批发企业单据传递流程

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存货管理办法

为加强公司存货的监管，规范存货的入库、出库管理及单据传递程序，保证公司存货的安全、完整，提高工作效率，结合公司情况，制定本办法：

第一条一般性规定

一、本办法所称存货包括公司经营的正常商品、赠品、促销品、物料用品等。

二、本办法涉及单据包括外来单据，自制单据，各种报表，汇总表及其附件等。

三、出入库单据及报表需由制单人、收(发)货人、复核人、部门主管等相关人员审核，签字确认。损失(或损耗)单、品尝支出、促销活动支出等需由当事人写出情况说明作为支出单据的附件。因我公司与河南古蔡红太阳商贸有限公司共用一个物流中心，为便于管理所有商品交河南古蔡红太阳商贸有限公司物流中心代管，所有商品、赠品、奖品、物料用品等入库、出库、退回均需凭有效单据由河南古蔡红太阳商贸有限公司物流中心人员核对相符并签字确认后才能出入物流

中心。

四、信息管理员应严格按照公司采购人员书面或电子版文件所通知的商品价格录入计算机，并严格执行促销方案。原则上不接受口头及电话通知商品价格及促销方案。

五、物流中心人员按存货的性质、品类、规格型号、生产日期、保质期及码放要求等分区码放，根据出库频率合理安排商品摆放位置。依据商品品类制作进销存卡片，理货员根据入出库顺序逐笔序时登记。出库遵循“先进先出”的原则，以免造成商品临期甚至过期。

第二条订单管理

订单分采购订单和销售订单两种。

1.采购订单管理

采购部依据销售订单结合存货库存量编制采购订单，采购订单必须明确包括商品名称、编码、规格型号、级别、质量要求、单位、数量、价格等内容。采购订单编制完毕经采购部经理审核，订单确定后不得随意变更。

采购人员凭审批手续齐全的采购订单与相关供应商进行采购交易谈判，将相关条款明确后签订《购销合同》，《购销合同》应按照《合同法》的规定将主要条款如：品名、规格、质量标准、数量、单价、总金额、交付地点、验收依据、违约责任、付款账期、运费结算等内容填写齐全。合同留存两份，一份存采购部、一份存财务部。

2.销售订单：

区域经理或业务员根据客户要货计划汇总销售订单，信息管理员依据销售订单制作销售单，实物负责人按销售单发出商品。

第三条入库管理

货物到达后首先由质检员检验货物质量，检验合格后接收人员根据发票、对方出库单（或销售清单）等单据与采购合同或采购订单及

实物进行核对，检查接收商品的品种、数量、规格等是否相符。核对无误后，由信息管理员按实际入库数量填制商品入库单，打印后由相关人员签字。入库单一式两联，第一联连同发票、对方出库单、验收记录等交财务入帐；第二联交供货商留存。

验收过程中，出现数量、质量、型号规格等与订单不符及少货、毁损等情况要查明原因。数量、规格、型号等不符的，及时与供货商联系，根据情况决定是否接收；属产品质量问题的，由采购部与供货商协商解决；少货、毁损与供货商联系后按实际验收数量入库。

第四条出库管理

根据公司业务性质，存货出库分三种情况：

一是按订单出库，业务员将客户要货计划整理后按订单出库。信息管理员依据客户（或业务员）要货计划开据销售单。

二是无订单出库，物流中心根据业务员预估销量对不同品类的商品分别核定借货定额从物流中心借货，因季节不同发生销量变化可变更借货定额。每天营业终了，业务员将当天商品销售单据整理完毕，按销售数量与信息管理员对帐，核对无误后打印销售单，第二天按销售单从物流中心出货，足额保留核定借货定额。信息管理员每天清查未销售商品数量，核对是否与核定定额、当天销售数量等是否相符，出现问题及时查找原因。

三是团购出库，信息管理员根据与团购方达成的协议开据销售单。

销售单一式二联，第一联交客户核对商品；第二联连同要货计划

及出库情况说明书交财务部入账；

物流中心发出货物时要认真核对发出商品的品名、规格、型号、包装、数量、赠品、奖品等是否与“销售单”相符。

无出库手续擅自出库每例对实物负责人罚款100元。

第五条退货管理

一、因商品质量或其他原因向供应商退货的，依据退货计划制作“采购退货单”，工作人员依据“采购退货单”装车，“采购退货单”与实物核对无误后第一联随货同行，第二联交财务。车辆装载数量事前无法估算的可装车后打印“采购退货单”。

二、客户退货的，由信息管理员制作“销售退货单”，随货赠品、奖品等需在同一退货单上退回。能分清退货批次的，按该批商品销售价退货；不能分清批次的，按最低销售价或最后一次销售价退货。客户退回的货物原则上不能出现过期、拆零或包装破损等影响销售的情况。

三、原则上不准将不同客户的退货与销售相互调换，客户退货与另一客户要货品种、数量、规格等完全一致并及时收回现金的，可予以调换。

第六条赠品、奖品、促销品等管理

供应商提供的赠品、奖品、品尝品、陈列品、促销品等在系统上有同类品种、规格的按正常商品单独打单办理入库手续，由制单人在入库单摘要栏上注明存货属性。系统上无同类商品的，重新建立商品档案，单价按“1元”验收入库。

一、随货赠送赠品时信息管理员按销售政策相配套的赠送数量

在制作“销售单”时在赠品信息栏填写赠送商品数量随正常商品一起出库。

二、奖品、品尝品、陈列品、促销品等发放时，由主管区域业务员提出促销计划申请，销售经理审核，总经理审批后发放。商品出库时单独打印销售单，在销售单赠品信息栏填写商品数量，备注栏注明商品用途并附上奖品发放明细表和业务活动开展情况说明。

三、活动结束未使用完的赠品、奖品、品尝品、陈列品、促销品等及时交回物流中心，打单入库。

四、无据发放赠品、奖品、陈列品、促销品者按同类商品价值的二倍对当事人进行处罚；销售经理监管失职每次罚款200元。

第七条盘存管理

公司的商品按永续盘存制进行盘点，物流中心至少每月盘点一次。盘点前先做好商品归类，制作盘点地图，标示各类货物位置。盘点结束由物流中心填制盘点表，反映盘点货物的名称（编码）、规格、数量等内容，由质量使用保证期的应注明质量使用保证期是否过期。盘点人员、复核人员及物流负责人应在盘点表上签字，以示负责，并及时将盘点表与计算机数据、财务部明细账核对，以反映货物的实际库存数及盘点差异。

公司组织人员对物流中心的货物进行不定期抽查盘点，抽查比例不小于总品项的30%，以检查货物的真实性，确保账实相符。