文件制度管理办法

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文件制度管理办法

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1.0目的
为确保公司制定、修改、发布规章制度的工作规范、统一、协调，具有合法性，保证各
项工作有序高效进行，根据《中华人民共和国公司法》和国家有关法律、法规及《公司章程》，
特制定本规定。

2.0 适用范围
本制度适用于股份有限公司，下属子（分）公司参照本制度执行。
3.0 定义
3.1 本规定所称的规章制度，是指公司为管理其各项工作，由公司各部门组织草拟并以公司
名义印发的规范性文件。
3.2 以公司各部门名义下发的规范性文件不纳入公司规章制度范围。
3.3 本规定所称规章制度的具体形式主要有：章程、规定、办法、细则等。企业规章制度不
采用“条例”的形式。

4.0 关键控制点
4.1 制度编制原则必须符合国家及行业的有关方针政策及法规、规范、标准；符合公司特点
与实际需要，具有可行性、适用性。
4.2 公司人力资源部是规章制度制定与管理的归口管理部门，负责规章制度的整理、汇编工
作。负责对公司的规章制度的合理性、有效性、可操作性进行定期或不定期的评审。
4.3 规章制度的修改，由规章制度的制定部门征求相关方意见和提出草案，人力资源部进行
审查，报送原审批权限批准修改。
4.4 规章制度一经发布，必须严格贯彻执行。各职能部门负责对其制定的规章制度的贯彻执
行进行指导、检查。
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5.0 规范和要求
5.1 制度的分类及各部门责任
5.1.1 公司的规章制度分为基本管理制度、专项管理制度。

基本管理制度。是公司对具有全局性和根本性事项作出规定的制度，是公司经营管
理的主要依据，其他的规章制度不能与之相矛盾。

专项管理制度。是公司服从于基本管理制度的要求，规范某一方面生产经营活动制
定的管理规定。
5.1.2 管理机构与职责

公司人力资源部是规章制度制定与管理的归口管理部门。其主要职责是：
 负责汇总公司各部门建立规章计划。
 负责组织对规章制度草案的审查，并汇总各方面的意见。
 负责规章制度的整理、汇编工作。
 收集以公司名义颁发的规章制度的执行情况，提出修改或废止的建议。
 督促指导各部门规章制度规范化工作。
 对公司的规章制度的合理性、有效性、可操作性进行定期或不定期的评审。

公司各部门的主要职责
 负责以公司名义发布的与本部职责相关的规章制度制定计划的提出，并按规定的
要求按时完成规章制度的调查、草拟、送审、报批工作。
 在职责范围内，负责由本部门草拟或负责解释的已发布规章制度的修改完善和废
止工作，检查现行规章制度的执行情况。
 协助其他部门制定或修改规章制度。
 负责本部门规章制度的规范化工作。

公司成立规章制度会审机构，成员由相关部门的专业人员组成，公司领导任负责
人。其主要职责是：
 负责审议以公司名义发布的规章制度的年度编写计划。
 负责对规章制度的会审。

公司各部门应明确各规章制度的归口管理小组或负责人，并履行下列职责：
 在职责范围内执行公司的规章制度。
 根据本规定制定本部门规章制度的制定和管理制度。
 做好本部门规章制度的规范化工作。
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5.2 制度的制定、修改和废止
5.2.1 制定、修改、废止规章制度应遵循的原则：

规章制度不能违反国家的政策、法律、法规、规章及其它规范性文件，不能违反本
公司章程。

规章制度必须符合企业生产经营管理的实际。

企业规章制度应具有严肃性、连续性和相对稳定性；上下文之间要完整统一，相互
协调，前后衔接，不能相互矛盾；规章制度之间应协调统一。

规章制度必须符合文本格式，力求严谨，简明扼要，观点明确。
5.2.2 计划的编制：

各部门每年应根据实际工作的需要，提出应制定并发布的规章制度的年度计划，由
部门负责人签署意见，一般在每年**月**日前送人力资源部汇总，交由规章制度会
审机构审议后，报公司总经理办公会议审定。

计划内容应当包括：规章名称，拟解决的问题，负责制定的部门及参与部门、主要
拟稿人、完成时间、同步作废的规章。

根据外部环境变化和企业管理实际，确需在计划之外制定规章制度，经公司领导同
意，送人力资源部，报公司规章制度会审机构审议同意，可补列计划。

公司董事会可直接决定规章制度的制定计划。
5.2.3 规章制度的草拟：

基本管理制度的草拟，应组织专门的起草小组，由公司该项工作的主管任组长，并
由其指定一个部门牵头完成。

专项管理制度的草拟，应由负责该项工作或与该项工作关系最密切的部门牵头起
草。
5.2.4 提出修改意见。初稿拟出后，由拟稿的部门负责人审核签名，并在标题下方注明“讨
论稿”字样，送相关部门征询意见。各相关部门应组织相关人员研究，提出书面意见。
拟稿部门应根据其他部门的修改意见进行修改，形成“修改稿”。
5.2.5 规章制度的初审。规章制度初稿经修改后，在标题下方注明“修改稿”，由承办部门负
责人审核，附上各部门的书面意见，送人力资源部提出意见，交由规章制度会审机构会
审。会审后，由起草部门根据会审意见再次进行修改，形成“送审稿”，再送交人力资
源部并附上该规章制度拟解决的问题、修改的情况说明和会审机构的会审意见。

凡有关员工工资、福利、安全生产以及劳动保护、劳动保险等涉及员工切身利益的
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重大问题，制定规章制度时，应当听取员工的意见。

凡涉及员工奖惩的规章制度经职工代表大会讨论通过，并应当公示。
5.2.6 没有完成征询意见、会审的规章，人力资源部应退回拟稿部门重新办理。
5.2.7 规章制度的定稿及签发。

基本管理制度，应提交公司规章制度会审机构会审，公司总经理办公会审议，经公
司董事会审定，如法律法规及《章程》有规定的，需经股东大会审定，由公司董事
长签发。

专项管理制度，应提交公司规章制度会审机构会审，经公司总经理办公会审定，由
公司总经理签发。
5.2.8 公司各部门以本部门名义下发的规范性文件只限于与其职责相关的操作程序方面的规
范性文件，审核程序上，应征求人力资源部意见，送主管本部门公司领导审核，经公司
总经理批示同意后签发。
5.2.9 规章制度的修改和废止程序参照本制度中规章制度制定的程序执行。
5.2.10 制定规章制度应按照年度计划和规定的程序进行，避免随意性。

5.3 制度的评审和监督
5.3.1 规章制度的检查，原则上谁承办谁负责，或者按规章制度明确的解释部门负责，涉及
到其他部门职能的，由承办部门会同相关部门进行检查；若几个部门联合制订的规章
制度，由拟文部门牵头，参与部门共同检查和考核。
5.3.2 规章制度的评审，每年****月由人力资源部会同审计部，组织各相关部门对公司规章
制度进行评审，并形成书面报告。
5.3.3 除规章制度已明确执行监督部门外，人力资源部对公司规章制度执行情况负有监督职
责，并提出意见与建议。

5.4 附则
5.4.1 公司的企业标准、技术规范、规程和贯标所涉及的体系手册、程序文件的制订与管理，
不适用本办法。
5.4.2 规章制度之间发生矛盾时，新颁布的规章制度优于旧的规章制度，层次高的规章制度
优于层次低的规章制度。
5.4.3 本规定自发文之日起实施。
5.4.4 规定由公司人力资源部负责解释。