文件资料管理控制程序
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5.2.2 文件修订/更改：
5.2.2.1 若文件规定与实际操作不符或规定不切实际等情况时，应及时对文件进行修订
/更改，修订完成后交相关权责人员批准/签字。
5.2.2.2 为了确保文件的更改和现行修订/更改状态得到识别，可采用文件版本号升级
的方法区分。
5.2.2.3 文件有修订/更改时，应在文件的“修改履历”中注明修订/更改内容及日期。
理层批准。
5.3.3 三级文件（作业基准书等）：各部门负责编制，部门负责人审批。
5.3.4 有害物质清单（即：环境管理物质一览表）：文控中心编制，管理者代表审核，最
高管理层批准。
5.4 文件的受控分发/回收/废除
5.4.1 文件制定部门按照5.2的要求完成文件的制作和审批后，将正本文件提交文控中
心。文控中心对文件进行编号受控管理，如需分发按照文件上的分配部门复印适当
4. 术语与定义
4.1管理手册：建立品质、环境管理系统所依据的文件；
4.2程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件；
4.3作业基准书：对作业活动中参数、材料规格、作业标准、设备标准条件设定及作业活
动的途径、要求与方法的具体操作性文件。
4.4外来文件：非本公司人员所撰写或版权属于公司外部者；
4.5临时文件：文件里规定的内容（例如：作业条件、作业参数、作业方法等）还没有正式确定，需要在试运行过程对其进行再次确认的文件。
外来文件
WL
/
/
5.1.3 部门代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码
品管部
QC
采购部
PR
涂装部
CD
工务部
EM
工程部
ED
模具部
TD
总经办
G0
仓管部
WH
行政部
HR
注塑部
MD
பைடு நூலகம்PMC部
LD
标准化部
SD
市场部
MK
电镀部
PD
财务部
FD
5.1.4文件编码原则
5.1.4.1 各类文件由文控中心统一编号。
5.1.4.2 为了确保文件编号的唯一性，文控中心应按以下编号原则对文件进行编号。
文件流水号（001，002……）
控制计划代码
公司代号
f）外来文件： YG/ - - V
文件版本号 （V0,V1……）
文件流水号（001，002……）
外来文件代码
公司代号
g）临时文件： YG/□□ / LS— - V
试生产文件： 文件版本号 （V0,V1……） 文件流水号（001，002……）
临时文件代码
部门代码
公司代号
5.1.4.3 文件改版控制
所有受控文件原始版本号为V0，每修订一次，需上升版本依次变更为V1，
V2,V3… 以此类推。
5.1.5 文件副本号规定
为便于相同文件不同部门的区分保管，特作下列副本编号规定，并要求副本号章与受控文件发行章同行。
部门
副本号
部门
副本号
部门
副本号
部门
副本号
品管部
3.3 文控中心
3.1.1 负责文件格式、代码、编号及保存期限的规定。
3.1.2 负责文件的受控、发行、旧版回收、管理以及正本文件的保存
3.1.3 负责过期文件的作废及处理。
3.4 各部门
3.2.1 负责文件的编制、评审、更新；
3.2.2 负责文件的执行；
3.2.3 负责接收到的受控文件的保存、管理。
份数加盖【受控文件章】、【受控日期】印章及【副本号】印章，分发至相关部门。
a）管理手册： YG/Ⅰ- - V
文件版本号（V0,V1，V2……）
文件流水号（01，02……）
管理手册/方针代码
公司代码
b）程序文件： YG/Q -Ⅱ- - V
文件版本号（V0,V1，V2……）
文件流水号（001，002……）
二级文件代码
质量体系代码（环境体系代码：E）
公司代码
c）作业基准书: YG/ - - V
4.6 记录：阐述所取得的结果或提供完整活动的证据的文件。
4.7 受控文件：经批准后有文书管理员编号受控，加盖【受控文件章】印章的文件。
5.程序
5.1 文件格式/标识
5.1.1 [程序文件格式]和[操作指示书格式]一般应包含但不限于以下内容：
a）目的
b）使用范围
c）职责
d）术语定义
e）运作程序
f）相关记录
2. 使用范围
2.1 IATF16949：2016/ISO9001:2015及ISO14001:2015管理体系涉及到所有文件与资料
均适用。
2.2 不包括记录的控制，记录的控制按《品质/环境记录控制程序》执行。
3.职责
3.1 管理者代表：管理手册/方针、文件的审核。
3.2 总经理：负责一、二级文件的批准。
修订者应将修订/更改的内容简明扼要的在修订/更改履历记录中阐述，以便了解文
件的修订/更改情况。
5.3 文件审批权限
为了确保文件的充分性与适宜性，文件发行前必须得到审批，审批权限如下：
5.3.1 管理手册：由指定人员负责编制、管理者代表审核以及最高管理层批准。
5.3.2 程序文件：由主导部门负责编制，关联部门负责审议，管理者代表审核以及最高管
文件版本号（V0,V1，V2……）
文件流水号（001，002……）
部门代码
公司代号
d）FMEA： YG/ FMEA - - V
文件版本号 （V0,V1，V2……）
文件流水号（001，002……）
文件代码
公司代号
e）控制计划： YG/CP- - □ - V
文件版本号 （V0,V1……）
状态代码（试产:LS，量产:E）
g）相关文件
h）运作流程图
如果部分项目不适用时，在标题下填写“无”即可，但仍需保留标题。
5.1.2 文件代码
文件类型
代码
文件类型
代码
管理手册/方针
Ⅰ
品质记录
FM
品质程序文件
QMS
环境记录
EF
环境程序文件
EMS
质量警报
QAL
三级操作类文件
按照各部门代码
控制计划
CP
临时文件
LS
过程失效模式及效果分析
FMEA
1
采购部
5
涂装部
9
工务部
13
工程部
2
模具部
6
总经办
10
仓管部
16
行政部
3
注塑部
7
物控部
11
标准化部
17
营业部
4
电镀部
8
财务部
12
5.2 文件的制订、修订/更改
5.2.1 文件制订：各部门应根据实际需要，制定相应的文件并交相关权责人员批准/签字。
若文件涉及到几个部门的职责时，必要时应交相关部门负责人审议。
文件履历表
序号
版本
号
内 容
制定、修改
确认、废止
日期
制定
1
V0
新 规 作 成
制定
2020-10-19
杨 帆
1. 目的
为确保所有与质量/环境管理体系（以下简称：管理体系）有关的文件与资料的适宜性和有效性，使管理体系所使用之文件迅速、正确流通，对文件的编制、批准、修改、发放、回收、废弃等整个流程做出相应的及要求，从而进行有效的管理。
5.2.2.1 若文件规定与实际操作不符或规定不切实际等情况时，应及时对文件进行修订
/更改，修订完成后交相关权责人员批准/签字。
5.2.2.2 为了确保文件的更改和现行修订/更改状态得到识别，可采用文件版本号升级
的方法区分。
5.2.2.3 文件有修订/更改时，应在文件的“修改履历”中注明修订/更改内容及日期。
理层批准。
5.3.3 三级文件（作业基准书等）：各部门负责编制，部门负责人审批。
5.3.4 有害物质清单（即：环境管理物质一览表）：文控中心编制，管理者代表审核，最
高管理层批准。
5.4 文件的受控分发/回收/废除
5.4.1 文件制定部门按照5.2的要求完成文件的制作和审批后，将正本文件提交文控中
心。文控中心对文件进行编号受控管理，如需分发按照文件上的分配部门复印适当
4. 术语与定义
4.1管理手册：建立品质、环境管理系统所依据的文件；
4.2程序文件：为进行某项活动或过程所规定途径的文件；
4.3作业基准书：对作业活动中参数、材料规格、作业标准、设备标准条件设定及作业活
动的途径、要求与方法的具体操作性文件。
4.4外来文件：非本公司人员所撰写或版权属于公司外部者；
4.5临时文件：文件里规定的内容（例如：作业条件、作业参数、作业方法等）还没有正式确定，需要在试运行过程对其进行再次确认的文件。
外来文件
WL
/
/
5.1.3 部门代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码
品管部
QC
采购部
PR
涂装部
CD
工务部
EM
工程部
ED
模具部
TD
总经办
G0
仓管部
WH
行政部
HR
注塑部
MD
பைடு நூலகம்PMC部
LD
标准化部
SD
市场部
MK
电镀部
PD
财务部
FD
5.1.4文件编码原则
5.1.4.1 各类文件由文控中心统一编号。
5.1.4.2 为了确保文件编号的唯一性，文控中心应按以下编号原则对文件进行编号。
文件流水号（001，002……）
控制计划代码
公司代号
f）外来文件： YG/ - - V
文件版本号 （V0,V1……）
文件流水号（001，002……）
外来文件代码
公司代号
g）临时文件： YG/□□ / LS— - V
试生产文件： 文件版本号 （V0,V1……） 文件流水号（001，002……）
临时文件代码
部门代码
公司代号
5.1.4.3 文件改版控制
所有受控文件原始版本号为V0，每修订一次，需上升版本依次变更为V1，
V2,V3… 以此类推。
5.1.5 文件副本号规定
为便于相同文件不同部门的区分保管，特作下列副本编号规定，并要求副本号章与受控文件发行章同行。
部门
副本号
部门
副本号
部门
副本号
部门
副本号
品管部
3.3 文控中心
3.1.1 负责文件格式、代码、编号及保存期限的规定。
3.1.2 负责文件的受控、发行、旧版回收、管理以及正本文件的保存
3.1.3 负责过期文件的作废及处理。
3.4 各部门
3.2.1 负责文件的编制、评审、更新；
3.2.2 负责文件的执行；
3.2.3 负责接收到的受控文件的保存、管理。
份数加盖【受控文件章】、【受控日期】印章及【副本号】印章，分发至相关部门。
a）管理手册： YG/Ⅰ- - V
文件版本号（V0,V1，V2……）
文件流水号（01，02……）
管理手册/方针代码
公司代码
b）程序文件： YG/Q -Ⅱ- - V
文件版本号（V0,V1，V2……）
文件流水号（001，002……）
二级文件代码
质量体系代码（环境体系代码：E）
公司代码
c）作业基准书: YG/ - - V
4.6 记录：阐述所取得的结果或提供完整活动的证据的文件。
4.7 受控文件：经批准后有文书管理员编号受控，加盖【受控文件章】印章的文件。
5.程序
5.1 文件格式/标识
5.1.1 [程序文件格式]和[操作指示书格式]一般应包含但不限于以下内容：
a）目的
b）使用范围
c）职责
d）术语定义
e）运作程序
f）相关记录
2. 使用范围
2.1 IATF16949：2016/ISO9001:2015及ISO14001:2015管理体系涉及到所有文件与资料
均适用。
2.2 不包括记录的控制，记录的控制按《品质/环境记录控制程序》执行。
3.职责
3.1 管理者代表：管理手册/方针、文件的审核。
3.2 总经理：负责一、二级文件的批准。
修订者应将修订/更改的内容简明扼要的在修订/更改履历记录中阐述，以便了解文
件的修订/更改情况。
5.3 文件审批权限
为了确保文件的充分性与适宜性，文件发行前必须得到审批，审批权限如下：
5.3.1 管理手册：由指定人员负责编制、管理者代表审核以及最高管理层批准。
5.3.2 程序文件：由主导部门负责编制，关联部门负责审议，管理者代表审核以及最高管
文件版本号（V0,V1，V2……）
文件流水号（001，002……）
部门代码
公司代号
d）FMEA： YG/ FMEA - - V
文件版本号 （V0,V1，V2……）
文件流水号（001，002……）
文件代码
公司代号
e）控制计划： YG/CP- - □ - V
文件版本号 （V0,V1……）
状态代码（试产:LS，量产:E）
g）相关文件
h）运作流程图
如果部分项目不适用时，在标题下填写“无”即可，但仍需保留标题。
5.1.2 文件代码
文件类型
代码
文件类型
代码
管理手册/方针
Ⅰ
品质记录
FM
品质程序文件
QMS
环境记录
EF
环境程序文件
EMS
质量警报
QAL
三级操作类文件
按照各部门代码
控制计划
CP
临时文件
LS
过程失效模式及效果分析
FMEA
1
采购部
5
涂装部
9
工务部
13
工程部
2
模具部
6
总经办
10
仓管部
16
行政部
3
注塑部
7
物控部
11
标准化部
17
营业部
4
电镀部
8
财务部
12
5.2 文件的制订、修订/更改
5.2.1 文件制订：各部门应根据实际需要，制定相应的文件并交相关权责人员批准/签字。
若文件涉及到几个部门的职责时，必要时应交相关部门负责人审议。
文件履历表
序号
版本
号
内 容
制定、修改
确认、废止
日期
制定
1
V0
新 规 作 成
制定
2020-10-19
杨 帆
1. 目的
为确保所有与质量/环境管理体系（以下简称：管理体系）有关的文件与资料的适宜性和有效性，使管理体系所使用之文件迅速、正确流通，对文件的编制、批准、修改、发放、回收、废弃等整个流程做出相应的及要求，从而进行有效的管理。