应用文写作基础10第十章 文书拟写与处理

点评：校对时，一定要精力集中，逐行逐字，甚 至连每个标点也不能马虎，特别要注意容易出差错 的同音异体、字形相近的字，人名、数字、地名要 反复校准。读校时，对容易混淆的同音字、生僻字， 要加以说明。钟苗在读文稿时忽略了对同音字的解 释，而小王到公司时间不长，对公司的人名不熟悉， 没能发现问题，造成工作的失误。

示例分析
新成立的x x公司是一家小型企业、秘书钟苗兼管档案 工作，她采用组织机构—年度—保管期限分类法进行档案的 分类。公司成立5年多来，总经理换了两任，内部组织机构 变动频繁、部门的调整大，而钟苗采用的档案分类方法一直 没有变化。一天，总经理要查一份4年前的文件，由于部门 的变动，钟苗已经记不清这份文件的形成部门了。结果翻遍 了柜子，才找到这份文件。

2选择传阅方式
阅文的方式很多，如开辟阅文室，指定固定的时 间阅文；利用各种会议集中传达公文精神；复印文 书副本，增加文书数量，加快分散阅文的速度；利 用内部刊物等公布文书，以便阅文；利用现代化技 术手段与通讯设备如计算机网络、电视、传真等传 阅文书。为了加快传阅速度，提高传阅效率，秘书 可根据本单位情况，针对文书的内容．采用适宜的 方法组织阅文。

点评：进行传阅要根据文件的内容、缓急程度， 遵循先主办、后协办的原则，分清主次。钟苗应先 将文件送保卫部，然后再将文件传递给办公室、宣 传部。在传阅的过程中，钟苗应加强对传阅文件的 控制，履行必要的传阅手续，不能让文件在阅文人 之间自由流动。
3 工作程序

1 确定传阅对象
需要传阅的文件包括：需要有关部门或人员掌握 文件精神 和领导的批示意见的文件；不需要特别办理，只要 求有关单位、部门、人员了解的文件，收到文件后 直接送有关部门和人员。

2、档案检索工具的含义
档案检索工具是揭示档案内容和成分，报道 和查找档案的工具。档案检索工具是连接档 案管理者与利用者的纽带，档案管理者借助 它可以迅速准确地按需提供档案，利用者通 过它可以了解储存档案的基本情况。
3、档案检索工具的类型
为了提高利用的效率和质量，需根据实际情况，编制各种类型 的检索工具。档案检索工具有： (1)归档文件目录。由不同条目按照一定的体系和方法排 列而成，包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备 注等项目。 (2)分类目录。按照体系分类法的基本原理，将档案主题 按《中国档案分类法》的逻辑体系组织检索工具。分类目录一 般采用卡片式，即分类卡片，一文一卡或一卷一卡。 (3)主题目录。按照主题法的原理，依据主题词的字顺组 织起来的检素工具。 (4)人名索引。揭示档案中涉及的人物并指明其出处的检 索工具。人名索引主要包括人名和档号两部分。 (5)全宗指南。以文章叙述形式介绍某一全宗档案内容和 成分及其意义的书本式检索工具。
3、工作程序





（1）准备好原稿和校样 校对是进行定稿和校样的核对，所以要首先准确 好定稿和校样，以便进行校对。 （2）选定校对方法 看校、对校、读校、折校4种文书校对方法各有利 弊，秘书应根据文书的篇幅、清晰程度、时间缓急、 人员情况及个人习惯进行选择，保证文件准确无误。 看校。看校是只看校样不看原稿的校对。 对校。对校是用校样对照原稿进行校对。 读校。读校是两个人一起校对。 折校。折校是把校样放在桌上，把原稿折起来， 使靠边一行的文字与校样上的文字靠近，两手拇指与 食指夹住原稿，逐字、逐句、逐个标点符号对照。
二 档案检索工具的编制

1．档案检索工作的内容
档案检索工作是对档案信息进行加工和存储， 并根据需要进行查找的工作，包括档案信息 存储和信息查检两方面工作。存储和查检是 密切相连、不可分割的，存储是查检的前提， 查检是存储的目的。档案检索工作是档案提 供利用的基础和前提，是开发档案信息资源 的必要条件。

4、文件归类
根据文件的形成时间、形成者和内容，将文件归人相应的 类别中。
4、注意事项

采用问题分类法应做到，根据单位的职权范 围和工作职能以及文件的实际情况设类，类 目设置符合实际，反映立档单位的主要面貌， 类目体系简明、合乎逻辑，按文件的主要内 容有规律地归类，不任意划分类别，不随意 设虚类。
文书的办理
第一节 收发文处理
学习目标
通过对本节内容的学习，能够了 解文书缮印、校对、传阅工作的内 容和要求，能够高效率、高质量地 缮印、校对、传阅文书。
一 缮印文书
1 缮印文书的含义 缮印是对文件进行普抄缮写和打字、油印、电脑 打印以及复印机复印等工作。 2 文书缮印的要求 (1)文字准确，字迹工整清晰。 (2)符合规定体式，页面美观大方 (3)不随意改动原稿。 (4)装订齐整牢固。 (5)注意保密。
（3）核对校正

选择好了校对方案后，就可以按照校对工作 的内容进行校对了。如果是看校，要仔细阅 读校样的每个字、标点、格式；对校时原稿 放在左边(或上方)，校样放在右边(或下方)。 先看原稿，后看校样。读校时，一个人读原 稿，一个人看校样。折校时折一行，对一行。
4、 注意事项
(1)注意对同音异体、字形相近的字的核查。 (2)注意对数字、人名、地名的核查。 (3)校出的错漏，要以规定的符号标明。
4．档案分类的要求

(1)正确判定档案文件所属年度。文件上有属于不同年度 的几种日期，以最能说明该文件特点的日期作为分类的根据。 如；法律、法令和条例等法规性文件，以批准日期为根据 (公布生效的文件，以公布日期为根据)；指示、命令等领导 性文件以签署日期为根据；会议记录以开会日期为根据；计 划、总结、预算、决算、统计报表以内容针对时间为根据， 跨年度的计划可放在开始年度，跨年度的总结可放人最后年 度。 文件上没有注明日期，判定和考证文件的准确日期或接 近日期。通过分析文件的内容．研究文件的制成材料、格式、 字体和各种标记，或者与已有准确日期的同类文件比较、对 照来判定该文件的日期。 (2)正确判断档案文件所属机构。按组织机构分类时，对 涉及几个机构的文件，应遵循有关的规定，将文件合理而有 规律地归入相应的类别。
一、档案的分类
1．档案分类的含义 档案分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同， 将归档文件划分为若干层次和类别，构成有机体系的工作。 2．常用的档案分类方法 (1)年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为 标准，将档案分成各个类别。 (2)组织机构分类法。组织机构分类这是根据文书处理阶 段和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位的内部组 织机构将档案分成若干类别。 (3)问题分类法。问题分类法是以文件内容所涉及的问题 为根据，将档案分成各个类别。

3、选择档案分类方法
年度分类法简单易行，是运用最为广泛的一种方法，适用于组 织机构界限不清、档案数量少的单位。 组织机构分类法能较好地保持档案在来源上的联系，归档比较 准确，共同内容的文件相对集个，便于查找利用档案。适 用于内部机构比较稳定的单位。 问题分类法能够较好地反映文件在内容上的联系，使相同 性质的档案得到集中，便于档案的查找，但文件的归类有一定 难度。适用于职能分工界限不清、档案数量少的单位。


示例分析
天地公司办公室主任交给钟苗一份文件，让她尽快缮印发 出。钟苗立即拿着文件到打字室缮印。缮印人员问钟苗印多少 份 ， 钟苗说：“哟，我忘了问主任了，就印50份吧。”文件 印好 后，钟苗拿着印好的文件去盖章，印章管理人员看着钟苗手中 厚厚的文件说：“我只能按照批准的份数盖印，多余的文件不 能盖章。”结果多印的文件都没用了。

3．档案分类方法的结合运用
通常将几种分类方法结合使用，形成复式分类法。 (1)年度组织机构分类法。先将立档单位内的档案按年度 分开，然后在每个年度内再按组织机构进行分类。 (2)年度问题分类法。先将立档单位内的档案按年度分开， 然后在每个年度内再按问题进行分类。 (3)组织机构年度分类法。先将立档单位内的档案按照内 部机构分类，然后在每个内部机构类下再按年度分类。 (4)问题年度分类法。先将立档单位内的档案按照问题分 类，然后在每个问题类下再按年度分类。 在实际工作中，人们往往结合保管期限进行分类，如：年 度—组织机构—保管期限分类法、年度—问题—保管期限分类 法、年度—保管期限—组织机构分类法、年度—保管期限—问 题分类法、保管期限—年度—组织机构分类法、保管期限—年 度—问题分类法。
4 注意事项

缮印应建立登记制度，包括：登记 文书名称、送文单位、印文数量、 印制时间、印制人姓名等项目。
二 校对文书
1．文书校对的含义 校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。 2．文书校对的内容 (1)校订清样上的错字、漏字、多字。 (2)规范字体、字号。 (3)检查版式、标题是否端正，页码是否连贯， 行、字距离是否匀称，版面是否美观。 (4)检查引文、人名、地名、数据、计量单位、 专业术语是否有误。 (5)检查版式是否与文种格式统一，有无需调 整和改版之处。

点评：文件的缮印应该以定稿为依据、以签发批 准的份数为准，不能随意增减。钟苗自作主张缮印 50份文件，违反了规定，也浪费了纸张。
3

工作程序
(1)确定印制的文书。印制文书要以定稿 为依据，不得擅自改动。 (2)确定印制格式。印制的文书应美观大 方。因此，应根据情况确定印制文书字 号大小、字体、格式。 (3)完成印制。进行文书的缮写誊清、打 印、复印。 (4)交付印制的文书。将印制好的文书交 文书管理人员或送印人。

3．传递文书
根据确定的传阅对象和传阅方式者处。

4．履行传阅手续
秘书要填写传阅文件登记单，以便掌握传阅 情况。还要在每份传阅的文件首页附上“文 件传阅单”，文件阅毕者要在此单上签注姓 名与日期，还可填写批示意见。如表3-l、 表3-2所示。
5、检查清理文件

传阅文件退回后，秘书要认真清理检查，检 查有无漏传应阅人，有无批办意见，有无短 缺文件，有无阅文过长、内容过时。对传阅 退文情况进行全面记录标注，以备查考。