组织内部沟通的障碍与应对
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组织内部沟通的障碍与应对
正如我们所熟知的那样,沟通在我们的生活中广泛地存在并发挥着至关重要的作用,无论是寻常的交谈,还是正规的面试,它都直接或间接的影响到我们在他人心目中的形象,也影响到整个活动预期的结果,所以我们必须重视沟通所有的环节,特别是沟通中的噪声问题,因为它会严重干扰到信息的传递。同样,一个群体要实现高效率的运作,也必须对沟通中的各种障碍有充分的认识,才能找到解决这些问题办法,使组织实现顺畅的沟通。
一、纵向沟通的障碍
从上司方面来说,可能出现的情况是:第一,认为有规章制度,大家照章办事就行,下级应该做好,没必要沟通。第二,天天沟通,事事
沟通,效率低。第三,习惯于单向沟通,我命令你服从。第四,沟通多
少与关系远近相联系,与关系亲近的下属沟通多,反之沟通少。第五,主要精力要用于组织对外事务及组织的战略、经营等大事,没有时间与
下属沟通。第六,对下级不信任,或者认为下属幼稚,只考虑局部利益,沟通没意义。
从下级方面来说,可能出现的情况是:第一,害怕打扰上司,不敢沟通;第二,习惯于听从上司的命令,被动沟通;第三,揣摩、逢迎上
司,或者吹捧,或者有意见也不提;第四,夸大或隐瞒事实,或报喜不
报忧,或报忧不报喜;第五,事不关己,不主动沟通。
上下级沟通不畅还在于:第一,上司与下级关注的问题、考虑问题的角度不同;第二,上下级掌握的信息不对称;第三,沟通沟通缺乏真
诚之心真诚是理解他人的感情桥梁,然而缺乏诚意的交谈会带有偏见和
误解的色彩,最后导致交流的信息被扭曲。在这里也并不是说那些有着
传统观念的管理者做什么事都没有诚意,只是大多数管理者在管理沟通
中缺乏将心比心的诚意。所以在这种管理模式下,管理者和被管理者都
彼此缺乏信任和理解,缺乏感情交流和真情流露。在面对面的沟通交流中,有研究表明,有65%是以非口语的方式传递的,它代表着一个人的本能,也能很好的反映出把个人的真实想法。由此可以得知,真诚的沟
通是非口语和口语表达一致,并且两者相互补通,才能形成一个真实的、完整的信息。然而,现实生活中的管理者与被管理者之间的沟通中管理
者往往会出现起口语信息与非口语信息不一致,说话的语调令人不安和
恐惧。其实,沟通中的信息传递者所扮演的角色是仆人而不好似主人,
他的目的其实就是让信息接收者能真正的理解他所传达的信息。也就是
说管理者要想好好的达到自己的目的首先就要好好的学会尊重他人。然而现实中的管理者大的自以为是,对别人总是不以为然。最后得到的结
果是自己的目的非但没有好好的完成,还直接造成了沟通中的障碍。第
四,沟通渠道的因素,许多管理沟通的渠道相对闭塞的,在我国,这种
现象尤为明显,开会可能就是领导层传递、发布信息的一个最常见的方
式方法了。
(一)向下沟通艺术
作为上司来说,应重视组织内部沟通,多与下属交流,用心与下属沟通,
讲究沟通技巧;关心、信任下属并经常传达这种信任及对他的期望;将
下属目标与组织目标结合;经常表达你对他的满意;经常询问他是否有
好建议;积极倾听下属的想法。
1.下达指令
当向下属下达指令时,注意激发下属完成任务的意愿;确保下属理解;
尽量为下属提供完成任务所需要的条件;相应地授权;让下属提出疑
问,尽量帮助解决疑问;口吻平等;关心其工作进度,既要关注结果
也要关注过程。
2.听取汇报
当听取下属汇报时,应集中精力,充分运用倾听技巧;耐心听完全部
信息,不要急于下结论;对下属的汇报给予评价。
3.商讨问题
当与下属商讨问题时,注意多发问和使用鼓励性的言辞,诱导下属讲
出自己的真实想法;不要轻易作指示和评价,让下属来下结论,或者
整理归纳,以便于下属能够对自己更有信心,同时,把问题当成自己
的问题,有归属感;事先制定好商讨问题的规划;还要围绕问题进行
商讨,充分利用时间,防止跑题,提高沟通效率。
4.传达负面信息
当向下属传达负面信息时,应以私下的、个人化的沟通方式;注意针
对具体事和行为,语言是描述性的而不是评价性的,尤其不能指向人
格;及时,不要秋后算账;批评性信息是为了让下属改进,因此应包
含如何改进的信息,而且确保下属理解,以防重犯错误;容许下属陈
述意见。
(二)、向上沟通艺术
1.接受指令
当接受上司指令时,应认真倾听,如果可以,用笔记录;适当反馈,对
不清楚的问题提问,以确保理解;认真完成任务,提高执行力,同时适
当向上司汇报,以确保任务执行不走样。
2.汇报
当向上司汇报工作时,应把握好时机且事先约定;准备充分,有理有据,
思路清晰,逻辑清楚,简明扼要。
3.商讨问题
当与上司商讨问题时,应注意大问题事先约定,上司不愿意讨论时不要
勉强;坚持对事不对人。
4.提不同意见
当向上司提不同意见时,自己应该有详尽的方案;用提问——倾听——
欣赏——建议的顺序提不同的意见。
二、横向沟通的障碍
(1)高估自己部门的价值;(2)不直接沟通而背后抱怨;(3)人性的弱点——推责任;忌妒;(4)机构设置不合理权责不清;(5)组
织合作氛围不好;(6)无强制权;(7)未及时处理冲突,矛盾积
累。
横向沟通的艺术
横线沟通的影响因素有很多,要促进组织的横向沟通,首先要使组织内部结构合理、权责清晰。横向沟通顺畅是建立在组织结构合理、权责清晰的基础上的。如果组织内部结构设置不合理、权利职责不清楚,就应该先进行结构调整。
其次,培育团队合作文化,建立内部供应商与客户关系,主动帮助他人和其