浅谈计算机在档案管理中的应用

摘要：文章认为计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案现代化发展的客观要求，有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时，也顺应了社会信息化的要求，提高了档案工作者的素质。

关键词：计算机技术；档案管理；重要性

随着计算机技术信息技术迅猛发展和广泛应用，计算机技术为档案信息资源的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的契机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。目前，档案电子化是档案管理工作必须实施的重要工作，已经成为人们的共识并显示出非常显著的成绩。

计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件，但是受行业和规模的影响，计算机的应用技术水平还参差不齐。

就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。

一、档案管理应用计算机技术是档案现代化发展的要求

从20世纪80年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先，计算机技术被广泛引入日常的档案管理工作中。其中最为突出的是表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中。以提高档案检索的质量和速度。其次，由于电子档案的大量涌现，同时人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案馆为档案管理工作开拓了一个全新的领域和课题。再次，为了适应用户对开放的先行文件和历史档案的快捷查找，利用的需求各级各类档案馆（室）纷纷建立各种类型的计算机网站。档案载体的变化是出现了电子档案，党政机关、企事业单位的办公、管理和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子商务这种新形式的办公方式开始崭露头角，逐渐替代了以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用信息。信息的存在形式就由原先看的见，摸的着的固态形式转化为看不见、摸不着的数码形式，它转化的档案就是电子档案。随着电子文件几何式骤增，对电子档案的超前控制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术的推广。服务范围的拓展，管理手段的革新都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念，把现代化计算机技术与我们积累的工作经验、档案利用的典型案例、档案史料、编研材料结合起来，参与到这场文案管理的变革中来，在变革中求生存，在变革中求发展，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环境，使档案信息得到更好的利用，顺应时代的要求。

二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试

近20年来，我国档案事业发生了巨大变化，档案队伍的综合素质也有了显著提高，而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些发展变化。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命维护历史真实面貌外，其重要任务就是管理，开发档案信息提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代

化的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化，档案管理工作模式的信息化，档案工作目的的信息化，档案管理方法的信息化，就是我们通常说的档案的数字化。档案管理方法的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革新管理方法、手段和工具，比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。进一步发挥它在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化能力和档案信息化建设发挥引导和推动作用。

三、用计算机技术管理，有利于增强档案工作领导的计算机意识、现代化意识

实现档案计算机管理应先培养计算机意识。所谓计算机意识，笔者认为，是人们在生产、生活中的一种新的思维方式，在这种意识下，人们在时间中首先尽可能地企图通过应用计算机技术来分析问题、解决问题，使计算机及其技术成为人们劳动的一种重要甚至是首选的工具或手段。21世纪是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的环境中工作，在高科技的背景下学习和生活，将在高科技的发展中求生存、谋发展。高科技在向世界展示其强大无比的奔腾势头的同时，也向我们每一个人提出了新的使命：不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。在新的世纪，属信息管理范畴的档案部门，其工作对象的拓展、工作手段的更新，信息技术是发展方向。然而现实中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强。现行的管理手段仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望。整个档案队伍中先进生产力的代表太少，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案管理水平很难有实质性的提高。

这些状况表明，在信息化时代强化档案人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的，也是非常迫切的。而这种意识的形成，不仅需要一个过程，而且需要以多种途径或方式逐步实现。笔者认为，增置档案人员计算机技能管理内容，无疑是个强烈的指示信号，也应是一种有效途径。这将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，可强化档案人员的现代化意识，加快档案工作现代化建设。

四、顺应社会信息化的要求，全面提高档案工作者的素质

随着全社会信息化建设步伐的不断加快，电子文件的产生与管理给档案管理工作带来了极大的挑战。在信息网络环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会提供高质量、全方位的档案信息服务，是摆在当前的重要任务之一，适应政务信息化，档案工作者素质的提高和意识的培养是关键。

在信息观念日益增强的市场经济环境中，新知识、新技术、新事物、新经验层出不穷，而档案管理工作人员还存在着知识结构老化，服务技能单一现象。如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，档案人员只有不断学习和掌握新知识、新技能、新本领才能参与电子环境下的业务转型并起到积极的促进作用，《档案法》规定要“采用先进技术，实现档案管理的现代化”。现代化管理的基础是工作者的知识化，尽管技术进步对信息环境的构建起着至关重要的作用，但是人仍然是决定的因素，档案工作人员素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。可见掌握档案人员计算机技能整体状况，不仅可以促进档案专业教育加快改革步伐，调整人才培养方向，以适应时代需求，有利于增强档案人员的终身学习意识和时代意识，促进干部队伍知识结构的改善和优化。

在电子商务和电子政务活动中，档案工作人员不仅要达到政治素质过硬，档案业务精通，还要求熟悉档案信息系统开发，档案保护技术和具备相当的外语水平以及开拓创新能力。

同时应当具有有效利用现代工具开展工作的习惯和意识，实现从传统的档案业务型向多元和复合知识型方向转变，即一职多能。因此档案部门要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之在掌握档案专业知识，了解新学科发展的基础上不断更新自身的知识结构，以适应网络化社会对信息的要求，也只有具备一支高素质的专业队伍，才能灵活应对电子形式的档案信息服务，提高管理效率和质量，可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及档案部门运用计算机技迫切需要，计算机技术在档案部门的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。为适应这一新形势的发展，档案部门应培养造就一批具有世界科技前沿水平的高层次的档案人才队伍和档案学科带头人，不断更新知识，以适应新时期档案事业发展的需求。