归档文件目录、封面、备考表
档案馆归档整理立卷、装订要求
市城建档案馆对归档文件质量、立卷、排列、编目、装订的要求（2011）1、归档的工程文件应为原件，因为只有原件才具备法律依据。
例如：天富房地产开发公司51＃小区天富康城静园1＃2＃3＃4＃5＃6＃六栋楼同时开工，工程准备阶段文件（开工前）只有一份原件,原件应放在1#楼内，其它五栋楼必须在备考表里写明原件在1＃楼内(这一点对若干年以后查档案十分重要)。
2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、工程文件应采用打印或者耐久性的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。
4、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。
5、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面。
6、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。
图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，有些图（如公路竣工图）是计算机出图，但必须清晰，但不得交计算机出图的复印件。
7、所有竣工图均应加盖竣工图章。
竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样，施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。
竣工图章示例如下8015 507777720 20 20 20竣工图章尺寸为：50mm×80mm竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。
利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据，有重大改变的，应当重新绘制竣工图。
不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成A4幅面，图标栏必须露在外面。
立卷的原则和方法1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。
建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。
单位工程：具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。
归档文件的编目与装盒
归档文件的编目与装盒前面讲了归档文件的装订、分类、排列、编号。
经过前面的整理的归档文件，已经按照分类方案分开，按时间结合事由顺序排列，加盖归档章，并填写了归档章。
经过前面程序整理后档案文件的状态是：如按问题文类为党群类、行政类、业务类，在再按期限分类永久、30年、10年分为9个不同的小类下面还有编制目录和装盒两个步骤，就完成了档案整理的全过程。
根据实际操作的经验，先装盒，再编制目录比较方便，所以我先讲讲装盒。
归档文件的装盒：一、档案盒的介绍和要求：档案盒是归档文件的装具，也是反映盒内归档文件的存址的载体。
制作良好、封面和盒脊项目编制规范的档案盒，不但能很好的起到保护盒内文件的作用，也为检索、利用的顺序提供了保证。
从档案保护的目的出发，档案盒应采用无酸纸制作，以避免长期保存时，档案盒纸板中的酸性物质影响盒内文件的寿命。
对于无酸纸的使用、国家档案局专门发文加以推广，并在全国范围内定了一批定点厂家进行生产。
要说明一点是：个单位应从档案指定部门购置档案盒。
在商店购买的档案盒是不符合要求的。
档案盒的大小尺寸：31厘米*22厘米*，厚度为2厘米、3厘米、4厘米。
（A4纸大小297*210）二、装盒与填写盒面盒脊内容1、装盒要求：归档文件应该按照件号的先后顺序装入档案盒，按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。
具体要求：a、不同形成年度的档案文件，不应放入同一档案盒。
形成年度的判定，在前面已经讲了，要注意，形成年度并不等同于文件的落款年度，比如2010年的总结，是2011年一月份写的，归档应归人2010年；b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。
即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。
用盒的薄厚来调节需要说明一下的题：a、据文件的厚度选择适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，站立放置时不至于使文件弯曲受损。
建设工程资料归档规范
建立工程档案归档整理规X第一章建立工程文件归档的根本职责一、建立、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建立管理的各个环节和有关人员的职责X围。
二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建立单位应履行以下职责：〔一〕在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；〔二〕收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进展立卷归档；〔三〕负责组织、监视和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监视、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；〔四〕收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；〔五〕在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进展预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；〔六〕对列入城建档案馆接收X围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建立单位移交。
四、建立工程工程实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建立单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建立工程工程由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包工程的工程文件，并应及时向建立单位移交。
五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进展监视、检查、指导。
在工程竣工验收前，应对工程档案进展预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
第二章工程文件的归档X围一、对与工程建立有关的重要活动、记载工程建立主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
二、工程文件的具体归档X围应符合以下目录要求：工程准备阶段文件见附录1，建立工程竣工验收文件见附录2，市政根底设施工程竣工验收文件见附录3，建筑安装工程施工文件共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢构造分别见附录4.1-4.7，建立工程竣工图见附录5,市政根底设施工程施工文件见附录6,市政根底设施工程竣工图见附录7,监理文件见附录8。
建设工程资料归档要求规范
建设工程档案归档整理规X第一章建设工程文件归档的根本职责一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责X围。
二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行如下职责：〔一〕在与工程招标与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；〔二〕收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进展立卷归档；〔三〕负责组织、监视和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监视、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；〔四〕收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；〔五〕在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进展预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；〔六〕对列入城建档案馆接收X围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。
三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应与时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后与时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应与时向建设单位移交。
五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进展监视、检查、指导。
在工程竣工验收前，应对工程档案进展预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
第二章工程文件的归档X围一、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
二、工程文件的具体归档X围应符合如下目录要求：工程准备阶段文件见附录1，建设工程竣工验收文件见附录2，市政根底设施工程竣工验收文件见附录3，建筑安装工程施工文件共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢结构分别见附录4.1-4.7，建设工程竣工图见附录5,市政根底设施工程施工文件见附录6,市政根底设施工程竣工图见附录7,监理文件见附录8。
文件归档制度
为加强对※※※※※※※※※工程文件归档整理工作，统一工程档案验收标准、建立完整、准确的工程档案，结合本工程归档实际需求，根据分部份项划分特点制定了本工程《文件归档制度》。
1 工程文件的归档范围；1.1 对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件均应采集齐全、整理立卷后归档；1.2 管理资料审批、报验程序及表样按JTJ216-2000 规范执行；1.3 检验批、质量保证资料按JTS257-2022 执行；1.4 工程文件的具体归档范围按GB/T50328-2001 、TJT216-2000 标准及规范执行。
2.1 归档的工程文件应为原件；2.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程；2.3 工程文件的内容必须真实、准确与工程实际相符合；2.4 工程文件应采用耐久性强的书写材料。
如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易退色的书写材料。
如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；2.5 工程文件应字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备；2.6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面(297mm 210mm) 图纸宜采用国家标准图幅；2.7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，图纸普通采用蓝晒图、竣工图应是新蓝图，计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；2.8 质量证明文件、检验报告的复印件应保留原件所以内容，加盖原件存放单位章，注明原件存放处、工程名称、使用部位及批量并有经办人签字和日期；2.9 所有竣工图均应加盖竣工图章；2.10 利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据。
凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或者变更部份超过图面1/3 的，应当重新绘制竣工图；2.11 不同幅面的工程图纸应按，技术制图复制图的折叠方法(GB/10609.3 89) 统一折叠成A4 幅面(297mm 210mm) 图标栏露在外面。
工程档案归档整理规则及方法
1
施工图设计、工程预算、 设计总结
2
3
设计变更、竣工图
4.施工过程管理文件
开工、竣工报告、施工组织设计，土建 工程文件材料
各分部、分项工程质量评定及质量记录，土建 （电气）质量控制记录及报审，建筑及安装工 程原始记录、隐蔽工程记录、施工质量事故和 永久性缺陷记录
电气设备文件材料，一次、二次设备试验报告，设 备安装使用说明书、材料复试报告、设计变更通知 单、工程联系单等
3.基建档案归档流程
基建工程项目文件归档流程图
（四）基建档案归档范围
1.可行性研究阶段
项目规划、 立项及批复, 征用土地文 件，合同及 协议
工程可行性 研究报告及 批复、工程 概算
2.招投标文件
项目设计、施工、设备 材料招投标文件
施工、设计、供货合同 及变更、索赔等文件
3.设计文件 工程的初步设计文件
5.监理文件 1
监理规划、监理大纲、监理实 施细则及审批文件
工程量、安全质量控制记录， 分包单位资质报审表
2
3
监理通知单、协调会议纪要 、监理月报、工作总结
6.竣工、验收文件
工程竣工验收会议文件及启动方案、 竣工报告、验收缺陷处理及整改报告、 系统调试报告、遗留问题等
竣工图（主系统及所用电系统、电补 偿、二次、通信、自动化、建筑物总 的部分、变电站户外构架等）
6.移交程序 6.1 工程档案移交清册 6.1.1 各阶段形成的项目文件材料办理移交时需办理“工程档 案移交清册”，移交书由工程档案移交表、工程档案案卷目录、 卷内目录组成。 6.1.2 工程档案移交清册须装订成册，装订顺序：工程档案移 交表 — 工程档案案卷目录 — 卷内目录。 6.1.3 工程档案移交书一式两份，其中一份交移交部门/单位， 一份交接收部门/单位，档案移交书应妥善保存。
档案基本术语解释
例如：基建档案模板表
唯 一 值
3.基建档案电子原文命名：案卷文件夹命名：《项目名称》+案卷名称；卷内文件命名：文件 序号+《项目名称》+卷内文件名，取案卷号做为“唯一值”导入卷（件）两级模板表，批量 挂接电子原文与卷内目录对应。检查无误后提交部门兼职档案员－部门兼职档案员审查合格 ——提交公司级档案员归档。
组织案卷的要领:
1.分析文件之间的最小 有机联系,确定卷内文件 的数量.
2.将相关文件集中到卷 盒内,重新编页号.(装订 或不装订)
3.根据要求填写卷内目 录、封面和备考表.
案卷
件
案卷是由材料来源、时间、内容和外形上互有联 系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案 保管单位。一个案卷包括案卷封面、卷内文件目 录（归档文件目录）、卷内文件（案卷正文实体 内容）、卷内备考表等组成。
卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊背、盒目录。
例如：文书档案模板表
唯 一 值
1.以文书档案-合同为例：普通用户在合同签订审批办理完毕后，收集齐全合同与合同附件纸 质与扫描电子原文，检查纸质材料有没有漏签字和盖章、附件是否齐全、电子文件是否与 纸质材料完全一致、检查一致，电子原文真实、有效、完整、可用。
以“卷/件”两级立卷与立卷改革
档案是由单份文件构成，把单份文件组合成案卷称为立 卷（或组卷）。
2000 年 12 月国家档案局颁布 《 归档文件整理规 则 》 ，文书立卷改革在全国得到迅速推广。其中最根本的 一点就是整理单位的不同。传统上以“卷”为单位，改革后 以“件”为单位。于是，产生了档案整理的两种方法，即按 “卷”整理或按“件”整理。
文书档案整理方法
文书档案整理方法文书档案整理的方法步骤共分装订、分类、排列、编号、编目、装盒六个步骤,具体要求如下。
一、装订《文书档案整理规则》规定:"归档文件应按件装订"，装订中有三个问题需要明确。
1.界定"件"的范围《文书档案整理规则》规定: "件"是“归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件”。
在界定"件"的范围时应注意以下情况：（1）正本与定稿为一件;（2）正文与附件为一件;（3）原件与复制件为一件;（4）转发文与被转发文为一件;（5）来文与复文可为一件；（6）文件签批单与正文为一件；（7）汉文本与少数民族文本为一件；（8）中文本与外文本为一件；（9）报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2. 确定装订顺序《文书档案整理规则》中，对于文件装订的顺序做了明确的规定，装订时应做到：（1）正本在前,定稿在后;（2）正文在前, 附件在后;（3）原件在前,复制件在后;（4）转发文在前,被转发文在后;（5）复文在前,来文在后；（6）文件签批单在前，正文在后；（7）汉文本在前，少数民族文本在后；（8）中文本在前，外文本在后。
3. 装订方式和要求（1）去掉原文件金属物。
永久、30年的档案装订前要求去掉金属物，10年的档案不做要求.（2）装订位置要适宜。
永久、30年档案要在左侧装订,10年档案不作要求，但要确保档案安全.应当注意的是，如左侧装订线内有图文,一般不再贴边,可在左上角装订,若左上角仍有图文,也可在其它方便位置装订。
(3)对齐方式要恰当。
与以前不同的是,为简化操作,左侧装订的文件一般应对齐左、下侧；左上角装订的文件应对齐左、上侧。
(4)装订材料符合要求。
文件装订材料应符合档案保护要求，一般使用白线装订或浆糊粘贴（页数少的文件）。
此外，装订要结实美观,无掉页和压字等现象,。
二、分类1、确定分类方法：分类方法通常有以下3种，即：（1）年度分类法;（2）机构(问题)分类法;（3）保管期限分类法。
DA_T 22-2015《 归档文件整理规则》
ICS01.140.20A14中华人民共和国档案行业标准DA/T22—2015代替DA/T22—2000归档文件整理规则The arrangement rule of archival documents2015-10-25发布2016-06-01实施国家档案局发布前言本标准代替DA/T22-2000《归档文件整理规则》。
本标准与DA/T22-2000相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1-2009进行了修改；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——调整归档文件分类方法；——增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；——增加归档文件档号结构和编制要求；——将室编件号、馆编件号统一为件号；——在附录中增加归档章示例、直角装订方法。
本标准的附录A是规范性附录，附录B、附录C、附录D、附录E是资料性附录。
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司。
本标准主要起草人：许卿卿丁德胜张会琴张红吴惠敏刘峰王勤宋涌本标准于2000年12月6日首次发布。
归档文件整理规则1范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T1-2000档案工作基本术语DA/T13-1994档号编制规则DA/T25-2000档案修裱技术规范DA/T38-2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
《归档文件整理规则》2015
国家档案局关于发布档案行业标准《归档文件整理规则》的通知2015-11-16档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000）经全国档案工作标准化技术委员会审查通过，并经国家档案局批准为推荐性行业标准，现予以发布，自2016年6月1日起实施。
归档文件整理规则1 范围本标准规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对应作为文书档案保存的归档文件的整理。
其他门类档案可以参照执行。
企业单位有其他特殊规定的，从其规定。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 18894 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1 归档文件archival document(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2 整理arrangement将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
3.3 件item归档文件的整理单位。
3.4 档号archival code在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
4 整理原则4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。
4.2 归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。
4.3 归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。
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保 管 期 限_____________________________
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备 考 表
盒内文件情况说明
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