办公自动化系统管理规定
办公自动化系统使用规范制度
办公自动化系统使用规范制度第一章总则第一条目的和依据为提高医院办公自动化系统的管理水平，规范系统的使用行为，保护系统的稳定运行和安全，订立本规章制度。
第二条适用范围本规章制度适用于医院内全部使用办公自动化系统的人员，包含医务人员、行政人员、技术人员等。
第三条定义1.办公自动化系统：指由电脑硬件、软件及相关设备构成的、为提高工作效率和管理水平而应用于医院办公工作中的信息化系统。
2.系统管理员：指负责医院办公自动化系统维护和管理的工作人员。
第二章系统使用权限第四条使用权限申请1.医院内各部门、科室或个人需向系统管理员申请办公自动化系统的使用权限。
2.申请者需填写申请表，说明申请理由和使用范围，并由部门负责人签字确认。
3.系统管理员依据申请情况进行权限审核，审批通过后发放相应的系统账号和密码。
第五条账号和密码管理1.系统管理员负责对办公自动化系统的账号和密码进行统一管理，遵守保密原则，并定期进行安全审查。
2.任何人不得私自泄露、借用、交换、买卖他人的账号和密码，禁止将账号和密码用于个人外借、外借给其他单位使用等行为。
第六条使用权限撤销1.医院内各部门、科室或个人在不需要使用办公自动化系统时，应向系统管理员申请撤销使用权限。
2.使用权限因工作需要或安全问题发生更改时，系统管理员有权随时撤销或修改相应的使用权限。
第三章系统使用规范第七条系统使用目的1.办公自动化系统的使用目的是提高工作效率、简化操作流程、促进信息共享和协作。
2.使用人员应依照工作需要合理和正确地使用办公自动化系统。
第八条系统使用规范1.使用人员应遵守相关法律法规和医院的信息安全策略，不得利用办公自动化系统从事违法犯罪活动或传播非法信息。
2.禁止使用办公自动化系统进行个人商业活动，禁止将系统资源用于个人非工作目的。
3.禁止擅自安装、卸载、修改办公自动化系统的软件和硬件设备。
4.禁止在办公自动化系统中传播病毒、恶意软件或其他危害系统安全的行为。
2024年综合办公系统实施细则(3篇)
2024年综合办公系统实施细则《酒店办公自动化系统管理规范》第一章总则第一条为推动酒店信息化建设，提升工作效率与管理水平，特制定本细则以规范酒店办公自动化系统的使用、维护与管理。
办公自动化系统是酒店信息化建设不可或缺的组成部分，借助现代信息技术，旨在强化管理职能。
第二条本细则适用于酒店领导层、机关全体工作人员、各职能部门领导及其办公室人员使用办公自动化系统。
第三条酒店综合管理办公室为本系统使用、协调及实施的主管部门。
第二章帐号管理第四条凡符合使用条件的单位和个人需申请设立办公自动化系统用户帐号。
申请流程如下：1. 申请人需按照规定配置软硬件环境，包括但不限于具备cr2.0架构的CPU、相应内存、40G硬盘、IE6.0以上版本浏览器、中文正版Windows操作系统、正版Office办公软件，并完成网络连接设置。
2. 综合办公室主任审核并签署意见，确定用户级别和特殊操作权限后，交由综合办公室网络信息中心办理帐号建立事宜。
3. 网络信息中心根据综合办公室主任的指示为新用户建立帐号。
4. 用户名及初始口令由综合办公室负责通知用户。
第五条用户及所属单位负责用户名及口令的管理：1. 为确保网络安全，用户需在获得用户名及口令后三个工作日内更改口令，否则综合办公室网络信息中心有权取消该帐号。
2. 如遇人员变动，相关单位需在规定时间内申请注销或更改用户帐号。
3. 若用户名或口令遗失或未及时更改而被取消，用户需按前述流程重新申请并更改口令。
第三章安全与保密第六条使用办公自动化系统的电脑必须安装酒店统一采购的网络版杀毒软件和防火墙软件，并由酒店统一进行软件升级。
严禁上传带毒文档至数据库。
第七条办公自动化系统属于酒店内部系统，用户需严格遵守国家及酒店保密规定，确保国家安全和酒店内部信息不被非法获取、泄露。
各使用单位应对信息资料的保密性、正确性、完整性及发布范围负责。
禁止将敏感信息录入系统或在系统内传递。
第八条酒店对系统安全实行单位领导责任制，单位行政主要负责人对本单位办公自动化系统的保密、安全等事项负领导责任。
OA(办公自动化)管理制度范文
OA（办公自动化）管理制度范文第一章总则第一条目的与依据为规范公司OA（办公自动化）系统的使用与管理，提高工作效率，加强信息安全，促进信息资源共享，根据公司实际情况及国家相关法律法规，特制定本管理制度。
第二条适用范围本制度适用于公司内部所有使用OA系统的部门、员工及经授权访问OA系统的外部人员。
第三条基本原则1. 高效便捷：确保OA系统能够有效提升办公效率，简化工作流程。
2. 信息安全：严格遵守信息安全标准，保护公司数据不被泄露、篡改或非法使用。
3. 规范管理：统一OA系统的使用与管理标准，促进工作流程的标准化、规范化。
4. 资源共享：鼓励通过OA系统实现信息的快速传递与共享，提升团队协作效率。
第二章OA系统管理职责第四条管理机构与职责1. 信息管理部门：负责OA系统的日常维护、升级、故障排查及用户技术支持。
2. 行政管理部门：负责OA系统的权限分配、流程优化及监督执行情况。
3. 各部门负责人：负责本部门OA系统的使用管理，确保员工遵守本制度。
第五条权限管理1. 用户权限的分配应遵循“最小权限”原则，即仅授予完成工作所需的最小权限。
2. 权限的变更、撤销需经行政管理部门审核批准，并记录在案。
第三章OA系统使用规定第六条登录与退出1. 用户应使用个人账号和密码登录OA系统，不得盗用他人账号。
2. 完成工作后应及时退出OA系统，确保账号安全。
第七条信息发布与传递1. 各部门应通过OA系统发布正式文件、通知及公告，确保信息的准确性与时效性。
2. 禁止在OA系统中发布与工作无关的信息，如广告、谣言等。
第八条工作流程管理1. 所有需通过OA系统审批的工作流程，应按照既定流程进行，不得私自更改或绕过审批环节。
2. 审批人应及时处理待办事项，确保工作流程顺畅进行。
第九条信息安全与保密1. 用户应妥善保管个人账号和密码，不得泄露给他人。
2. 涉及公司机密的信息应通过加密或设置访问权限等方式保护，防止信息泄露。
第四章监督与考核第十条监督检查1. 行政管理部门应定期对OA系统的使用情况进行监督检查，发现问题及时整改。
OA办公自动化系统管理制度
OA办公自动化系统管理制度一、引言OA办公自动化系统是现代企业进行办公和管理的重要工具，为了规范和优化系统的使用，提高工作效率和信息安全性，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内部所有使用OA办公自动化系统的员工和相关部门。
三、系统使用权限1. 员工使用OA办公自动化系统需要经过授权，并分配相应的权限。
2. 授权由系统管理员负责，根据员工的职务和工作需要进行分配。
3. 员工不得私自更改或分享自己的权限，如有需要，应向系统管理员提出申请。
四、系统使用规范1. 员工应按照公司相关规定和流程使用OA办公自动化系统。
2. 员工不得利用系统进行非法活动，包括但不限于传播违法信息、泄露公司机密等。
3. 员工不得私自安装或卸载系统的相关软件或插件。
4. 员工应妥善保管自己的账号和密码，不得将其透露给他人。
5. 员工应定期更改密码，并避免使用简单易猜测的密码。
6. 员工应遵守系统的工作时间规定，不得在非工作时间滥用系统资源。
五、系统维护和安全1. 系统管理员负责系统的维护和安全管理，包括系统的更新、备份和故障处理等。
2. 员工应配合系统管理员进行系统的维护和安全检查，及时报告系统故障或安全漏洞。
3. 员工不得擅自修改系统配置或进行系统的非授权操作。
4. 禁止在系统中安装未经授权的软件或插件，以免引发系统安全风险。
5. 禁止通过系统传播病毒或恶意软件，如发现病毒或异常现象，应立即报告系统管理员。
六、数据管理和备份1. 员工应按照公司相关规定和流程进行数据的录入、修改和删除。
2. 员工不得私自篡改或删除他人的数据，如有需要，应经过授权并记录操作日志。
3. 系统管理员应定期对系统数据进行备份，并确保备份数据的安全性和可恢复性。
4. 禁止将系统数据外传或存储在非授权的存储设备中，如有需要，应经过授权并采取相应的安全措施。
七、违规处理1. 对于违反本管理制度的员工，公司将依据公司相关规定进行相应的纪律处分，包括但不限于口头警告、书面警告、停职、解雇等。
0A系统使用管理规定
0A系统使用管理规定
1 目的
为规范我公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，提高工作效率，特制定本规定。
2 适用范围
本规定适用于我公司OA系统的使用管理。
3 内容
3.1 OA系统用户帐号由信息中心统一管理，用户帐号所具有的具体权限根据其岗位职责和工作职能进行分配。
3.2 申请OA帐号必须由申请人所在部门提供书面申请报告，说明用户的姓名、组织关系、岗位名称、岗位职能、联系方式等信息，由所在部门领导签字确认后上报信息中心；信息中心审核通过后方可开通。
3.3 任何人员不得用OA发放任何与本职工作无关的信息。
3.4 在OA系统中发送信息的时候必须确保信息的保密性，只能针对接收范围内的人员进行发送，未经总经办同意，不得随便使用全体用户帐号进行广泛发放。
3.5 OA系统档案管理上存储的公司有关体系文件、管理制度，相关部门及人员如打印文件必须到总经办加盖受控章；任何部门及人员未经总经办同意，不得随意打印或下载，必要时可对文件进行部分引用。
3.6 各部门在OA上发通知时（比如涉及全公司范围的），必须先上报总经办审批、编号后，方可下发。
3.7 凡涉及到公司技术专利、财务报表、生产经营情况等敏感信息必须由总经办审核并转发，不得擅自发放。
3.8 用户离开工作台时必须注销OA系统，以锁定本地帐号的使用权。
3.9 任何用户不得擅自将本人OA系统帐号的密码、权限授予他人。
- 1 -
3.10 此前下发的有关条款与本规定如有冲突，以本规定为准。
4 本规定由信息中心和总经办共同制定，各部门及人员应认真遵守以上规定，如有违反，总经办将视其影响扣罚责任部门当月绩效2-5分，并对有关责任人员进行相应处罚。
【OA自动化】办公自动化系统管理规定
【OA自动化】办公自动化系统管理规定文件编号：办公自动化系统管理规定编制：审核：批准：发布日期：2009年3月4日实施日期：2009年3月4日办公自动化系统管理规定1 目的规范办公自动化系统的使用及管理，提高系统办公效率。
2 适用范围办公自动化系统覆盖的单位及个人。
3 职责信息技术部负责对办公自动化系统进行管理制度的建立、运行监督、日常管理。
4 内容要求4.1用户管理4.1.1 需要申请使用办公自动化系统的用户（必须是公司员工），应通过相关部门审批后才能开户。
4.1.2 用户必须遵守国家及地方的法令法规，遵守公司的各项规章制度，不得泄漏公司内部技术和业务情报，不得涉及自己业务和权限范围之外的内容。
4.1.3 任何单位和个人不得从事下列活动：4.1.3.1 盗用他人的ID和密码进入系统进行操作；4.1.3.2 故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序；4.1.3.3 其他危害办公自动化系统及计算机网络安全的活动；4.1.3.4 每个用户负有保管好自己ID不被丢失及不被人盗用的责任。
用户结束工作或暂时离开操作台，应正常退出系统或清除个人信息，以防止他人盗用ID和密码进行操作。
4.2系统管理、开发人员管理4.2.1 系统管理人员负有维护玉柴办公自动化系统的责任，对系统的问题必须快速反应，及时解决，确保系统的正常运转。
4.2.2 对于系统功能模块不合理或不完善的地方，开发人员负责更改和完善，同时并负责培训用户，指导用户正确使用系统，解答用户的问题。
4.3各单位计算机联系人的管理4.3.1各单位计算机联系人要注意保管好本单位用户的帐号（ID），不得利用工作的便利，私下安装用户的ID，或偷窥其他用户的邮件。
4.3.2 各单位计算机联系人必须起到承上启下的作用，要做好玉柴办公系统开发小组与本单位用户之间的桥梁，指导、督促本单位用户的使用，在出现一般故障时，能采取相应措施予以解决，自己解决不了的，发现问题及时汇报开发小组。
公司通达OA办公自动化系统管理制度(doc 12页)
公司通达OA办公自动化系统管理制度(doc 12页)公司通达OA办公自动化系统管理制度第一章总则第一条**公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。
OA系统是**公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。
第二条为了加强对**公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、《**公司电子公文处理暂行办法》《**公司公文处理暂行办法》等有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二章组织职责第三条OA系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。
职责如下：（一）公司办公室是**公司办公自动化OA系统的归口管理部门。
主要职责为：1、负责制定OA系统规章制度；2、负责OA系统核心工作流程设计、修改；3、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；4、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；7、协助企划部信息中心组织操作培训；8、协助企划部信息中心搜集、整理优化系统的需求；9、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督。
（二）企划部信息中心负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。
主要职责为：1、负责OA系统软件的开发升级管理；2、负责OA系统的数据备份；3、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；4、负责公司领导、OA管理员和相关人员的培训和技术指导工作；5、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；6、负责系统用户注册、注销等管理；7、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。
办公自动化系统管理办法
白银市市级党政机关办公自动化系统管理办法（试行）第一章总则第一条为加强白银市党政办公自动化系统（以下简称OA系统，）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合市级党政机关办公自动化工作实际，制定本办法。
第二条系统的应用分两个阶段：第一阶段自2006年7月1日至2006年12月31日为试用期，市直机关实行办公业务双轨运行，即纸质公文和电子公文同时进行，试用期为半年。
第二阶段自2007年1月1日起，系统投入正式运行，所有非涉密一般文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外，均以电子文件形式运行。
涉密和不便通过系统流转的公文，仍按纸质文件流转。
第三条OA系统，主要运用于市委、市人大、市政府、市政协与市直各部门、各单位之间的公文流转。
第四条OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人日程计划、个人设置、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现政务信息、公文无纸化传输、信息共享和交流，规范公务管理流程，提高机关办公效率。
第五条本办法适用于经批准使用OA系统的单位（以下简称使用单位）以及各使用单位的使用人员(以下简称使用人员)。
第二章管理机构第六条市政府办公室负责办公OA系统的规划、开发和推广实施工作。
第七条市数字白银工作办公室（以下简称市数字办）负责系统的维护和管理，对系统实行统一部署，分级管理。
其主要职责:（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续；（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；（三）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；（四）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；（五）做好其他相关工作。
第三章使用单位第八条使用系统的单位，应向市数字办提出书面申请，申请应由上级主管部门签署意见。
OA办公自动化系统管理制度
OA办公自动化系统管理制度一、总则为了规范OA办公自动化系统的使用与管理，提高工作效率，加强信息安全保障，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于本公司内部所有部门和员工使用OA办公自动化系统的行为。
三、基本要求1.OA系统只能在公司内部网络环境下使用，严禁将OA系统外传或通过外部网络访问OA系统。
2.OA系统的账号和密码必须由系统管理员统一分配，并定期更改密码。
3.OA系统的使用应遵守公司的相关规章制度，严禁利用OA系统从事非法活动。
四、系统操作规范1.员工使用OA系统应遵守以下操作规范：a)不得盗用他人账号进行登录；b)不得修改、删除他人的数据；c)不得通过OA系统传播违法、淫秽、暴力等不良信息；d)不得利用OA系统进行商业活动；e)不得私自更改OA系统配置；f)不得散布OA系统的任何漏洞或安全风险。
2.使用OA系统进行文件管理时，员工应遵循以下要求：a)文件应按照公司的归档规范进行分类和命名，并注意文件的安全性；b)不得私自删除、篡改或泄露公司机密文件；c)不得将OA系统的文件用于非工作目的；d)不得向未经授权的人员提供OA系统的文件。
五、系统安全管理1.系统管理员有权定期对OA系统进行安全检查和更新升级，所有员工应积极配合。
2.OA系统安全漏洞的发现和报告：a)员工如发现OA系统的安全漏洞，应立即向系统管理员报告；b)不得私自利用安全漏洞进行攻击或传播。
3.OA系统的备份和恢复：a)OA系统的数据应定期进行备份，备份数据的存储应符合公司的备份策略；b)OA系统数据的恢复由系统管理员负责。
六、违规处理对于违反本管理制度的行为，公司将依据公司规章制度进行处理，包括但不限于以下措施：1.给予口头警告；2.给予书面警告，并记录在个人档案中；3.暂停使用OA系统的权限；4.取消使用OA系统的权限，并追究相应员工的法律责任。
七、附则本管理制度的修改和解释权归公司所有，并于执行之日起生效。
以上为OA办公自动化系统管理制度的内容，如有违反或需要补充，将依据公司实际情况进行相应调整。
办公自动化系统管理办法（试行）
第二章系统构成与功能
第三条本院OA系统是基于J2EE的各种技术，B/S模式的三层结构，采用中国信息产业部办公自动化软件国家标准设计完成的 行政办公
协同管理平台。
第四条 SQL Server服务器用于存放所有办公数据和文件索引信息；Internet Explorer6.0浏览器用于信息及文件输入、修改和 流转操作以及信息查阅、输入、修改和传送、发布。RTX服务器用于内部用户的信息交流、文件传输、短信息发布。 第五条 OA系统服务器要求能稳定运行于Windows2003操作系统。由院信息中心负责日常管理和运行。 第六条系统组成及功能：
第七章责任与处罚
第三二十条为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担 相应责任并接受处罚。
第三十一条不执行本办法第五章之规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的部门，院部予以 通报批评，对有关责任人将按规定予以严肃处理。
意保密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
第二十四条拥有VPN服务账户的用户可以在院局域网覆盖范围外 访问院内办公自动化系统。VPN用户分长期用户和临时用户两种，长期用户由院办公会决定后开通；临时用户本人先提出申 请，必须经分管院领导批准后开通。
第二十五条所有使用该系统的人员均有保密的责任，不得随意发布涉及国家和本院机密以及其他不宜发布的信息。
第二十八条禁止任何单位和个人非法侵入OA信息系统、非法获得涉密信息。系统管理员不得擅自以任何形式向任何人提供任 何资料、数据、信息、报表、程序、系统软件及其他计算机技术。
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办公自动化系统管理规定
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发布日期：2009年3月4日 实施日期：2009年3月4日
办公自动化系统管理规定
受控状态
1 目
规范办公自动化系统使用及管理，提高系统办公效率。
2 适用范围
办公自动化系统覆盖单位及个人。
3 职责
信息技术部负责对办公自动化系统进行管理制度建立、运行监督、日常管理。
4 内容要求
4.1用户管理
4.1.1 需要申请使用办公自动化系统用户（必须是公司员工），应通过相关部门审批后才能开户。
4.1.2 用户必须遵守国家及地方法令法规，遵守公司各项规章制度，不得泄漏公司内部技术和
业务情报，不得涉及自己业务和权限范围之外内容。
4.1.3 任何单位和个人不得从事下列活动：
4.1.3.1 盗用他人ID和密码进入系统进行操作；
4.1.3.2 故意制作、传播计算机病毒等破坏性程序；
4.1.3.3 其他危害办公自动化系统及计算机网络安全活动；
4.1.3.4 每个用户负有保管好自己ID不被丢失及不被人盗用责任。用户结束工作或暂时离开操
作台，应正常退出系统或清除个人信息，以防止他人盗用ID和密码进行操作。
4.2 系统管理、开发人员管理
4.2.1 系统管理人员负有维护玉柴办公自动化系统责任，对系统问题必须快速反应，及时解决，
确保系统正常运转。
4.2.2 对于系统功能模块不合理或不完善地方，开发人员负责更改和完善，同时并负责培训用
户，指导用户正确使用系统，解答用户问题。
4.3 各单位计算机联系人管理
4.3.1各单位计算机联系人要注意保管好本单位用户帐号（ID），不得利用工作便利，私下安装
用户ID，或偷窥其他用户邮件。
4.3.2 各单位计算机联系人必须起到承上启下作用，要做好玉柴办公系统开发小组与本单位用
户之间桥梁，指导、督促本单位用户使用，在出现一般故障时，能采取相应措施予以解决，自
己解决不了，发现问题及时汇报开发小组。
4.4 用户ID管理
4.4.1 各单位或部门根据业务需要使用，由各单位计算机联系人通过办公自动化系统开户审批
流程，填写用户名、涉及业务范围和权限等内容，经审批后由OA系统管理人负责开立用户帐
号。
4.4.2 每个用户应使用自己帐号，不得转让和泄漏帐户和密码。
4.4.3 用户要每三个月修改自己帐户密码，密码为8位字母或数字组合。
4.4.4 用户因岗位调动和业务变动，其所在单位计算机联系人应及时启动“信息系统用户及权
限设置工作流程”申请报批取消或更改用户帐号。
4.5 进入系统、使用系统规定
4.5.1 每个已注册用户都必须应用OA系统，不能以各种借口推拖。
4.5.2 用户每天上班必须及时进入OA系统，按照工作期量标准要求处理各种办公事务。
4.5.3所有用户要从自身做起，能够在计算机上完成文件传递、审批等不能用纸版文件来传递，
特殊要求除外。
4.5.4 所有用户都必须参加系统管理人员指定培训。
4.6 系统常用模块管理
OA用户在使用个人邮箱、工作流程、文档管理、质量工作等模块进行业务交流、沟通、汇
报、任务下达传递等时，必须根据业务告知需求，有针对性将相关信息发送给相关业务部门相
关人员，尽可能采取“一对一”或“一对几”方式，选择相对应OA用户名称进行信息传递，不
得随意使用群组进行信息传递。否则，造成不良后果将对责任人按公司相关规章制度进行考核。
4.6.1 个人邮箱
个人邮箱为OA系统各用户使用最多模块，为了规范其使用，提高管理效率，对其操作提
出特别要求如下：
4.6.1.1个人邮箱所传递业务信息主要分为沟通、通知、流程处理三类，信息技术部在个人邮
箱界面设置标识进行区分。
1）沟通类：在收件箱中以“”（形似电话）表示 “沟通类邮件”。主要包括业务沟通、交流、
问题反馈、协调、工作汇报、任务下达等。发件人在进行这类信息传递时，需根据其业务具体
情况，明确业务对接主要责任人（即在“收件人” 处选择责任人用户名称，尽可能采取“一对
一”），此外，也可抄送或密送相关人员。其中，主要责任人收到邮件后要及时进行回复（可采
取邮件或电话等形式）并组织进行业务处理，以保证业务沟通顺畅。
2）通知类：在收件箱中以“”（形似喇叭广播）表示“通知类邮件”。主要包括信息告知、
以个人邮件进行会议通知等。这类信息通常不需要收件人进行回复。
3）流程处理类：在收件箱中以“”（流转箭头）表示“流程处理类邮件”。这类邮件是由业
务流程链接而来，主要是提请收件人对业务流程进行处理。
4.6.1.2用户在发送邮件之前，请根据其发送内容先选择“沟通”或“通知”后（其中流程处
理类由系统自动标识处理）再点击“发送”按钮，这样，系统在收件箱将对邮件类别进行标识，
以提醒收件人根据管理需要进行不同业务处理。
4.6.1.3当收件人要对沟通类和通知类邮件进行回复时，必须有针对性对相关人员进行回复，
谨慎使用“答复所有人”这个系统功能，以免造成系统负担，同时增加了无关人员垃圾邮件。
根据OA系统使用情况，为了减少OA服务器不必要负担，各用户有义务经常对OA邮箱
进行清理。如果邮箱超出限制，信息技术部将进行考核。具体规定如下：
4.6.1.4 对邮箱空间限制：公司领导及有些特殊情况用户100兆，其它用户80兆；用户邮箱在
60兆时报警，用户不能无视限额警告而继续使用，应尽快清理邮件。
4.6.1.5 信息技术部不定期检查，超出规定范围一经发现立即在电子公告上公告并予以考核。
4.6.1.6 禁止发送垃圾邮件。
垃圾邮件认定：
4.6.1.6.1 有用户投诉。
4.6.1.6.2可用其它程序模块代替。如技术质量交流，讨论园地，电子公告，文档管理，工作
流程等。
4.6.1.6.3不是具体工作任务，也不是公司各级部门，项目组发布公告。
4.6.1.6.4有更小范围群组可以使用。
4.6.1.6.5发了邮件后，在用户投诉之前，本人意识到可能发了垃圾邮件，能及时与信息技术
部OA管理科联系，讲明情况，可以免除考核。如果重复发送同样性质垃圾邮件，要加倍扣罚。
4.6.1.7 必须接收邮件人数如果在10人以上，又没有合适群组可以使用，如果是需要经常发邮
件给这些用户，应与信息技术部OA管理科联系，增加合适群组。（用户自己可在个人通讯录里
自己增加。但是如果群组中某些用户工作岗位调整，自己要及时更新。）
4.6.1.8 从邮箱中发送超过10M大小文件，一经发现立即公告并予以考核。
4.6.1.9 发群组邮件时，要根据实际情况尽可能选择使用“技术园地”、“文档管理”、“讨论园
地”、“电子公告”等模块。
4.6.2 外出留言
4.6.2.1 各用户外出时必须维护外出留言，同时必须填上事务委托人。
4.6.2.2 用户回来后，必须马上注销外出留言。
4.6.3 讨论园地
4.6.3.1 不得恶意攻击他人，应该就事论事。
4.6.3.2 不得传播涉及凶杀、色情情节文章。
4.6.3.3 不得传播反党、反社会主义言论。
4.6.3.4 提出建议和意见要中肯、实事求是、有建设性。
4.6.3.5 不能做商业广告。
4.6.3.6 不得盗用他人ID及冒用他人身份发表言论
4.6.3.7 禁止使用公用ID发表言论
4.6.3.8 党委工作部负责对发帖内容进行管理、监督、考核；信息技术部负责提供技术支持。
4.6.4 部门主页、规章制度、信息简报、决策参考
有相应维护权限用户必须及时维护完善以上模块信息，确保OA相关模块内容是最新。
4.6.5 工作流程、质量流程
各用户在走流程前，要了解所走流程具体内容，首先查阅OA系统里相关流程详细处理
环节，然后选择正确流程。
4.6.6 文档管理
OA系统“文档管理”模块主要用途是让OA用户发送大邮件，减轻用“我邮件”模块发
送邮件时给服务器增加不必要负担。 “我邮件”模块只能发送不超过10M邮件，超过10M用
户必须在“文档管理”模块里发送，需要提醒用户注意是：用“文档管理”模块发送邮件后应
及时清理自己文档，如果用户不及时清理，系统将会根据有关规定自动删除。
4.6.6.1 必须避免存放与工作无关文档。
4.6.6.2不能存放类似VCD等超过60M文档。
4.6.6.3如果需要传递超过60M文档，请使用计算机共享方式。
4.6.7 电子公告
用户要自觉进入电子公告模块查看信息，发布公告后，公告发布者或者签发者根据需要
及时提醒有关用户查看公告。
4.6.8 工作流程、电子公告、发文管理等模块中内容，如果在模块中搁置一个月，没有正当理
由而未能正常处理，被视为作废，系统管理员将予以删除。
4.7 系统备份管理按照文件《关键系统备份策略》备份策略执行。
5 相关文件
5.1 办公自动化系统操作说明书
5.2 关键系统备份策略
关键系统备份策略.
xls
6 记录
相关工作流程以及投诉邮件等
7 本文件修改记录
《办公自动化系统管理规定》修改记录
修改页码：第四页
修改前页码及内容 修改后页码及内容 修改时间
第四页 在第四页增加了“4.7 系统备份管理按照附件《关键系统备份策略》备份策略执行。”内容。 2009年3月3
日
第四页 在第四页增加了“5.2关键系统备份策略”内容。 2009年3月3
日