档案工作基本知识
档案管理基本知识.
档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理员专业知识
档案管理员专业知识档案管理员是负责管理和维护档案资料的专业人员。
他们需要掌握一定的专业知识，以便有效地管理和利用档案资料。
以下是档案管理员专业知识的一些重要内容。
1. 档案管理理论档案管理员需要了解档案管理的基本理论，包括档案的定义、分类、鉴定、归档、检索、保护和销毁等方面的知识。
他们需要掌握档案管理的原则和方法，以便能够正确地管理和利用档案。
2. 档案管理制度档案管理员需要了解档案管理的相关法律法规和规章制度，包括档案管理法、档案管理规定等。
他们需要熟悉档案管理的流程和程序，以便能够按照规定进行档案管理工作。
3. 档案分类与鉴定档案管理员需要了解档案的分类和鉴定方法。
他们需要根据档案的性质和用途，将档案进行分类，确定档案的保存期限和价值。
他们需要掌握鉴定档案真伪和完整性的方法，以便能够确保档案的可靠性和可信度。
4. 档案归档与检索档案管理员需要了解档案的归档和检索方法。
他们需要制定档案的归档规则和标准，将档案按照一定的顺序和方式进行归档。
他们需要掌握档案的检索方法，以便能够迅速地找到所需的档案资料。
5. 档案保护与修复档案管理员需要了解档案的保护和修复方法。
他们需要制定档案的保护措施和措施，确保档案的安全和完整。
他们需要掌握档案修复的技术和方法，以便能够修复受损的档案。
6. 档案数字化管理随着信息技术的发展，档案数字化管理越来越重要。
档案管理员需要了解档案数字化管理的基本原理和方法。
他们需要掌握数字化档案的采集、存储、处理和检索等技术，以便能够有效地管理和利用数字化档案。
7. 档案管理软件档案管理员需要了解档案管理软件的使用方法。
他们需要掌握档案管理软件的功能和操作，以便能够利用软件进行档案管理工作。
他们还需要了解档案管理软件的选择和购买，以及软件的安装和维护等方面的知识。
8. 档案管理实践经验档案管理员还需要积累一定的档案管理实践经验。
他们可以通过参与实际的档案管理工作，不断提高自己的实践能力和工作经验。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、档案的概念（一）定义：档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
（二）档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系：文件是档案的前身，文件完成现行效用后，其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值，经收集、整理、保存，就形成了档案。
（三）档案的属性1、本质属性：原始记录性（本源性）2、一般属性：信息性、知识性、智能性、社会性、文化性1、按形成者可分为：个人档案、单位档案2、按门类可分为：文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为：原始载体材料档案（甲骨、金石、竹木、缣帛档案等），传统载体材料档案（主要是纸质档案），新型载体材料档案（照片、录音、录像、磁盘、光盘等），实物档案。
4、按记录方式可分为：文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
（五）档案的价1、档案价值的决定因素：一是档案本身记载的信息情况，二是社会需要程度。
2、档案的基本价值：一是凭证价值，二是参考价值3、档案价值发挥的规律（1）档案用户层面扩散率；（2）档案秘密程度递减率；（3）档案科学文化价值渐增率（六）档案的作用档案的作用是指档案价值，通过社会需求，转化为使用价值。
主要有：1、延伸人类记忆作用；2、研究历史真实作用；3、传播知识和信息作用；4、为现实工作服务二、档案工作的内容（一）档案工作的定义1、狭义的档案工作：主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作：包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
（二）档案工作的性质1、管理性；2、服务性；3、政治性（三）档案工作的原则1、统一领导、分级管理；2、维护档案的完整和安全；3、便于利用（四）档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按规定向有关档案馆定期移交档案；4、为本单位工作提供档案信息服务，必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务；5、监督指导所属机构的档案工作。
档案相关知识讲座课件
档案工作的发展前景
国际化发展
随着全球化的加速，档案工作需要与国际接轨，加强国际交流与 合作。
专业化发展
档案工作需要不断提升专业化水平，培养专业人才，提高服务质量。
社会化发展
档案工作需要更加注重社会效益，发挥档案的历史文化价值，服务 社会发展和人民福祉。
THANKS.
率。
数据压缩技术
对数字化档案进行压缩，节省存 储空间，提高传输效率。
电子档案管理系统
文档管理功能
支持电子文件的上传、下载、分类、标签等操作， 便于管理。
检索查询功能
提供关键词、标签、日期等多种检索方式，快速 定位所需档案。
权限管理功能
设置不同用户权限，确保档案的安全性和保密性。
数字档案长期保存策略
的长久保存。
档案的定与
05
档案鉴定工作
档案鉴定工作是档案管理中非常重要的环节，通过对 档案的内容、价值、完整性和准确性等方面进行评估，
确定档案的保管期限和保管方式。
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标题
档案鉴定工作需要遵循国家相关法律法规和标准，同 时结合档案形成的历史背景、内容和利用价值等因素 进行综合分析。
01
03
档案鉴定工作还需要注重档案的安全和保密，确保档 案的真实性和完整性。
档案相关知
目录
• 档案基本概念 • 档案的管理与保存 • 档案法规与标准 • 档案数字化与电子档案管理 • 档案的鉴定与销毁 • 档案工作的发展趋势与展望
档案基本概念
01
档案的定 义
档案是记录历史、文化和信息 的载体，具有原始性、真实性 和不可替代性。
档案管理员需要了解的知识
档案管理员需要了解的知识下载温馨提示：该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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档案管理的基本知识
向档案工作新手介绍档案管理的基本知识如今，企业的档案管理已日益成为日常管理的一个子系统。
企业的文书资料、基建图纸、财务报表、人事档案、信用凭证等等，都要求比较完整和真实地保存下来，要为日后的工作需要和解决实际问题提供历史的证明。
因此，我们必须充分认识到档案管理工作在企业生存发展中具有的基础性作用和保护企业知识产权的重要性。
我们从基础开始，向大家简单介绍档案工作的基本知识。
一、档案的定义《档案法》第二条明确规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案的分类按照档案形成的不同领域，档案可分为文书档案、科技档案（如基建设备档案）、专门档案（如会计档案、诉讼档案等）。
按照档案载体形式划分，可分为纸质档案和特殊载体档案（包括声像档案、机读档案、实物档案等）。
三、档案的保管期限永久、长期和短期。
长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以上。
四、档案的作用档案作用的性质概括起来有两个方面：一是凭证作用，二是参考作用。
俗话说：“空口无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”，这个“字”往往就是指文书，指的是档案。
档案的形成是从当时直接使用的文件转化而来，客观地记录了以往的历史情况，所以是令人信服的历史证据；而当事人的手稿，签署，机关或个人的印信，还有的是原来形象的照片和原声的录音，在文件上保留着真实的历史标记，也被当成一种凭证。
档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各种活动中的思想发展、生产技术和政治斗争的经验教训以及科学研究和文化艺术中的创作成果。
因此，它对于人们查考既往情况，掌握历史材料，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。
四、档案工作的内容档案工作，简单地说就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。
它的基本内容包括：档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、统计和提供利用。
办公文秘--档案管理基本知识(DOC 158页)
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案？答：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作？答：管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计？答：对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档？答：办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷？答：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理？答：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷？答：将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类？答：根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号？答：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件？答：国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本？答：同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件？答：在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理？答：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
14、什么是全宗号？答：全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南？答：介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南？答：介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具？答：检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引？答：索引是指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
办公文秘档案管理基本知识
办公文秘档案管理基本知识办公文秘档案管理基本知识档案管理是指有序地收集、整理、保存及利用文书档案的一系列工作，是企业办公工作中不可或缺的一部分。
办公文秘档案管理是指在办公过程中产生的各种文书档案的管理，包括文件管理、资料管理、文献管理等。
一、档案的基本分类档案的基本分类主要有三种，分别是根据文种分类、根据机构分类和根据内容分类。
1. 根据文种分类按照文种分类，档案可以分为文件档案、资料档案、文献档案和电子档案等几种。
a. 文件档案：一般指各种办公文件、函件、电报、传真等。
这些文件是办公过程中记录重要事项、意见、决策的书面文件。
b. 资料档案：主要包括档案材料、印刷品、手稿、旧物、图片、音像资料、样品、宣传品等。
这些资料在企业日常的生产经营中产生，是企业信息化管理的重要组成部分。
c. 文献档案：指外来信息的书面记录，主要是企业日常收集的各种报刊、期刊、图书等。
这些文献资料对企业各种决策有一定的指导和帮助作用。
d. 电子档案：随着信息化的发展，越来越多的信息被以电子方式记录。
电子档案是指使用电子媒介保存的各种电子文件、电子资料和电子图像等。
2. 根据机构分类按照机构分类，档案可以分为企业档案、政府档案、社会团体档案等。
a. 企业档案：是企业经营活动所产生的各种信息和管理文件的档案资料。
通过对企业档案进行分类和整理，能够为企业未来的决策和规划提供数据支撑。
b. 政府档案：是政府组织或部门产生或者接收的各种文件和资料。
这些政府档案通常包含政策、法规、规章、办证证书等资料，对于了解政府的政策、发展规划等信息，有着重要的作用。
c. 社会团体档案：是各种非政府组织和机构的档案，涵盖了各种社会团体和组织的信息档案。
这些档案对于了解和研究各种社会团体的历史及发展轨迹，有着不可替代的作用。
3. 根据内容分类按照内容分类，档案可以分为人事档案、财务档案、事项档案等。
a. 人事档案：是对一个企业员工的基本情况、工作经历、学历、岗位职责等方面的记录和管理。
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档案工作基本知识
档案工作是指对各类档案进行管理、保存、利用和服务的工作。
它是一项重要的工作，对于保护历史文化遗产、促进社会发展具有重要意义。
本文将介绍档案工作的基本知识，包括档案的定义、分类、管理原则以及数字化档案的发展等方面。
一、档案的定义与分类
档案是指由各种载体上的记录物所组成的有机整体。
它是社会生活中形成的各种文书、图纸、照片、音像资料等的集合。
档案按照其形成的机构或个人的属性可以分为行政档案、事业档案、社会团体档案和个人档案等。
行政档案是政府机关、社会团体等行政机构产生的档案；事业档案是国家事业单位、企事业单位等产生的档案；社会团体档案是各类社会团体、非营利组织等产生的档案；个人档案是个人在社会生活中产生的档案。
二、档案管理原则
档案管理的核心是保持档案的完整性、可靠性和可利用性。
在档案管理中，需要遵循以下原则：
1. 原始性原则：档案应当按照其形成的时间和地点进行保管，保持其原始状态和完整性。
2. 一体性原则：将同一机构或个人在不同时间、不同形式上产生的档案进行整理、分类和编目，形成一个完整的档案整体。
3. 有序性原则：档案应当按照一定的顺序进行排列和存放，以便查询和利用。
4. 保密性原则：档案中的涉密信息应当按照相关规定进行保密，确保信息的安全性。
5. 安全性原则：档案应当采取适当的措施进行保管，防止灾害和意外损失。
三、数字化档案的发展
随着信息技术的发展，数字化档案开始逐渐取代传统的纸质档案成为主流。
数字化档案是将纸质档案通过扫描、摄像等技术手段转化为数字形式的档案。
它具有存储空间大、检索方便、复制精确等优点，大大提高了档案管理的效率和便利性。
数字化档案的发展还面临一些挑战和问题。
首先是数字化档案的长期保存和存储问题，数字化档案的存储设备需要定期维护和更新，以确保档案的长期保存。
其次是数字化档案的安全性问题，数字化档案容易受到黑客攻击和病毒感染，需要加强网络安全保护。
此外，数字化档案的标准化和互操作性问题也需要进一步解决，以便实现档案的共享和交流。
档案工作是一项综合性的工作，需要对各类档案进行有效管理和保护。
通过遵循档案管理原则和推进数字化档案的发展，可以提高档案管理的效率和质量，为社会发展提供有力支持。
希望本文的介绍能够帮助读者对档案工作有更加深入的了解。