飞机票订购管理规定

飞机票订购管理规定

一、目的

为加强行政费用管控，规范机票订购的管理，提高企业员工出差的计划性，降低因主观原因造成的不必要浪费，特制订本制度。

二、适用范围

适用于品牌股份有限公司全体员工。

三、专用语和缩略

指公司员工因工作需要，经领导批准到异地出差，其交通工具选择乘坐飞机时订购相关机票的管理规定。

四、内容与要求

1、机票申请流程

1)各中心、部门主管级（含）以上人员出差，出发地与目的地相

距超过600公里以上人员方可申请乘坐飞机出行。

2)出差人员提出订购机票需求时，须先由0A提交《出差申请单》

后关联《机票申请单》。

3)《机票申请单》上需正确填写往返信息，包括订购机票的出发

地、目的地、日期、姓名、身份证号码、联系电话。

4)《机票申请单》经所在部门经理初审、中心总监审核，分管副

总经理审批后为有效单据，票务专员进行登记、确认后方可为

其出票（飞机票登记表及月度统计分析表详见下文六表单）。5)专员级别出差需要订购机票者，中心总监必须批注说明，由分

管副总经理进行严格控制及审批。

6)出差人员必须在离出发前3天以上时间（返程同）将已经审批

完成的《机票申请单》流转至票务专员处：如遇特殊情况无法

提前3天以上时间者，必须备注说明理由，经分管副总经理严

格控制及审批后，票务专员方可执行。

2、机票订购规定

1)机票订购含出差人员往返两种机票。《机票申请单》在完成审批后，

票务专员应立即通知航空公司售票处订购机票，明确具体航班、票价及折扣优惠，航空公司将在出票后将机票信息编制成短信发送至乘机人手机。

2)出差人员要遵循“早出晚归”的原则，票务专员则依据出差人员

要求的时间段，为其选择对应时间段内票价最优的航班。

3)出差前已确定往返时间的人员，票务专员可在该人员出差前一次

性预订往返双程机票。

4)出差时间不能确定的情况下，可先预订前往的单程机票。

5)出差人员在异地或因其他原因不能及时流转《机票申请单》者，

应在预定机票当天交由该中心行政专员代为填写并流转。

6)临时性出差（3天以内接到出差通知）者应在接到出差通知后马

上将机票订购的相关信息通知票务专员预定机票，票务专员在收到《机票申请单》后方可为其出票。

7)人力行政中心票务专员须随时掌握当年各时间段的票价行情，及

时根据每个时间段的相应票价与航空公司售票处治谈。

3、机票改签与退订

出差人员因工作原因出现改签、退订事宜应由0A提交改签、退订申请，经分管副总经理审批后票务专员方可为其执行。

出差人员如因临时情况无法及时提交改签、退订申请者，应由中心总监口头同意后方可通知票务专员执行更改计划，并尽快补提交0A申请。

出差人员因个人原因产生的改签、退订费用由个人承和票务专员将提报财务管理中心从其工资中扣除。

4、机票费用结算

1)人力行政中心票务专员于每月3日前核对航空公司上月账单后通

知航空公司将发票送达公司以便核算。

2)票务专员在每月7日前完成机票核算工作,同时于0A提交《报销

申请单》,附上《机票申请单》及发票递交财务管理中心。

3)财务管理中心在机票账目核对无误的情况下应在2个工作日内将

上月款项与航空公司完成结算。

4)票务专员需在每月9日前应将相关数据形成分析报告，提报给人

力行政中心行政专员，供进行相关分析与备档。

5)出差人员因个人原因(如,申请单据未及时提交审批完成)造成票

务专员无法在3日前汇总核算,进而造成账款拖延,并产生滞纳金的情况,费用由个人承担,票务专员将提报财务管理中心从其工资中扣除。

五、附则