉档案管理办法

第七章工程局有限公司荣誉档案管理办法

一、总则

第一条为加强公司对荣誉档案管理，充分发挥荣誉档案在公司生产经营和各项管理活动中起重要的凭证作用，根据有关规定，制定本办法。

第二条荣誉档案是企业和个人在社会实践活动中形成的，是人们从事社会活动并取得一定成绩的凭证，是以实物为主要反映方式并辅以文字记述的历史记录。

第三条本办法规定了公司荣誉档案的收集、归档、整理、保管、利用及归档要求等内容。

第四条本办法适用于公司及所属各单位。

二、荣誉档案的收集

第五条公司及所属单位(部门)在公务活动中获得的国家、省(市)、部级等以上各类实物档案(证书、奖状、状牌、奖杯及相关文件)，由相关部门负责收集,将获得奖项及时向档案部门移交，公司及所属各单位荣誉档案(实物)实行集中统一管理的原则,不得随意将实物私存、转送他人或拒绝归档。

第六条以公司名义获得国家、省(市)、部级等各类荣誉奖项的，奖品原件由公司总部档案部门负责接收保管，有关单位(个人)可保存复制件；以公司所属单位名义获得以上奖项的，获奖单位保存原件，并及时将重要奖项照片(电子版)按照相关要求向公司总部报送，以充实完善公司内、外网站荣誉查询服务。

第七条凡个人获得国家、省(市)、部级以上的重要奖项，档案部门扫描后保存电子版，原件个人保存。

第八条公司及所属单位负责归档人员，应熟悉了解归档的相关要求，主动、及时地将所获得奖项向档案管理部门移交，并负责做好各类荣誉奖项的登记、办理移交归档工作。

第九条公司及所属单位档案部门负责对荣誉档案进行验收、登记、整理、保管和提供利用等工作。

三、荣誉档案的归档

第十条归档范围

㈠反映本单位主要职能活动和工作成果，获得国家及省(市)、部级以上的各类奖项。主要包括：荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗等；获赠重要的纪念品及反映企业不同发展阶段的实物样品，如：科研成果、设备等物品，应作实物档案归档保存。

㈡国家及省(市)、部级等领导人视察本单位时的题词、赠送的纪念品，以及相关照片、录像带等。

㈢本单位对外进行国际、国内间交往时，接受赠予本单位的礼品或交换的纪念品。

㈣本单位工作人员在公务活动中获得国家、省(市)、部级以上的荣誉证书等(复制件)。

㈤能反映本单位历史面貌和其它有保存价值的荣誉奖项及实物等。

第十一条归档时间及要求

㈠公司及所属单位(部门)，应在工作结束后及时向档案部门移交归档。

㈡办理归档单位(部门)需填写归档签证单、获奖项目及简介一式二份，经部门负责人、经办人签字，并盖本部门的印章，经档案人员核查无误后方可办理归档手续。

㈢按照档案实行双套制管理的要求，每件荣誉奖项在归档前，需由归档单位(部门)对实物进行拍照(扫描)，形成一套完整的电子版照片后与实物档案一同移交，同时要注明文件名照片获奖单位、获奖年度、获奖内容等。如：中交第一航局第五工程有限公司获2012年度中国交通建设股份有限公司优秀企业管理银奖证书(奖牌)。

㈣荣誉档案归档应保持实物整洁、无破损。

四、荣誉档案的整理

第十二条荣誉档案的分类编号分为四大类，

即：1.奖品类

2.纪念品类

3.交换品类

4.其他类

其具体保管种类可分为：奖状、奖牌(奖章)、奖杯、锦旗、证书、墨迹、异型品等七种。

第十三条本单位在从事社会各项活动中获得国家、省(市)、部级和中交股份、中交一航局等单位颁发的奖品，需按分类序列编排整理。

第十四条荣誉(实物)档案的保管期限

㈠国家级的奖品、纪念品为永久。

㈡省、部级奖品重要的为永久，一般为长期。

㈢局级、市级、公司级奖品一般为短期。

第十五条荣誉档案的编目与整理

㈠编制总目录。按归档时间的先后顺序逐项登记，并输入到档案管理系统。

㈡编制分类目录。要按类别，以归档时间的先后顺序为依据。一个获奖项目分别获得不同等级或几种不同类型的奖品时，应逐件编号。

分类目录与局域网链接可在档案管理网页上公布,将获得重要奖项照片链接提供信息服务。

㈢荣誉档案的编号即保管项目序号，编制时应按照归档时间的先后顺序和保管项目类型进行编号。

㈣保管项目分类序号用阿拉伯数字表示：

即：1---奖品类

2---纪念品类

3---交换品类

4---其他类

㈤保管单位类型用汉字表示：

即：奖状----状证书----证

奖牌----牌奖杯----杯

锦旗----旗墨迹----墨

异型品----异

㈥编号形式如下：

1 状---1

2 墨---1

顺序号

顺序号

奖状

墨迹

奖品类

纪念品类

3 件---1

4 异---1

顺序号

顺序号

物品

异型品

交换品类

其他类

五、荣誉档案的保管

第十六条荣誉档案库房的管理，按照公司《档案库房管理办法》执行。

第十七条荣誉(实物)档案应专库或专柜,摆放有序陈列保管；对新归档的奖品展柜要及时进行调整。

第十八条荣誉档案库房应保持整洁，定期除尘、清点展品,避免褪色，确保实物档案完好无损。

第十九条存放奖状、证书、锦旗等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。

六、荣誉档案的利用

第二十条奖状、证书类荣誉档案原件，根据工作需要可以提供利用，档案人员须认真履行档案借阅管理办法,办理相关手续。

第二十一条其它类实物档案，原则不予借用，如有特殊需要须经部门领导批准方可借出。