档案统计的步骤与要求
档案管理教案 第六章 档案登记和统计
第六章档案登记和统计案例：××服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。
由于该档案室忽视了档案日常管理过程的监控，一些管理环节没有进行必要的登记和记录，导致存在下列问题：一、档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数。
一次，总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。
总经理对此很不满意，并指示档案室改进工作，加强日常管理和监督。
二、档案借阅、利用等情况不明。
一次，公司营销部主任向档案室调阅关于前两年销售工作的文件，在案卷目录上查到了相关文件的条目，但是在库房中却找不到案卷。
后几经查找，才发现有关的案卷已被设计部的××设计师借阅。
三、档案管理业务状况无从查考。
例如：档案室对库房中档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，这些活动档案室都没有做相关记录，造成事后出现问题时无法查考核实工作质量及追究责任。
总经理对档案室的这种情况提出了批评，并指示他们完善各个环节的登记制度，印制登记表格等文件，加强过程的监控。
简析：档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验；另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录与反馈。
这个案例告诉我们：档案登记和统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接准确地反映问题、责任人员等各方面情况。
做好它，可以对管理质量进行全程监控。
第一节档案登记和统计概述一、档案登记和统计的一般概念:（一）档案登记：档案登记，是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。
登记有两种类型：一种是带有司法行为性质的认证性登记，如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记，如会客登记、出入库登记等。
本章所讲的档案登记是属于第二种类型的工作记录性登记，这种登记的目的与作用在于对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的进程与状态。
档案统计的基本要求
档案统计的基本要求档案统计是一项十分重要的管理工作，它关乎到一个单位的建档存档质量和管理水平。
一份好的档案统计工作可以保证档案的完整性、准确性和可靠性，让档案的运用更加高效和便捷。
那么，档案统计的基本要求有哪些呢？以下就是本文为您整理的几点指导意义。
一、完整性档案统计工作应该确保所统计的档案完整、规范、有序。
在档案存储中，应尽量保证每一份档案都要有一个完整齐备的文件。
档案室要将各单位的档案归类整理，保证相关文件不丢失、不散乱、不重复；同时也要做好档案的启封、封存，方便下级单位查阅和运用。
二、准确性档案统计工作应该保证所统计的档案资料准确无误。
这包括档案编号、档案名称、档案文件文号、操作人员等相关信息。
档案室要做好档案的密封处理和档案调取记录，确保所统计的档案都是在具有授权的情况下进行调取的。
并及时更新档案资料，对重要文件应建立目录和档案库存档。
三、可靠性档案统计工作应该保证统计的档案具有可靠性。
在每一步的操作中，应该有调取档案时的起止日期、调取人员的姓名、单位、调取文件名称及档案存放位置等的记录，方便进行核查。
对于重要文件，档案室要做好防盗、防火和防水的工作。
四、保密性档案室对存放的档案要严格保密，一切操作过程也要保密。
避免档案信息的泄露和不当使用，保证档案信息的机密性和安全性。
同时，要做好保密措施，对重要文件或个人信息进行严格保护，禁止私自调取和存储。
总之，档案统计是一个细致的工作，要有规范的操作流程和完善的管理制度，以确保档案的完整性、准确性和可靠性。
一个完善的档案统计系统可以提高档案使用效率，为单位和个人提供更便捷的档案服务。
档案统计制度
档案统计制度
1、充分认识档案统计工作的重要性，确定专人负责统计。
要认真负责地按时、按规定、准确无误地完成统计报表的填报工作。
2、建立健全统计台帐，账物相符，掌握档案的收进、整
理、利用、移出、鉴定、销毁以及其他各种情况数据。
3、对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改
进措施。
4、各类档案的统计数据由分管各类档案工作的同志提供，
交专人统计填报。
5、统计报表一般每学期进行一次，年终进行汇总统计。
6、按所在地档案行政管理部门和上级主管部门的要求及
时报送各种报表，并进行统计分析。
7、要确保统计数据的严肃性，各类数据应实事求是；要
有原始资料为依据，不得随意估算、虚报；字迹清晰。
8、坚持用科学的标准和方法，按照规定的统一格式和口
径，分析编制统计表，坚持实事求是的作风、严肃认真的态度，如实反映档案管理工作中的变化情况。
9、档案工作人员要加强档案统计工作的责任心和使命感，
建立科学的档案统计工作制度。
档案的统计制度
档案的统计制度
是指对档案进行统计和分析的一系列制度和方法。
它包括以下几个方面：
1. 档案资料统计制度：包括档案资料的收集、整理、分类、编目、索引等工作的统计制度，以及档案资料质量管理的统计制度。
2. 档案利用统计制度：包括对档案利用情况的统计，如档案利用的对象、目的、方式、频率等进行统计分析，以及对档案利用效果的评估统计。
3. 档案保管统计制度：包括档案保管工作的统计，如档案存储量的统计、档案保管设施的利用率统计等。
4. 档案管理统计制度：包括档案管理活动的统计，如档案工作量统计、档案工作效率统计、档案管理经费统计等。
5. 档案安全统计制度：包括档案安全工作的统计，如档案丢失和损毁情况的统计、档案安全事故的统计等。
通过建立和实施档案的统计制度，可以对档案进行科学管理和监督，提高档案工作的效率和质量，保障档案的安全和合规性。
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档案统计制度
档案统计制度档案统计制度档案统计制度1一、档案室指定专人兼管档案统计工作；负责全校档案构成（含人事档案）、档案利用、档案工作人员构成、档案室基本概况等情况的统计工作；负责上级档案部门需要的各种报表的填报工作。
二、抓好档案统计的原始记录工作。
档案的登记是档案统计的基础，应结合实际，做好各项原始材料的登记，主要包括下述内容：1．卷内目录；2．案卷目录；3．档案收进、移出登记（可按类别，分别设置登记薄）；4．档案利用与利用效果登记等等。
三、建立健全统计台帐，到年末各类档案的递增数据应做到类别清楚，数字准确无误。
四、上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报出，所报各类数据不得弄虚作假。
五、统计人员要将统计工作穿插在档案的接收、整理、鉴定、移出、销毁、利用等各项日常的工作中进行，随时保持实物（案卷）与帐目相符；每年底对本年度的各类数字要进行综合统计，形成完整的统计资料。
六、统计人员要依据统计的数字及报表中的各项统计指标，进行调查，综合分析、对比，从中找出存在的问题，提出改进措施。
档案统计制度2发展变化的情况，为领导决策和工程技术人员提供可靠的数据，特制定本制度。
一、档案统计工作由专职档案员负责，统计人员要努力学习业务知识，熟悉掌握统计的对象、方法和步骤。
二、统计要及时，各种统计指标要及时登记，统计报表按时汇总和上报。
三、统计要准确，坚持实事求是，如实反映情况，不能马虎草率和弄虚作假。
四、坚持做好档案的收进、移出、整理、编目、鉴定、管理、检索、编研和提供利用等情况的登记，半年进行一次帐物核查，做到帐目清楚，帐物相符。
五、统计数据单位填写必须符合规定，收集的数据必须可靠，应以原始记录为基准，不得估算或推算。
六、对统计数据要进行综合、分析和研究，从中找出规律性的东西、发现新情况、新问题应及时向领导汇报。
七、建立健全各种统计台帐，积累统计资料。
档案统计制度3１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第十一章 档案登记与统计
第二节 档案统计工作
二、档案统计工作的要求
档案统计工作的要求包括一般统计工作的基本要求和档案统计工作的 专业要求两个层次。
第二节 档案统计工作
1.一般统计工作的基本要求 一是坚持重要性原则。主要体现在统计对象及其统计项目的选择确定
上。统计对象和统计项目应有相当程度的重要性，或说应有对其进行 统计的必要性。 二是坚持可量化原则。实施统计的重要领域及其重要因素，必须是可 进行量的描述与量化研究的。
第二节 档案统计工作
三是坚持科学化原则。统计工作的一切方法、环节及其结果尽量符合、 反映客观实际。
四是坚持真实性原则。指统计工作所获取的各种原始数据及其整理、 分析出的数据、结果必须真实可靠，具有客观真实性。
五是坚持规范化、体系化、制度化原则。
第二节 档案统计工作
2.档案统计工作的专业要求 首先，统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方面和
表11-13
档案销毁清册
顺序号 案卷或文件题名
起止日期
案卷号或 文件字号
数量
规定保管 已保管年
年限
限
备考
6.档案利用效果登记
利用效果登记实质上是档案机构对每一次利用的成果所进行的跟踪调 查。这种登记是对档案利用效果的一种信息反馈，对于档案机构调整、 改进自己的工作具有重要意义。格式见表11-14。
第二节 档案统计工作
第二节 档案统计工作
一、档案统计的类别和形式
1.档案统计的类别 从统计的对象来看，包括堆档案实体及其管理状况的统计，以及对档
案事业的组织与管理状况的统计两大类型。 从统计范围看，包括：一，全国档案工作基本情况统计；二，专业系
统档案工作情况统计；三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工 作基本情况统计；四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
档案资料统计制度
档案资料统计制度
为切实加强档案资料的统计工作，使档案资料的统计工作更准确地提示档案工作的基础情况，为机关工作提供可靠的依据，特制定本制度。
一、统计工作的范围包括：上级下发的各种统计报表，室藏档案的门类、数量及保管期限，收进移出情况，提供利用的人次、卷次、利用效果情况、档案销毁、鉴定、保管情况等。
二、认真及时填写各种统计报表，做到帐物相符，帐表相符，按规定时间准确上报各种档案统计情况及报表，不虚报、瞒报、拒报和伪报。
三、各种统计登记簿和报表，要求字迹工整，一律用钢笔或毛笔填写，不得随意涂改。
四、加强对统计工作的组织、领导，指定专人负责统计工作。
文书档案整理
三、档案的登记
7.案卷目录登记簿。它是对所有案卷目录进行 登记的一种登记形式，主要应用于档案馆和 案卷目录数量较多的档案室。其登记方法是 以案卷目录的本册为单位进行登记，每一本 （册）案卷目录登记为一个条目。
三、档案的登记
8.总登记簿。总登记簿登记的内容包括案 卷收入、移出和总结三个部分。它与会 计部门的总账一样，是全面系统地记录 反映档案的收进、移出情况及档案数量 变化情况的一种登记形式，主要应用于 档案室。
一、档案统计工作的任务和内容
（二）档案统计工作的内容
1.档案构成统计：是档案馆全部档案材 料现有数量和状况的一种统计。要求 将档案馆内的全部档案以其来源性质 分组，分成建国后档案、革命历史档 案、清代以前档案、民国档案等部分。
一、档案统计工作的任务和内容
（二）档案统计工作的内容 2.档案利用统计：是一种对各种类型的档案 被各机关、各项工作利用的情况和程度的 统计。 3.档案工作人员情况统计。它对于研究档案 馆工作人员的需要量、各种干部的比例、 各档案馆干部的对比分析和平衡，培训工 作的安排等，具有重要的作用。
一、检索工作的内容和意义
（二）意义 1.档案检索是档案信息资源开发利用的必要 方法。 2.档案检索是利用者获取档案信息的有效途 径。 3.档案检索是提高档案工作水平的重要手段。
二、档案著录
档案著录，是指编制档案目录时，对档案的内容 和形式特征进行分析、选择和记录的过程，是编 制档案检索工具的重要环节。内容特征指档案的 主题，表现为档案的分类号、主题词、摘要等； 形式特征指档案的标题、作者、形成时间、档号、 文种、载体等。 档案著录的具体任务是：根据档案行业标准《档 案著录规则》，将档案文件的内容和形式特征记 录下来，形成档案检索工具的基本单元——档案 著录条目。
档案统计教学PPT
铜仁学院档案统计
❖ 2012铜仁学院档案统计 ❖ 铜仁学院2015年档案统计 ❖ 会计档案统计 ❖ 实物档案统计
❖ （3）地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况 统计。由地方档案行政管理机关组织进行。
❖ （4）档案馆、档案室（包括各种专门档案室）档案工作情 况统计。由各档案馆、档案室自己组织进行。
❖ 2．档案统计工作的任务
❖ 一方面是及时地对档案和档案工作诸多方面、多种状况的 数量表现进行统计调查、整理和分析，比如档案与档案工 作的规模、水平、结构、速度等。
❖
任务二 档案统计指标与步骤
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案统 计指标的含义以 及确定档案指标 的方法。 2、明确档案统 计工作方法及步 骤。
1、能够确定档案 统计指标及应用； 2、能够根据档案 统计方法与步骤去 进行档案统计。 。
案例导入
❖ 德清县档案馆现有馆藏档案143个全宗，57051卷。馆藏结构从时 间上看：有建国前档案和建国后档案两种，民国时期档案共有6 个全宗，4831卷，起止年代自1928年至1949年，主要是国民党党 政军机关和社会团体的档案，记录了解放前武康、德清两县的县 政情况和发展历史及重大事件；本馆现存馆藏资料：图书630多 种，8880册，主要包括：领导著作和有关政治法律、历史地理、 科学文化等方面综合性工具书。如《德清县志》、《德清县续志 》等。——来自浙江德清档案信息网
【理论支撑】
❖ 一、常见档案统计指标及其运用 ❖ （一）档案统计指标的选定原则 ❖ 1．客观性。 ❖ 2．统一性。 ❖ 3．稳定性。 ❖ 4．可比性。 ❖ （二）档案统计指标的内容 ❖ 1．有关档案馆藏或室藏方面。大体包括以下几点内容：一
档案管理学基础(人大版)讲义：第九章 档案统计工作.doc
第九章档案统计工作第一节档案统计工作概述一、档案统计工作的内容和任务1．档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。
内容很多。
包括档案的基本登记和综合统计两部分。
从统计的对象来看，分为两方面：（1）对档案实体及其管理状况的统计；（2）对档案事业的组织与管理状况的统计；目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。
2．任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督。
二、档案统计工作的意义、要求和步骤1．意义（1）是认识档案工作的一种重要手段；（2）可以把定性分析和定量分析结合起来；（3）是档案事业建设的一项重要的基础工作；（4）可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。
2．要求（1）准确性、客观性、科学性（2）遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化，统计分类标准化，统计调查工作科学化，统计基础工作规范化，统计计算和数据传输技术现代化，统计服务优质化。
3．步骤包括（1）统计调查（2）统计整理（3）统计分析三、档案统计调查1．统计表报2．专门调查四、档案统计资料的整理统计分组：简单分组和复杂分组五、统计表六、综合指标1．绝对数2．相对数第二节档案的登记一、档案数量和状况登记（一）案卷目录与卷内文件目录（二）档案收进登记簿这是专门记录档案进入档案机构情况的一种登记形式。
主要应用于档案馆和规模较大的档案室。
其具体形式一般为簿册式。
其基本登记进以档案进入档案机构的次数为单位进行登记，即每收进一次档案，无论其数量及全宗所属情况如何，都要在收进登记簿上登记为一个条目。
（三）全宗名册档案馆和规模较大且保管了多个全宗的档案室，对其所管全宗进行逐个登记的一种形式。
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档案统计的步骤与要求
(一)档案统计的步骤
档案统计步骤依次包括：统计调查、统计整理和统计分析。
1.
统计调查
统计调查的目的在于获取大量的原始材料，其基本形式有统计
报表和专门调查两种。 =
(1)
统计报表。统计报表是下级档案管理机关和档案馆(室)按照
统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，是档案统计中
最基本、最经常的一种形式。也是档案统计工作的一项制度。
(2)
专门调查。专门调查是根据一定的目的和要求临时组织起来
的调查，是统计报表的一种补充形式。
2 .
统计整理
统计调查获得的资料是分散的、大量的、原始的，为了使这些资
料系统反映档案工作情况，必须对它们进行整理，其结果是形成了各
种统计表。
3 .
统计分析
统计分析是对整理出的资料进行分析研究，从中发现和总结具有
典型性的经验教训，掌握不同时期档案工作的发展水平，以便进一步
提高档案管理水平。
（二）档案统计的要求
档案统计作为获取反馈信息的手段，要求统计对象恰当，统计数
据准确、全面、系统，统计方法和统计指标科学、合理。
1 .
统计对象恰当
档案统计的对象应选择能够确实反映档案工作情况的基本方面和
关键因素，如：馆藏档案数量和质量、档案建筑与设备、档案工作机
构的数量和状态、档案人员的年龄和学历、档案事业经费、档案利用
情况，等等。
2
•
统计数据准确、全面、系统
统计数据的准确性是档案统计的基本要求，必须实事求是,获得
准确的统计数据。统计资料必须系统、全面，切忌零碎不全。只有从
系统的统计资料中，才能总结出档案工作的规律性。
3.
统计方法和统计指标科学、合理
应用科学的统计方法搜集、整理、分析数据和资料，制定规范化
的统计报表，规定统一的格式和标准，明确统计的范围、内容和要
求，合理设计统计指标体系。
（三）档案统计指标
档案统计指标，是反映档案及档案工作现象的数量特征。如全宗
数、利用人次、检索效率。
1.
档案统计指标的种类
根据档案管理和研究目的的不同，档案统计指标分成不同的种
类：
(1)
按统计指标的内容，分为管理状况指标和利用指标。档案管
理状况指标包括：馆藏量、全宗数、档案整理状况、档案鉴定情况、
档案流动情况(档案收进、移出数量)等；利用指标包括：利用人次、
利用案卷数、利用率、检全率、检准率等。
(2)
按统计指标的性质，分为数量指标和质量指标。数量指标是
反映档案、档案工作规模及总体数量多少的统计指标，具有实体计量
单位，如档案人员数、保存档案数、库房面积等;质量指标是反映档
案工作现象相对水平或质量的统计指标，如保存和销毁案卷的比例、
年利用率、检索效率等。
(3)
按统计指标的表现形式，分为总量指标、相对指标、平均指
标。总量指标是反映档案及档案工作总体现象规模的统计指标，以绝
对数的形式表现，如案卷数、库房面积等，反映全国或某一地区、某
一部门在一定时期内档案工作的规模或水平；相对指标是两个有联系
的总量指标相比较的结果，用相对数(百分比)来表示，如电子文件在
馆藏中的比例，档案利用率等；平均指标是按某个数量标志说明总体
单位的平均水平，如平均复制量、年平均整理案卷数量等。
2
.档案统计指标体系及设计要求
各种统计指标不是孤立的，而是互有联系的，如总量指标常与数
量指标相一致，质量指标常用相对数、平均数表示。利用统计指标中
相对指标、平均指标用得较多，而总量指标又是计算相对指标和平均
指标的前提和基础。若干个互有联系的统计指标相结合就构成了档案
统计指标体系。用一系列反映档案工作相互联系的统计指标体系来揭
示档案管理的整体运动状况，才能比较真实、全面地反映档案工作实
际情况，使统计资料更为确切可靠。
档案统计指标的设计要求如下：
(1)
要反映我国档案事业的发展现状和特点，适应我国档案管理的
原则，统计内容要尽可能全面反映我国档案工作状况。
(2)
要符合档案工作本身的性质、特点和运动规律。
(3)
要考虑到管理的要求或研究的目的，使统计指标体系具有实用
性。
(4)
从整体和全局考虑各个档案统计指标之间的联系，形成一套多
层次、多系统的统计指标群，以便全面描述档案工作现象和过程的各个
方面。
(5)
统计指标的选择要注意统一性和稳定性，注意计量单位和计算
方法的科学与统一。