秘书办公室日常事务31页

❖ 二、秘书对办公责任区的管理
❖ 1、秘书的办公责任区：个人办公责任区、公 用区域、上司的办公区域
❖ 2、秘书对办公责任区的管理：清洁、整理、 摆放有序、定期整理文件、清除安全隐患
第二节 办公程序与时间管理
❖ 一、办公程序管理 ❖ 1、办公程序的内涵： ❖ 概念： 办公管理程序是指为了实现工作目标，对工
❖ 4、为上司安排活动时间表 ❖ 月时间表、周时间表
❖ 5、做好上司和自己的工作日志 ❖ 工作日志填写的信息内容：会议情况、约会
安排、活动以及个人安排 ❖ 6、提高办事效率和节约时间的小技巧 ❖ 养成良好的工作习惯、善用时间、改善工作
条件
第三节 办公用品的管理和发放
❖ 一、办公用品的管理 ❖ 1、识别办公用品和易耗品 ❖ 2、办公用品的采购 ❖ 二、办公用品的发放 ❖ 1、健全发放制度 ❖ 2、建立一个的发放登记制度，严格审批手续 ❖ 3、认真清点，核实发放 ❖ 4、制定有效的办公用品节约制度 ❖ 5、严格办公设施的使用制度
第五节 办公室接待工作
❖ 一、接待工作概述 ❖ 1、接待工作分类 ❖ 按来访人数和规模分类：个人来访、团体来访 ❖ 按接待的准备程度分类：有约来访、无约来访 ❖ 2、接待中的准备工作：做好环境、物质、心理准
备工作 ❖ 3、接待的礼仪原则
❖ 二、接待工作的基本程序 ❖ 1、日常接待工作的基本程序 ❖ 迎候、查对预约登记、做好登记、通报来访、
❖ 四、拨打电话的技巧
❖ 1、尽量选择合适的时间打电话 ❖ 2、打电话前的准备工作 ❖ 3、准确拨号，耐心等待 ❖ 4、及时自我通报 ❖ 5、要求对方做好电话记录 ❖ 6、替上司拨叫电话 ❖ 7、拨错了号要道歉，绝不可一挂了之 ❖ 8、如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话 ❖ 9、运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话
第三章 办公室日常事务管理
❖ 办公室日常事务管理的 主要内容：
❖ 处理信函和文件 ❖ 接打电话 ❖ 日常接待 ❖ 维护管理办公室环境 ❖ 管理和发放办公用品
❖ 进行时间管理 ❖ 值班工作 ❖ 对零用现金进行管理 ❖ 负责信息的上传下达和
保密工作 ❖ 处理各种突发事件
第三章 办公室日常事务管理
❖ 第一节 办公室环境的维护和管理 ❖ 第二节 办公程序管理与时间管理 ❖ 第三节 办公用品的管理和发放 ❖ 第四节 办公室电话工作 ❖ 第五节 办公室接待工作 ❖ 第六节 邮件信函的处理 ❖ 第七节 值班工作
❖ 开放式办公室布局：始于德国，指按照工作 职能、业务活动和技术分工来布局，有全开 放和半开放之分。
❖ 封闭式办公室布局：传统式办公室，独立门 窗
优缺点比较
开放式办公室
封闭式办公室
优点 不足
降低成本、提高效率、 单独办公、比较安全、
易于沟通、便于监督 可集中精力、易于内
指导、设备共享
部沟通
难于集中注意力、噪 成本高、空间浪费大、
音大、难于保密
不易于监督和指导
❖ 4、办公布局安排应考虑的主要因素 ❖ 企业的规模和员工人数。 ❖ 企业的机构设置和工作设计。 ❖ 企业经营的性质和内容。
❖ 确保公司部门之间的联系，科学有效的设计 工作流程。
案例
❖ tech.163/special/000915RB/google0721.htm l
❖ 独家探秘Google中国总部
休息室
员工的涂鸦
两台20寸以上液晶显示器成工程师的标配，从照片上看，两个 显示器显示的内容一模一样，是不是在看程序代码的时候，两 个显示屏能非常容易的发现错误？或者合作时，一个屏幕用来 显示他人的信息。
Online部门几乎四五个人就能分得一张沙发
开放的办公环境 同事们很容易沟通拉近距离
❖、时间管理的必要性 ❖ 2、时间管理理论 ❖ 时间管理：对时间继续有效的计划和控制，
从而在优先的时间内创造最大的 效益。
❖ 3、有效管理时间的方法
❖ 明确目标和工作任务及职责、确定工作计划、 利用管理工具（时间表、值班表、记录本、 效率手册、墙上计划图表、布告板）
引导客人、介绍、做记录、送别 ❖ 2、接待团体来访的基本程序 ❖ 了解情况、制定接待方案、做好准备工作
第六节 邮件信函的处理
❖ 一、邮寄信函处理概述 ❖ 邮件包括：邮政系统传递的邮件、电子信函 ❖ 二、邮件寄发程序 ❖ 核对、签发、装封与折叠、查对信息、分类、
登记、选择适当的邮寄方式
❖ 三、邮件接受程序 ❖ 1、签收 ❖ 2、拆封 ❖ 3、登记 ❖ 4、分类 ❖ 5、及时处理邮件 ❖ 6、将与自己有关的工作记录下来 ❖ 7、呈送邮件
作中有多个环节和步骤的活动或事务流程进 行科学有序的安排和管理，使其形成固定模 式和方法，以指导今后的工作。 ❖ 要素：时间因素、空间因素、事项因素、资源因素 ❖ 特征：择优性、稳定性、可操作性 ❖ 2、办公程序管理的必要性
❖ 3、改进办公管理程序的方法： 办公事务的一般性流程：确定问题、提出 解决方案 办公流程的确定与改进：要以组织结构为 根据来确定流 程，要科学有序
❖ 1、办公电话系统：键式或按钮式电话系统、 专用小型交换机系统
❖ 2、电话机的功能
❖ 三、接听电话的技巧
❖ 1、接听电话必须及时 ❖ 2、接听电话首先问候并通报 ❖ 3、做好电话记录 ❖ 4、正确处理电话的临时中断 ❖ 5、学会处理不在的同事的电话 ❖ 6、学会处理转接电话 ❖ 7、适时结束电话 ❖ 8、同时处理打进来的多个电话 ❖ 9、接听打给上司的电话
第四节 办公室电话工作
❖ 一、使用电话的基本礼仪 ❖ 1、态度要热情周到，礼貌友好 ❖ 2、口齿清晰，声音愉快自然 ❖ 3、语言简洁明了，得体准确，和谐有序 ❖ 4、提高电话工作的效率，注意保留 ❖ 5、简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言
❖ 二、了解办公电话的主要功能和系统，更好 地提高电话工作的效率
第一节 办公室环境的维护和管理
❖ 一、办公室环境的构成 ❖ 1、办公室的环境分为： ❖ 软环境：工作氛围、人际关系、人员的素养 ❖ 硬环境：空气、光线、声音、色彩、桌椅柜
架、办公设备、耗材、饮水设备等 ❖ 2、构成办公环境的要素：空气、光线、声音、
空间、绿化
❖ 3、办公室的布局类型：开放式、封闭式