工程承包合同履行过程中的合同管理

工程承包合同履行过程中的合同管理 合同签订后，作为企业层次的合同管理工作主要是进行合同履行分析、协助企业建立合适的项目经理部及履行过程中的合同控制。 （一）概述 1、 承包合同履行分析的必要性 承包商在合同实施过程中的基本任务是使自己圆满地完成合同责任。整个合同责任的完成是靠在一段段时间内，完成一项项工程和一个个工程活动实现的，所以合同目标和责任必须贯彻落实在合同实施的具体问题上和各工程小组以及各分包商的具体工程活动中。承包商的各职能人员和各工程小组都必须熟练地掌握合同，用合同指导工程实施和工作，以合同作为行为准则。国外的承包商都强凋必须“天天念合同经”。 但在实际工作中，承包商的各职能人员和各工程小组不能都手执一份合同，遇到具体问题都由各人查阅合同，因为合同本身有如下不足之处： 1）合同条文往往不直观明了，一些法律语言不容易理解。在合同实施前进行合同分析，将合同规定用最简单易懂的语言和形式表达出来，使人一目了然。这样才能方便日常管理工作。承包商、项目经理、各职能人员和各工程小组也不必经常为合同文本和合同式的语言所累。 工程各参加者，包括业主、监理工程师和承包商、承包商的各工程小组、职能人员和分包商，对合同条文的解释必须有统一性和同一性。在业主与承包商之间，合同解释权归监理工程师。而在承包商的施工组织中，合同解释权必须归合同管理人员。如果在合同实施前，不对合同作分析和统一的解释，而让各人在执行中翻阅合同文本，极容易造成解释不统一，而导致工程实施的混乱。特别对复杂的合同，各方面关系比较复杂的工程，这个工作极为重要。 （2）合同内容没有条理，有时某一个问题可能在许多条款，甚至在许多合同文件中规定，在实际工作中使用极不方便。例如，对一分项工程，工程量和单价在工程量清单中，质量要求包含在工程图纸和规范中，工期按网络计划，而合同双方的责任、价格结算等又在合同文本的不同条款中。这容易导致执行中的混乱。 （3）合同事件和工程活动的具体要求（如工期、质量、技术、费用等），合同各方的责任关系，事件和活动之间的逻辑关系极为复杂。要使工程按计划有条理地进行，必须在工程开始前将它们落实下来，从工期、质量、成本、相互关系等各方面定义合同事件和工程活动。 （4）许多工程小组，项目管理职能人员所涉及到的活动和问题不是全部合同文件，而仅为合同的部分内容。他们没有必要在工程实施中死抱着合同文件。 （5）在合同中依然存在问题和风险，这是必然的。它们包括两个方面：合同审查时已经发现的风险和还可能隐藏着的尚未发现的风险。合同中还必然存在用词含糊，规定不具体、不全面、甚至矛盾的条款。在合同实施前有必要作进一步的全面分析，对风险进行确认和定界，具体落实对策和措施。风险控制，在合同控制中占有十分重要的地位。如果不能透彻地分析出风险，就不可能对风险有充分的准备，则在实施中很难进行有效的控制。 （6）合同履行分析是对合同执行的计划，在分析过程中应具体落实合同执行战略。 （7）在合同实施过程中，合同双方会有许多争执。合同争执常常起因于合同双方对合同条款理解的不一致。要解决这些争执，首先必须作合同分析，按合同条文的表达分析它的意思，以判定争执的性质。要解决争执，双方必须就合同条文的理解达成一致。 在索赔中，索赔要求必须符合合同规定，通过合同分析可以提供索赔理由和根据。 合同履行分析，与前述招标文件的分析内容和侧重点略有不同。合同履行分析是解决“如何做”的问题，是从执行的角度解释合同。它是将合同目标和合同规定落实到合同实施的具体问题上和具体事件上，用以指导具体工作，使合同能符合日常工程管理的需要，使工程按合同施工。合同分析应作为承包商项目管理的起点。 2、合同分析的基本要求 （1）准确性和客观性 合同分析的结果应准确，全面地反映合同内容。如果分析中出现误差，它必然反映在执行中，导致合同实施更大的失误。所以不能透彻、准确地分析合同，就不能有效全面地执行合同。许多工程失误和争执都起源于不能准确地理解合同。 客观性，即合同分析不能自以为是和“想当然”。对合同的风险分析，合同双方责任和权益的划分，都必须实事求是地按照合同条文，按合同精神进行，而不能以当事人的主观愿望解释合同，否则，必然导致实施过程中的合同争执，导致承包商的损失。 （2）简易性 合同分析的结果必须采用使不同层次的管理人员、工作人员能够接受的表达方式，如图表形式。对不同层次的管理人员提供不同要求，不同内容的合同分析资料。 （3）合同双方的一致性 合同双方，承包商的所有工程小组、分包商等对合同理解应有一致性。合同分析实质上是承包商单方面对合同的详细解释。分析中要落实各方面的责任界面，这极容易引起争执。所以合同分析结果应能为对方认可。如有不一致，应在合同实施前，最好在合同签订前解决，以避免合同执行中的争执和损失，这对双方都有利。合同争执的最终解决不是以单方面对合同理解为依据的。 （4）全面性 1）合同分析应是全面的，对全部的合同文件作解释。对合同中的每一条款、每句话，甚至每个词都应认真推敲，细心琢磨，全面落实。合同分析不能只观其大略，不能错过一些细节问题，这是一项非常细致的工作。在实际工作中，常常一个词，甚至一个标点能关系到争执的性质，关系到一项索赔的成败，关系到工程的盈亏。 2）全面地、整体地理解，而不能断章取义，特别当不同文件、不同合同条款之间规定不一致，有矛盾时，更要注意这一点。 3、合同履行分析的内容和过程 按合同分析的性质、对象和内容，它可以分为： （1）合同总体分析； （2）合同详细分析； （3）特殊问题的合同扩展分析。 （二）合同总体分析 合同总体分析的主要对象是合同协议书和合同条件等。通过合同总体分析，将合同条款和合同规定落实到一些带全局性的具体问题上。总体分析通常在如下两种情况下进行： 1、在合同签订后实施前，承包商首先必须确定合同规定的主要工程目标，划定各方面的义务和权利界限，分析各种活动的法律后果。合同总体分析的结果是工程施工总的指导性文件，此时分析的重点是： 承包商的主要合同责任，工程范围； 业主（包括工程师）的主要责任； 合同价格、计价方法和价格补偿条件； 工期要求和补偿条件； 工程受干扰的法律后果； 合同双方的违约责任； 合同变更方式、程序和工程验收方法等； 争执的解决等。 在分析中应对合同中的风险，执行中应注意的问题作出特别的说明和提示。 合同总体分析后，应将分析的结果以最简单的形式和最简洁的语言表达出来，交项目经理、备职能部门和各职能人员，以作为日常工程活动的指导。 2、在重大的争执处理过程中，例如在重大的或一揽子索赔处理中，首先必须作合同总体分析。 这里总体分析的重点是合同文本中与索赔有关的条款。对不同的干扰事件，则有不同的分析对象和重点。它对整个索赔工作起如下作用： （1）提供索赔（反索赔）的理由和根据； （2）合同总体分析的结果直接作为索赔报告的一部分； （3）作为索赔事件责任分析的依据； （4）提供索赔值计算方式和计算基础的规定； （5）索赔谈判中的主要攻守武器。 合同总体分析的内容和详细程度与如下因素有关： 第一，分析目的。如果在合同履行前作总体分析，一般比较详细、全面；而在处理重大索赔和合同争执时作总体分析，一般仅需分析与索赔和争执相关的内容。 第二，承包商的职能人员、分包商和工程小组对合同文本的熟悉程度。如果是一个熟悉的，以前经常采用的文本（例如国际工程中使用FIDIC文本），则分析可简略，重点分析特殊条款和应重视的地方。 第三，工程和合同文本的特殊性。如果工程规模大，结构复杂，使用特殊的合同文本（如业主自己起草的非标准文本），合同条款复杂，合同风险大，变更多，工程的合同关系复杂，相关的合同多，则应详细分析。 （三）合同详细分析 承包合同的实施由许多具体的工程活动和合同双方的其他经济活动构成。这些活动也都是为了实现合同目标，履行合同责任，也必须受合同的制约和控制，所以它们又可以被称为合同事件。对一个确定的承包合同，承包商的工程范围，合同责任是一定的，则相关的合同事件也应是一定的。通常在一个工程中，这样的事件可能有几百，甚至几千件。在工程中，合同事件之间存在一定的技术的、时间上的和空间上的逻辑关系，形成网络，所以在国外又被称为合同事件网络。 为了使工程有计划、有秩序、按合同实施，必须将承包合同目标、要求和合同双方的责权利关系分解落实到具体的工程活动上。这就是合同详细分析。 合同详细分析的对象是合同协议书、合同条件、规范、图纸、工作量表。它主要通过合同事件表、网络图、横道图和工程活动的工期表等定义各工程活动。合同详细分析的结果最重要的部分是合同事件表（见表16-1）。 表16—1 合同事件表

合同事件表

子项目 事件编码 日期 变更次数 事件名称和简要说明 事件内容说明 前提条件 本事件的主要活动 负责人（单位） 费用 计划 实际 其他参加者 工期 计划 实际 1、事件编码 这是为了计算机数据处理的需要，对事件的各种数据处理都靠编码识别。所以编码要能反映这事件的各种特性，如所属的项目、单项工程、单位工程、专业性质、空间位置等。通常它应与网络事件的编码有一致性。 2、事件名称和简要说明 3、变更次数和最近一次的变更日期 它记载着与本事件相关的工程变更。在接到变更指令后，应落实变更，修改相应栏目的内容。 最近一次的变更日期表示，从这一天以来的变更尚未考虑到。这样可以检查每个变更指令落实情况，既防止重复，又防止遗漏。