格式化工作表和数据清单

格式化工作表和数据清单

组织教学：清点人数，开始上课。

复习：

Word 2003的基本操作

授新：

一、格式化工作表

◆格式化数据：单元格的数据格式定义包括六部分：数字、对齐、字体、边框、图

案和保护。单元格数据的格式化操作必须先选择要进行格式化的单元格或单元格区域，然后才能进行相应的格式化操作。

◆Excel2003对单元格数据的格式化操作也可使用“单元格格式””对话框设置、“格

式”工具栏设置、格式刷复制三种方法。

“格式”→“单元格”或者右击弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。包括数字、对齐、字体、边框、图案、保护。

1、调整单元格的行高和列宽：

方法一、拖动列表右边界来设置所需的列宽；

方法二、双击列表右边的边界，使列宽适合单元格中的内容；

方法三、选定相应的列，“格式”→“列”→“列宽”（输入所需的宽度）。

方法四、复制列宽。复制按钮，“编辑”→“选择性粘贴”→“列宽”。

调整行高跟上述一致。注意：不能用复制的方法来调整行高。

2、自动套用格式和条件格式

自动套用格式：“格式”→“自动套用格式”。若要删除自动套用格式，自选择“无”。

条件格式：有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以设置单元格的条件格式，用于对选定区域各单元中的数据是否满足设定的条件动态的为单元格自动设置格式。“格式”→“条件格式”。在条件格式对话框中，可以选择应用的字体样式、字体颜色、边框、背景

色或图案，指定是否带下划线。最多可设定三个条件。

二、数据清单

Ｅxcel数据清单具有类似数据库的特点，可实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能。

1、数据清单：具有二维表特性的电子表格在Excel中被称为数据清单，其中行表示记录，列表示字段。数据清单的第一行必须为文本类型。

2、创建数据清单遵循的规则：

一个数据清单最好占用一个工作表；

数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列；

每一列包含相同类型的数据；

将关键数据置于清单的顶部或底部；

显示行和列；

使用带格式的列标；

使清单独立，数据清单和其他数据间至少应留出一个空列和空行；

不要在前面或后面输入空格。

3、编辑数据“数据”→“记录单”，可以查看、编辑记录。右侧显示总记录数和当前显示的是第几条记录。可以新建、删除记录。“新建”按钮，相当于追加一条记录。“删除”按钮操作要慎重，此操作不能撤销。

4、排序和筛选

排序方法一：单击关键字段所在列的任意一个单元格，利用常用工具栏上的升序、降序按钮。

方法二：单击关键字段所在列的任意一个单元格（也可以单击数据清单中的任意一个单元格），利用“数据”→“排序”，在排序对话框中的关键字中选择。（主要关键字、次要关键字、第三关键字）。有标题行指的是标题行不参与排序，选择无标题行，指

的是标题行参与排序。

在排序选项对话框中，可以选择自定义的排序次序，方向可以按行排序也可以按列排序。方法可以按字母排序也可以按笔画排序。

筛选是根据给定的条件从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。包括两种：自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。

5、分类汇总：

分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。在Excel2003中，分类汇总可进行的计算有求和、求平均值、求最大值最小值等。

注意：数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序。

三、使用图表

1、Excel中图标分两种，一种是嵌入式图表，它和创建图表的数据源放置在同一张工作表

中，打印的时候也同时打印；另一种是独立图表，它是一张独立的图标工作表，打印时也将与数据表分开。

2、在Excel中，用户可以利用图表工具栏创建简单图表，也可以利用图表向导创建各种

图表。方法一：“常用”工具栏，“图表向导”按钮；或者“插入”菜单中的“图表”

命令。

3、编辑图表：图标建立后，用户还可以对它进行修改，如图表的大小、类型或数据系列

等。值得注意的是：图表与建立它的工作表数据之间建立了动态连接关系，当改变工作表中的数据时，图表会随之更新；反之，当拖动图表上的节点而改变图表时，工作表中的数据也会动态地发生变化。

激活图表：对于嵌入式图表，只需单击它；对于独立图表，单击工作簿底部工作表标签栏上的图表标签。

更改图表类型：先激活图表，“图表”→“图表类型”命令。或者右击图表的空白

区域，“图表类型”，在其对话框选择。

修改图表中的数据：在工作表中将数据修改并确认，嵌入式图表会随之发生相应变化。

移动嵌入式图表和改变其大小：激活图表，移动嵌入式图表时，按住鼠标左键拖动到目标位置松开即可；改变大小时，先将鼠标移到边框的小黑方快处，当指针

变成双箭头时按住左键拖动即可。

修改图表中的图形：方法一：间断的单击两次要修改的数据节点，重新输入值以覆盖原值，此时图表中的图形随之更新。方法二：鼠标指针指向柱形图的顶端，

拖动即可。

增加和删除数据系列：“图表”→“添加数据”；若要删除数据系列，可在图表上单击所要删除的数据系列，然后按Delete键。

格式化图表：双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列。

四、打印

1、页面设置：“文件”→“页面设置”→“页面”、“页边距”、“页眉／页脚”、“工作表”。

“页面”选项卡中，设置横、纵方向，缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码。

“页边距”选项卡中，设置上下左右边距，页眉页脚距边界，居中对齐方式。

“页眉页脚”选项卡中，设置自定义的页眉和页脚。

“工作表”选项卡中，设置打印区域，打印标题（顶端标题行、左端标题列），打印（网格线、单色打印、按草稿方式、行号列标、批注），打印顺序

2、使用分页符

如果需要打印的工作表内容不止一页，Excel2003将自动在其中插入分页符将其分成多页。分页符的位置取决于所选纸张的大小、页边距设置和设定的缩放比例。当用户有特别的需要时，可以插入人工插入分页符。

插入分页符：“插入”→“分页符”。在分页预览下，手动插入的分页符显示为实线，Excel2003自动插入的分页符显示为虚线。

删除分页符：如果要删除人工设置的水平或者垂直分页符，则单击水平分页符下方或垂直分页符右侧的单元格，“插入”→“删除分页符”命令；如果要删除工作表中所有人工设置的分页符，则“视图”→“分页预览”，右击工作表中任意位置的单元格，在选择快捷菜单中的“重置所有分页符”；另外，也可以在分页预览时将分页符拖出打印区域以外来删除分页符。

3、打印预览：“文件”→“打印预览”包括的按钮有：上（下）一页、缩放、打印、设置、页边距、分页预览、关闭。

4、打印工作表：单击“常用”工具栏中的打印按钮，直接使用Excel2003默认的页面设置打印出该工作簿中的当前工作表或图表工作表。

五、Word2003和Excel2003的协同操作

1、Word2003和Excel2003之间的信息共享方式有两种：对象链接和嵌入（OLE）。

链接对象：对象被链接后，被链接的信息保存在原文件中，目标文件中只显示链接信息的一个映像，它只保存原始数据的存放位置。如果更改原文件中的原始数据，链接信息将会自动更新，使用链接方式可节省磁盘空间。

使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令并选定“粘贴链接”选项以后，信息将被粘贴为链接对象。“插入”菜单上的“对象”命令和“图片”子菜单中的大部分命令也可以将信息按链接对象插入。

嵌入对象：与链接的对象不同，嵌入的对象保存在目标文件中，成为目标文件的一部分，相当于插入了一个副本。更改原始数据时并不更新改对象，但目标文件占用的磁盘空间比链接信息是要大。

小结：本节主要对格式化工作表和数据清单等知识进行详解。

作业：做好实验教程相关章节习题。