教育培训业务管理系统

教育培训业务管理系统

前言 信息化，解读“信息化”与“管理”

近年来，辅导学校的扩张颇为抢眼，而对扩张后的管理问题，每 家辅导学校都会在发展之后， 开分校之后首要考虑的问题。 在局内人 看来，就在整个辅导学校市场烽火四起、力战正酣之际，躲在辅导学 校背后的 IT 系统建设同样也是紧锣密鼓，其推进的速度和受重视的 程度丝毫不亚于表面上抢眼的开分校。

IT 系统、教务以及辅导学校经营管理上的组织构架是三大核

心竞争力，在市场竞争中起到决定性的作用，因此辅导学校对 统都舍得投入，这是扩张成本的重要组成部分。 ”在近期举行的中国

教育信息化峰会上，协会领导分析道，现在的辅导学校扩张，投入最 大的一块就是 IT 系统。因为学校教学场所物业是租人家的， 就是 IT 系统、办公用具、货架以及装修上的投入。 区别“开分校”与“复制”

IT 事业本部部长李总摇头叹息道。在李总看来，这种盲目的 校'，其实就是一种原始的物业租赁，而没有真正把辅导学校的管理 经验、行业资源结合起来，使之成为辅导学校大品牌的有机组成部分。

“我们主张以‘复制’的模式来扩张。’开分校’只是专注于对物理 结构的建设。而‘复制’是把积累的管理经验和管理信息系统完整地 移植，互相构建一个统一品牌下的完整的辅导学校体系。”这是李总 的扩张之道。

对于更多正急于圈地的辅导学校来说， 这一信息化建设滞后于圈 地计划所带来的教训，无疑是活生生的教材。而对于已经在热火朝天 经营的辅导学校来说，信息化管理的危机也并没有消散。事实上，生 源问题、信息不通畅等生源流、资金流、信息流难题已经成为制约连 锁学校进一步发展的瓶颈，这迫使越来越多的连锁辅导学校开始审视 自身信息化建设。

IT 系 其他的 现在很多大辅导学校的扩张其实是在盲目地‘开分校'

。”某

开分

这是一堂亟需补上的课。业内专家指出，目前，中国辅导学校与国外同行相比，校内管理的差距相当大，很多辅导学校没有一套完整的信息管理体系。也正因为如此，对于一个连锁辅导学校来说，打造先进的、并且是切合自身运作的信息化管理体系，建立一套成功的、不可被别人效仿的辅导学校运作模式，是各大辅导学校在扩张之前必须做到的。只有通过信息化将辅导学校塑造成规范的辅导学校体系, 才能被有效地复制。相反，盲目的学校扩张，必然会在以后的竞争中被扫地出门。

解读“信息化”与“管理”

正如许多宣扬教学教务的报道所说，信息化管理是一场管理的变革，而不是一场IT 技术的改革。对于连锁辅导学校来说，在信息化管理建设中建立和完善自身特色的管理体系，方是要义所在。从这一意义上说，信息化管理本身只是一个载体，其所带动的管理上的探索却永无止境。

如何辨证看待“信息化”和“管理”两者关系？这一问题的探讨实质已经触及到信息化意识日益浓厚的辅导学校主的最大困惑。事实上，辅导学校要的是深入自己管理模式的解决方案，而不是简单的一种方案“搬抄”。辅导学校竞争的实质是管理的竞争。这种管理的一个核心就是有目的的、高效率的收集、处理、使用各种信息。但是，这种信息的收集和处理决不仅仅是数据的一个简单堆积，那样的话，也许一个简单的EXCEL就能完成。与辅导学校管理浑然一体的信息化解决方案有时能给辅导学校带来难以想像的效益。

向信息化管理要效益

本土辅导学校其实在信息化建设中已开始尝到甜头。某辅导学校领导如是说：“在几年前，辅导学校行业的利润相对略高，学校业的管理即使零散、混乱、落后，也仍旧有较丰厚的回报。但随着整个行业利润的下滑，迫使我们必须从管理上下手，加快信息化建设的步伐，向信息化管理要效益。到目前为止的3 次信息化系统升级，每次都可以使我们的毛利率提高一个百分点左右，这对于这家辅导学校一年

的营业额来讲，是十分可观的。”

管理信息化的误区

目前国内的绝大多数连锁辅导学校都认识到了信息化对辅导学校自身发展的重要性，并不惜花费重金去购买硬件设备、上马教学教务、重组业务流程等等，但很多辅导学校的盲目使他们对辅导学校信息化产生了一定的误区。

首先，中国辅导学校在IT 支出上存在偏差。

中国的辅导学校往往在信息化的建设中，投入较多的资金在硬件设施上，因为硬件设备是可见的，CEC知道自己的钱投在了哪里，而软件是无形的，在其上面多投入一分钱，都会招致投资者的怀疑。

据统计，在中国辅导学校的信息化建设支出中，有66%用在购买计算机机，打印机等终端设备上，10%左右是购买主机，只有20%多的比例是放在软件和服务上。而日本辅导学校在硬件方面的支出只占三分之一，另外三分之二的支出是购买软件和服务。

其次，个人英雄主义和家长式管理与信息化管理的机械化之间的矛盾。

中国辅导学校的管理模式与西方发达国家有很大的不同。中国有很多家族式辅导学校，即使不是家族式辅导学校，其最高领导也有着“个人英雄主义”的管理习惯。而辅导学校的信息化管理正是一个纯机械

化的模式，更多管理层的介入，往往会降低信息化管理的效率。这就要看辅导学校的“一把手”是否愿意把管理权完全下放给系统。

再次，过分关注成本上的牺牲。

教育培训行业发展极为迅速，市细分场以及培训方式呈多样化发

展。同时，行业内并购整合不断加剧，因此给教育培训机构管理者诸

多挑战。面对市场竞争和内部优化管理的需求, 各类教育培训机

构迫切需要用信息化手段来提升管理水平，增强竞争力。

教育培训机构属于典型的现代商业服务业，其业务流程复杂，数据实时性要求高，课程多变，收费复杂，潜在学员群体广泛，传统的学校管理软件，教务、教学管理软件以及CRM管理系统很难满足学校需求。

教务经营类软件和记账类软件的区别:

辅导学校管理软件不少，但通常大部分是记账类软件。对于用户来说，大多用户购买的前提好像就是说：购买一款软件不就是为了记账吗？减少人工的繁琐记账，由计算机来代替记账。这不能说是一个错误的思路，但实际上是因为软件自身的功能局限造成了用户的认识。

记账类软件实现是记录单位的经营数据，可以查询和翻阅。简化人工繁琐的工作。

经营类软件实现除了实现记账类软件所实现的所有功能之外，更重要的目的是结合辅导学校的实际经营和业务流程，或进行优化或流程再造。规范辅导学校经营管理，从经营学员（怎么产生二次购买）、经营员工（怎么让销售人员增加干劲，主动去创造销售）、经营课程

不同产品的盈利分析）等多层面进行业务管理。从而让辅导学校来实现销售额的增加，实现利润的增加，降低成本和费用。实现辅导学校加快发展的目的。而不仅仅是为了记账。

从经营学员层面分析，根据营销学原理，开发一个新客户的成本是维持一个老客户的2－ 6 倍，而赖克海德和萨瑟的理论甚至提出：每降低5%的客户流失率，利润则会增加25%－85%。因此不难看出，老客户的重要性就在于他可以持续产生购买行为，保持辅导学校的利润。那么对于销售商来说，如何挖掘老客户新的需求，或者说如何最大限度地挖掘老客户的潜在价值，就显得尤为重要。客户是一口井，而不是一碗水。这句老掉牙的话里，包含着永不过时的销售思想。

从经营员工层面分析，商业毕竟不是大锅饭，通过 1. 精神激励 2. 物资激励 3.利益激励等层面对员工进行管理和经营。让员工从被管理转变为主动努力, 从打工者的心态转变为自己努力工作的心态。

从经营产品的层面分析，每个产品的盈利情况，退货情况，供货方，渠道批发等销售情况，盈利情况等，需要全面的掌握。进行产品的数据分析。从而掌握好的学员稳定，加快招生周转。学员人数越多，盈利则越高。比如：1000个的学员和 1 万的学员差距显而易见。

经营的目的是盈利和发展，经营过程则是执行力和规章制度，而

执行力和规章制度怎么来，则需要通过经营类的管理软件来实现这,

在软件系统中结合辅导学校的实际情况指定经营策略，由系统来完成单位的经营管理。从而实现经营发展的目标。这也是行业经营类软件

和通用的记账类软件的本质区别。

用户购买软件虽然从当前看是花费了一部分费用，但从长期来看，实

际是为辅导学校进行的一项长期投资，是省钱的一项投资。是为辅导

学校规范管理、加快发展、增加利润，降低费用的工具。

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学员档案管理问题

学员档案是学校重要的资源，记录系学员的报名，交费，续费，

扩单，锁单等一系列的活动，并记录下学员的课时消耗详细情况。对管理者对学员分析，有针对性的开发二次购买起到至关重要的作用。

而纸质的学员信息记录或EXCEL S流水式的电子表格登记所起到的作用显而易见，无法形成一套系统的数据支撑。只能是针对都某个点的信息，而无法反应一个面的情况。

同时对造成学员档案的丢失也存在问题。

课时消耗方面的问题

人工课时消耗管理，需要专门的管理老师对上课的学生进行督促

和说明，进行人工课时消耗和签到等。浪费人力、降低工作效率的同时，也在提上经营成本。

杜绝员工的违规操作

对于单位员工的管理方面，出了员工自身问题之外，管理方面的

漏洞也是学校进行考虑和重视的问题。应该做到不同的人做不同的工作，同时分工明确，提供效率。

财务方面的问题

培训学校都会面临：员工收多少开，暗自收费（不开收据）等恶性行为，从管理的角度来说明，应该是由制度和管理工具去执行，而不仅仅是督促和监督。