工贸企业安全标准化管理体系文件管理制度

工贸企业安全标准化管理体系文件管理制度

1目的

为了对公司安全标准化管理体系有关的文件进行规范管理，确保各相关场所使用文件为有效版本，特制定《安全标准化管理体系文件管理制度》。

2范围

适用于公司安全标准化管理体系有关的文件管理。

3术语解释

3.1归口：组织、协调、检查、统计、分析、保管、保存。

3.2归档：保管、保存、移交。

3.3受控：对文件的编、审、批、标、发、管、改、废、留、毁等均按规定程序进行控制的文件。

3.4非受控：按规定范围发放，但不控制更改、更换等工作，不保证反映不断变化的现行要求，不一定是有效版本。

3.5划线更正法:在拟更改文字的中间部位划一条横杠,在其附近用碳素笔(或黑色钢笔)填写更改后的内容和更改人的姓名及更改日期。也可加盖更改人签章。

4职责

4.1总经理负责批准安全标准化手册、批准程序文件、安全管理制度、安全操作规程、应急预案及其他支持性文件。

4.2安全生产领导小组负责审核安全标准化手册、程序文件、安全管理制度、安全操作规程、应急预案、记录汇编及其他支持性文件。

4.3安全生产领导小组办公室是安全标准化体系文件控制的归口管理部门：

4.3.1负责编制安全标准化手册，组织协调相关部门编制和更改各自的程序文件、管理制度、操作规程、应急预案、作业指导书、支持性文件、记录；

4.3.2相关法律、法规、标准、规范、规章等的收集整理，以及发放的控制；4.3.3负责安全标准化管理体系文件的编号、标识、发放、更改、归档、保管和销毁。

4.4档案管理员负责档案的归口管理。

4.5各科室、班组负责本单位与安全标准化有关的文件的收集、整理和保管工作。5安全标准化相关文件的管理要求

5.1安全标准化管理体系文件的分类

5.1.1安全标准化手册（一层次）；

5.1.2程序文件、安全管理制度（二层次）；

5.1.3安全操作规程、作业指导书和应急预案（三层次）：

5.1.4记录（四层次）；

5.1.5法律、法规；

5.1.6国家标准或行业技术标准；

5.1.7各级政府主管部门下发的规范、规章。

5.2安全标准化体系文件的编号

注：MMGMAQBZH为XXXXXXX工贸有限责任公司在安全标准化体系文件中的编码。

A0：表示第A版第0次修改；A1：表示第A版第一次修改；B1: 表示第B 版第1次修改。

5.2.1安全标准化手册编号

5.2.2安全标准化体系程序文件、管理制度编号

注：第一版未修订的，其版本号可不标注；修订后必须标注。

5.2.3安全标准化体系支持性文件:安全管理发文，安全操作规程、作业指导书和应急预案等编号

公司编制的安全操作规程、作业指导书和应急预案等，其编号规则如下：

注：第一版未修订的，其版本号可不标注；修订后必须标注。

5.2.4安全标准化体系记录编号

MMGMAQBZH

第一版未修订的，其版本号一般不标注；修订后必须在原记录编号后加以标注版本号，如加A1表示第一次修订后的同一名称的记录，加A2表示第二次修订后的同一名称的记录。。

5.2.5法律、法规采用原名称及原编号。

5.2.6国家标准或行业技术标准采用原名称及原编号。

5.2.7各级政府主管部门下发的规范、规章：采用原名称或原编号。

5.2.8安全标准化管理体系与其他管理体系共用的的文件其编号保持原体系编号不变。

5.3受控类文件的编写、审核、批准、发放管理

5.3.1安全标准化手册由安全生产领导小组办公室组织编写，安全生产领导小组办公室主任审核，总经理批准。程序文件、管理制度及支持性文件由各部门组织人员编写，公司总经理批准。安全生产领导小组办公室负责文件的相关登记、发放等的控制。填写文件发放记录。

5.3.2政策性方面主要的法律、法规、标准、规范、规章等由安全生产领导小组办公室负责收集、整理、识别、登记，填制《适用的安全生产法律、法规与其他

要求清单》,管理者代表审核、公司主要负责人审批。

5.3.3安全标准化体系相关文件的发放范围由安全生产领导小组办公室提出，安全生产领导小组办公室主任批准。

5.3.4记录有电子、纸质等承载媒体方式，按《安全标准化记录管理制度》执行。

5.2.5安全标准化体系文件的发放、回收均要填制文件发放、回收记录。

5.3.6安全生产领导小组办公室应确保安全标准化体系文件使用的各场所都应得到相关文件的最新版本。

5.4文件的受控状况

5.4.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，列入本文件“5.1”中的七类文件均为“受控”，所有受控文件（不包括记录）必须在该文件封面加盖表明其受控的印章及发放号。

5.4.2非受控类文件的编写、审核、批准、发放

“非受控”类文件，可根据持有人的工作性质予以发放。涉及审批的，其审核、批准、发放按“5.3”执行。但“非受控”文件的回收、更改、换版、作废等不作为受控范围。

5.5文件的更改

5.5.1安全标准化手册需更改应由安全生产领导小组办公室提出更改意见，并填写《文件更改通知单》，并按原审批程序执行。

5.5.2其他文件的更改由建议更改的部门填写《文件更改通知单》，按原审批程序执行。

5.5.3对少量的变动可由更改人采用“划线更正法”进行更改，当一页有三处以上（含三处）的更改时，采取换页的方式进行并标注修改次数。

5.5.4文件的版次号按大写英文字母从A开始顺序标注。当文件出现重大或多次更改、公司发生重大调整等情况时，对体系文件作整体换版处置，并做出相应的换版标注。

5.5.5所有文件的更改方式由安全生产领导小组办公室在《文件更改通知单》注明“更改方式”和“负责更改的人员”，并在三天之内完成更改工作。

5.6文件的领用、借阅和复制

5.6.1文件分为“受控”文件（标识为红色的“受控”印章）和“非受控”文件（无标识），“受控”文件在更改时接受更改服务，“非受控”文件不接受更改服

务，非受控文件仅供参考。文件发放必须填写《文件发放、回收记录》。

5.6.2因破损需重新领用文件的，由文件使用部门向文件发放部门提出申请后，以旧换新。若发生文件遗失，由遗失单位提出申请，经安全生产领导小组办公室主任审批同意后方可补发。持有文件人员因工作变迁、调动、应将“受控”文件交回文件发放部门。持有文件人员不得私自复制文件，不得私自向外部人员借用、赠送、转让。

5.6.3内外部人员借阅与管理体系有关的文件时，应填写《文件借阅复制记录》，由安全生产领导小组办公室主任批准；内外部人员需复制管理体系文件时，由安全生产领导小组办公室主任批准。

5.7文件保管、作废与销毁

5.7.1上述文件由编制部门或使用部门分类进行保管。

5.7.2文件失效或因其它原因需要作废时，由原发放部门提出申请经安全生产领导小组办公室主任批准后方可作废，作废的文件应及时从使用场所撤出，需保存的加盖“作废留存”印章，确保防止作废文件的非预期使用。

5.7.3对要销毁的作废文件，由原发放部门填写《文件销毁申请表》，经安全生产领导小组办公室主任批准后方可销毁。方式有：撕毁、烧毁、磁盘格式化，损坏光盘等。

5.7.4对承载媒体为样品、图片的文件，按照上述规定执行。

5.7.5管理体系文件编制并完成审批手续后，由文件编制部门将电子版本交安全生产领导小组办公室保存于指定的计算机，并设置密码指定专人控制；除非安全生产领导小组办公室主任或总经理批准，不得对外提供；在没有接到审批的《文件更改通知单》之前，不得作任何变动。

5.7.6涉及文件和资料的档案管理按《档案管理制度》执行。