档案管理工作模式
档案工作目标管理方案模版(二篇)
档案工作目标管理方案模版经镇党委、政府研究决定，在___年我镇的档案管理目标要达省一级标准，为确保创建工作的顺利进行，特制定本方案。
一、指导思想以“___”重要思想为指导，树立和落实科学发展观，增强档案工作意识，强化档案监督指导职能，实现依法治档，推动全镇档案工作健康有序开展，为我镇经济、社会各项事业全面发展提供档案信息保障。
二、工作目标认真贯彻执行《___档案法》、国家___局第8___和《省乡镇档案工作管理办法》等有关精神，努力整合全镇档案资源，在镇机关建立“归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效”的档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、档案移交正常化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化的目标，开发和实现档案资源的最大效益。
三、___机构领导小组下设办公室：四、工作目标和要求（一）第一阶段（___月）：加强领导，精心___。
1、建立创建工作领导小组，及时调整综合档案室成员___和档案管理网络___，各办确定一名兼职档案员。
2、召开动员会议。
就创建工作统一思想，形成共识。
布置档案目标管理任务，明确各办的职责，保证按时保质完成归档工作。
3、业务培训。
邀请市___局业务人员对各办兼职档案员进行一次业务培训，了解档案管理业务知识，为收集和整理档案打下基础。
4、加强宣传。
开展一次镇___工作人员档案知识竞赛，并利用机关会、中层会议等各种形式宣传档案工作。
5、完善档案管理制度。
在和各办充分协商的基础上，修订坞根镇档案管理办法和分类方案，并制定各类档案归档范围、不归档范围、档案保管期限表等，并以文件形式下发至各办。
6、按档案管理办法和归档范围做好各类需归档材料的收集和移交工作。
由各兼职档案员收集本办需归档材料，在___月底之前统一移交到镇综合档案室。
7、确定我镇编研工作的方向，明确编研材料基础数字汇编、专题介绍、坞根___、重要文件汇编等的主要内容和具体负责人员，着手收集各类所需材料。
新的管理模式 给档案管理工作带来转变
加强档案信息化建设 ，是今后档案工 作的重要 内容。档案工作 已逐步实现现代
新的 模式 管理 给 档案管 作带来转变 理工
孟 玲
１ 、观念的转变
化管理 ，电子档案成 了档案管理 的重要形
式， 也成为目前档案管理工作的重要内容。
一
电
、
电子档案的特点
１ 、电子档案是数字化形 式，其内容
１ 、要建立收集、积累制度和严格 的归档制度，指定 专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。
２
、
要对 电子档案的存储 载体有 严格要求，明确保护
对档案工作人员知识结构的要求发生极大改变 。档案管理 措施，避免 因 存储载体原因而对电子档案的原始性、真实
人员要适应信息技术和档案事业的发展，必须采取积极措 性和完整性造成危害。 崔 美 兰 许 日 施抓好知识更新，引进、消化 、适应信息技术的成果，使 ３ 、做好电子档案利用时的保密工作。电子档案在利 档案管理人员应不断更新知识结构 ，以适应信息技术发展 用 中的保密与安全是十分重要的。在 电子档案利用中，可 的需要。可 以肯定 ，加快档案人员知识结构的变革，多途 采取两项措施来保证档案安全 ： 一是审核使用权限 ； 二是 径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根 划分密级层次。
于 秉 寰
信息可与它的载体分离，并以数字信号的 方式存在于不 同的存储空间，不再具有原 先意义上的、有物理边界 的原件。
２ 、对计算机系统 的依赖性。 电子档
档案管理新模式下，受到冲击的首先是我们的思想观
念。 只有从思想上正确认识档案管理工作 自身的社会使命， 案 的生成是在计算机 系统的支持 下完成 确立正确的指导思想 ，实现观念的转变 ，才能适应新形势 的。其对计算机系统的依赖性体现在 ： 一 下的档案管理模式。结合实际工作，积极探索档案管理新 是数字编码 ； 二是硬件 ； 三是软件 ； 四是 路子，提 出了档案工作从经济行政手段向依法管理转变， 技术设备更新。 档案实体管理向信息管理转变 ，档案管理手段 由手工向技 术型转变，档案服务由单一向综合型服务转变的新模式。
如何做好档案管理(精选10篇)
如何做好档案管理近年来，随着信息技术的飞速发展，人们对于档案管理的需求也越来越高。
档案管理是指对组织机构的档案进行全面、系统、合理的管理，包括档案宣传、档案收集、档案整理、档案保管、档案利用和档案销毁等各个环节。
那么，如何做好档案管理呢？下面就是本文的主题——如何做好档案管理的建议和技巧。
一、档案管理的原则1.合法性原则。
档案管理必须遵循国家有关法律法规、制度和规定，做到合法、公正、公平、透明。
2.信息化原则。
随着信息技术的飞速发展，档案管理需求越来越高。
因而，档案管理应充分利用现代化信息技术工具，提高档案管理的效率和目录的便捷性。
3.保密性原则。
档案管理应该加强档案保密工作，不泄露国家秘密、商业机密等重要机密信息。
将符合条件的档案公开发布。
4.整理性原则。
档案管理要求对档案的整理工作，把文件资料进行分类整理，并归纳结构清晰，以便方便管理、查询和使用。
二、档案管理的步骤1.档案收集。
档案管理的第一步就是档案的收集。
收集前需确定所需的档案范围和收集方式。
可以收集纸质档案和电子档案，电子档案必须确定数据的格式和存储设备，避免丢失和错误。
2.档案鉴定。
鉴定档案是否具有价值和意义。
3.档案排序。
按照拟定的流程进行档案排序，需要注意档案号及其准确性，对同一文件或相关文件进行归档合并，不重复归档。
4.档案保管。
档案的安全保管是档案管理重要的一部分。
保管措施必须合理且可靠，对档案进行定期检查、整理和复制备份，以防丢失和损坏。
5.档案利用。
档案利用是指充分利用档案的价值和作用，对档案进行充分的利用和研究，可对工作提出质量性的建议和意见，同时也可以高效地提高机构的效率和管理水平。
6.档案销毁。
对无价值的档案进行销毁，确保档案的清晰性。
三、如何做好档案管理1.坚持档案管理的宣传教育，普及档案管理的意义和价值于未来，提高档案管理工作的水平，特别是在机构中，必须对基层骨干人员进行档案管理的知识培训。
2.注重档案管理的规范性。
三级甲等医院综合档案管理模式探究(全文)
三级甲等医院综合档案管理模式探究(全文) [ [ 在现阶段的医学管理中，不得不提及医院档案的管理，评定医院的综合实力的方式就是对于医院的医疗和管理的成效做出系统的评价，可以看出，档案管理在其中占据的地位，就这些重要性中，就必须将模式化的管理更加的完善，通过在三级甲等医院中实施更为先进的管理方式，来更好的促进医院的发展，更好的服务于患者。
一、医学综合档案管理的发展情况在提及完善档案管理模式的研究当中，首要提出的是关于医学综合档案管理中出现的问题，正是由于医疗档案在管理中存在的特殊性，不能简单的等同于企业中的档案分类管理。
医院综合档案呈现的是专业性强、分类明确、时间间隔长等特点，在研究档案的过程中不只是对单一对象进行分析研究，而是对于一整块较为分散的单一个体进行归类。
在此之中，如研究的是关于流行疾病的分析报告，会对此类流行病的类型、病毒的种类、发病的特点、治疗的方法和预防的方式等做出详细的叙述，这样以来就对于该流行病种的再次爆发控制做出了准备，也对现阶段治愈患者起到了很好的帮助作用。
档案的管理也呈现出了多学科和多领域结合的特点，在不同的专业知识的共同构建下，形成了一整套的医学管理档案体系。
也正是由于以上的一些特点，就对医学综合档案管理提出了更高的要求，多学科的辅助模式在很多医院当中难以实施，对于病患在就医过程中，医生收集的病人信息会通过电脑录入在系统当中，这就可以形成较为全面的医学诊疗方案库，在下次遇到相互类似的情况发生时，医生可以直接调用诊疗库中的信息资料进行问诊，在不断的比较和分析当中，就一类型的病例形式做出具体的归纳总结，将以往较为复杂的疾病治疗变成较为简单的看诊方式。
这样一来，数据库中的数据资料不断的扩充，临床的治疗方式也越来越丰富。
但是不得不提出的是，有些医生对于诊疗库中的档案资料随意上传，导致资料无法正常使用，科研的资料无法准确的收集会对档案管理系统造成很大的影响。
现有的三级甲等医院中，本着临床和医学研究为一体的模式，节省医疗资源，但是带来不了太多的实际作用，档案研究中，科研人员都是身兼数职，无法很好的胜任档案资料归类的管理方式，又要进行学术方面的交流，事后还要对于交流内容进行整理归档，又要在临床当中对于患者的具体情况进行详细的介绍，这就直接的导致了综合档案资料管理的模式变得不系统、不规范，就出现的这些问题要提出相关的解决办法，用制度化的手段来提升档案管理模式的意义。
谈人才服务中心人事档案管理工作
关键词:新形势；人才服务中心；人事档案管理；人力资源社会保障部门人才工作管理服务中心作为区政府直属事业单位，为人们提供人事档案查询，人事档案记录学习、生活、工作经历等重要数据，能够真实地体现出个人实际情况，也关系到在社会中参与就业，是用人单位聘请人才非常关键的依据。
由此可见，人才服务中心的人事档案管理非常必要。
此外，人才服务中心连接了人才与用人单位，是两者之间非常重要的连接载体，因此必须要保证人事档案内容完整性与真实性。
一方面能够为人才提供专业化服务，另一方面能够使用人单位了解到更加详细的人才数据。
现阶段，实施人事档案管理在新形势环境下难免会出现一些问题，下面以滨州市沾化区人才工作管理服务中心为例，围绕人事档案管理工作展开讨论。
一、新形势下人才服务中心人事档案管理背景人事档案在我国有相对久远的发展历史，在一直以来的实践中逐渐形成相对成熟的思维模式与管理体系。
新形势下人才服务中心内部人事档案管理工作，在市场经济、大数据技术等多项因素影响下，逐渐体现出数字化、智能化的特点。
为此，人才服务中心也必须要结合周围环境做出改变，创新人事档案管理模式。
与此同时，考虑到人事档案管理工作的重要性，人才服务中心在实施该项工作时，务必要将重点放在档案管理方法的创新上，积极采用大数据技术实现档案信息在线共享，可以更加高效地查询所需要的数据，为人才服务中心工作提供便利。
二、人才服务中心人事档案管理问题结合滨州市沾化区人才工作管理服务中心现状，总结人事档案管理存在的问题，表现在档案管理数字化转型、人档分离、管理方法以及档案管理人员数量这四个方面。
（一）档案管理数字化转型缺乏正确认知。
进入到大数据环境之后，人才服务中心的人事档案管理必须要积极引进大数据技术，但个别管理人员对于数字化转型缺乏充分认识，认为人才服务中心只需要暂时保管人事档案即可，导致其他管理并没有得到深入展开。
例如，档案数字化管理人数较少，掌握大数据技术的操作不够熟练，对今后档案管理深入实施造成阻碍。
浅谈人事档案管理的新模式
我们 应充 分发挥 两者优 势 ，克 服各 自弊 病 ，使人 事档 案 管理模 式更 加充 实与完
善。 人事档 案社 会化开 放式 管理模 式 目
传递方式等方面需求的多样性 ； 也使得
人事档 案不 可能局 限于单 位 组织部 门使 用 的狭 窄范 围 ，不仅 组 织上 需要 ，而且
许多个 人也 需要 ，那 些与 个 人生 活和 切
社 会化开 放 式管理模 式预 示着更 大 范围 内人事档 案 管理 的一种 方向和发 展 趋势。 即将到 来的 ２ ｌ 世纪 ，是一个更加 开放 的社会 。知 识经济 的发展 ，人 才资
源 的比较优 势将 越来 越明显 。人 才流 动 的数 量与质 量会 逐步 增强 ，在更 大范围
由单一 的途径 变为开 放式 的交流模 式。
前 主 要适 用 于流 动 人 员人 事档 案管理 。 由于 流动 人 员是辞 职、辞 退、脱离 原单 位和 没 有工作 单位 的科技 人 员、管理人
员等 ，其档案 与一 般人事档 案 比较 而言 ， 具有 一定特 点 。因而在 管理模 式与 方法 上也 应有 所不 同。流动 人 员一般没 有 固
进＿ 步改进。
而 生 ，人 事管 理变成 了一 种社 会化 的活
动，因此 ，作为人事管理重要组成部分 的开放性 的人 事档 案 工作 ，也必然具 有 这种社 会 市 场经 济的 建立 ，减 弱 了人 事档案 化的性质。从管理机构来说，不像计划 经 济时 代仅 有各单 位 内部 人事档 案 管理 机构，只收集管理本单位人事档案，市
定 的单位 、工作 变动鞍 大 ，与原 单位没 什 么联 系，他们 的人 事档 案 由县 级 以上 政府 所属 的人 才交流 中心管理 ，这种机 构具 有社 会性 、开放性和市场 性的特点 ， 适 用 于社 会 化 、开 放式 档 案 管理 模 式。 但 有 的人才市 场还 不规范 ，在流 动人员 人 事档 案管理 中还 存在 不少 问题 。有 待
混合所有制企业档案管理模式分析及相关建议
机电兵船档案2020.6ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ论坛随着经济的不断发展，诸多民营企业利用其在企业管理和发展中的特有优势，通过成功的运营，在社会经济中占据十分重要的地位。
而国有企业在国民经济中发挥着中流砥柱的作用，拥有丰富的资源和完善的管理体系。
利用民营企业的优势实现国有资产的价值提升，是当前经济体制改革做出的重要尝试。
档案管理工作如何在两种体制中开展，对于企业长远稳定发展有着重要的意义。
一、混合所有制企业的特点及分析为进一步鼓励民营企业的发展，发挥民营资本在新时代国民经济中的重要作用，国家鼓励国有企业将一部分资源的配置利用层面引入民营企业共同发展，以国有带动民营，以灵活促进发展，实现国有资产高效利用与民营资本扩大生产、规范经营的多重效益，发展混合所有制经济。
本文针对近年来混合所有制经济发展中的一些特点，从股权结构、人员结构、决策流程等方面进行简要分析。
(一)混合所有制企业的股权构成为激活国有资产的潜在价值，国家鼓励在资产的经营上引入民营资本，利用其灵活迅速的市场执行力，实现国有资产的价值提升。
在此背景下，一批混合所有制企业相继组建。
从股权结构上，混合所有制企业大致分为国有控股和国有参股两大类，国有控股一般执行国有企业的管理标准，国有参股一般由企业管理者自身指定管理标准并执行，但整体上民营企业控股的混合所有制企业管理能力及管理水平与国有企业相比还存在一定的差距。
本文主要针对国有参股的混合所有制企业进行分析并提出建议。
(二)混合所有制企业的人员构成国有参股的混合所有制企业一般由国企股东和民企股东共同选派人员组建公司高管，并按照公司业务需求公开招聘一般管理人员。
高管中董事长及监事一般由国有股东派驻，其他董事会成员由民营股东派驻。
经理层一般由民营股东派驻，国有股东派驻一执行副总。
公司经营管理事宜包括档案管理模式，均在该人员结构体系下决策，有档案管理专员参照执行。
(三)混合所有制企业档案管理制度的审批程序企业档案管理制度由企业办公室档案专员起草，报经理办公会审阅修订，并报董事会审批同意后执行，无需进行股东会层面的审议，具体根据业务发展的需要，由档案管理专员落实具体工作，并指导全公司员工协同开展档案管理工作。
档案数字化工作方案
档案数字化工作方案一、引言数字化档案工作是现代信息技术与档案管理相结合的产物，它将传统的纸质档案转化为电子档案，以便更好地管理、利用和传播档案信息。
随着社会信息化的发展，数字化档案工作已成为档案管理现代化的重要手段。
本文将围绕数字化档案工作的重要性、实施方案和技术手段、工作流程和管理模式以及面临的挑战等方面展开探讨，旨在为相关单位开展数字化档案工作提供参考。
二、数字化档案工作的重要性1.保护档案信息安全：数字化档案工作是档案信息安全的一种重要措施。
通过数字化转换，可以减少纸质档案的磨损和损坏，确保档案信息的长期保存和合规性。
2.提高档案管理效率：数字化档案可以实现信息检索、分享和传输的便捷化，极大地提高了档案管理的效率和准确性。
3.促进档案利用和服务：数字化档案使得档案信息能够更方便地被广泛利用和传播，有利于学术研究、社会服务等方面的发展。
三、数字化档案工作的实施方案和技术手段1.实施方案：（1）明确目标和范围：对于数字化档案工作，需要明确其目标和范围，确定需要进行数字化转换的档案种类和数量。
（2）制定计划和时间表：应当制定详细的数字化档案工作计划和时间表，明确各项工作任务的进度和完成时间。
（3）筹措经费和物资：数字化档案工作需要一定的资金和物质支持，应当充分筹措所需经费和物资。
2.技术手段：（1）扫描技术：目前常用的数字化档案扫描技术有扫描仪、数字相机和专业的档案扫描设备等。
（2）数字存储：数字化档案需要有足够的存储空间来存储，可以利用云存储、服务器存储等方式进行存储。
四、数字化档案工作的工作流程和管理模式1.工作流程：（1）准备工作：包括确定数字化档案范围、清理整理纸质档案、准备数字化设备等。
（2）扫描和录入：采用扫描技术将纸质档案转化为数字化档案，并录入到系统中。
（3）质量检验：对于数字化档案进行质量检验，确保扫描和录入的准确性和完整性。
（4）存储和管理：将数字化档案存储在相应的系统中，并进行分类、索引和管理。
档案管理工作规范
— 1 — 档案管理工作规范 第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》，结合集团档案管理要求，特制订本管理规范。 第二条 公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，主要包括文书档案、会计档案、基建档案 、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条 本工作规范适用于**公司的档案管理工作。 第四条 档案采用集中与分散共用，兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则，采取“分散管理，统一制度，集中检查，定期培训”的措施，逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。
第二章 档案管理职责及人员要求 第五条 各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指导，实行归口管理。 第六条 办公室负责本公司档案的管理工作，指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 第七条 各部门应配备兼职档案管理人员。建立档案人员岗位责任制。根据本规范制定本专业管理细则。 1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平，具有专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精神。 2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定，做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能力。 4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。
第三章 档案的收集归档 — 2 —
第八条 归档范围：企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料都应纳入归档范围（详见附件1：公司档案分类编号大纲）。 第九条 归档文件材料的主要来源有： — 本企业形成的文件材料； — 本企业引进项目、外购设备等接收的文件材料； — 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料； — 本企业执行、办理的外来文件材料。 第十条 归档时间 1.党群、行政管理、经营管理和生产技术管理工作中形成的各类文书档案在办理完毕后的第二年一季度归档。 2 .科技档案在其项目鉴定前归档，工程项目竣工档案在项目交工后3个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品档案应定期或按阶段归档。 3.产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件材料应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件材料应在开箱验收或接收后即时登记归档。 4.会计档案由财务部门负责整理归档。 5.磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 6.应随时归档的材料：更新、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业资产与产权变动过程中形成的文件材料；其他活动中形成的文件材料等。 第十一条 归档要求 1.实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件材料整理后归档。 2.归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的标称质量要求。 3.归档的文件材料应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 4.非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。 5.文书类归档文件材料一般一式一份。重点工程档案要求一式两份，其中原件由项目产权单位办公室收集、整理、编目后，按规范要求向集团公司设计院移交保存，副本由产权单位办公室负责归档保管。 6.两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件材料归档。主办单位一般应保存全套文件材料，协办单位保存与所承担任务相关的正本。 — 3 —
人事档案社会化管理模式
当前的人事档案的社会化管理作为 一种新的管理模式，是一种管理模式的补 充，和传统的管理模式并存发展。
（一）对于人事档案的管理，其管理机 构和管理对象等都具有较强的社会性。 在人才流动不断变大的今天，人事管理的 服务应运而生，也正在演变为一种社会化 活动，而人事档案的管理工作作为人事管 理的重要部分，也具有社会化性质。对于 管理机构，不再需要计划经济时代的那种 存在于单位内部的人事档案管理机构，随 着市场经济的建立，人事档案管理已具有 很强的社会性，比如各省市的人事管理机 构，这种机构不是固定的管理某个单位的
（二）人事档案的管理初步现代化。 随着信息化以及计算机技术的发展，计算 机可以大量储存信息、寻找信息，速度较 快的优势逐渐显现出来，也因此使人事档 案的管理工作更加容易便捷。同时在和 相关的软件研发部门合作下，开发出了人 事档案管理软件，大大提高了人事档案的 管理效率，比如由国家人事部开发的 GPMS 人事管理系统，完美的实现了单机 环境下的各种操作，可以轻松实现信息查 询和统计分析以及报表处理等工作，提高 了资源利用率和整体效率；拥有完善的安 全机制，可以通过软件整理相关工资料， 因此牵扯到人员流动的信息都可以通过 计算机进行管理。并且局域网技术的应 用，扩大了人事档案的利用范围，提高了 水平，为向现代化发展做好准备。
office opertions 办公室业务·档案学研究
文／孙丽梅
人事档案社会化管理模式探究
【摘要】 人事档案的社会化管理可以 使人事档案管理更加专业、现代、科学，并 且还可以在法律允许的范围内，服务于社 会的多个方面。本文首先介绍了人事档案 管理具有社会化发展趋势，并重点分析了 人事档案的社会化管理模式的相关概念， 最后重点阐述了社会化管理模式的特征。
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档案管理工作模式
转载自中国科技信息网
档案是对人类社会各项活动的忠实记录，随着人类社会全面进入信息时代，档案工作的
服务和管理模式也正在并将持续地发生巨大变化。传统的档案形式，其信息和载体是密不可
分的统一体，而电子档案的产生尤其是电子签名技术的产生，完全改变了这各传统模式。这
种信息记录、传输、发布模式的改变使得人们必须重新审视档案管理的理论、技术和工作模
式。
1 档案的收集
传统的档案收集工作一般发生在一项议案形成决议，一项工程已完成并验收，或某一事项已
处理完毕之后，收集到的档案很难反映出很有意义的创意、方法和方案的形成过程。信息化
时代以前，虽然人们认识到这种反映过程信息的重要性，但为缺少记录，所以很难都把它们
收集到档案中。在信息化时代，这种反映中间过程的信息已比较完整地得到记录，但一般都
分散在相关人员的个人计算机中和企业信息系统中，如果档案人员不进人到企业信息系统中
去，则也很难收集到此类档案。无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者
再也无法坐等档案的最后形成与归档了。档案管理工作者必须在产生电子文件的源头就行使
档案的监督指导职能，参照国家有关文件制定出本企业的《 电子文件管理办法》，提请企业
信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加人电子档案文件的鉴定、归档、保
存、利用等档案管理内容[3]。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案
信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握
电子档案信息的收集、管理；此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具，更多的是
经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存人“虚拟库”。
2 档案的保存
信息化不仅将档案的记录从纸墨刻画形式转变成了肉眼看不见的电子形式，也使信息的记录
和传播变得极为方便，致人类社会能够获取和需要面对的信息飞速增长，因而传统的档案保
存方式已经不再适用。
传统的档案馆，考虑得最多的是档案库房和档案柜的设置。信息化时代，档案保存的重点考
虑内容应该是电子文档的保存。在设计档案馆时，不仅要考虑纸墨刻画形式的档案量及增长
速度，更应该考虑电子存储的容量及更新换代的趋势。现代化的档案馆，应该有能力保存所
有格式的电子文档，也应该有能力把所有纸质文档不失真地转化成电子记录，以提高检索能
力节，省存储空间。
传统档案管理注重对档案实体的保护，对于电子档案来说，需定期将档案信息从服务器中转
储到光盘或磁带上，以作长期备份。面对网络的不安全性，尽管可以采取各种各样的技术和
方法来保证网络的安全，但客观地说，任何一个网络都不能确保万无一失，信息丢失或失真
现象的发生是难免的，都会对息安全带来严重威胁。如果建立数据的备份，即使信息出现丢
失和失真的情形，也能做到有备无患，只要使用备份对原来信息进行恢复，丢失或失真的信
息就会重新还回原貌。
3 档案管理模式
档案从传统形式转变成电子形式后，其保密、借阅、分类和检索也发生了巨大的改变。传统
档案一般在案卷上标记保密级别，根据保密级别分别管理。保密的方式主要是对档案实体控
制，保证档案实体不被复印、拍摄或窃取。对于电子档案，密级的管理不是简单标记一个保
密级别就能解决问题，而必须有相应的符合国家信息保密规范的信息系统支撑。电子档案信
息系统本身应该具备非常高的安全性，对其中保存的档案，必须能按不同密级，不同的类别，
区分不同的人群开放可及性。
传统的档案需要办理借阅手和归还手续，对于电子档案来说，正本和复制本毫无区别，任意
次的阅读，都不会损害档案的原始性，不会发生一个人把档案借去了这份档案就离馆一段时
间的现象。所以，电子档案不需要档案归还的管理。
传统档案管理中，分类和检索是密切相关的，分类立卷主要是为了能更有效地检索档案。电
子档案管理中，分类主要是为了更好地利用档案信息，如果仅为了检索，档案可以不借助任
何分类。通过计算机，只需要输入与所查档案相关的关键词，即可迅速查出档案文件。现有
档案立卷管理办法，已不再适用于电子档案的管理，我们需要研究出适合不同行业，有利于
充分利用档案数据的立卷管理办法，否则，立卷这项工作，纯粹多余。
4 档案利用方式
档案对人类社会活动的作用，无非是历史记录、证据、参考和知识几个方面，实体档案是如
此，电子档案也不例外。然而，在这几种作用的利用方式上，却发生了本质的变化。传统的
档案馆，当要提供给人们档案证据时，可以把档案复印一份给索求者，但是复印件和原件毕
竟不同，并且可以很容易鉴别，在法律上，还是只有原件才能作为根本的证据。电子档案则
不同，原件和复制本没有两样。没有经过数字签字的电子文件复印件，无法确定真伪。所以
电子档案馆必须有一套数字认证系统，其提供的每一份档案，都必须经过提供方私钥和接受
方公钥的双重加密，使得其所提供的证据具有不可篡改性，并且只有正确的接受方才能阅读。
与传统相比，电子档案馆提供参考资料就方便多了。传统方式下，档案馆提供复制件给查阅
者作为参考，对于有保密要求的档案，查阅者必须在一定期限内把复印件送回档案馆销毁。
电子档案的复制比传统档案简单，销毁却完全不一样。电子档案，无法像传统档案那样确认
被销毁，但却可以更容易控制可及性。通过数字认证技术和文件期限设置，可以确保档案复
制件只被已授权人阅读，也可以保证档案复制件只能在一定的期内阅读，不存在回收销毁问
题。
较之传统档案，电子档案最大的优越性体现在对档案的知识利用上。传统档案的信息是分散、
无关联的，很难对其中有用信息进行综合分析统计，形成更有作用的知识，以进一步指导社
会实践活动。电子档案，如果符合一定的标准格式，能分解成元数据，则可以进行任意范围
和层次的分析统计，从中挖掘出更有深层次的规律性的知识[2]。
5 新的工作内容
5.1 设备故障安全防范 网络和计算机设备等硬件系统出现故障造成的危害也是非常大的。
其主要可导致数据完全丢失或者系统无法保持原有数据的存贮状态。这就要求系统在设计之
初应充分考虑到系统的安全应急措施、数据的异地备份等管理策略。当发生计算机设备故障
时，是以保护数据为主要目的还是兼顾数据可用性，可根据自己的工作需要和资金分配进行
选择。如果是以保护数据为主要目的，往往采用“冷备份”机制，其优点是比较节约，操作
简单，缺点是数据不同步，最新数据有丢失。如果系统在设计之初就考虑了双机“热备份”
机制，就可以比较好地保证系统应用程序和数据相对安全。“热备份”的优点是投资大，数
据实时，系统运行不间断，当一台服务器出现故障时，另外一台能够及时替代其工作，可以
保证业务人员安全地操作系统，不至于由于系统维修而耽误业务工作的开展。
5.2 信息加密 信息加密的目的是用来防止通信线路上的窃听、泄漏、篡改和破坏，保护
网内的数据、文件、口令和控制信息的传输，确保不宜公开档案信息的非公开性。凡是需要
在网络上传输的不宜公开的数据，传输前必须加密。通过严格限定信息的共享范围来防止档
案信息被非授权用户或实体篡改和破坏，保证合法用户
对信息和资源的使用不会被不正当地拒绝。在多数情况下，信息加密是保证档案信息机密性
的有效方法。信息加密过程是由多种多样的加密算法来实施的，通常将其分为常规密码算法
和公钥密码算法两大类。在实际应用中，人们常常将常规密码和公钥密码结合在一起使用，
档案信息的加密技术就是将两者结合使用的，即发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自
己知道的解密密钥解密。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从中破解原文的
内容，从而确保传输中的档案信息的安全。
5.3访问控制 访问控制技术是网络环境下档案信息安全防范和保护的主要措施和手段，它
的主要任务是保证包括档案信息在内的网络资源不被非法访问和非法使用。具体措施包括：
①入网访问控制。它控制哪些用户能够登录到服务器并获取网络资源，控制准许用户的访问
时间和准许他们在哪个网站入网。有了这道关卡，即使是网络合法用户，如果连网站都进不
去，就谈不上获取相关的文档信息；权限控制。它控制用户允许访问哪些目录、子目录、文
件和其他资源；指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作，如只读、修改、创建、
删除、查找、存取控制等，而最基本的控制是防止档案信息的拷贝、篡改和破坏;③防火墙
控制。它允许用户对其常用的档案信息库进行适当权利的访问，限制随意删除、修改或拷贝
档案信息文件。用以防止网络中的黑客访问某个机构网络的屏障，也可称之为控制进、出两
个方向通讯的门槛，既可以阻止对本机构信息资源的非法访问，又可以阻止机要信息、专利
信息从该机构的网络上非法输出。目前的防火墙主要有“包过滤型”和“应用代理型”两大
类防火墙，分别用于不同的网络层来执行安全控制功能。
5.4 病毒防治 网络信息安全主要的敌人就是计算机病毒。现在计算机病毒的传染每两个月
增加1 倍。网络病毒的泛滥对计算机网络系统构成严重的威胁，它以各种形式有选择地破
坏档案信息的有效性和完整性。应对措施是采用国家有关主管部门批准的查毒、杀毒软件，
密切关注网络病毒动态，适时对服务器和客户端查毒、杀毒，并制定严格的防毒制度。
总之，信息化给档案管理工作带来了巨大的变化，必须充分认识到这些变化，才有可能
充分应用信息技术，提高档案管理工作的效率和质量，使档案为社会发挥更大的作用。