单据填写规范及流转管理办法

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单据填写规范及流转管理办法

文件编号：YL-SOP-FI-009-A

编制部门：武汉亿力电子科技有限公司

编制人：赵培

批准人：

版本号： A

生效日期：2015年08月26日

受控状态：受控

抄送部门：公司全体

文件修改记录

1.目的：为保证公司会计核算的政策进行，增强财务信息的准确性、及时性，以满足公司经营决策需

要，根据国家会计制定和会计准则的要求，结合本公司的实际问题和业务特点，特制定本办法。2.范围：本办法规定了公司内部单据的内容填写及流转过程的要求与检查考核，适用于我公司内部的

所有财务单据管理要求。

3.职责：公司全体员工必须按本制度执行。

4.内容

4.1管理部门与分工

4.1.1单据类型

4.2.管理内容与要求

以上单据必须使用蓝、黑钢笔或签字笔填写，不得使用圆珠笔填写。字迹工整，不得涂改，凡填写大小写金额的单据，大小写金额必须一致，相关内容需填写完整。各填写人员签名时需同时注明签名日期。

4.2.1借支单

员工因差旅费、采购等需预先支取款项使用此单。

4.2.1.1借支人必须填写清楚借支单上的内容，包括日期、部门、借支人姓名、职务、借支事由、金额大小写、借支人签名等，并附带相关借支依据（合同、申购单、出差申请单等），必须经部门领导签批后方可交由财务出纳审核。其中“借支事由”应填写应简明扼要，内容需载明业务发生日期、当事人、使用目的等，若涉及到类似采购等事项，需载明合同、单据或申购单编号。不符合上述要求，财务人员将退回相关单据，经手人不得以各种理由抵触。

4.2.1.2财务出纳在收到借支人递交的借支单时，应核对单据填写是否完整、内容是否真实、金额是否准确及无涂改，所附单据是否完整、准确，相关人员签名、签章是否完整，收款信息与合同是否一致。对不符合要的单据，财务应用铅笔或便签注明不符合项并及时退回经手人更正。对符合要求的单据出纳应签字转至主管会计复核并安排付款。

4.2.1.3主管会计审核相关借支单据，在正确合规的单据上签字后还给出纳，大额（见附表）需提前报总经理审批，出纳在规定的期限内安排付款。付款后出纳将水单截图发给对应的借支人，并在单据右上角盖“付讫”章，将单据记账后注明凭证号，交主管会计复核、保管。

4.2.1.4借支人原则上需在借支发生起1个月内集齐相关报销凭证，填写报销单交到财务部办理冲销事宜，财务出纳将在3个工作日内审核完报销单，交由财务主管、经理及相关领导审批，审批通过的，为借支人办理借支冲销手续。无法在规定时间取得相关报销凭证或逾期办理报销手续的，经手人在报销时应单独说明逾期原因，并由分管领导审批，但原则不上不得超过2个月。不按此项规定执行者，财务有权向公司董事会上报裁定。

4.2.1.5特别规定：原则上应遵循“前款未清，后款不借”的规定，特殊情况下，同一借支人必须核对清楚前次借支情况，才可以进行第二次办理借支事宜。

4.2.1.6财务出纳每月26号提交借支未还清单，各借支人应及时对照并办理报销手续。

4.2.2费用报销单

员工日常采购、办公费、招待费等费用采用此单据填写。

4.2.2.1填写要求

4.2.2.1.1报销人必须取得真实、合法、完整之原始凭证，发票单位名称必须正确无误（武汉亿力电子科技有限公司），由报销人必须将原始单据整齐地粘贴在报销单背面左上角，同类票据必须粘在一起。原始凭证一般不得涂改，如有改动，外来发票必须由对方加盖公章，自制凭证由经手人盖章，否则不予报销。原则上，报销必须提供正规发票，对于确实没有正规发票的，必须区分合法发票和收据二者分开填单报销。

4.2.2.1.2采购报销（含物料、工具、办公用品、固定资产等采购）应附发票、收据、送货单、入库单。其中发票明细为“XXX材料一批”/“详见销货清单”的，后面需附盖有对方财务专用章的销货清单；日

常费用类报销后附单据为发票或收据，专利、无形资产申请需附相关证照复印件。

4.2.2.1.3报销单据应填列完整，日期、部门、报销项目、摘要、大小写金额等为必填项，备注栏视需要填列。具体说明如下:“报销项目”应填写对应费用划分的项目；“摘要”填写应简明扼要，内容需载明业务发生日期、当事人、使用目的等，若涉及到类似采购等事项，需载明合同、单据或申购单编号（附对账单的除外）；若业务涉及多个报销项目，如车费、餐费等，可以填在一张报销单上，但需按项目分行填，各报销项目必须附有对应的原始凭证；“金额”应填写类别相同的原始凭证上的合计数，采用阿拉伯数字填列，最后一栏的合计数字前加人民币符号“￥”，如￥200.00；“金额大写”应填写本张报销单的合计金额的大写数字，大写前必须加“○×”,大写后的如为零，也必须填“零”，不能为空白；“原借款”填写原借支款；“应退（补）款”对应填写应退、补款；“备注”栏填写“款未付/款已付”字样及其他需列明的事项。不符合上述要求，财务人员将退回相关单据，经手人不得以各种理由抵触。

4.2.2.1.4本期的费用先分类，再按日期整理，以费用报销单背面左上角为准进行粘贴，只用粘发票的左上角，超出部分应折叠，先从右边往外叠，再从下面往外叠。粘贴工具只能使用胶水，不得使用回形针或订书机装订。

4.2.2.2报销流程

4.2.2.2.1报销人应在业务发生1个月内按上述要求填写完报销单并将该单据递交财务审核；

4.2.2.2.2财务在收到单据3个工作日内必须审核完成并返回给报销人（批量递交的，适当延期处理）。报销单据由出纳收集，分发给各项目会计审核，审核重点为：单据填写是否完整、内容是否真实、金额是否准确及无涂改，所附原始凭证是否完整、准确，相关人员签名、签章是否完整，发票信息与合同是否一致。对于有误的应说明原因，退回报销人更改，符合要求的由项目会计签字进入下一流程。

4.2.2.2.3报销人收到财务返回的单据，已审核无误的交由相关领导签字审批。

4.2.2.2.4报销人凭相关领导及财务签字审核的单据方可办理付款、销账等相关手续。对货到付款的报销单据，应传递给主管会计审核并交出纳付款，出纳付款后将此类报销单据分发给各项目会计记账，记账完成后将单据传递至总账会计复核；对只是报销的单据，出纳收到后将此类报销单据分发给各项目会计记账，记账完成后将单据传递至总账会计复核，出纳核实报销人借支明细，开收据为借支人销账。

4.2.3差旅费报销单

员工出差发生的费用使用此单填写。

4.2.3.1填写要求

4.2.3.1.1出差人员应完整填写单据，包括日期、出差人、事由、起止时间及地点、交通费和其他。“事由”应填写具体事由，并附上出差申请表或其他，如为会议要附有会议通知，如为其他单位邀请要附有

邀请函；“起止时间及地址”应按车票的时间及地址顺序填写（城市与城市之间）；“交通费”应按机票或车票的金额及数量填写；“其他-住宿费”应填写所有住宿费发票的合计金额；“其他”项可添加其他报销类型，如“其他-市内交通费”，应填写出差期间在市内产生的交通费合计数；“预支旅费”、“退回金额”、“补领金额”应填列前期借款情况及应退补金额。

特别说明：出差期间发生的招待费等不在此填列，应单独使用费用报销单填列。

4.2.3.1.2本期的费用先分类，再按日期整理，以报销单背面左上角为准进行粘贴，只用粘发票的左上角，超出部分应折叠，先从右边往外叠，再从下面往外叠。粘贴工具只能使用胶水，不得使用回形针或订书机装订。

4.2.3.2 报销流程

4.2.3.2.1出差人员在业务发生1个月内按上述要求填写完报销单并将该单据递交财务审核；

4.2.3.2.2出纳在收到单据3个工作日内必须按《差旅费报销制度》审核完成并返回给出差人员（批量递交的，适当延期处理），对于不符合要求的财务应说明原因，要求报销人更改。符合要求的由财务核算出差补贴，算出合计数，填列在报销单上，并交由报销人进行下一步处理；

4.2.3.2.3报销人收到财务返回的单据，已审核无误的交由相关领导签字审批；

4.2.3.2.4报销人凭相关领导及财务签字审核的单据方可到办理付款、销账等相关手续。出纳开具收据销账或直接付款后保留单据记账，记账完成后将单据传递给总账会计复核。

4.2.4支出证明单

对于确实无原始凭证的单据使用此单。

4.2.4.1填写要求

4.2.4.1.1报销人应完整填写单据，包括日期、支出科目、摘要、金额、缺乏正式单据的原因等。“支出科目”同费用报销单的“报销项目”填列要求；“摘要”、“金额”同费用报销单的“摘要”、“金额”填列要求；小写合计数应在“￥”后面靠左填列；“缺乏正式单据之原因”应填写无原始凭证的原因或其他应注明的事项。

4.2.4.2报销流程

4.2.4.2.1报销人在业务发生1个月内按上述要求填写完单据，相关证明人签字后递交给相关领导签字审批；

4.2.4.2.2员工将有领导签字审批的单据递交到财务审核；

4.2.4.2.3财务在收到单据3个工作日内必须审核完成并返回给员工（员工批量递交的，适当延期处理）；

4.2.4.2.4员工凭相关领导审批、财务审核的单据方可到财务部办理付款、销账等相关手续。出纳开具收据销账或直接付款后保留单据记账，记账完成后将单据传递给总账会计复核。

4.3 附加说明：

本管理办法由财务部提出

本管理办法由财务部起草并负责解释。 附图：

1.借支单

2.费用报销单

必填

必填

签名+日期

必填

前面必须加￥

注意大写，前面必须

加○

×，尾数为零的，必须写“零”

摘要需写清楚时间、事由

必填

签名+日期

3.差旅费报销单

备注：交通费明细较多的，需另用费用报销单详细填写，该费用报销单做为附件粘贴在差旅费报销单后，合计金额仍填列在差旅费报销单中。

4.支出证明单

备注：

1.付款账号请写在单据背面，内容包括收款账户名、收款银行名称、收款账号。

2.大写数字如下：

壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万亿

出差事由要清晰按票面时

间填写

合计数由

财务填写

摘要需写

清楚时

间、事由必填

支出证明单流程