电子档案管理办法

电子技术档案管理办法

一、总则

1．为建立、健全公司电子技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥电子技术档案在企业建设和发展中的作用，更好地为公司各部门服务，特制订本办法。

2．公司技术职能部门要把技术档案工作纳入本公司的技术管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。

3．按照集中统一管理技术档案的基本原则,公司工程部设立档案室，并配备专职人员管理。工程部档案室在主管部长的直接领导下，集中、统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

二、归档范围

本公司技术档案是指各技术职能部门（包括项目部、分公司）在生产技术、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来的图纸、资料、外购的标准、图书等。

三、管理部门

1.工程部资料室是工程档案的管理部门，其主要职责如下。

(1)制定或参与制定电子档案工作的规章制度。

(2)对项目部工程资料的归档工作进行指导和监督。

(3)做好公司工程资料的收集、整理、保管和利用工作。

(4)按照相关规定做好工程资料向有关档案机构的移交工作。

(5)承担技术文件资料的接收、复制、借阅、发放和建档，提供技术资料为全公司有关部门和技术人员服务。

2.档案管理人员职责：

(1)认真贯彻公司技术档案工作的要求，钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。积极主动地为设计开发、生产、服务提供技术资料。

(2)做好技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计等工作。

(3)遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。

(4)严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。

(5)保持档案室内整洁、卫生、对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。

四、电子文件的归档方式

1．电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据公司工作实际，现强调物理归档（是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程）。

2．每一个项目完成后，都要按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，加以系统的整理所形成的技术文件资料，各部门根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3．归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

4. 凡需归档的技术文件资料，按组卷要求技术文件资料齐全，书写或打印符合要求，字迹工整、图样清晰，技术责任者签字后向档案室移交归档。不符合要求的拒收。

5. 凡外来、外购入公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等，在仪器设备开封前，设备部门通知档案室人员参加清点，如数归档。

五、电子文件的移交与保管

1．电子文件在向档案部门归档、移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方应按规定办理交接手续，签字归档备查。

2. 材质单、合格证、复试报告、检测报告等必须是高清扫描件；图纸必须保存为PDF格式及同时保存DWG格式文件；BIM模型按不同时间节点保留多份并注明；其他文件、方案等保留DOC格式文件，签字文件可用扫描件或拍照。

3．档案室负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

4. 电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。

5．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。

6．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

7．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在 14℃—24℃，相对湿度控制在 45%—60%。

六、电子文件的提供、利用和销毁

1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障，机密文档不得私自拷贝。

2. 查询者对电子档案的使用应在权限规定范围之内，如需查询超出自己权限的文档时；普通文档由主管领导审批，机密文档由总经理审批，审批通过后档案管理员方可给予该员工查询的权限。

3. 具有保密要求的电子档案，要有稳妥的安全保密措施，查询时要遵守公司保密规定。

4．销毁电子档案，需经分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签字。电子档案的销毁鉴定，按公司档案管理制度执行。

5. 电子档案的销毁，档案管理员在报总经理批准后，办理相关手续后，方可实施。

6. 非保密电子档案可在批准后删除。属于保密范围的电子档案被销毁时，

如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

七、处罚措施

1. 不得上传与工作无关数据，一旦发现给予责任人严重过失单处罚。

2. 如未按规定及时上传电子数据，造成数据丢失，对公司造成严重损失的，后果由当事人和部门负责人承担。

七、附则

1. 本管理办法经公司总经理办公会批准；

2. 本管理办法由公司工程部负责修订并解释；

3. 本管理办法自颁布之日起执行。

4. 本管理办法未详尽之处按照公司《工程档案管理制度》执行。