施工企业项目管理系统设备管理流程

设备管理流程

注：（管理系统操作）是需要在项目管理系统上的操作步骤。

一、设备编码新增、维护流程

1、业务概述

本流程目的是加强设备编码的统一管理，在公司系统中形成一套完整的编码体系，以后各项目部等都应用一套同样的编码，在全公司共享。所以，在以后的系统使用中，如果有新增设备编码或修改设备编码属性时，都要走设备编码新增、维护流程。严格按照此流程新增、维护物资编码。机电物资部统一维护编码，相关人员在库存系统设备编码组织中定义设备编码，再分配给项目部使用。

2、流程安排

（1）业务部门录入设备时查找不到相符设备编码。（管理系统操作）（2）填写新增编码申请表，编码申请表包括主要内容：设备名称、编码说明、规格型号、设备分类、单位等相关新信息。（管理系统操作）

（3）编码申请表提交给机电物资部审批。（管理系统操作）

（4）机电物资部审核编码的合理性。检查是否需新增设备？确认提交编码及型号、规格、单位的正确性和设备的分类。如果不是新增编码，在系统维护相关属性。如果是新增编码，在编码主组织中定义新设备编码。（管理系统操作）

（5）编码在系统定义完成后，通知申请部门使用。（管理系统操作）3、本流程关键控制点

（1）建立一套建工水利水电统一的设备编码及分类体系，集中维护和管理，保证全公司基础数据的一致性；

（2）贯彻落实“设备编码集中管理、资源共享”的物资编码管理模式。设备编码由公司机电物资部集中管理，各项目部统一使用设备编码；

（3）定义编码时，一定要查询系统确实没有此编码才定义，避免造成编码的冗余,一物对应多码或者一码对应多物的错误现象；

二、分供商新增、维护流程

1、业务概述

本流程中提到的分供商是一种广义的概念。包括：材料供应商、设备供应商。分供商名称一定是营业执照上的全称，不能用分供商的简称。如果用分供商的简称，容易造成重名。一定要保证一个分供商信息唯一，不能有冗余；分供商的地点按需增加。特别注意分供商地点的科目信息，科目信息是将来供应商发票对应的会计科目信息。

2、流程安排

（1）业务部门录入单据时，系统选择不到所需的分供商完整的信息。（管理系统操作）

（2）业务部门确认分供商的信息是否存在？（管理系统操作）

（3）如果不存在，业务部门填写新增分供商，内容包括：分供商全称、分供商编号、分供商地点信息、分供商联系人、联系电话和送货地点、产品信息等相关信息。提交系统。（管理系统操作）

（4）业务部门提交后不用审核，直接可以引用分供商。

（5）分供商系统跟整个系统不关联，只是文本形式引用。

（6）机电物资部对分供商系统信息进行维护，发现有重复的信息等进行删除。机电物资部可以增加、修改、删除分供商信息。（管理系统操作）

3、本流程关键控制点

（1）机电物资部需要及时的清理分供商库信息，防止库信息冗余。（2）业务部门对新增的分供商名称一定是营业执照上的全称，不能用分供商的简称。

三、设备需求管理流程

1、业务概述

本流程主要描述设备需求计划的管理，项目部应根据施工进度计划和施工方案编制设备需求计划，经项目经理审批后，上报主管部门。计划的内容包括名称、规格、型号、质量、数量、进场及大约退场时间等。公司主管部门汇总各项目的设备需求计划进行平衡调剂，决定是否采购、统一租赁或委托项目部自行外租。如果是外租，是主管部门代租，还是授权项目部外租。

2、流程安排

（1）填写采购需求：项目开工后，根据需要，填写施工生产设备需用计划表（项目部）是

（2）分层审核：主管部门进一步审核设备需求（主管部门）是（3）是否自购？根据设备需求计划，判断是自购还是租赁（主管部门）否

（4）采购主体判断：如果是新购，判断是主管部门代租，还是授权项目部外租。（主管部门）否

（5）是否可以调配？如果不自购，是否可以从其它项目调配？（主管部门）否

（6）填调拨单：如果可以调配，填写项目调拨单（主管部门）否3、本流程关键控制点

（1）加强设备管理，降低使用成本。

（2）项目部根据工程施工进度及时提报设备需求计划，主管部门以便安排自购或租赁；

（3）机电物资部负责5000元以上机电设备的管理工作。

（4）设备租赁公司负责公司的大型设备、融资设备、集资设备的管理工作。

（5）综合管理办公室负责非生产用车辆和办公设备（包括项目部办公设备）的管理工作。

（6）凡属于公司承接的工程，项目工程所需的机电设备，由公司统一购置。

（7）5000元以上的设备纳入固定资产管理，公司对项目部采用租赁的管理模式，设备折旧费由公司统一计提，折旧费不进入项目部成本。（8）流程图

四、设备采购管理流程

1、业务概述

本流程主要用来描述设备采购的管理

设备的处理方式主要有：

分包：设备包括在分包合同中，公司不管理此部分设备；

租赁：项目部根据工程用量同第三方租赁公司签订租赁合同或由主管部门向第三方租赁公司租赁后再转租给项目部，以市场价签订租赁合同；

自购：公司主管部门负责设备的采购，主管部门将自购的设备租给项目部，以市场价签订租赁合同；

综上所属可知，设备将来的管理流程主要有：自购、租赁和包给劳务队伍三种方式，本流程主要体现自购和租赁两种方式的管理流程。2、流程安排

（1）主管部门根据项目部的设备使用计划，决定自购。（主管部门）否

（2）项目部填写设备购置审定表，有必要时填写可行性报告，提交主管部门。（项目部）是

（3）主管部门审核。主管部门进一步审核设备需求。（主管部门）是

（4）主管领导审批。（主管领导）是

（5）总经理审批。（总经理）是

（6）主管部门打印设备购置审定表。（主管部门）是

（7）主管部门联系设备供应商，选择合适的设备型号等，供应商逐一进行报价。（主管部门）否

（8）凡属于机电类的设备，原值在5000元以上的设备，由机电物资部负责组织项目部人员参与设备的购置工作；（主管部门）否

（9）20万元以内的设备实行对三家以上设备生产厂家或经销商进行比较后，由机电物资部按综合意见择优采购。（主管部门）否（10）对20万元以上设备实行多家报价竞标采购，对数额大、批量大的设备采购，由机电物资部、项目部以及相关部门形成可行性报告，报集团总公司审批后，再以竞标方式进行购置。（主管部门）否（11）主管部门或项目部签订合同。（主管部门）否

（12）供应商按期供货。（主管部门）否

3、本流程关键控制点

（1）不允许项目部自己采购5000元以上设备，必须经过主管部门采购。

（2）设备供方的评价和选择

<1>、对设备供方的评价，由主管部门组织有关人员对供方的生产能力、供应表现、质量、环保、职业健康安全保证体系、顾客满意程度、服务和支持能力进行调查，开展综合评价．

<2>、对于设备的合格供方，每年重新进行一次评价，分别由主管部门、各生产单位重新评价其产品质量情况、履约情况及持续供应

能力，建立本年度《物资合格供方名录（册）》。如评价不合格，应取消其合格供方资格，在再次评价合格前不得向其采购订货。

五、采购合同管理

1、业务概述

主管部门询价后，确定采购主体后，采购主体签订采购合同。合同信息由主管部门录入。方便成本分析及财务准备资金及扣款。

2、流程安排

（1）签订采购合同。（主管部门）否

（2）主管部门录入合同信息。（主管部门）是

（3）自动生成采购合同台帐。是

3、本流程关键控制点

（1）公司所有设备的采购合同，必须使用公司的统一合同范本，采购合同必须经主管部门审核签章，加盖公司采购合同专用章，此合同才属于有效合同。凡是由项目部与设备供方签订的合同，而未经主管部门授权委托、审核，未加盖公司采购合同专用章的合同，都属于无效合同。

（2）合同内容应满足设备采购计划的要求，同时应符合有关法律法规要求，具体应包括以下内容：

<1>、采购设备的名称、规格型号、质量标准、单位、数量、价格、有关费用的分担和结算方式、开户银行和账号；

<2>、合理的损耗和计算方法，包装物的供应与回收；

<3>、供货时间、运输方式及注意事项、交货地点接（提）货单位或接（提）货人、验货方式和方法；

<4>、环境、职业健康的相关规定；

<5>、违约责任。

六、外租合同管理

1、业务概述

主管部门分析需用计划后，确定外租主体，签订租赁合同。合同信息由主管部门录入。

2、流程安排

（1）主管部门确定租赁主体：项目部自己外租还是主管部门代租？（主管部门）否

（2）项目部外租，合同理好后到主管部门审核签字。项目经理签字，到公司加盖合同专用章。（项目部）否

（3）主管部门代租，签订租赁合同，到公司加盖合同专用章。（主管部门）否

（4）主管部门录入合同信息。（主管部门）是

（5）自动生成租赁合同台帐。是

3、本流程关键控制点

（1）公司所有项目工程的租赁合同，必须使用公司的统一合同范本租赁合同必须经主管部门审核签章，加盖公司采购合同专用章，此合同才属于有效合同。凡是由项目部与外租方签订的合同，而未经机电物资部授权委托、审核，未加盖公司采购合同专用章的合同，都属于无效合同。

（2）合同内容应满足租赁计划的要求，同时应符合有关法律法规要求，具体应包括以下内容：

<1>、设备的名称、规格型号、质量标准、单位、数量、价格、有关费用的分担和结算方式等；

<2>、供货时间、运输方式、交货地点接（提）货单位或接（提）货人、租赁时间。

<3>、环境、职业健康的相关规定；

七、内租合同管理

1、业务概述

主管部门分析需用计划后，确定现有设备调动可以满足项目施工需求或新购置设备后，与项目部签订租赁合同。合同信息由主管部门录入。

2、流程安排

（1）现有设备调动可以满足项目施工需求或新购置设备后，与项目部签订租赁合同。（主管部门）否

（2）主管部门录入合同信息。（主管部门）是

（3）自动生成租赁合同台帐。是

3、本流程关键控制点

（1）如果设备进场后15天项目部还不与主管部门签订租赁合同，则视为项目部认可该租赁合同，主管部门将按照此合同计算租金。

八、设备入账管理

1、业务概述

本流程主要描述项目用设备的到货接收流程，规范设备的接收过程，为财务采购发票匹配提供准确完整的信息。

供应商送货到现场后，由项目部设备管理员会同相关人员根据实际到货情况进行系统接收。要求实际到货设备必须和合同所列设备明细一致，否则不予接收。并收集该设备的基础信息，提交主管部门。

主管部门开具固定资产转帐调拨单。交财务入固定资产帐。

2、流程安排

（1）设备进场，验收合格后，项目部填写施工生产设备验收表。（项目部）是

（2）对于新购设备，项目部填写设备入帐信息表，交到主管部门。（项目部）否

（3）主管部门根据设备入帐信息表填写设备卡片。建立台账。（主管部门）是

（4）主管部门开具固定资产转帐调拨单，发票由总经理签字后，交财务入固定资产帐。（主管部门）否

（5）主管部门对设备卡片进行维护，及时更新设备信息。

3、本流程关键控制点

（1）填写设备入帐信息表时一定要全面的收集设备的信息，这是设备的原始资料，方便以后对设备的跟踪管理。

九、设备调拨管理

1、业务概述

设备需要调动时，主管部门开具设备调拨单。进入设备调动程序。

2、流程安排

（1）设备需用调动时，主管部门开具设备调拨单。（主管部门）否（2）调出、调入单位签字盖章。

（3）主管部门将设备调拨单录入系统。（主管部门）是

（4）调出、调入单位根据设备调拨单进行设备交接。

3、本流程关键控制点

（1）调出单位没有看到主管部门的调拨单，不允许调出设备。（2）如果调出单位没有看到设备调拨就调出设备的，设备的折旧或者租金还是算调出单位的。

十、设备租赁结算单管理

1、业务概述

此流程是设备进入工程成本的主要途径，分为外租结算单和内租结算单。