电子文件档案管理

附件5：

电子文件档案管理

1主要工作依据

1.1《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894-2002

1.2《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》DA/T 38-2008

1.3《神华集团公司音像档案管理办法(试行)》神华办〔2013〕61号

2基本术语

2.1电子文件

指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设各形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

2.2归档电子文件

指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

2.3背景信息

指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

2.4元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据

2.5电子档案

直接形成的，具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。

2.6真实性

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

2.7完整性

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

2.8有效性

指电子文件应具各的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3管理职责与要求

3.l档案部门是电子文件的归口管理部门。

3.l.l档案部门负责本单位电子文件存储载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本企业相关业务部门归档电子文件的形成、积累和移交等工作。

3.l.2企业相关业务部门的兼职档案员，应负责本部门归档电子文件的形成、积累和管理，并在专职档案员的指导下按电子

文件归档与管理规范，完成电子文件存储载体的整理与移交工作。

3.2管理要求

3.2.1电子文件归档就是把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上，电子文件存储载体类型有光盘、磁盘、可移动存储设备等(以下电子文件存储载体以光盘为例)。

3.2.2档案部门应按规范，对各业务部门移交的电子文件光盘，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及电子文件光盘的安全性、有效性、完整性。

3.2.3信息部门，应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储(刻录)到符合保管期限条件的光盘上，按规定填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。

3.2.4电子文件归档光盘的形成部门，应填写电子文件登记表(见表1、2 )，向档案部门移交。

4归档要求

4.1归档范围

电子文件的归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定执

行，并应包括相应的背景信息和元数据。

记录本单位主要职能活动和重要工作成果等内容的具有保存价值的电子文件均属归档范围。

4.1.1领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的音像资料(光盘存储方式)。

4.1.2本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的音像资料(光盘存储方式)。

4.1.3为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等专题音像资料(光盘存储方式)。

4.1.4生产管理系统形成的运行记录、设备情况等电子文件刻录的光盘。

4.1.5建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘(含竣工图)等。

4.1.6厂家提供的设备或系统安装调试光盘。

4.1.7本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。

4.1.8其他工作形成的应归档的光盘。

4.2归档时间

4.2.1经过编辑整理过的电子文件光盘，应在工作结束后由责任部门（单位)及时移交归档。

4.2.2建设项目形成的电子档案，归档时间应与纸质档案移

交时间相同。

4.2.3生产管理系统形成的运行记录、设备情况电子文件应与生产档案归档时间相同。

4.2.4厂家提供的设备或系统光盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门与项目竣工纸质档案一同移交归档。

4.2.5本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。

4.2.6本企业办公自动化(OA)形成的电子文件，应与档案管理系统有接口，实时进行逻辑归档，逻辑归档的电子文件随纸质档案的定期移交，整理后再行物理归档。

4.3归档份数

4.3.1电子文件材料可归档2份，需异地保存时归档3份。一份封存保管(A)，一份提供利用(B)，一份异地保存(C )。

4.3.1.1本企业信息中心有专业的存储系统时，系统数据备份光盘归档两份，一份封存保管，一份异地保存。

4.3.1.2厂家提供的设备或系统光盘按实际移交数量归档(最多三份)

5质量要求

5.1归档的光盘应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚(版本、设备环境、记录格式等)。

5.2归档的电子文件以及数据备份所采用的载体，按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等。

5.3归档载体上的文件必须是可读文件。

5.4特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

5.5归档后的电子文件载体应设置成“禁止写”操作状态。

6整理与归档

6.1收集与移交

6.1.1形成电子文件的业务部门应按归档范围要求，收集本部门(单位)形成的归档电子文件，在规定时间内移交到档案部门。

6.2移交手续

6.2.1电子文件归档时，应由形成部门按要求填写相关表格，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。

6.2.2电子文件形成部门整理与归档程序

第一步:电子文件登记，归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页(见表2的表A1和表A2)，并作为该载体机读目录存入光盘内，与电子文件一同保存。填写电子文件登记表时应注意文件编号与相应的电子文件

名称相对应。

-文件编号:载体内电子文件的序号。

-题名:电子文件题名。

-电子文件稿本代码:M-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;F-正式电子文件;

-电子文件类别代码:T-文本文件;I-图像文件;G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;O-超媒体链接文件;P-程序文件;D-数据文件

第二步:文件形成单位应按照归档的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见表1)，并签字。

档案部门接收程序:

第一步:接收时应核对《归档电子文件登记表》即表2的表Al、表A2的内容。

第二步:应对每套载体及其技术环境进行检验，并将检验结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》(见表1)的接收单位栏目中，应由移交和接收双方完成该表的填写并签字。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

6.3核查与接收

档案部门在接收电子文件光盘后，应对移交光盘的真实性、

完整性、有效性进行检查，并应在光盘表面上用记号笔标明内容，并填写相应表格。

6.3.1对照移交目录核对移交的数量。

6.3.2检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。

6.3.3归档说明及按规定填写的电子文件管理登记表的信息是否正确。

6.3.4检查提交的光盘是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘是否符合归档要求。

6.4整理

6.4.1归档光盘应按年度、类型、张号(排流水号)整理。其它归档载体参照归档光盘执行。类型代码分别用:光盘-GP、录像-LX,录音-LY,磁盘-CP来标识。

6.4.2归档的光盘应按“张”整理，装“盒”。

6.4.3归档光盘上应用记号笔标注光盘档号(注:如有对应的互见号也应标注上)。

6.4.4归档光盘禁止使用粘贴标签。

6.4.5光盘档案的保管期限应根据实际情况设定，软件系统和电子文件光盘一般保管期限设为长期。

6. 4. 4本企业各应用系统数据备份(数据累加型的)保管期限一般设为5年。