检验资料档案管理制度

检验资料档案管理制度

1．目的

为了确保检验工作的有效性和可追溯性，对记录和档案实施有效的控制和管理。

2．适用范围

本程序适用于本中心（所）质量记录、技术记录和档案的管理。

3．职责

3.1办公室负责全中心（所）归档记录的查阅、贮存、维护和处置的管理工作，负责记录管理状况的监督。

3.2技术质量部负责制定全中心（所）记录的控制清单及表式的备案工作。

3.3各部门负责本部门使用的表式的设计和审批，负责收集与本部门工作相关的记录及其贮存归档、维护和处置的管理工作。

4．程序内容

4.1记录的分类

本中心（所）记录分为质量记录和技术记录两类

a．质量记录包括：内审、管理评审、纠正措施和预防措施，检测过程监督、报怨的受理和处理、实验室间比对、分包方评审、新开展项目评审、人员培训教育考核、记录外部供应商评价等质量活动记录。

b．技术记录包括：检测的原始观察记录、导出数据、人员技术考核、检测有效性监控、人员签字记录、检验报告复印件。

4.2表式的控制

4.2.1各部门根据所进行的检测、校准、抽样项目及管理体系的不同要求，设计不同的质量记录表式和技术记录表式，表式栏目中所要求填写的内容必须满足信息足够的原则，并经部门负责人审批后使用。经批准的表式应交技术质量部备案。由技术质量部制定全中心（所）质量记录的控制清单，各部门应建立本部门记录的控制清单。

4.2.2各表式使用部门应定期评审表式的必要性、充分性和可追溯性，并随

着实践不断改进完善。

4.3记录和档案的标识

检验原始记录和检验报告的标识按CX4.13.2《检验原始记录管理程序》和CX5.10.1《检验报告的管理程序》的规定进行。其他记录标识按CX4.3.1《文件的控制和管理程序》的规定进行。

4.4记录的更改

当记录中出现错误时,应采取划改方式，将正确值填写在其旁边，不允许擦涂，防止字迹模糊或消失，对记录的所有改动应在有改动人的签名或签名缩写，对食品检验原始记录的更改必须由检验员和受权签字人共同确认。对电子存储的记录也应采取同等的措施，以避免原始数据的丢失或改动。

4.5记录的收集、归档

4.5.1各部门应对本部门分管的记录定期收集、汇总、装订、编目、统一保管，需归档的记录应于每年底移交档案室。不需归档的由

各部门按规定的保存期限，保存在适当的场所，防止记录在保存期内的损坏。

4.5.2一般记录的保管期限为三至五年，重要记录的保管期限为长期保存或永久保存。具体保存期见质量记录控制清单。

4.6记录和档案的查阅和复制

4.6.1查阅档案、记录的人员应填写档案查阅申请单，经档案管理员同意后，可在档案室或有关部室查阅。查阅人不得对档案中的材料进行拆卸、调换和涂改，本中心（所）档案不外借。

4.6.2需复印档案、记录者，应填写“档案复印申请单”，经相应的档案管理职责部门负责人批准，由文件资料管理员进行复印后交给需要者。须按CX4.1.1《保密和保护所有权的控制程序》的规定执行。

4.6.3有特殊保密要求的档案（如人员技术档案等）由质量负责人批准后方

时可查阅和复印。

4.7记录和档案的贮存、保管和维护

档案的贮存环境应适宜可靠，应有防火、防尘、防虫、防霉等措施，管理人员应定期检查保管情况，妥善保管，并为委托方保密。对损坏或变质的档案应及时修补或复制，做到安全贮存，确保档案的完整性。

4.8记录和档案的清理

超过保存期限的记录和档案，由归口管理部门填写“超期技术资料、记录处理单”，报中心主任审批后，指定专人，予以销毁。“超期

技术资料、记录处理单”交办公室长期保存。

4.9记录和档案的保密

记录和档案的保管、借阅、复制、销毁应遵循保密的原则，档案管理人员不得随意将档案内容泄露给无关人员。所有档案调阅和复印记录应予保存，以便追溯。

本制度自发布之日起实施。

二〇一一年四月二日