项目会议管理
部门项目管理会议纪要
部门项目管理会议纪要会议时间：具体时间会议地点：具体地点参会人员：列出参会人员姓名会议主持：主持人姓名会议记录：记录人姓名会议主题：关于项目名称的项目管理讨论会议内容：一、项目进展情况1、项目负责人负责人姓名首先对项目的整体进展进行了汇报。
截至目前，项目已经完成了具体阶段，并且在时间进度上基本符合预期。
然而，在某些关键环节上，仍存在一些需要解决的问题。
任务A 已经完成了具体百分比，但在质量检测中发现了具体问题，需要相关团队尽快进行整改。
任务 B 由于具体原因导致进度延迟了具体天数，目前正在采取具体措施追赶进度。
2、各子项目负责人分别对其所负责的部分进行了详细的汇报。
子项目 1 负责人表示，已经完成了具体工作内容，但在与外部合作伙伴的沟通协调上遇到了一些困难，需要进一步加强沟通。
子项目 2 负责人指出，具体技术难题尚未得到有效解决，影响了项目的推进，技术团队正在全力攻克。
二、问题与挑战1、资源分配不均是当前项目面临的一个重要问题。
部分任务资源过剩，而有些关键任务则资源不足，导致工作效率低下。
2、团队成员之间的沟通协作不够顺畅，信息传递存在延迟和误解，影响了项目的整体进度。
3、技术方面，某些新技术的应用存在风险，需要进行充分的测试和验证。
4、客户需求变更频繁，给项目的规划和执行带来了很大的不确定性。
三、解决方案与措施1、针对资源分配问题，重新评估各任务的资源需求，进行合理的调配。
同时，建立资源监控机制，及时发现和解决资源不平衡的情况。
2、加强团队沟通协作，建立定期的沟通会议制度，明确信息传递的流程和责任人。
同时，利用项目管理工具，提高沟通效率。
3、对于技术风险，组织技术专家进行深入研究和评估，制定详细的应对方案。
加强测试环节，确保新技术的稳定应用。
4、对于客户需求变更，建立需求变更管理流程，与客户进行充分的沟通和协商，明确变更的影响和成本，尽量减少不必要的变更。
四、下一步工作计划1、按照调整后的资源分配方案，各团队全力推进项目任务，确保按时完成阶段性目标。
工程项目管理讨论会议记录
会议主题：工程项目管理讨论会会议时间：2023年11月6日会议地点：南京参会人员：公司总经理谢长征，在家领导班子成员，总部各部室负责人，苏州地铁8号线、南京地铁5号线、南京地铁6号线、上海地铁17号线、徐州地铁3号线等项目负责人共计30余人。
会议内容：一、项目管理模式创新会议首先围绕项目管理模式创新展开讨论。
谢长征总经理指出，要统筹项目管理，通过数据分析，分类制定标准，提升管理能力，强化成本管理，持续巩固城轨板块地位。
与会人员针对现有管理模式进行了深入分析，提出了优化资源配置、提质降本增效等建议。
二、优化资源配置针对资源配置问题，会议强调要优化管理模式，结合实际采取多种管理模式，形成标准化指导手册。
同时，要完善研讨议题，持续在管理模式、资源配置、方案优化、工装改进、二三类材料管理、政策帮扶方面推进落实。
三、提质降本增效在提质降本增效方面，会议指出要注重工程项目的成本控制，通过加强成本管理，提高项目经济效益。
各项目负责人分别结合各自项目情况，分享了在提质降本增效方面的成功经验和做法。
四、提升品牌影响力谢长征总经理强调，要提升品牌影响力，打造一流城轨项目管理团队。
通过加强人才培养、技术创新、管理优化等方面的工作，树立公司良好的品牌形象。
五、项目经验交流苏州地铁8号线、徐州地铁3号线、上海地铁17号线、南京地铁5号线、南京地铁6号线等项目负责人结合各自项目情况，分别进行了交流分享。
与会人员针对项目执行过程中遇到的难题进行了深入的讨论研究，通过分享自己的经验和思考，不仅增加了彼此之间的了解，还发掘出了许多问题的解决方案和建议。
会议总结：本次会议对城轨项目管理进行了全面深入的讨论，明确了下一步工作重点。
谢长征总经理对与会人员的发言给予了充分肯定，并要求各部门认真贯彻落实会议精神，加强项目管理，提高项目效益，为公司高质量发展贡献力量。
会议结束后，各部门将根据会议要求，结合自身实际，制定具体实施方案，确保会议成果落地生根。
工程项目管理会议纪要
会议时间：2023年4月15日上午9:00-11:30会议地点：公司会议室参会人员：项目经理、项目副经理、项目技术负责人、项目财务负责人、项目质量负责人、各专业工程师、监理单位代表、施工单位代表记录人：张伟一、会议主题本次会议主要针对目前工程项目进度、质量、成本、安全等方面进行总结，分析存在的问题，并对下一步工作进行部署。
二、会议内容1. 项目进度汇报（1）项目经理李明汇报了项目整体进度情况。
目前，项目已完成土建工程、安装工程和室外工程的基础部分，计划于2023年6月完成主体结构施工。
（2）项目副经理张强针对各专业工程进度进行了详细汇报，包括施工进度、设计进度、监理进度等。
2. 项目质量问题分析（1）项目质量负责人王刚总结了项目质量存在的问题，主要包括以下方面：① 施工单位在施工过程中存在不规范操作现象，如钢筋绑扎不牢固、混凝土浇筑不密实等。
② 部分材料质量不合格，如水泥、钢筋等。
③ 设计变更频繁，导致施工过程中出现质量问题。
（2）针对上述问题，项目副经理张强提出以下整改措施：① 加强施工单位管理，严格执行施工规范，确保施工质量。
② 严格材料进场检验，不合格材料不得使用。
③ 优化设计变更流程，减少设计变更对施工的影响。
3. 项目成本控制分析（1）项目财务负责人刘芳对项目成本进行了分析，指出目前项目成本存在以下问题：① 材料采购价格较高，导致成本上升。
② 施工过程中存在浪费现象，如钢筋、水泥等材料。
③ 人工成本较高，施工人员素质参差不齐。
（2）针对上述问题，项目副经理张强提出以下整改措施：① 加强材料采购管理，降低采购成本。
② 优化施工方案，减少材料浪费。
③ 提高施工人员素质，降低人工成本。
4. 项目安全管理工作（1）项目安全负责人赵刚对项目安全管理工作进行了汇报，指出目前项目安全管理工作存在以下问题：① 施工现场安全意识薄弱，存在安全隐患。
② 安全防护设施不完善，如安全网、安全带等。
③ 施工单位对安全管理制度执行不到位。
项目管理会议发言稿
项目管理会议发言稿项目管理会议发言稿项目工作是经济社会发展中最基础性的工作，投资是保持国民经济快速发展最现实的拉动力量，当前自治县发展经济的第一要务就是抓项目。
抓好项目工作，对于扩大固定资产投入，促进经济社会的全面发展，确保全县经济总量有一个较高速度的增长，以及对全县经济发展目标的实现都具有重大的关键性作用。
近年来，我县紧紧抓住国家扩大内需，实行积极的财政政策和西部大开发战略的历史机遇，狠抓了项目工作，一大批与全县广大人民群众生产生活息息相关的项目;事关人民群众生活改善和文明进步的社会事业项目和一批促进自治县农村经济持续发展，推动农业经济结构调整的项目得以顺利实施，较大地改善了我县经济社会的发展环境和人民群众的生产生活条件。
今年是实现十五计划的关键一年，为能顺利完成今年各项经济发展目标，下面，我讲几点意见：一、立足三个高度，来认识抓好项目工作的重要性1、立足完成全年经济发展目标的高度。
目标有近期目标，有远期目标。
从远期目标看，自治州七届五次全委(扩大)会议上，州委、州人民政府把我县确定为已具备一定基础和加快发展条件的一市三县之一。
这对我们进一步解放思想，加快发展产生重要作用。
同时，州委、州人民政府也给我们提出了更高的要求，到《秘书工作》年全县的gdp要突破30亿元的目标。
是压力也是动力。
自治县九届五次全委(扩大)会议上，基于州委确定我县在《秘书工作》年gdp实现30亿元的目标，我县确定了《秘书工作》年国民经济和社会发展的主要预期目标：国内生产总值达到11.35亿元，增长15%，力争突破12亿元;地方财政收入达到6175万元，增长15%;地方固定资产投资达到2.75亿元，增长15%，力争突破3亿元;农牧民人均纯收入增加365元，达到4275元。
年均增速要达到15%，这对我县来讲，也是一个非常快的速度。
而且在发展中也可能面临一些难以预料的问题，因此，我们要力争使近几年经济增长速度尽可能快一些，才能确保全面建设小康社会目标的实现。
项目管理：项目启动会议议程
项目管理：项目启动会议议程1. 概述本文档是关于项目管理中项目启动会议议程的详细内容。
项目启动会议是在项目开始之前，团队成员和相关利益相关者（利益相关者）之间进行的一次重要会议。
该会议旨在建立一个共同理解的平台，并为整个团队提供必要的信息和资源，以确保项目的成功执行。
2. 参与者以下是被邀请参加项目启动会议的各方：•项目经理•项目所有者/赞助人•关键利益相关者（可以包括高层管理人员、客户代表等）•团队成员（包括技术、市场、销售等领域专家）3. 时间和地点根据参与者的可用性，确定项目启动会议的时间并预定合适的地点。
确保所有相关人员都能够参加会议，并选择有利于有效沟通和讨论的场所。
日期： [在此处输入日期] 时间： [在此处输入具体时间] 地点： [在此处输入地点]4. 议程内容4.1 欢迎致辞（5分钟）由主持人欢迎所有参与者并提供一些开场词。
4.2 项目背景介绍（10分钟）项目经理介绍项目的背景和目标，解释为什么这个项目是重要的，并概述项目的关键要求和范围。
4.3 利益相关者介绍（15分钟）每位参与者都有机会简要介绍自己并说明他们在该项目中的角色和职责。
这有助于建立团队合作和相互了解的基础。
4.4 项目目标和成功指标（15分钟）定义出明确的项目目标，并确定可以评估项目成功的具体指标。
讨论并确保所有参与者对于项目成功的期望一致。
4.5 总体计划和里程碑（20分钟）提供一个高层次的总体计划，包括主要阶段和关键里程碑。
这将帮助团队在整个项目期间保持方向性，并协调相关任务和资源。
4.6 风险识别与管理计划（20分钟）讨论可能影响项目进展的风险，并共同制定出应对措施以及风险管理计划。
确保所有利益相关者对潜在风险有清晰认识，在遇到问题时能够及时应对。
4.7 沟通与协作方式（15分钟）解释团队成员之间的沟通和协作方式。
确定合适的沟通工具和频率，并提供一个共享平台，以便团队成员及时获取必要的信息和资源。
4.8 项目启动会议结束（5分钟）总结会议内容并再次感谢所有参与者的出席。
工程项目部会议管理制度
工程项目部会议管理制度一、总则为了加强工程项目部的管理，提高会议的效率和质量，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于工程项目部各级会议的召开和管理，包括但不限于项目进度会议、专题研讨会、总结评估会等。
三、会议组织1. 由工程项目部主管或指定负责人按照需要召集会议，确定会议议程和参会人员名单。
2. 会议室应该提前预订，确保会议能够正常召开。
3. 会议时间一般安排在工作日的工作时间，避免影响工作进度。
4. 会议可以根据需要邀请相关单位领导、专家学者等参加。
四、会议程序1. 主持人根据会议议程依次开展会议内容，确保会议按时进行。
2. 会议开始前主持人应该宣布会议的主题和目的，并提醒大家遵守会议纪律。
3. 参会人员应该认真听取主持人或发言人的发言，并积极参与讨论。
4. 会议期间，禁止随意离席、玩手机、交谈等行为，以保证会议的正常进行。
5. 会议结束前，主持人应该对会议进行总结，并确认下一步工作。
五、会议记录1. 会议记录员应该全程记录会议内容，包括会议议程、参会人员名单、发言内容等。
2. 会议记录应该及时整理和归档，确保会议内容能够有效保存和查阅。
3. 会议记录应该在会议结束后及时发给参会人员，供大家查阅和参考。
六、会议评估1. 会议结束后应该及时进行会议评估，了解参会人员的反馈意见和建议。
2. 根据会议评估结果不断改进和完善会议管理制度，提高会议的效率和质量。
3. 对于重要会议可以邀请第三方机构进行评估，以确保会议的公正和客观性。
七、附则1. 本制度由工程项目部主管负责解释和执行。
2. 如有需要对本制度进行修改，应经工程项目部主管批准后方可实施。
3. 本制度自颁布之日起生效。
以上是工程项目部会议管理制度，希望能够对工程项目部的会议管理工作有所帮助，确保会议的高效和顺利进行。
工程项目部会议室管理制度
工程项目部会议室管理制度一、总则为规范工程项目部会议室的使用和管理，提高会议效率和管理水平，特制定本制度。
二、会议室的使用范围1. 会议室主要用于工程项目部的内部会议、讨论、培训等活动。
2. 会议室的使用时间为工作日的工作时间，非工作时间需提前预约，并经相关领导批准。
3. 会议室使用范围不得超出项目部相关业务范围，严禁用于无关活动。
三、会议室的预约和管理1. 任何单位或个人需提前预约会议室，预约需提前一天办理，可提前一周安排。
2. 预约会议室时，需填写《会议室使用申请表》，并经相关领导签字批准。
3. 会议室使用完毕后，需及时将会议室恢复整洁，关闭空调、投影仪等设备，并完成《会议室使用情况报告》。
四、会议室设备和维护1. 会议室配备有投影仪、电视、音响、白板等设备，使用时应当注意保护设备，谨慎操作，确保设备安全。
2. 发现设备故障或异常情况，应当及时上报维修，切勿私自修理。
3. 禁止在会议室内吸烟、饮酒、打牌等行为，确保会议室内的环境整洁。
五、会议室安全管理1. 会议室内不得存放易燃、易爆、有毒有害物品，以免引发安全事故。
2. 会议室内不得使用大功率电器设备，以免影响电力供应和安全。
3. 会议室使用完毕后，应当关闭门窗，切勿遗留物品，确保会议室安全。
六、违规处理1. 对违反会议室管理制度的单位或个人，将依据公司规定进行处理，包括警告、通报批评、记过、降级、罚款等处罚。
2. 对于严重违规、造成损失的单位或个人，将追究法律责任。
七、附则1. 本制度经工程项目部领导批准后执行，若有修订需求，应当提前报请领导批准并发布执行。
2. 本制度自发布之日起生效。
工程项目部会议室管理制度自发布之日起生效，旨在规范会议室的使用和管理，提高工程项目部的工作效率和管理水平。
各单位和个人都应当严格遵守本制度的规定，共同维护会议室的秩序和安全。
希望通过本制度的实施，能够更好地推动工程项目部的工作，实现项目的顺利进行和圆满完工。
项目部会议制度管理办法
项目部会议制度管理办法一、会议目的二、会议组织架构1.项目部会议由项目经理负责组织召开，具体由项目助理协助筹备会议。
2.会议设有主席，由项目经理担任。
3.会议记录由会议记录员进行记录，会议记录可采用电子或纸质形式保存。
三、会议召开方式1.会议可以分为日常例行会议和重要事项会议。
2.日常例行会议每周固定召开，时间一般为每周一上午9点。
3.重要事项会议根据具体情况召开，由项目经理提前确定会议时间。
5.会议可以通过线下形式进行，也可以通过网络会议平台进行。
四、会议议程规定1.会议议程由项目经理提前拟定，并通过电子或纸质形式发送给参会人员。
2.会议议程应包括会议主题、时长、参会人员名单等内容。
3.会议议程可以根据具体情况进行修改，但必须提前通知参会人员。
五、会议纪律要求1.准时参会，不得迟到早退。
如确因特殊原因无法准时参会，需提前请假并得到批准。
2.严禁中途退出会议。
如确因特殊原因必须中途离开，需提前告知主席。
3.会议期间手机应处于静音或关机状态，不得干扰会议进行。
4.会议期间应保持秩序，不得随意发言，应尊重主席及他人发言。
5.会议讨论内容应围绕会议议题展开，不得离题讨论。
6.发言人应尊重他人意见，不得进行人身攻击或侮辱他人。
7.会议纪要应准确记录每一次会议的讨论内容和决策结果。
六、会议效果评估1.会议结束后，项目助理负责整理会议记录，并将会议纪要发送给参会人员。
2.会议纪要中应包括会议议题、参与人员、讨论内容、决策结果等内容。
3.参会人员可对会议效果进行评估，提出改进意见。
4.项目经理应定期对会议的效果进行总结和评估，优化会议流程，提高会议效率。
七、会议制度的宣贯和培训1.新成员加入项目部后，应进行会议制度的宣贯和培训。
2.项目助理应负责对新成员进行会议制度培训。
3.项目经理应定期组织会议制度的培训，提高参会人员的会议管理能力。
八、制度改进和完善1.项目经理应根据实际情况对会议制度进行定期的改进和完善。
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开会是一种正式沟通的渠道，项目经理通过会议解决问题，安排工作，制定计划和决策，是推动项目最终达成目标的重要手段。
因此，项目会议管理就变得十分的重要。
通过项目会议,项目经理可以将有关政策和指标传达给项目团队成员,使与会者了解项目共同目标,自己的工作与他人的关系,并明确自己的目标，同时项目经理可以及时地获得反馈信息；项目会议可以充分表现与会者在项目组织中的身份、地位和影响，使会议中的信息交流能在人们的心理上产生影响，可以使与会者产生一种共同的见解、价值观和行动指南，密切相互之间的关系，可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题；通过项目会议，被人们所忽视的问题有可能被发现，进而认真地加以研究和解决；会议交流的正式性也可以使每一位与会者产生责任感和约束力，会议还可以帮助营造民主气氛，给与会者提供共同参与和共同讨论的机会，最终做出良好的决策。
[编辑]（一）项目会议的类型项目沟通中常用的项目会议有项目启动会议、项目情况评审会议、项目问题解决会议、项目技术评审会议等。
（1）项目启动会议项目启动会议是项目成立以后第一次召开的全体会议，它是项目实施前的内部会议，由项目经理负责筹备和主持，要求所有的项目利益者都应参加会议。
（如果没有必要，客户以及主管部门的管理人员可以不参加）。
项目启动会议的目的是，为以后的项目会议树立榜样；为项目成员之间的相互了解和熟悉提供机会，为以后的合作打下基础；使项目成员全面深入地理解项目目标、意义；明确项目经理的权力职责范围；明确项目成员的工作任务、工作岗位和职责范围；统一项目团队及利益相关者对项目的组织结构、工作方式、管理方式等的认识；讨论项目工作的实施规则和项目实施中的管理控制方法；处理团队成员对现阶段工作的意见，并尽可能将其解决。
项目启动会议的内容涉及到项目的基本情况（如目标、意义、规模、完成时间等）、主要成果、管理制度、主要任务及进度安排、项目所需资源的要求以及项目可能会遇到的困难及变化等。
（2）项目情况评审会议项目情况评审会议是项目管理者获得信息、解决问题以及了解项目进展情况一种方式。
召开项目评审会议的基本目的是通报项目进展情况、找出问题和明确下一步的行动计划。
项目情况评审会议的内容涉及到：自上次会议后所取得的成绩，即已实现的项目目标和已完成的项目工作，以及以前会议决定要开展的活动的落实情况；以已完成的任务、实现的实际质量和实际成本等方面的最新信息为基础，与计划指标进行比较，分析各种计划的完成情况；明确项目实际工作和项目成本、质量以及进度方面与计划要求之间的差异，这种差异可能是正的，也可能是负的，找出存在差异的原因；明确项目工作的发展变化趋势，无论这种趋势是如是坏，都必须明确，并在会议上进行讨论，以便项目可以按规定日期完成；根据项目的进展情况和发展趋势，分析预测项目完工日期和完成成本的情况，并结合项目目标和计划进行比较分析，给出预测，各种需要采取的措施，最后要确定出下一步具体的行动计划安排,注明每一项行动的负责人及预计的开始和完成日期。
项目情况评审会议应该定期召开,以便及早发现项目进展中存在的问题,防止危及项目目标实现的情况发生.会议同期根据会议的中心议题确定,可以是一周\一个月\一季度\一年。
这种会议通常由项目经理主持召开,会议成员一般包括项目项目团队的全部或部分成员以及项目业主/客户或项目的上级管理人员。
（3）项目技术评审会议不管何种项目都要召开项目技术评审会议，以确保项目业主/客户同意项目提出的技术方案。
不同专业领域的项目召开的技术评审会议会有所不同，但大数项目都会召开项目技术初步评审会和项目技术终审会议两种技术评审会议。
本文转自项目管理者联盟项目技术初步评审会议是为了在项目开始之前或项目初期获得客户对设计方案符合技术要求的批准，在项目初期或开始之前，项目承担者完成最初的概念说明、图形或流程图设计后，由项目业主/客户对项目的技术初步方案进行的审批而召开的会议。
项目技术终审会议是为了在项目承担者开始建设、装配和生产项目交付物之前获得项目业主/客户对技术方案的批准，在项目初期或开始之前，项目承担已经完成详细设计和说明、各种图形和报告格式准备妥当之后，由项目业主/客户对最终技术设计方案进行审批而召开的会议。
（4）项目问题解决会议项目问题解决会议是当项目团队成员发现项目进展中存在问题时召开的会议。
在项目开始时，对于该种会议的主持者、参加者及召开时间等都应当设立相应的规章和准则。
项目问题解决会议通常涉及到以下内容：描述和说明项目存在的问题；找出项目问题的原因和影响因素；找出解决项目问题的各种可行方案，并对这些方案进行评价，从中选出最有可能或满意的方案，作为解决项目问题的实施方案；最后，如果所选定的项目问题解决方案涉及计划变更问题，则会议还需要对项目计划进行修订，反之则结束会议。
以上各项内容都需要与会者共同讨论，共同分析。
（二）项目会议的意义项目会议是项目经理沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解决项目冲突、确保项目按计划顺利进行的有效手段。
通过举行项目会议，项目经理可以与组织外部的客户、供应商、分承包商、政府机构以及组织内部的发起人、项目组成员、相关职能部门经理等项目利益相关者进行充分地、面对面地沟通，一方面可以帮助项目经理全面了解项目的进度、成本、质量、工作任务的完成状况，以及人员表现，客户满意度，项目执行过程中暴露的问题和出现的冲突，另一方面也有助于项目经理集思广益，博采众长，充分听取各方面意见，从而为提升项目团队士气、进行项目决策、解决项目冲突奠定坚实的基础。
[编辑]项目会议管理的原则进行项目会议管理时应该坚持以下一些原则：（1）制定会议管理的政策；（2）会议应在真正需要的时候召开，会议应该解决一定的实际问题；（3）确定会议的目的，不召开无意义、无目的的“糊涂会”；（4）明确参加会议的人员，与会议议题无关的人员无需要参加会议；（5）准备会议议程；（6）准备会议材料；（7）严格遵守会议的开始是时间；（8）按议程进行，提高会议效率；（9）鼓励与会者的积极参与，发扬民主，集思广益；（10）掌握和控制会议，引导会议发言朝着结论进行，避免会议跑题太远；（11）会议不要超时，避免冗长的会议，在必须延长会议时间时，应征得大家的同意；（12）结束时进行总结，编写会议记录（或会议纪要）：（13）即使分发会议记录与会议成果。
[编辑]管理会议是一项很重要的管理功能。
这包括计划、组织、指导和控制。
一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。
它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈，提供了一种集体解决项目问题机遇的方式。
会议主持人通过计划、主持和引领会议，创造适当的团队气氛。
他/她必须明确对会议的期望。
依据项目要达到的目标，主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。
如果主持人在会议上讲得过多，会议可能会低效。
主持人的影响取决于与会者对他/她要达到会议目标努力的认可度和他/她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。
会议可能是低效的或完全是浪费时间的，特别是项目经理犯下面一些常见的错误时：∙召集太多或太少的会议；∙在会前忽视分发会议日程；∙没能邀请有决策权的管理人员；∙没能与在会上做主要发言的人员协调；∙在琐碎的事情上花费了太多的时间；∙没能将活动任务分配给具体人员。
项目会议是否成功依赖于各种不同因素。
这包括会议类型（严肃的还是自由的）、会议形式（正式的还是非正式的）、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。
项目经理必须意识到这些因素，并恰当地利用这些因素，以便有效地管理会议。
下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。
充分计划和良好管理的项目会议，可能会非常富有成效。
就像下面将要讨论的那样，有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。
（1）会议前。
按前面所论述的问答程序，决定会议是否确实需要。
如需要，那么就要：∙确定会议目标，要把项目进展或状态评审与问题解决会议分开举行；∙为会议讨论设定基本规则；∙确定谁确实要参加，并只邀请这些人员；∙尽早通知与会者会议的目标、地点和时间；∙事先分发会议日程；∙列出要在会上涉及到的事项，并预演会上的发言；∙按时开始和结束会议。
（2）会议期间。
为了使会议尽量简短，且富有成效，项目经理应做到以下几点：∙制定具体时间限制，并坚持这一时限；∙会议一开始，就要明确会议的具体目标；∙多从与会者处了解情况（听应多于讲）；∙使会议按日程进行，防止与会者“跑题”；∙利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿；∙就是否达成一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果；∙当工作需要进一步完成时，将工作分配给团队成员。
（3）会议后。
当然，绝大多数工作要在会议之外完成。
因此，要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录，并在下次会议上使用会议记录，检查工作结果。
要保留会议记录，特别是项目计划、组织和评估会议的记录。
这些记录要简洁、清楚和具体。
会议记录可以包括下面内容：∙下次会议的时间、地点和说明；∙这次会议的时间和地点，与会者名单及其在项目中担任的角色；∙讨论的会议事项；∙已达成一致的决定和需要进一步研究的问题；∙活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。
美国的统计数据表明，一个项目经理一生中，平均大约八年的时间开会。
在项目环境中，时间通常是很紧迫的，因此使用一些能使会议重点突出和富有成果的特殊方法是重要的。
这可以通过确保主持人和与会者都能很好地扮演其角色来实现。
下面是一些能使团队会议更富有成效的建议：∙主持人的角色是设定期望，确保团队集中讨论会议主题和避免偏离主题，并鼓励团队成员积极参与。
参与会增加团队成员对项目的接受和承诺。
∙与会者的角色是做好准备，表现出自信和兴趣，发言时不要“垄断”讨论。
∙幽默的角色是活跃会议气氛，并可提升和指明团队的道德水准。
幽默要健康，即不要讽刺和指向任何团队成员。
任何时候都要避免使用种族和性别偏见的幽默。
中国的《读者》和美国的《读者文摘》上的幽默是为大众广泛接受的，可供参考。
如果要参加由别人召集的会议，项目经理和职能经理一样可能都不喜欢这类会议。
毫无疑问，良好组织的项目会议为项目成功提供了有效工具。
但是，项目经理有时可能利用电话，与团队成员私下讨论或召开简短的特别会议来解决一些很重要的问题。
项目经理必须记住，好的项目会议本身并不是沟通的终点。
项目经理必须通过增加他/她们对结果的承诺水平，使团队成员遵从他/她们的承诺。
可能通过下表中所介绍的技巧来激励这样的承诺，以便能召开GREAT会议，即会议能使团队成员更有效和更富有成果。
表GREAT会议的主要元素。