会议服务工作流程

呈：执行总监王总

由：房务部

会议服务工作流程

常见的会议台型：剧院型、董事型、回字型、U型、课桌型，也可根据客人的要求摆台；

常见的会议类型：高级会议（如政府接待 公司内部董事会 国际会议等）贸易洽谈会、茶话会、公司培训会、新闻发布会、知识讲座等；

会前准备工作

所有工作人员均应熟知以下内容：会议名称、会议性质、与会人数、会议期限、会议休息时间表、会议活动范围、准备内容、注意事项等；

1、会前打水服务：会前半小时将热水或矿泉水准备就绪；

2、摆台及检查：会议前1小时根据会议的要求摆好会议的台型，清洁会议室卫生，检查会议室中的照明、音响、视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备。调整好室温，注意通风；

3、会场指示牌：在大堂和会场门口附近的明显位置摆放会议指示牌；

4、装饰及人名卡：在主席台布置鲜花或其他装饰物，根据要求摆放人名卡；

5、悬挂条幅：在主席台上方或根据要求，在合适的位置挂好条幅；

6、签到台：在会场门口或大堂摆放签到台并有签到薄，方便参会客人签到；

7、休息安排：熟悉本次会议的休息时间表，可以提前与销售或客人沟通，安排合适的休息区域并准备茶歇；

8、服务员配备：人员安排到位，明确负责的区域和服务内容，准备好所需的东西，适时提供服务；

9、会场清洁：会场布置结束后清理好会场及茶歇区域卫生，等待会议开始；

10、纪念品、礼品发放： 如需要帮助客人保管、发放礼品的，在收货时要做好登记，根据要求适时发放；

11、礼仪服务：如会议中需要专门的礼仪协助服务，提前与客人沟通好服务内容，对专人进行培训并演习彩排，保证服务质量；

会议开始前，会场管理人员根据会议服务计划内容列项检查。如设备设施会议物品，人员准备情况等。一切准备到位后，安排服务人员在会议室门前进行待位，迎接客人，确保客人正确进入会场就座。

会议开始前半小时为了营造会场气氛，要播放轻音乐等待会议开始。

审 批

金城酒店房务部

2012年12月3日