公文格式

2.1.1正文版心的设置

版心字号三号

版心字体仿宋

每页22行

每行28字

以上参数说明版心设置以三号字为单位，每页22行，每行28个字。

2.1.2正文页码的设置

页码字号四号

页码字体宋体或仿宋体

页码两修饰—

页码为切口位置右左

以上参数说明页码以四号字为单位，字体为宋体或仿宋体，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线；单页码右空1号，双页码右空一字。2.1.3秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两字之间空一字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，秘密等级保密期限之用“★”隔开。2.1.4紧急程度

如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

2.1.5发文机关标识

由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为

80mm。

发文机关标识推荐使用宋体，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，一般应小于

22mm×15mm（高×宽）。

联合发文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合发文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

2.1.6发文字号

发文字号由发文机关、年份和序号组成。发文标识下空2行，用三号仿宋字体，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

2.1.7签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文定号左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用三号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2.1.8公文标题

约色反线下空2行，用二号宋体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

2.1.9主送机关

标题下空1行，右侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题之下、抄送之上，标识方法同抄送。

2.1.10公文正文

主送机关名称下一行，每一自然段右空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

2.1.11成文日期

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；成文日期的标识位置参阅十二、十三。

2.1.12单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖章印应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐，两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合发文需要加盖3个以上印章时，为防止出现空白章，应将各发文机关名称（可以简称）按加盖印章顺序排序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印在前，每排最多3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日程。

2.1.14加盖印章特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

2.1.15主题词

“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号宋体，词目之间空一字。

2.1.16抄送机关

公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；逗号隔开，回行时与冒号后`的抄送相关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送。

2.1.17印发机关和印发日期

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，为阿拉伯数字标识。

2.1.18 版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

2.1.19版记的位置

版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。以上内容是参照GB/T9704—1999《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书编写，在制作公文时请遵照该标准，按照国家有关规定制作。2.2电子公文的模板制作

制作过程我们以Word 2003为例（word2000基本类似），首先，进入Word 2003系统：单击“开始”菜单——“程序”——“Microsoft Office”——“Microsoft Office Word 2003”，进入Word 2003界面，如图2-1：

图2-1 Word 2003 界面

用户可根据实际需求制作公文模板，模板可以包括红头、红线、文号和主题词等。模板文件只需制作一次，以后直接调用模板来制作公文。

2.2.1进行页面设置

选择“文件”——“页面设置”，在此对话框中可以进行页面设置。

1、选择“页边距”附签，如图2-2：

图2-2“页边距”设置

上：3.7厘米下3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米

2、选择“纸张”附签，如图2-3：

图2-3“纸张”设置

纸张大小：A4

3、选择“版式”附签，如图2-3：

图2-3“版式”设置

（1）若要实现公文的奇偶页码的位置不同，要在“页眉和页脚”的“奇偶页不同”选择前打“√”。（2）若要改变页码在纸张中的上下位置则修改“页脚”，一般设为3.1厘米。

3、选择“文档网格”附签，单击“字体设置”按钮，进入“字体设置”对话框，如图2-4：

图2-4字体、字号设置

“中文字体”——仿宋GB-2312；

“字号”——三号；

设置完成后单击“确定”。

2.2.2插入页号

1、选择“插入”——“页码”，如图2-6：

香港中旅（集團）有限公司

公文管理暫行規定

第一章總則第一條為了進一步加強集團的公文管理，提高公文質量和辦事效率，使集團公文管理更加規範化、制度化，更好地指導、協調集團各項工作的有序運轉。依據國家公文管理的有關規定，結合集團的實際情況，特制定本規定。

第二條集團公文管理根據職責由集團董事會辦公室（以下簡稱董辦）和總經理辦公室（以下簡稱總辦）負責；各部司須設立專兼職文書人員，在集團董辦和總辦的指導、協調下，負責各部司內部的公文管理工作。

第三條公文處理要做到準確、及時、規範、安全，必須嚴格執行有關保密規定，確保公文運轉順暢、有序。

第四條公文處理分行文和收文。行文辦理一般包括交辦、擬稿、審核、定稿、簽發、繕印、發送等。收文辦理一般包括收拆、登記、閱批、催辦、立卷、歸檔等。

第二章行文第五條集團公文種類、行文編號及其內容：

一、集團公文種類：

1、決定。適用於對集團重要事項或重大活動做出部署。

2、通知、通報。適用於集團發佈各項規章制度;要求下屬單位元元辦理和需要有關單位元元周知或共同執行的事項；任免和聘用幹部；轉發上級單位和不相隸屬單位的公文；傳達上級重要

指示精神或重要情況等。

3、報告、請示。適用於集團向上級單位彙報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆上級單位的詢問、向上級單位請求指示、批准等。

4、批覆。適用於集團答覆下屬單位的請示事項。

5、函。適用於集團與不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答覆問題；向無隸屬關係的有關主管部門請求、批准事項等。

6、會議紀要。適用於記載和傳達集團重要會議的主要精神和議定事項。

二、集團公文按下列分類進行編號：1、報告類編號為“港中旅集團報字（××××）××號。

2、請示類編號為“港中旅集團請字（××××）××號。

3、通知、通告及通報類編號為“港中旅集團通字（××××）××號”。

4、批示、批覆類編號為“港中旅集團批字（××××）××號。

5、會議紀要類編號為“港中旅集團紀字（××××）××號。

6、函件類編號為“港中旅集團函字（××××）××號。

三、以集團名義行文內容：1、向上級主管部門及相關部門請示、報告工作；2、轉發上級主管部門及相關部門檔；3、部署、安排集團重要工作；4、發佈集團各項管理規章制度；5、集團機構變動、任免、聘用幹部及重大獎懲事項；6、向集團各部司佈置、下達各個階段中心工作和經營發展任務；7、批覆集團附屬公司的重要請示事項；8、其他需要以集團名義行文的事項。

第六條集團綜合性的請示、報告、決定等，文件初稿由集團董辦、總辦負責草擬。專業性較強的請示、報告、決定等，文件初稿由集團相關職能部門、板塊公司和專業經營公司負責草擬，內容涉及多個部司的，以主辦部司為主，其他部司協助擬稿。

第七條需要以集團名義行文，檔草擬成稿，相關部司負責人簽字後（需會簽的應有會簽部司負責人的簽字），須按職責範圍先送交集團董辦或總辦審核，並進行登記、編號，然後呈送集團領導簽發。未經集團董辦或總辦核稿，各部司不得直接將以集團名義行文的檔草稿呈送集團領導

簽發。

第八條集團公文由集團領導及經營班子成員簽發。以集團名義向中央和國務院部委發出的檔，由集團主要領導簽發或主要領導授權的其他集團領導簽發；以集團名義向全集團發出的重要文件，由集團主要領導或集團董事、或集團副總經理（總會計師）簽發。其他公文按職責分工由集團分管領導簽發。

第九條集團各職能部門原則上不能以本部門名義向集團其他部門及附屬公司下發文件。本部門職責內純業務、事務性的工作，確需其他部、司周知的，有關部門擬好文稿，經集團董辦或總辦審核後，報集團分管領導簽發，以集團或集團董辦、總辦名義發出，行文按業務類別予以編號。集團各部司不得越級行文。

第十條集團各部司向集團董事會和總經理室呈送的須以集團名義發出的文件，經集團董辦或總辦審核後，如不符合行文的有關規定和要求，可退回呈報單位按要求修改後重新報送。

第十二條已經集團領導及經營班子成員審核、簽發的文稿，如需改動文意，須重新請示原簽發領導審定。

第十三條集團各部司代擬的須以集團名義印發的文件，集團領導及經營班子成員簽發後，代擬部司應將領導簽發稿、整套附件交集團董辦或總辦文書人員，由文書人員按照規定公文格式、確定的份數統一印製、裝訂，加蓋印章後發出。

第十四條涉及集團秘密的檔應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，同時標明份數序號。緊急文件應分別標明“特急”、“急件”。

第十五條行文應堅持簡煉和精簡的原則。要求行文觀點明確、條理清楚、文字準確、篇幅簡短；對行文範圍和檔印製份數按規定嚴格控制，一般按每個部司一份確定印數。

第三章收文

第十六條上級機關和外單位發給集團的來文、來函、電報、傳真及其他資料的接收，由集團董辦收閱登記，其他人員不得私自處理文件。

第十七條來文、來函凡標署集團領導姓名的，應原件直接送有關領導。凡標明香港中旅（集團）有限公司收啟的信件，由集團董辦或總辦酌情處理。

第十八條代表集團外出開會帶回的資料及直接從有關單位收取的文件或重要資料，應及時送交集團董辦或總辦按收文處理，個人不得私自保存。

第四章閱文、辦文第十九條閱批上級檔和集團內部文件，閱件人應注意輕重緩急。緊急和重要公文應及時閱批退出，一般公文原則上一天內閱批退出，努力提高公文運轉效率。公文未閱批完如須公出，應及時將公文退回集團董辦或總辦文秘人員，避免公文積壓。閱件人如公出在外，須閱批帶有密級的公文，傳遞密級公文時必須採取相應的保密措施，確保公文不洩密。

第二十條閱批公文須簽署意見的應明確簽署意見，一般閱知性的則須簽上姓名和閱批時間。

第二十一條集團各部司報送集團董事會和總經理室的內部請示、報告，首頁須附上專門印製的集團內部請示、報告稿紙，在部司負責人簽署意見後，呈報集團分管領導閱批。集團董辦和總辦文書人員按照領導閱批意見及時呈送、影送有關部司，有關部司應按領導閱批意見儘快辦理。每件內部請示、報告按照領導閱批意見辦理完畢，應及時通知呈報單位取走請示、報告件，並對重要請示、報告件複印備案。

第二十二條送交集團各部司辦理的上級文件和集團內部檔，各部司應指定專（兼）職文書人員負責催辦、查辦，做到緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。

第二十三條集團董辦和總辦應及時掌握檔的傳遞情況，並根椐集團領導的意見，對文件中所提問題向來文單位做出答覆。對於上級機關和集團要求有關部司辦理和落實的事項，有關部司須

抓緊辦理，並限期將落實情況報告集團董辦和總辦。因故不能按時辦理的，應及時報告說明情況。

第二十四條上級檔按要求辦理完畢，應及時退回集團董辦或總辦，各部司不得長期積壓檔，更不能使檔頁面破損，或將檔的附件取下留存。

第五章立卷、歸檔第二十五條檔辦理完畢後，集團董辦和總辦文秘人員應及時將檔審簽稿、正式文本和有關資料整理，以便移交檔案室立卷、歸檔。以集團名義發出的文件，由集團董辦和總辦負責立卷、歸檔。集團各部司日常經營活動中的內部請示、報告及領導批覆件，由各部司自行立卷、歸檔。每年6月底以前應完成上年度文件的立卷、歸檔工作。

第二十六條集團各部司人員如需查閱公文檔案，須經集團董辦或總辦文書、檔案管理人員同意，並辦理有關查閱手續。其中秘密、絕密公文的查閱，須征得集團董辦或總辦負責人同意後方可查閱。

第二十七條對於沒有長期保存價值的公文，經集團董辦、總辦負責人審核批准後，可定期銷毀，不允許作為廢紙丟棄或出售。銷毀秘密、絕密文件應進行登記，並由兩人監銷，確保不丟失、不漏銷。

第六章附則第二十八條集團附屬各公司以本公司名義向下屬公司下發文件，可參照執行此規定；集團董辦和總辦有權定期對集團各部司的公文管理情況進行檢查。

第二十九條本規定由集團董辦和總辦負責解釋。

第三十條本規定自公佈之日起執行，集團原公文處理辦法同時失效。

香港中旅（集團）有限公司

公文格式要求

1 範圍

1.1 本要求規定了集團公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規則。1.2 本要求適用於以集團名義制發的公文。集團各部、司向集團呈報的內部請示、報告及附屬公司制發的公文可參照執行。

2 公文用紙主要技術指標

2.1 公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m2-80g/ m2的膠版印刷紙或複印紙。紙張白度為85％-90％，橫向折度?15次，不透明度?85％，PH值為7.5-9.5。

2.2 公文用紙採用A4型紙，其成品幅面尺寸為210mm×297mm。

2.3 公文頁邊與版心尺寸：公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm；公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm ；版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）

3 文中圖文的顏色

未有特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

4 排版規格與印刷裝訂要求

4.1 排版規格：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。行距設置為固定值28磅。

4.2 製版要求：版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

4.3 印製要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實，均勻；字面不花、不白、無斷劃。

4.4 裝訂要求：公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，後背平整、不空。兩

頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90度，無毛茬或缺損。

5 公文中各要素標識規則

5.1 公文各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置於公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。

5.2 公文份數序號：公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

5.3 秘密等級和保密期限：如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“★”隔開。

5.4 緊急程度：如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

5.5 發文單位標識：由發文單位全稱或規範化簡稱後加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發文單位全稱或規範化簡稱。發文單位標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文，發文單位標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發文單位標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字型大小由發文單位以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等於或大於22mm×15mm。聯合行文時應使用主辦單位名稱在前，“檔”二字置於發文單位名稱右側，上下居中排布；如聯合行文單位過多，保證公文首頁顯示正文。

5.6 發文字型大小：發文字型大小由發文單位代字、年份和序號組成。發文單位標識下空2行，

用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括弧“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。發文字型大小之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

5.7 簽發人：上報的公文需標識簽發人姓名，平行排列於發文字型大小右側。發文字型大小居左空1字，簽發人姓名居右空1字；簽發人後標全形冒號，冒號後用2號楷體字標識簽發人姓名。如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文單位順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字型大小與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅反線與之的距離為4mm。

6 主體

6.1 公文標題：紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

6.2 主送機關：標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最後一個主送單位名稱後標全形冒號。如主送單位名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送單位名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。

6.3 公文正文：主送單位名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數字、年份不能回行。6.4 附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，後標全形冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數碼（如：“附件：1.××××”）；附件名稱後不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，並在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前後標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發文字型大小並在其後標識附件（或帶序號）。

6.5 成文時間：用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”。

6.6 結構層次序數：第一層為“一、”，第二層為“（二）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。

6.7 必須使用國家和香港法定計量單位。

7 公文生效標識

7.1 單一發文印章：一個單位制發的公文在落款處不署發文單位的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

7.2 聯合行文印章：當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦單位印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文單位名稱（可用簡稱）排在發文時間和正文之間。主辦單位印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最後一排如餘一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。

7.3 特殊情況說明：當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得採取標識“此頁無正文”的方法解決。

7.4 附注：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。

8 版記

8.1 主題詞：主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，後標全形冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。

8.2 抄送：公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全形冒號；抄送單位間用頓號隔開，回行時與冒號後的抄送單位對齊；在最後一個抄送單位標句號。如主送單位移至主題詞之下，標識方法同抄送單位。

8.3 印發機關和印發時間：位於抄送機關之下（無抄送單位在主題詞之下）佔1行位置；用3 號

仿宋體字。印發單位左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為准，用阿拉伯數碼標識。

8.4 版記中的反線：版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。

8.5 版記的位置：版記應置於公文最後一頁（封四），版記的最後一個要素置於最後一行。

9 頁碼

用4號半形白體阿拉伯數碼標識，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字。空白頁和空白以後的頁不標識頁碼。

10 公文中的表格

10.1 公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側，單頁碼置於表的左下角，雙頁碼置於表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。

10.2 公文如需附A3紙型表格，且當最後一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在檔最後一頁（封四）上。

11 公文的特定格式

11.1 信函式格式：發文單位名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦使用小標宋體字，字型大小由發文單位酌定；發文單位全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條武文線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。發文單位名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法同一般公文相應要素說明。

11.2 會議紀要格式：會議紀要標識由“××××會議紀要”組成。字體用紅色小標宋體字，字型大小由發文單位酌定。會議紀要不加蓋印章。其他要素同一般公文規定要求。