文件档案管理制度记录
档案管理制度会议记录本
会议名称：档案管理制度会议会议时间：2023年10月26日会议地点：公司会议室主持人：张经理参会人员：李主任、王秘书、张会计、刘技术员、李档案员等会议内容：一、会议主题本次会议的主题是针对公司档案管理制度进行讨论和改进，以提高档案管理效率，确保档案的完整性和安全性。
二、会议议程1. 张经理介绍公司档案管理现状及存在的问题。
2. 李主任汇报《档案管理制度》修订情况。
3. 各部门负责人就档案管理提出意见和建议。
4. 主持人总结发言，明确下一步工作安排。
三、会议内容1. 张经理指出，近年来，公司业务不断发展，档案数量不断增加，但在档案管理方面还存在一些问题，如档案分类不明确、归档不及时、查阅不便等。
这些问题影响了公司档案的利用效率，也给档案管理工作带来了一定的困扰。
2. 李主任就《档案管理制度》修订情况进行了汇报。
修订后的制度主要包括以下几个方面：（1）明确档案分类标准，确保档案分类的科学性和合理性。
（2）规范档案归档流程，确保档案归档及时、准确、完整。
（3）加强档案保密工作，确保档案安全。
（4）提高档案查阅效率，方便各部门利用档案。
3. 各部门负责人针对档案管理提出了以下意见和建议：（1）加强档案员队伍建设，提高档案员业务水平。
（2）加大档案信息化建设力度，实现档案电子化管理。
（3）定期开展档案业务培训，提高全体员工档案意识。
（4）完善档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。
4. 主持人总结发言，强调以下几点：（1）各部门要高度重视档案管理工作，切实提高档案管理意识。
（2）严格执行《档案管理制度》，确保档案管理工作规范化、制度化。
（3）加强档案信息化建设，提高档案管理效率。
（4）定期检查档案管理工作，及时发现和解决问题。
四、会议总结本次会议对档案管理制度进行了深入讨论和改进，明确了下一步工作方向。
各部门要按照会议精神，切实加强档案管理工作，为公司发展提供有力保障。
会议结束。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度一、前言文件记录和档案管理制度是一种规范和保护文件和档案的重要措施，是各类单位和组织必须遵守的规定。
归档是防止文件和数据丢失、损坏、泄漏和被篡改的有效方式，同时能提高文件的利用价值。
本文将介绍文件记录和档案管理制度的内容和实施方法。
二、文件管理的内容2.1 文件记录的定义文件记录是指机构或单位在工作过程中所形成的各种文字、表格、图表、图片等记录信息的载体。
2.2 文件记录的分类文件记录可分为以下几种类型：1.通知、公告、通报、简报2.决策、决定、命令、指示、规定、制度3.业务活动计划、总结、报告、方案、意见、建议、评估4.调研报告、统计报表、手册、说明书、标准规范5.其他必要的文件和资料2.3 文件记录的管理文件记录的管理应符合以下原则：1.完整性和真实性：文件记录应当真实、全面、正确、清晰，符合事实及法律法规的规定；2.保密性和安全性：文件记录应当严格保密，防止泄露和丢失，安全存储；3.保管期限合理性：文件记录的保存期限应根据法律法规的规定和实际需要定期进行审查调整，设置保管期限，过期文件应当依法予以销毁或归档处理；4.检索和利用方便性：文件记录应当便于检索和查阅，方便利用。
2.4文件记录的保管文件记录的保管主要包括以下方面：1.文件的外观要整洁、清晰，标注重要信息；2.文件的编号标注要清晰、统一，在编号管理制度规定的范围内进行；3.对于长期保管的文件记录，要注意减少恶劣环境对文件产生的影响；4.对于涉密或重要文件记录的保管，要进行分类、加密、备份、定期检查、报废等操作。
三、档案管理的内容3.1 档案的定义档案是指各种载体上的文件记录，包括纸质档案、电子数据档案、微缩胶片档案、图像档案等。
3.2 档案的保管期限根据《档案管理条例》的规定，档案保存期限一般分为永久保存、长期保存和短期保存。
1.永久保存档案：如重要历史、文化、科技遗产以及领导、机构、人员重要事迹的档案等；2.长期保存档案：如对研究、审计、监督、审批、社会评价等有重要作用的档案；3.短期保存档案：如日常业务、统计、计划、档案决策等及时性强并不必须长期保存的档案。
文档档案管理制度(5篇)
文档档案管理制度一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。
三、文件管理员应按以下程序工作1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存档备查。
3、文件收发文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时间、收文时间、收文人签名。
文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人签名、收文人签名。
四、文件存放和销毁1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。
2、文件的存放和提取应由专职人员负责。
3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。
4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一起，以便查找。
5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。
对需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销毁，销毁文件时由分管站长在场监销。
五、文件借阅1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓名，注明归还时间，借阅人签名。
交待纪律，保证文件不丢失，不得转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。
2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借阅。
3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。
六、处理对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。
文档档案管理制度（2）是一项组织的制度和规范，用于管理和维护组织内部的文档和档案。
档案管理制度及执行记录
一、制度概述为加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本档案管理制度。
二、制度内容1. 档案收集与整理（1）对单位内部形成的文件、资料、照片等，按照国家档案分类标准进行分类整理。
（2）对外来文件、资料，经审查后及时归档。
（3）定期对档案进行清点、核对，确保档案完整无缺。
2. 档案保管（1）设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备。
（2）实行专人负责制度，确保档案的保密性和安全性。
（3）定期对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。
（4）建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。
3. 档案鉴定与销毁（1）定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁。
（2）销毁失去价值的档案，需经鉴定小组提出意见，报单位负责人批准。
（3）销毁档案时，由两人监销，确保档案的销毁安全。
4. 档案利用（1）为用户提供便捷的档案查询服务。
（2）根据工作需要，提供档案复制、翻译等服务。
（3）加强档案信息资源的开发利用，为各项工作提供有力支持。
三、执行记录1. 2022年1月，组织开展档案整理工作，完成档案分类、编号、装订等工作。
2. 2022年2月，设立档案室，配备档案柜、温湿度计、灭火器等设备。
3. 2022年3月，明确档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、借阅等工作。
4. 2022年4月，对档案进行防潮、防霉、防虫、防鼠等防护措施。
5. 2022年5月，建立健全档案借阅制度，严格控制档案借阅权限。
6. 2022年6月，对档案进行鉴定，确定存毁，销毁失去价值的档案。
7. 2022年7月，为用户提供便捷的档案查询服务，提供档案复制、翻译等服务。
8. 2022年8月，加强档案信息资源的开发利用，为各项工作提供有力支持。
四、总结本档案管理制度自实施以来，单位档案管理工作取得了显著成效。
档案的完整、准确、安全和有效利用得到了有力保障。
今后，我们将继续完善档案管理制度，提高档案管理水平，为单位的发展提供有力支持。
行政档案管理制度执行记录
一、执行背景为加强我单位行政档案管理工作，确保档案资料完整、准确、安全、便于利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法规，结合我单位实际情况，制定了《行政档案管理制度》。
自制度实施以来，我单位高度重视，严格按照制度要求执行，现将执行情况记录如下：二、执行过程1. 成立档案管理小组成立由单位领导担任组长，相关部门负责人为成员的档案管理小组，负责组织实施《行政档案管理制度》。
2. 制定具体措施根据《行政档案管理制度》，制定以下具体措施：（1）明确档案归档范围。
对单位各部门形成的各类文件、资料、报表、照片等，按照规定进行分类、整理、归档。
（2）规范档案收集、整理、归档流程。
明确各部门档案收集、整理、归档的时间节点和责任人。
（3）加强档案保管工作。
确保档案库房安全，配备必要的防火、防盗、防潮设施。
（4）提高档案利用率。
建立健全档案查阅、借阅制度，方便单位内部及外部人员查阅。
3. 开展档案培训组织全体员工参加档案管理培训，提高员工对档案管理工作的认识，确保制度得到有效执行。
4. 定期检查与考核定期对各部门档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
将档案管理工作纳入年度考核，对表现优秀的部门和个人进行表彰。
三、执行效果1. 档案管理制度得到有效执行，档案资料完整、准确、安全。
2. 档案查阅、借阅方便快捷，提高了档案利用率。
3. 档案管理工作规范化、科学化，为单位决策提供了有力支持。
4. 员工对档案管理工作的认识得到提高，自觉遵守档案管理制度。
四、存在问题及改进措施1. 存在问题：部分部门对档案管理工作重视程度不够，档案资料整理不规范。
改进措施：加强对各部门的宣传教育，提高档案管理意识；定期开展档案管理培训，提高档案整理水平。
2. 存在问题：档案库房设施不够完善，存在安全隐患。
改进措施：积极争取单位领导支持，加大投入，完善档案库房设施，确保档案安全。
总之，我单位将继续严格执行《行政档案管理制度》，不断提高档案管理水平，为单位的持续发展提供有力保障。
档案管理制度及执行记录
一、引言档案是组织、单位、个人在工作和生活中产生、接收、处理和保存的各类文件、资料、影像等的总和。
档案管理是维护国家信息安全、保障社会稳定、推动经济社会发展的重要基础。
为了规范我单位档案管理工作，提高档案管理水平，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度及执行记录。
二、档案管理制度1. 档案分类（1）按来源分类：分为内部档案和外部档案。
（2）按载体分类：分为纸质档案、电子档案和声像档案。
（3）按内容分类：分为行政管理档案、业务档案、人事档案、财务档案、科研档案等。
2. 档案收集（1）及时、全面收集各类档案资料，确保档案的完整性。
（2）对重要档案资料，实行专责专人负责，确保档案资料的安全。
（3）对收集的档案资料进行分类、整理，并做好登记工作。
3. 档案整理（1）按照档案分类标准，对档案资料进行分类、编号、编制目录。
（2）对档案资料进行编号，确保档案的有序存放。
（3）对破损、褪色的档案资料进行修复和保护。
4. 档案保管（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防盗。
（2）档案资料应按分类存放，便于查阅和利用。
（3）定期对档案库房进行清洁、消毒，确保档案资料的安全。
5. 档案查阅（1）查阅档案资料应办理相关手续，填写查阅登记表。
（2）查阅人员应遵守档案查阅规定，不得随意涂改、损毁档案资料。
（3）查阅档案资料应遵循保密原则，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私。
6. 档案销毁（1）对已过保管期限的档案资料，经批准后予以销毁。
（2）销毁档案资料前，应进行登记、清点，确保档案资料的完整性。
（3）销毁档案资料时，应采取安全、环保的方式，防止环境污染。
三、执行记录1. 档案收集（1）2021年1月，收集内部档案100份，外部档案50份。
（2）2021年2月，收集内部档案80份，外部档案30份。
2. 档案整理（1）2021年3月，完成行政管理档案、业务档案、人事档案等分类、编号、编制目录工作。
（2）2021年4月，完成财务档案、科研档案等分类、编号、编制目录工作。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度1. 简介文件记录和档案管理是组织或个人在日常工作中不可或缺的重要工作内容。
好的文件记录和档案管理制度可以确保组织或个人能够及时、准确地保存、查阅、整理和利用文件和档案，以提高工作效率和管理水平，确保工作顺利进行。
本文档将介绍文件记录和档案管理制度的相关规定和原则，以帮助组织或个人建立完善的文件记录和档案管理制度。
2. 文件记录制度2.1 文件的定义在本文档中，文件指任何形式的书面记录，包括但不限于：纸质文件、电子文件、音像资料、电子邮件、短信、微信等。
2.2 文件的保存期限组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的保存期限。
一般来说，重要的文件应长期保存，不重要的文件可以适时销毁。
2.3 文件的分类、编号和归档组织或个人应根据文件的种类和需要，制定不同的分类、编号和归档方法，以便于查阅和管理。
在文件编号和归档过程中，必须保证文件编号的唯一性和文件归档的完整性。
2.4 文件的查阅和借阅组织或个人应根据需要，制定文件查阅和借阅的规定。
在文件查阅和借阅过程中，必须保护文件的安全和保密。
3. 档案管理制度3.1 档案的定义和分类在本文档中，档案指具有历史、科学、艺术或行政价值，长期保存的文件和资料。
档案根据其性质和用途，可分为行政档案、科研档案、艺术档案、历史档案等。
3.2 档案管理的原则和流程档案管理的原则是：真实、准确、完整、可靠、安全、保密。
档案管理的流程包括：档案的收集、整理、鉴定、编目、存储、利用和销毁。
在这个过程中，必须按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。
3.3 档案的存储条件和保管措施档案的存储条件和保管措施应根据档案的种类和需要制定。
在档案存储和保管过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。
3.4 档案利用的规定和要求档案的利用应按照国家和地方的档案管理法规和规定进行。
档案的利用应具有严谨性、规范性和界限性。
在档案利用过程中，必须保证档案的安全、保密和完整。
4. 合规性要求所有组织或个人在文件记录和档案管理过程中，必须遵守国家和地方的法律法规和行业规范，制定和遵守相应的规章制度和操作规程，确保文件和档案的合规性、真实性和准确性。
文件、记录和档案管理制度
文件、记录和档案管理制度1 目的为了对安全标准化的文件和档案进行控制，确保文件的充分性、适用性、有效性，特制定本制度。
2 适用范围本制度适用于本公司各单位可参照本制度制定符合实际的管理制度。
3 术语和定义3.1文件指的是形成的正式文书，分为公文、文书、函件和其他文件。
3.2记录和档案指生产活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。
4 职责4.1主要负责人负责安全标准化运行文件的批准；负责安全标准化文件的评审和组织修订。
4.2安环部负责安全标准化文件、资料的收集、安全标准化文件的发放、控制管理，并负责整理、分类、保存、归档、借阅和销毁；负责安全资料档案和消防档案的归档和管理。
5 工作程序5.1文件资料控制（1）外部文件：与本公司有关的上级机关或行业协会下发的决定、批示、规定、通知等；（2）内部文件：安全标准化文件及相关记录，包括：本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、消防档案等（3）与安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等（4）文件的编号本公司根据安全标准化文件的管理需要将安全标准化文件进行编号：管理制度：编号为LSDQ–顺序号-版本号（A、B……）表单：编号为LS-BD-顺序号（三位）（5）文件和资料的管理1）文件的发放按文件规定的发放范围由安环部负责，并作好《文件发放记录》。
2）安环部负责文件资料的及时修改、补充或换版，及时更换新版本和更改《有效文件资料清单》，将失效、作废文件资料收回，标识登记，并销毁处置。
3）文件的持有部门（人）负责妥善保管和使用有效文件，如有毁损，丢失，及时向安环部报告。
4）本公司所有与消防安全有关的法律、法规、技术标准、工具书等，由安环部负责标识、保存和借阅并建立资料清单和借阅记录。
如发生丢失或损坏，安环部及时进行处理。
5）各部门收到的与安全有关的外部文件应及时交由安环部登记，并下发到相应的部门，做好《文件发放记录》。
6）借阅文件时，应办理借阅手续，借阅人应对所借阅材料妥善保管，不得损坏、丢失，并按期归还。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
文件档案管理制度记录每一种规章制度的确立,都是对于自己工作的负责,只有制度的设立,才能规范工作中的秩序。
下面是由作者给大家带来的文件档案管理制度记录7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度记录篇1为规范学校文件签发程序，提高工作效率，根据上级有关规定，结合本校实际，特制__学校文件签发制度。
一、以学校或学校党总支名义向上级报送的重要报告、请示以及下发的涉及全局工作的指导性文件、决定、规定，经有关处室(学部)根据校务会议或党总支会讨论决定的结论拟稿，处室(学部)领导审核，由校长或书记签发。
二、以学校名义向上级报送的有关单项性问题的报告和请示，下发的有关单项性工作的指示、规定、通知，经有关处室、学部拟稿，处室、学部主管领导核稿，由分管领导签发。
政策性较强的应经校长审阅。
三、以办公室名义上报、下发的文件、材料等，由办公室主任签发。
会议通知一般由分管领导审阅同意后以办公室名义下发。
四、文件签发前，一般先由办公室主要负责人核实、校正文字。
文件处理办法为规范学校办文制度，明确职责分工，提高工作效率，现对学校文件处理办法作如下规定：一、收文处理收来文件由文书统一签收、启封、登记，并分类处理。
1、传阅文件。
供了解、参考的文件，一般作传阅处理。
属机密的传阅范围为规定范围，普通文件传阅范围为处室、学部负责人以上干部，由办公室负责送阅；其他干部自行到文书处阅读。
处室、学部负责人以上干部阅文后应在文件处理单阅文签名栏签名。
为加快文件传阅速度，送阅文件一般应在当天阅读完毕。
传阅文件送阅完毕，由文书统一归档。
2、承办文件。
来文要求承办、答复的作承办文件处理。
(l)涉及重大事项或几个处室、学部协作承办的文件，由办公室送校主要领导阅示后，按领导批示处理；属处室、学部职能范围的直接交处室、学部阅办。
(2)要求办理时限在二日以内的，作承办急件处理。
如遇主要领导外出的，由办公室直接交处室、学部负责人阅办。
(3)处室、学部办文完毕，需在文件处理单上填写办理结果，并交办公室转作传阅文件。
借阅收来文件，需填写借阅单，并按时归还办公室。
二、内部文件处理党总支会议、校务会议、校长办公会议、行政会议、教职工代表大会和有关专项会议的记录及全校各种工作计划、总结、月工作行事历等，均为内部文件处理，记录文件在年终统一交办室归档。
各处室、学部的学期（学年）工作计划在每学期（学年）开学前交办公室，处室、学部的学期（学年）工作小结（总结）应在学期（学年）结束前10天内交办公室汇总，由办公室综合整理后，作为学校学期（学年）工作计划、总结、行事历的附件归档。
各处室（学部）的有关文件材料（一式三份）应抄报办公室。
三、外发文件处理外发文件为本校上报、下发的请示、报告、批复、通知、公函、通报及信息简报等。
有关外发文件的审批程序按本校发文制度执行。
外发文件需发送本校有关处室、学部及领导的，由拟文处室或学部在拟文稿上注明，由办公室统一分发。
各处室、学部外发文件由办公室统一编号，并由办公室视轻重缓急统一交总校文印室打印，各处室、学部负责文件的校对，办公室负责除机密件外文件的封口、外发。
文件外发前，办公室应再作一次校阅，若有误差，及时收回更正。
文件档案管理制度记录篇21目的运用科学有效的管理方法，规范上海分公司、各管理处对质量体系文件的控制，从而保证质量体系的有效运行。
2适用范围适用于上海分公司、各管理处对质量体系文件的建立、使用和保存等等。
3职责3.1管理部质量主管负责所有质量体系文件的控制。
3.2分公司内部使用的作业指导书由部门内部人员编制;管理处内部使用的作业指导书由相关人员编制。
3.3管理者分代表和相关主管人员负责分公司内部使用的质量体系文件的审核和日常督促改进工作;管理者分代表和管理处主任审核管理处内部使用的质量体系文件。
3.4分公司经理负责分公司内部和管理处内部使用的质量体系文件的批准。
4实施程序4.1质量体系文件的建立4.1.1质量手册和程序文件。
质量手册和程序文件由总公司质量部统一编制发放，分公司管理处不得涂改。
4.1.2管理处作业指导书4.1.2.1管理处作业指导书由管理处各部门相关人员编写、排版、打印。
4.1.2.2相关部门主管需要对作业指导书进行会审，分管副总经理负责复审，总经理负责审批。
4.1.2.3质量主管对文件进行编号及排版检查，并办理《作业指导书审批单》。
a.编号方法为:wi-sh(__)-__-__顺序号文件类别号上海分公司__管理处代码作业指导书代码文件类别号有九类，分别为:fa(物业管理方案)、zh(综合管理)、gc(房屋、设施、设备)、ag(消防、安管、车辆管理)、hj(环境管理)、kh(客户服务、社区文化)、jy(经营、财务管理)、bm(部门工作指导)、st(食堂)。
b.排版格式见总公司《体系文件控制程序》。
4.1.2.4对于分公司各个部门的编号划分:33-01为综合部，33-02为管理部，33-03为市场部，33-04为工程部，33-05为财务部，33-06为凯迪克大厦管理处。
4.1.3物业管理方案4.1.3.1《物业管理方案》由各项目管理处负责编写。
4.1.3.2管理者分代表负责《物业管理方案》的审核，总经理复审后报总公司主管领导批准。
4.1.3.3质量主管对《物业管理方案》进行编号、排版和打印。
4.2质量体系文件的修改4.2.1在质量体系文件的建立过程中，对审核和批准不通过的质量体系文件要进行修改或重新编写。
4.2.2对投入使用的质量体系文件修改需经过审批，审批权限参照文件建立审批权限。
4.2.3文件修改时，由提出人填写《体系文件修改申请单》，经原文件审批人员审批后，由质量主管将修改的内容加到正式文件中。
4.2.4文件内容修改后，对修改某页要将修改状态在《文件修改状态页》中注明。
4.2.5当文件修改超过5次或修改内容较多时，应换版。
4.3质量体系文件的使用4.3.1作业指导书的编制人员负责向文件执行人员进行文件解读和培训，并对文件实施的情况进行检查，质量主管负责建立《体系文件目录》。
4.3.2所有质量体系文件在使用中要保持版面清洁。
4.4质量体系文件的发放4.4.1质量体系文件发放方式:质量体系文件发放给相关业务部门时，质量主管先将质量体系文件目录发放给各部门主管，让其自行选择本部门需使用的文件，而后质量主管将其选定的文件内容复印发放给相关部门。
4.4.2质量体系文件的发放需建立相应的《受控文件发放记录表》，由领用人签名登记。
4.4.3除外来文件以外，发放到各部门的质量体系文件需在文件每页的右上方(表格除外)加盖红色受控文件章。
4.5质量体系文件的借阅4.5.1除公司领导外，其他人员借阅质量体系文件均需经过质量主管的批准，并填写《文件借阅登记表》。
4.5.2借出和归还文件时，必须办理清点手续，由质量主管和借阅者当面核对清楚。
4.5.3未经批准不得对质量体系文件进行复制。
4.5.4文件如有丢失、损坏，需立即采取相应措施，并追究当事者责任。
4.6质量体系文件的保存4.6.1管理处作业指导书保存一份原件，作业指导书的电子文档要做备份。
4.6.2质量手册、程序文件及管理处作业指导书原件存放于管理部文件架内，应排列整齐，以便查找。
发放到各部门的质量体系文件由各部门自行保存，不得遗失。
4.6.3文件存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。
4.6.4作废的质量手册、程序文件要交还总公司质量部，不得自行销毁。
4.6.5分公司、各管理处的作业指导书因不适用或因其它原因作废的，可直接销毁，但须保存一份加盖作废章的作废文件原件。
对作废文件保存2年后可销毁，并建立《作废文件保存清单》。
5质量要求所有质量体系文件都必须按照《体系文件控制程序》的规定进行管理。
管理处的作业指导书还需按照本文件的规定进行控制。
6监督检查总经理负责按照《体系文件控制程序》和本文件的要求对质量体系文件的控制进行监督和检查。
7改进分析本文件的使用过程中如发现不适用的应及时修改，以保证质量体系文件控制的有效性。
8记录、标识8.1 《作业指导书审批单》8.2 《文件借阅登记表》8.3 《受控文件发放记录表》8.4 《作废文件保存清单》8.5 《文件修改状态页》8.6 《体系文件目录》8.7 《体系文件修改申请单》文件档案管理制度记录篇31.总则1.1为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。
1.2所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。
2.范围2.1公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2.2公司股东会、董事会形成的文件材料；2.3公司章程、公司制度体系、内部发文；2.4公司有效证照、证件、印章；2.5公司获得的荣誉资料；2.6公司年度工作计划及资金计划；2.7会计凭证、报表、财务分析；2.8各项计划、检查、总结；2.9公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；2.10各种人事材料；2.11工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；2.12各种合同、契约、协议、招投标系列文件；2.13电子文档及声像资料；3.要求3.1.编制《档案卷内目录》，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。
四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-023.2.档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。
3.3.所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。
如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。
在每页目录下注明立卷人姓名和日期。
3.4.立卷的质量标准：a)归档文件完整齐全；b)分类清楚；c)标题确切易查找；d)卷内排列系统、条理；e)保管期限准确；f)卷皮书写工整；g)装订整理结实、美观。
3.5.以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档人名字及入档日期（如：张三于2011年1月1日，将市场部商务李四交管的2010年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四2010年6-12月下单统计表张三20110101）。
3.6.公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。
3.7.文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。
4.期限4.1永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；四川建华科技有限公司管理文件档案管理制度SCJH-I-2011-024.2 10年保存：公司年度工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；4.3 5年保存：公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；4.4 1年保存：结案后无长期保存必要者；4.5财务类档案按照会计相关法律规定存档。