公司规范文件规范制度
公司制度文件格式规定三篇
公司制度文件格式规定三篇篇一：公司制度文件格式规定一、目的为规范公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。
二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。
三、职责1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。
四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。
各项规章制度：公司在管理中依照执行的各项制度（规定/办法/准则/政策/措施）等；公务文书：请示（申请）、报告、通知、通报、通告、决议、决定、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等；公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。
1、规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度；2、请示（申请）：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项；3、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问；4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批评错误、或传达情况；6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；7、决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项；8、决定：对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位相互商洽，联系工作的，或称公函（可不受行文规定拟定）；10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导决定是否受行文进行制定；五、发文格式1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；4、文本中所有的符号、数字、英文均选用TimesNewRoman体；5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“北京中农可信生化科技发展有限公司”靠右“XXX管理文件KX-XX-001(编号格式见本规定附录)”；页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“北京中农可信生化科技发展有限公司”；页脚同对内行文；6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面向右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；六、行文要素要求1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。
公司文件管理制度字号
公司文件管理制度字号第一条总则为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，保障公司文件的安全性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》等相关法律法规以及公司实际情况，制定本文件管理制度。
第二条文件管理的范围公司文件管理包括纸质文件管理和电子文件管理两部分。
纸质文件主要包括公司的各类合同、报告、会议记录、通知等文件；电子文件主要包括公司内部各类电子文档、邮件、视频等。
第三条文件管理的责任1. 公司领导层对文件管理负有最终责任，要树立文件管理的意识，推动文件管理工作的开展。
2. 各部门负责人要对本部门文件管理负责，建立健全文件管理制度，明确文件管理的责任与义务。
3. 公司文件管理员应当具备一定的文件管理经验和专业知识，全面负责公司文件的管理工作。
第四条文件归档与保管1. 公司文件应按照文件的重要程度和保密等级进行分类归档，每份文件应有唯一的文件编号。
2. 文件的存档时间应根据文件的保存期限确定，到期后应按规定销毁或转移到档案室进行长期保存。
3. 重要文件应设定访问权限，做好保密措施，确保文件不受损坏或泄漏。
第五条文件检索与利用1. 公司文件应设立专门的检索系统，方便员工查找需要的文件。
2. 员工在检索和利用文件时应遵守相关规定，不得随意更改、复制、外传文件。
3. 对于需要复制或外传的文件，要经领导同意，并严格控制文件的流转。
第六条电子文件管理1. 公司电子文件应设定定期备份制度，确保文件的安全性和完整性。
2. 电子文件的存储位置应具备防火、防水、防盗等安全设施，避免文件丢失或损坏。
3. 公司电子邮件、内部通讯等电子文件也应受到保护，避免泄露公司机密信息。
第七条文件管理的监督与考核1. 公司文件管理员应定期对文件管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 对文件管理工作进行定期考核，对管理不善或违规处理文件者进行追责。
3. 鼓励员工提出改进建议，促进文件管理工作的不断完善。
第八条文件管理的宣传与培训1. 公司应定期组织文件管理知识的培训，提高员工对文件管理的重视程度。
公司部门文件管理制度怎么写
公司部门文件管理制度怎么写一、制度目的与适用范围本文件管理制度旨在明确公司内部文件的创建、审批、发布、存档及销毁等流程，确保文件管理的有序性和安全性。
适用于公司所有部门及员工，在处理各类正式文件时必须遵守本制度。
二、文件分类与编号公司文件应根据内容性质分为不同类别，如行政文件、财务文件、合同文件等，并由专人负责分类编号。
编号应遵循统一的规则，便于检索和管理。
三、文件起草与审批文件的起草应由相关部门负责人或指定人员完成。
起草后，需按照公司规定的审批流程进行审批。
审批过程中，各级审批人员应认真审核文件内容，确保信息的准确无误。
四、文件发布与传达经审批通过的文件，由文控中心负责正式发布。
发布的文件应及时传达至相关人员，并确保接收者签字确认，以便跟踪文件的传达情况。
五、文件存档与保密所有文件在流转结束后，应由专人负责归档保存。
根据文件的重要性和保密等级，采取相应的保密措施。
对于涉密文件，应严格限制访问权限，防止信息泄露。
六、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时进行更新。
更新后的文件需重新经过审批流程。
作废的文件应当及时从所有流通环节中撤回，并按照保密规定进行处理。
七、责任与监督各部门及员工应严格遵守本文件管理制度，对于违反规定的行为，将视情节轻重进行处理。
同时，公司应设立监督机制，定期检查文件管理的执行情况，确保制度的有效性。
八、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释。
如有调整，将及时修订并通知全体员工。
总结：。
公司文件存放管理制度
一、总则为了规范公司文件管理，确保文件安全、完整、准确，提高文件利用效率，特制定本制度。
二、文件分类1. 按照文件性质分为：行政文件、业务文件、合同文件、财务文件、技术文件、人力资源文件等。
2. 按照文件密级分为：绝密、机密、秘密、内部、公开。
三、文件存放要求1. 文件存放应选择安全、干燥、通风、防潮、防虫蛀、防鼠咬的场所。
2. 文件柜应保持整洁，分类存放，不得随意堆放。
3. 文件柜应加锁，确保文件安全。
4. 文件柜钥匙由专人保管，不得随意转借。
5. 文件存放时应注意以下几点：（1）文件应按照类别、年份、密级等顺序排列，便于查找。
（2）重要文件应备份，并存放在不同地点。
（3）易损文件应采取防潮、防蛀等措施。
（4）易燃易爆文件应远离火源。
四、文件借阅1. 借阅文件需填写《文件借阅申请表》，经批准后方可借阅。
2. 借阅人应爱护文件，不得随意涂改、损坏。
3. 借阅文件应在规定时间内归还，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。
4. 借阅人不得将文件转借他人。
五、文件销毁1. 文件销毁需经公司领导批准。
2. 文件销毁前应进行分类、整理，确保文件完整。
3. 文件销毁应采取安全、环保的方式，如焚烧、粉碎等。
4. 文件销毁后，应做好销毁记录，并妥善保管。
六、监督检查1. 公司领导应对文件存放、借阅、销毁等情况进行定期检查。
2. 对违反本制度的行为，应予以纠正，并追究相关人员责任。
3. 对文件管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。
七、附则1. 本制度由公司行政部门负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
八、特别说明1. 本制度适用于公司内部所有文件。
2. 本制度未尽事宜，由公司领导根据实际情况予以补充和解释。
公司制度文件格式的规定
公司制度文件格式的规定第一条总则1.1 本规定旨在规范公司制度文件的编写、审批、发布、修订和废止等工作，确保公司制度文件的合法性、合规性、完整性和有效性。
1.2 本规定适用于公司所有制度文件的编制和管理。
1.3 公司制度文件是指为公司内部管理、运营、业务活动等制定的具有普遍约束力的文件，包括规章制度、操作流程、工作规范等。
第二条文件格式要求2.1 文件标题文件标题应简洁明了，反映文件内容的主旨，一般采用“主题+文种”的格式，如“员工手册”、“考勤管理制度”等。
2.2 文件编号文件编号应具有一定的规律性，便于检索和管理。
编号格式为：“公司简称+年份+序号”，如“HT2021-001”。
2.3 文件目录文件目录应包含文件的各个章节和子章节，以及对应的页码，方便查阅。
2.4 文件正文文件正文应包括引言、正文内容和结语三个部分。
2.4.1 引言部分引言部分简要说明文件的制定背景、目的、依据和适用范围等。
2.4.2 正文内容正文内容是文件的核心部分，应明确、具体、条理清晰，逻辑严密。
正文内容应包括以下几个方面：（1）定义与术语：对文件中使用的专业术语和定义进行解释。
（2）适用范围：明确文件适用的部门、岗位和人员。
（3）职责与权限：明确各部门、岗位和人员的职责与权限。
（4）工作流程：详细描述相关工作流程和操作步骤。
（5）考核与奖惩：明确文件执行情况的考核指标和奖惩措施。
2.4.3 结语部分结语部分包括文件的生效日期、施行范围和废止事项等。
2.5 附件如有需要，可以在文件后附上相关附件，如表格、示意图、参考文献等。
第三条审批流程3.1 制度文件的制定应遵循一定的审批流程，确保文件的合法性和有效性。
3.2 制度文件由相关部门或人员提出起草，并进行初步审核。
3.3 制度文件提交给公司领导层进行审批，领导层审批通过后，由公司法定代表人签发。
3.4 制度文件发布前，应由公司法务部门进行合法性审查。
3.5 制度文件发布后，由公司行政部门进行宣传、培训和监督执行。
公司规章制度的文件格式
公司规章制度的文件格式第一章总则第一条为了规范公司员工的行为举止，营造良好的工作环境，提高工作效率，保障公司的正常运转，特制定本规章制度。
第二条公司员工应当遵守国家法律法规、公司制度规定，维护公司形象，恪尽职守，共同努力，实现公司的发展目标。
第三条公司员工应当遵守公司的各项管理规定，服从上级领导，遵循公司的工作流程，保持工作纪律，切实履行岗位职责。
第四条公司员工应当遵守职业操守，保护公司的商业秘密，不泄露公司的商业机密和客户资料，维护公司的合法权益。
第五条公司员工应当勤勉工作，不得旷工、迟到、早退及私自请假，要维护公司的工作秩序，保证工作质量。
第六条公司员工应当尊重同事，互相协助，不得造成恶劣的工作氛围，尊重他人的人格权，保障他人的合法权益。
第七条公司员工如果有违规行为，应当接受公司的批评和教育，如情节严重，将受到相应的处罚，甚至解除劳动合同。
第二章岗位职责第八条公司员工应当按照各自岗位的职责和权限，认真履行岗位职责，提高工作效率，完成工作任务。
第九条公司员工应当遵守公司的工作制度，按时上班下班，不得私自离岗，保证工作的连续性和完整性。
第十条公司员工应当遵守公司的保密规定，保护公司的商业秘密，不得泄露公司的机密信息，防止信息泄露。
第十一条公司员工应当维护公司的财产，不得盗窃、挪用公司的资金财物，保障公司的财务安全。
第十二条公司员工应当维护公司的声誉，不得散布谣言，诋毁公司形象，保证公司的外部形象和声誉。
第十三条公司员工应当遵守工作纪律，不得擅自违反工作规定，保证工作的正常进行，提高工作效率。
第十四条公司员工应当做好自我管理，提升自我素质，不断学习进步，增强个人能力，为公司的发展贡献力量。
第三章考核评审第十五条公司将根据员工的工作表现、绩效评价、工作态度等因素进行考核评审，定期进行绩效考核。
第十六条绩效考核结果将作为员工晋升、调薪、奖惩等方面的依据，对公司员工的发展具有重大意义。
第十七条员工应当积极配合公司的考核评审工作，如实填写考核表格，接受领导的评价，提高工作绩效。
规章制度字体格式规定
规章制度字体格式规定第一条：为了规范公司文件的书写，提高公文的质量和美观度，特制定本规范。
第二条：公司文件必须使用宋体字体书写，字号为小四。
第三条：公司文件的标题必须居中书写，字号为小五，加粗。
第四条：公司文件的正文内容必须使用宋体字体，字号为小四。
第五条：公司文件的段落之间必须有一定的行间距，行间距为1.5倍行距。
第六条：公司文件的首行缩进必须为2个字符。
第七条：公司文件的页边距必须设置为上下左右各2.5厘米。
第八条：公司文件中的表格必须使用宋体字体，字号为小四。
第九条：公司文件中的标题和正文内容之间必须有一定的间距，标题和正文内容之间的间距为1.5倍行距。
第十条：公司文件中的注释必须使用宋体字体，字号为小五，加粗。
第十一条：公司文件中的脚注必须使用宋体字体，字号为小五，加粗，位于页面底部。
第十二条：公司文件中的标题必须使用黑色字体书写。
第十三条：公司文件中的编号必须使用阿拉伯数字，按照章、节、条、款的标准进行编号。
第十四条：公司文件中的重点内容必须使用宋体字体，加粗，字号为小四。
第十五条：公司文件中的引用内容必须使用宋体字体，字号为小四，加注引句号。
第十六条：公司文件中的图表必须清晰易懂，图表的字体必须符合规定。
第十七条：公司文件中的英文部分必须使用Times New Roman字体，字号为12号。
第十八条：公司文件中的数字必须使用Arial字体，字号为12号，加粗。
第十九条：公司文件中的公式必须使用宋体字体书写，字号为小四。
第二十条：公司文件中的单位必须使用宋体字体，字号为小四，单位符号尽量统一。
第二十一条：公司文件中的特殊部分（如标题、目录、索引等）必须按照规定格式书写，字体、大小、加粗等样式也要符合规定。
第二十二条：对于特殊书写要求的公司文件，必须经过相关部门批准后才能执行。
第二十三条：对于违反本规定的公司文件，必须立即整改，并责令相关人员进行复核。
第二十四条：本规定自发布之日起正式执行，适用于公司内所有文件书写。
公司内部文件管理规定(精选3篇)
公司内部文件管理规定（精选3篇）（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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公司文件格式规范制度
公司文件格式规范制度一、背景和目的在现代化办公环境中，文件是公司员工之间沟通交流、组织管理的基础工具。
为了提高文件的规范性、统一性和可读性，制定公司文件格式规范制度是必不可少的。
本制度的制定旨在规范公司文件的格式要求，确保文件的排版、字体、标点等符合规范，提高工作效率和协同办公质量。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、临时工作人员和实习生等。
三、文件格式规范要求1.文稿格式：1.1页面设置：A4纸，页边距上下左右均为2.54厘米；1.2字体：正文使用宋体，标题使用黑体；1.3字号：正文字号为小四号（12磅），标题字号按级别设置，一般为二号（14磅）、三号（16磅）或四号（18磅）；1.4行间距：正文行间距使用1.5倍行距；1.5对齐方式：正文使用两端对齐，标题使用居中对齐；1.6首行缩进：段落首行设置为2个字符；1.8标题层级：标题按层级设置，一级标题为主标题，二级标题以下为副标题；1.9标题格式：标题使用加粗或段落用大号字体突出；2.附件格式：2.1文件命名：文件名与正文相关联，简洁明确；2.2 文件格式：附件使用常见的文档格式，如.doc、xls、pdf等；2.3文件大小：附件尽量控制在合理范围内，避免过大；2.4附件注释：在正文中提及的附件应标明相应附件的名称和编号；3.图片格式：3.1图片插入：图片应与正文相协调，插入到对应位置；3.2压缩处理：图片尽量经过合理的压缩处理，以控制文件大小；四、执行责任1.部门负责人应对本制度进行教育和宣贯，并监督员工遵守；2.行政部门应对公司文件进行审核，确保格式符合规范；3.公司高级管理人员应起到示范作用，严格遵守制度，并对违规者进行纠正；4.违反制度的员工，行政部门有权采取相应的纠正措施，包括但不限于警告、通报批评等。
五、附则1.此规范制度将定期进行评估和更新，以适应公司发展的需求；2.本制度对于特殊情况下的文件格式要求，可根据实际需要进行灵活调整；3.此制度自颁布之日起执行。
企业文件管理制度及规范
企业文件管理制度及规范第一章总则为了规范企业文件管理，提高文件管理效率，保障企业信息安全，制定本文件管理制度及规范。
第二章文件管理原则1. 文件管理应遵循合法、准确、全面、透明、便捷的原则。
2. 文件管理应遵循保密、保存、利用、销毁的原则。
3. 文件管理应做到分类、顺序、时限、检索的原则。
第三章文件管理的范围1. 所有单位、部门的文件管理。
2. 不同形式的文件管理，包括纸质文件和电子文档。
第四章文件管理的流程1. 文件的创建：创建单位或部门需要办理的各类文件。
2. 文件的审批：文件经过审批流程，得到相应审批单位的批准。
3. 文件的发布：已经审批通过的文件进行发布，并通知相关人员知晓。
4. 文件的传阅：需要传阅的文件进行电子或实体传阅，并做好相应记录。
5. 文件的留存：对于需要留存的文件，按照规定保存在企业档案室。
6. 文件的归档：已经完成使用但需要保留的文件进行归档，做好归档标识。
7. 文件的借阅：已经归档的文件如需借阅，需经过相关审批手续，明确借阅目的和期限。
第五章文件管理的责任1. 上级领导对文件管理工作负有直接责任，并严格执行文件管理制度。
2. 文件管理员负责具体的文件管理工作，合理分配工作任务，监督文件管理情况。
3. 全体员工要加强守法意识，认真执行文件管理规定，确保文件管理工作的顺利进行。
第六章文件管理的规范1. 所有单位、部门应建立健全文件管理制度，确保文件管理工作的有序进行。
2. 文件管理工作应加强对文件的保管，做到防火、防盗、防湿、防虫等工作。
3. 文件管理工作应及时更新，保持文件的准确性和时效性。
4. 文件管理工作应加强保密意识，对于涉密文件要加强保密措施。
5. 文件管理工作要规范使用电子文档，建立合理的电子文档管理制度。
6. 文件管理工作要加强文件借阅监督，确保文件借阅规范和安全。
第七章文件管理的监督1. 文件管理员对文件管理工作负有监督责任，对文件管理情况定期进行检查和总结。
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公司规范文件规范制度
篇一：公司文档管理制度
(综合管理部)文件
公司文档管理制度
1 目的
为加强公司文件、档案的管理；增强文件、档案安全性和保密性；规范公司文件、档案格式；统一文件、档案程序，特制定公司文件、档案管理办法。
2 格式的规范
公司文件、档案的格式包括：台头、字体、编码，要作到统一、规范，公司对外联系、内部行文按照统一的格式，一律要求计算机打印后送发，不得手写。
公司设置专用服务器，将各项文件、档案的格式及要求置于该计算机服务器上，员工随时调用。
3 档案区分
重要文件及电子邮件，须拷贝或发送到办公室。
由办公室将公司文件、档案进行分期、分类、分级管理，按不同的文件、档案格式编制编码，编码作到明确、统一，方便使用、存档、调阅，并控制使用和调阅的安全性和保密性。
4 文档分类管理
公司建立各类文档的目的，一是通过文档可了解公司整个发展情况，二是便于查找、使用。
根据公司经营范围，文档可分为几类如下： 4.1 行政类
⑴ 公司内部管理制度、交流文件、会议纪要、重要函件；
⑵ 机要文件：股东会/董事会会议纪要、决议等材料；审计报告、商业密件以及不可随意复印的文件或传阅的文件等；
⑶ 公司的宣传材料、简介、刊物等；
⑷ 公司人事档案，各项人事记录；
⑸ 行政产生的各项记录，资产、设备说明书、驱动盘等。
4.2 技术类
⑴ 技术文档/开发平台/产品代码/产品研发测试过程文档和记录；⑵ 技术资料：与工作有关的开发工具及技术参考和学习资料。
4.3 商务类
⑴ 非经营协议：公司之间合作、协作协议；⑵ 经营合同：
① 用于公司的租赁、通讯以及办公方面的合同、协议；
② 商务经营活动合同，包括正式合同、内部合同、采购合同以及合同执行过程记录等；⑶ 客户档案：以客户为单位，自与该客户建立联系开始，除基本情况外，记录每一次活动及每一项合同执行情况。
⑷ 媒介档案：每一家媒介建立独立档案，除基本情况外，记录每次合作或采购活动情况。
4.4 项目文档
从销售立项到完成全过程的项目正式文件和沟通备忘文件，全部独立存档。
4.5 产品运营资料文档
公司外部托管的服务器上的所有内容均由产品经理每周备份一次，刻录光盘交给办公室保管。
5 文档编号规则
⑴ 常规文件编号规则：
公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋具体类别+顺序号（3位）。
如：公司总经理办公会纪要一份：CJ-AM-总经理办公会纪要-006 ⑵ 项目文档编号规则：
项目编号+具体类别+顺序号（3位）
如：XX项目沟通会议纪要一份：-XS-沟通会议纪要-01 ⑶ 公司运营管控文档编号规则：
公司名称缩写＋文档类别头一个字母＋顺序号（3位）。
如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司；“AM”代表所属科目-行政管理；“RR”代表类别-规章制度；“04”代表顺序号
具体科目分配如下：
具体类别分配如下：
⑷ 公司所运行的质量管理体系、ISO27001体系，其体系文档编号规则遵循各自的文档编码体系。
6 文档管理
以上各类文档均包括文书文档、电子文档及网络文档（定期备份）。
对于合同、客户档案、媒介档案、产品文档、代码等有保留价值的文档，必须形成文书文档，所有文档和资料、数据全部及时抄送给办公室，办公室分类后制作备份，建立内部管理数据库，并分密级上传到内部服务器，设置访问权限，员工在授权范围内调用。
6.1 两级管理
分为公司及部门两级管理。
所有文档正本，由公司归档；各部门经常查用的文档由部门保管复印件，并将文档目录报公司备案。
6.2 专人管理
文档管理是很重要的工作，无论任何部门及个人都应遵守制度。
6.3 文档管理人员（办公室）职责
⑴ 负责确定公司文档的内容范围；制定文档归档、管理办法及管理细则；整理、编辑档案。
⑵ 部门文档管理人员负责确定本部门文档内容，并报公司备案；制定本部门管辖范围文档的存档、管理办法及管理细则，并报公司备案；负责文档的编排、汇总、续档，索引的编制及保管，重要文档随时备份，正本交公司归档。
6.4 保密措施
各类文档均属密级文件，公司设有机要柜，部门需有专柜存放。
公司已归档（存档）的文件，如要复印需有负责人批准由专人复印；所以文档一律不得丢失；网上文件，不得随意修改、复制和打印。
6.5 文档保存年限
文档保存年限，一般分为一年、三年、五年及永久保存。
各部门文档保存一般为低年限的。
对于已到期、准备销毁的文档，需先报公司审核批准，方可销毁。
6.6 整理档案时间
⑴ 当年文件按部门分类立档，随时清档，随清随结，年终最后整理。
⑵ 年初整理装订去年文档。
6.7 查阅办法
⑴ 已存档的文件、档料，一般只能在行政档案室查阅，若阅需有关负责人签字办理借阅登记手续，借阅时间不得超过三天，还档案时注销借阅。
⑵ 装订的文件、材料不得拆装，不得撕掉其中部分。
⑶ 所借文档不能私自转借他人，不得随意拿取别人所借文档，以免造成文档的混乱。
7经审批后的各类正式文件、信函等，除执行人手持一份复印件外，须及时将原件送交办公室处归档。
8办公室须及时按公司文档管理办法将审批后的文件分类归档管理，重要的内部文件应注明密级，作机要文件管理。
9 本制度由公司办公室监督执行，解释权和修改权归公司。
篇二：公司发文及文件管理制度
公司发文及文件管理制度
一、目的：
为了完整保存的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。
二、适用范围：
本制度适用于XXXXX。
三、文件管理办法：
1、公司文件产生的途径：
（1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生
的日常通知或规定除外）；
（2）因外部合作与交流产生的法律文件；
（3）因政府管理而产生的报告和审批文件。
2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。
文件发布后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。
3、发文审批流程：
发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案
4、文件的密级管理及受控方式：
（1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密；
（2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。
注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。
（3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交
给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。
审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。
由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。
5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统；
（1）文件编号原则：
首位：公司名称的缩写GYRT；
第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”；
第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行
政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部
(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；
第四位：文件号码，按照该发文单位的文件先后排序，统一从“001”排起。
（2）文件名称：录入全称。
（3）主题词：能够反映文件重点内容的关键词语。
（4）概要：将文件内容和提纲高度概括总结出来。