第六章 数据库管理系统Access 2003

第六章数据库管理系统Access 2003

目录

6.1 数据库的概念

6.1.1 数据处理技术发展

①人工管理阶段：主要用于数值计算。

特点：从硬件上看，外存只有纸带、卡片没有直接的存储设备。

从软件上，没有操作系统及管理数据的软件

从数据看，数据不保存,数据无结构，数据依赖于应用程序，数据不独立性,数据不共享，产生冗余。②、文件系统管理阶段：

特点：从硬件上看，已有磁盘等存储设备。从软件上看，有操作系统及管理数据的软件（文件系统）；从数据看，文件系统把数据组成相互独立的数据文件。用户可以对文件进行增、删、改等操作。实现记录内数据结构性，但整体无结构。数据的独立性不好，数据冗余大。

③、数据库系统管理阶段

特点：从硬件上看：有了大容量的磁盘；

从软件上看，有了数据库管理技术；

从数据看，数据实现了整体的结构性(与文件系统的根本区别)、数据共享、数据独立性高,数据由数据库管理系统统一管理和控制，减少了数据冗余,独立的数据操作界面。

数据库

6.1.1 数据库的基础知识

1．数据库(DB)

数据库是一个存储在计算机内的、结构化的、可共享的“数据”的“集合”。

2．数据库管理系统(DBMS)

(1)概念：数据库管理系统是对数据库进行管理的系统软件，是数据库系统的核心，它的职能是有效地组织和存储数据、获取和管理数据，是用户和操作系统之间的一层管理软件。

(2)数据库管理系统的主要功能有几个方面：

1）数据定义功能DDL(表、视图的建立)

2）数据操纵功能DML(查询、修改、删除)

3）数据库运行管理(数据的完整性、安全性)

4）数据库的建立和维护功能(库的建立、数据输入、分析)

3．数据库系统(DBS)

(1)概念：数据库系统是指引入数据库后的系统。

(2)组成：DB、DBMS、应用系统、相关人员(数据库管理员(DBA)和数据库设计员、应用程序员和终端用户)

4．数据模型(RM) relational (1)数据库中最常见的逻辑数据模型有三种：层次模型、网状模型、关系模型。

(2)RDBMS:关系型数据库管理系统

(3)用二维表结构来表示实体及实体间关系的模型称关系数据模型。

(4)实体之间的关系分为:一对一，一对多和多对多

①层次模型

②网状模型

③关系数据模型

用二维表结构来表示实体及实体间关系的模型称关系数据模型。如下图：

5．关系数据库的基本概念

(1)关系：一个关系就是一张二维表，每个关系模型中的关系就是一张二维表。

(2)属性：也称字段，二维表中垂直方向的列称为属性。

(3)域：一个属性的取值范围叫做一个域。

(4)元组：也称记录，二维表中水平方向的行称为元组。

码（又称为关键字）：若它的值唯一地标识了一个元组，则称该属性为候选码。若一个关系有多个候选码，则选定其中一个为主码，简称码，码的属性称为主属性。

分量：每个元组的一个属性值叫做元组的一个分量。

关系模式：是对关系的描述，它包括关系名、组成该关系的属性名、属性到域的映像。通常简记为：关系名（属性名1，属性名2，……，属性名n）6、专门的关系运算

（1）选择

选择运算即在关系中选择满足某些条件的元组。

（2）投影

投影运算是在关系中选择某些属性的值。（3）连接

连接运算是从两个关系的笛卡尔积中选取属性间满足一定条件的元组。

Select * from xsqk where 系名="计算机系"

例如从学生信息表关系中选取所有记录的系名和姓名字段显示。

命令：select 系名，姓名from xsqk

(3) 连接

①将两个数据表中的某些或全部字段，按照关联字段连接生成一个新的数据表文件。

SQL中连接运算是通过JOIN 命令或命令实现的。

②自然连接：在连接中，按关联字段值对应相等为

条件，去掉重复属性（字段）的等值连接。（常用的连接）

7、关键字

关键字：经过排序的字段，是逻辑结构，依赖于数据表，不是数据库的物理部分。

候选关键字：要求字段值不能有重复值(即能唯一的表示一行或列)。

主关键字：主关键字是被挑选出来的，是做表的行的唯一标识的候选关键字。一个表中只有一个主关键字。

6.1.2 Access 2003简介

Access是一种功能强大的桌面数据库管理系统，是Microsoft Office 2000套件产品之一。

提供了VBA程序设计语言，让数据库开发人员构造比较高级的信息管理系统；

可以将Access表导出为excel表

6.2 Access 2003的基本操作

6.2.1 Access2003的启动与退出

启动Access 2003的几种常用的启动方法：

单击“开始”→“程序”→“Microsoft Access”。在“资源管理器”或者“我的电脑”窗口中，双击Access 2003应用程序的文件名Msaccess.exe。

单击“开始”→“运行”，打开“运行”对话框。在该对话框的“打开”文本框中输入MSAccess 程序名，然后单击“确定”按钮。

6.2.1 Access 2003的启动与退出

退出Access 2003常用的几种方法：

从“文件”菜单中选择“退出”命令。

单击Microsoft Access应用程序窗口右上角的“关闭”按钮。

双击Microsoft Access应用程序窗口左上角的应用程序控制菜单图标。

按“Alt+F4”组合键。

按ALT+F+X关闭Access

6.2.2 Access数据库的组件(7种)

1．表对象table

表是数据库中用来存储数据的对象，是有结构的数据的集合，是整个数据库系统的基础。Access允许一个数据库(.mdb)中包含多个表，

2．查询对象query：

查询是从表和其他查询中按要求查找所需要的内容。表对象是物理表，查询对象是虚拟表。

6.2.2 Access数据库的组件

3．窗体对象form

窗体是数据库对象中最具灵活性的一个对象。也称表单，是ACCESS提供的一种方便浏览、编辑数据的窗口式工具。利用窗体可以浏览数据也可以编辑数据。数据源:表、查询、查询的查询

4．报表对象

报表可以将表对象和查询对象的数据进行分析、整理和计算，并将数据以格式化的方式发送到打印机。注意：用户只能通过报表浏览数据，不能编辑数据。

5．数据访问页对象

数据访问页是Access 2003新增的数据库对象，它是一种特殊类型的Web页，用户可以在此Web页中查看、修改Access数据库中的数据。

6．宏对象

在Access 2003中，宏对象是一个或多个宏操作的集合，其中的每一个宏操作都能实现特定的功能。7．模块对象

模块是将Visual Basic for Applications声明和过程作为一个单元进行保存的集合，是应用程序开发人员的工作环境。

6.2.3 数据库基本操作

1．设计数据库

在Access中，数据库的设计是很重要的，一个成功的数据库设计方案应该将用户的需求充分融入其中，这样才能创建出一个能够有效完成所需功能的数据库。

2．创建数据库

两种创建数据库的方法：

一种是创建一个空白的数据库。

另一种是利用Access数据库模板创建数据库——提供的数据库向导快速地创建包含许多对象的数据库

3．打开及关闭数据库

1）打开数据库

方法1:启动时，利用“Microsoft Access”对话框来打开数据库；

方法2：利用“文件”菜单中的“打开”命令或“打开”按钮来打开数据库。

注意：Access在同一时间只能打开一个数据库。2）关闭数据库

关闭数据库的方法有以下三种：

单击“数据库”窗口右上角的“关闭”按钮。

双击“数据库”窗口左上角的“菜单控制图标”；单击“菜单控制图标”，然后从弹出的下拉菜单中选择“关闭”命令。

从“文件”菜单中选择“关闭”命令。

4．“数据库”窗口的基本操作

1）改变对象的显示方式

默认情况下，“数据库”窗口中对象的显示方式为“列表”。如果要更改对象的显示方式，单击“数据库”窗口工具栏中提供的按钮来更改对象的显示方式。

2）使用组管理对象

组是Access数据库中用于管理数据库对象快捷方式的一个集合，用户可以右击数据库对象/新组，建立新组，右击某个表/添加到组，将表的快捷方式添加到指定的组中，以便快速访问和管理对应的数据库对象。

3）显示或更改数据库对象的属性

在“数据库”窗口中，可以根据需要设置某些数据库对象的属性

6.3 表

6.3.1 表的概念

表是Access 2003数据库的最重要的对象之一，是用来存储数据的地方，数据库中的表相互联系，不能单独存在。

一个表是由两部分组成的，表结构和表内容。

表有两种显示窗口：设计视图窗口和数据表视图窗口。打开表后单击“视图”菜单切换。

(1)设计视图窗口用于显示和编辑表的字段名称、数据类型和字段属性。

(2)数据表视图用于显示、编辑表中的记录。

6.3.2 建立表

常用的创建表的方法有3种：

使用表向导创建表

通过输入数据创建表

使用设计器创建表(常用方法)

1．使用向导创建表

1）在要创建表的“数据库”窗口中选择“表”选项卡。

2）单击“新建”按钮，弹出“新建表”对话框。3）在“新建表”对话框中选择“表向导”选项。4）单击“确定”按钮，弹出“表向导”对话框。5）在“表向导”对话框中，确定新表的类别，选择要使用的字段。确定表的名称以及是否由表向导设置主键。

2．通过输入数据创建表

Access 2003允许用户先不创建表，而是通过输入一

组数据，从而创建一个新表。

1）单击“对象”栏中的“表”。

2）双击“通过输入数据创建表”，系统自动打开一个空表，各个字段的默认名称依次是“字段1”、“字段2”、“字段3”等。3）如果要对字段重新命名，双击字段名，然后输入所需的名称。

4）输入完数据后，单击工具栏中的“保存”按钮，保存表时，Access将询问是否要创建一个主键。3．使用设计器创建表

使用Access提供的设计器，不但可以创建一个表，而且能够修改表的结构。

1）打开数据库，在数据库窗口的“对象”栏中单击“表”。

2）在数据库窗口右边的对象列表框中双击“使用设计器创建表”，出现表设计视图。

3）在“设计视图”中定义表中的每个字段。

4）如果需要，可以在窗口下部的“字段属性”栏内设置字段的属性。

5）单击工具栏上的“保存”按钮。

(1)定义字段名称

字段名称应遵循如下命名规则：

字段名称的长度最多可达64个字符。

字段名称可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符。

不能将空格作为字段名称的第一个字符。

字段名称不能包含句号（.）、惊叹号（！）、方括号（[ ]）和重音符号（‵）。

不能使用控制字符（ASCII值从0至31的控制字符）。

(2)字段的数据类型

Access 2003有10种数据类型：

文本（Text）最多容纳255个，没有字符型，

备注（Memo）数字（Number）

日期/时间（Date/Time）货币（Currency）

自动编号（Auto Number）是/否（Yes/No）

OLE对象（OLE Object）

超（级）链接（Hyperlink）

查阅向导（Lookup Wizard）

(5)设置主键字段

主键（也可称为主关键字）是用于惟一标识表中每条记录的一个或一组字段。Access 2003建议为每个表设置一个主键，这样在执行查询时用主键作为主索引可以加快查找速度；还可以定义多个表之间的关系。

设置主键的目的为了区分不同的记录，主键必须是唯一的，不允许出现空值。

在Access 2003中可以定义3种主键：自动编号、单字段和多字段。

(5)设置主键字段

自动编号主键：创建表时若用户没有设置主键，则

保存表时，系统会询问是否需要自动设置一个自动编号的主键，这是创建主键最简单的方法。

单字段主键：若一个字段包含唯一的值，则可以将该字段定为单字段主键。

多字段主键：若表中单字段不能唯一标识一个记录，则可以将两个或多个字段定为主键。

设置主键

打开数据库窗口，单击“设计”按钮，切换到设计视图中。

单击“行选定器”选择要设置行，若要设置多字段主键，先按ctrl键，然后选所需字段。

单击“表设计”工具栏的“主键”按钮，主键标志显示在该行选定器上，系统自动设置为索引。(6)设置索引

索引的概念：

索引也是一种数据对象，用于加快用户查找所需数据的速度。

可以建立一个字段或多个字段的索引

索引做简单了解即可。

设置索引

创建单字段索引：

在设计视图中打开表，选择设计索引的字段

在表设计窗口的字段属性框中单击“索引”属性，从中选所需选项。

若设主索引，则单击“视图”/“索引”命令。

单击工具栏的保存。

设置索引

创建多字段索引：

在设计视图中打开表，

则单击“视图”/“索引”命令或工具栏按钮。

输入索引名、字段名称和排序次序

单击工具栏的保存。

6.3.3 编辑数据

对表中记录的操作，可以对数据进行查找、复制、删除以及，格式菜单/行高、列宽

其他的一些相关操作。常用的操有：

1．添加记录(插入菜单)

2．删除记录(编辑菜单，不能恢复)

3．保存记录(记录菜单)

4．记录定位(记录浏览器) 5．查找记录(可以用通配符*,?)

6．替换记录7 ．排序记录：在记录菜单8．筛选记录(记录菜单) 9隐藏列：不显示字段，格式菜单. 10.冻结列：显示表中内容时字段不能移动了。

6.3.4在表间建立关系在Access数据库中都设置了不同的表后，有时还要将这些表中的信息合并在一起。

为了实现这个目的，首先需要定义表间的关系，然后创建查询、窗体及报表来从多个表中显示信息。1．关系的类型

关系是在两表的公用字段之间创建的关联性。两个表之间的关系分为：

1）一对一关系：在A表中的每一条记录仅能在B 表中有一个匹配的记录，并且在B表中的每一条记录仅能在A表中有一个匹配记录。

2）一对多关系：A表中的一个记录能与B表中的许多记录匹配，但是在B表中的一个记录仅能与A 表中的一个记录匹配。

3）多对多关系：A表中的记录能与B表中的许多记录匹配，并且在B表中的记录也能与A表中的许多记录匹配。

2．定义表间的关系

在定义表间的关系之前，应该关闭所有要定义关系的表。定义表间关系的操作步骤如下：

1）打开要进行操作的数据库，单击工具栏中的“关系”按钮或工具菜单/“关系”

2）则会出现“关系”窗口和“显示表”对话框。3）在“显示表”对话框中，选择要建立关系的表，然后单击“添加”按钮。当所需的表添加到“关系”窗口后，关闭“显示表”对话框。

4）在“关系”窗口中，按住鼠标左键不放，从某个表中将所要的相关字段拖到其他表中的相关字段上。

“编辑关系”对话框

3．编辑和删除关系

1）编辑已有的关系

(1)打开“关系”窗口。

(2)在“关系”窗口中显示出需要编辑的关系线。

(3)单击关系线使其变粗后，单击“关系”菜单中的“编辑关系”命令（或直接双击要编辑的关系线），出现“编辑关系”对话框。

(4)在“编辑关系”对话框中重新指定两个表之间的关系。

(5)单击“创建”按钮，完成关系的编辑操作。

(6)单击“关系”工具栏中的“保存”按钮，保存所做的修改。

2）删除已有的关系

(1)单击“工具”菜单中的“关系”命令，或者单击“数据库”工具栏中的“关系”按钮，打开“关系”窗口。

(2)单击要删除的关系线使其变粗，然后从“编辑”

菜单中选择“删除”命令，或按下Delete键，出现提示对话框。

(3)单击提示对话框中的“是”按钮，确认删除操作。

6.4 查询

6.4.1 查询的概念

查询是收集一个或几个表中用户认为有用字段的工具。我们可以将查询到的数据组成一个集合，这个集合中的字段可能来自同一个表，也可能来自多个不同的表，这个集合就可以称为查询。

在Access中，一旦生成了一个查询，就可以把它作为生成窗体、报表，甚至是生成另一个查询的数据来源。

在Access中，查询可以分为选择查询、参数查询、交叉表查询和操作查询四类。

1．选择查询：是最常用的一种查询类型，它从一个或多个表中查询数据，查询的结果是一组数据记录，称为“动态集”。用户可以对动态集中的数据进行删除、修改等操作，而且这种修改会被写入与此动态集相关的数据表中。

查询的分类

2．参数查询：是在执行某个查询时能够显示对话框来提示用户输入查询准则，系统以该准则作为查询条件，将查询结果以指定的形式显示出来。3．交叉表查询：显示来源于表中某个字段的总计值，如合计、求平均值等，并将它们分组，一组列在数据表的左侧，另一组列在数据表的上部。

4．操作查询：操作查询的主要功能是对大量的数据进行更新。操作查询执行一个操作，可以进一步分为四种类型：

追加查询：向已有表中添加数据；

删除查询：删除满足查询条件的记录；

更新查询：改变已有表中满足查询条件的记录；

生成表查询：使用从已有表中提取的数据创建一个新表。

6.4.2 建立查询

1．利用简单查询向导创建选择查询

在Access中可以利用简单查询向导创建选择查询，能够在一个或多个表或查询中按指定的字段检索数据。另外，通过向导还可以对记录组或全部记录进行总计、求平均值等运算，并且可以计算字段中的最大值和最小值。

2．利用设计视图创建查询

利用向导只能创建比较简单的查询，而利用设

计视图则可以建立功能强大的查询。

利用设计视图创建选择查询需要：1）确定数据来源(单击查询/“显示表”可以添加表）2）为查询选择字段3）指定排序

4）选择准则5）运行看到最后生成的查询结果

6）保存查询

6.4.2 建立查询

用设计视图创建选择查询的窗口

选择查询设计窗口包含两部分：上面部分列出了

查询的字段来源；下面部分为设计网格，包含字段的一些属性。在设计网格的行中包含如下内容：

字段：包含字段名，可以通过单击该行，从显示的下拉列表框中选择字段名；

表：包含表名或已有的查询，用于指明字段所归属的表；

排序：指定是否以该字段为基准对查询结果进行排序；

显示：确定是否显示该字段；

准则：指定应选择哪些记录在结果中显示；

或：设置查询的筛选条件。

6.4.3 修改查询

创建查询以后，如果对查询设计的结果不满意，可以对其进行修改。不管是使用向导还

是使用设计视图创建的查询，都可以再次通

过相应的设计窗口进行修改。包括：

1．编辑查询字段：向已有的查询中添加字段、删除查询中的字段、在设计网格中移动字段、指定排序顺序、在查询中更改字段名。

2．在查询中添加、删除表或查询

6.4.4 查询的操作

前面介绍了如何使用查询从表中选择所需要的数据。现在我们要使用操作查询在数据库中改变、插入、创建或删除数据集。

操作查询有四种：生成表查询、更新查询、追加查询和删除查询。

1．生成表查询

生成表查询可以利用一个或多个表中的全部或部分数据来新

建表，是将查询结果以表的形式存储，生成一个新表。操作

步骤如下：

1）打开要创建生成表查询的数据库，在“查询”对象中单击“新建”按钮，在出现的“新建查询”对话框中双击“设计视图”。

2）在出现的“显示表”对话框中，选择包含要放到新表中的记录的表或查询并单击“确定”按钮，然后单击“关闭”按钮。

3）在查询的“设计”视图中，从窗口上面部分的表中将要包含在新表中的字段拖到设计网格中，并在“准则”单元格里输入准则。

4）单击“查询”菜单中的“生成表查询”命令，出现“生成表”对话框。

5）在“表名称”文本框中输入所要创建的表名称。如果新生成的表放入当前数据库中，则选中“当前数据库”单选按钮，否则选中“另一数据库”单选按钮。

6）单击“确定”按钮关闭“生成表”对话框。

7）单击工具栏中的“运行”按钮，弹出对话框。8）单击“是”按钮，即可生成一张新表。

6.5 窗体

6.5.1 窗体的概念

Access窗体是一种灵活性很强的数据库对象，其数据来源可以是表或查询，窗体的主要作用有：

输入数据库数据；显示与编辑数据内容；

显示注释、说明或警告信息；

控制应用程序的运行步骤；

打印数据；

创建切换面板，创建用户自定义对话框。

1．窗体的构成

一个窗体最多可以由五个部分构成，分别是窗体页眉、页面页眉、主体、页面页脚和窗体页脚，每一部分称为一个节。单击视图/

1）窗体页眉：用于显示窗体标题、窗体使用说明或者打开相关窗体或运行其他任务的命令按钮等。2）页面页眉：在每一页的顶部显示标题、字段标题或所需要的其他信息。

3）主体：用于显示窗体记录源的记录。

4）页面页脚：在每一页的底部显示日期、页码或所需要的其他信息。

5）窗体页脚：用于显示窗体、命令按钮或接受输入的未绑定控件等对象的使用说明。

2．窗体的视图

窗体有三种不同的视图，即“设计”视图、“窗体”视图和“数据表”视图。单击视图进行切换。

1）窗体的“设计”视图用于显示窗体的设计方案，在这个视图中可以新建窗体对象，也可以对现有窗体对象的设计进行修改。

2）窗体的“窗体”视图，可以显示来自数据源的一个或多个记录。“窗体”视图是添加和修改表中数据的主要方法。

3）在“数据表”视图中，可以编辑字段、添加和删除数据以及搜索数据。3．窗体的类型

最常用的有多选项卡窗体、连续窗体、子窗体和弹出式窗体等。

1）多选项卡窗体：用选项卡或分页符控件对窗体分页，使用窗体的每一个选项卡或每一页来显示一条记录的一部分信息。

2）连续窗体：为了加快浏览记录的速度，用一个窗体来显示多条记录，这种窗体称为连续窗体。3）子窗体：所谓子窗体，就是包含在另一个基本窗体中的窗体，基本窗体也称为主窗体。子窗体主要用于显示具有“一对多”关系的表或查询中的数据。

4）弹出式窗体：弹出式窗体用于显示信息或提示用户输入数据。

6.6 报表

6.6.1 报表的概念

1．报表的定义

报表是一种Access数据库对象，它根据指定规则打印格式化和组织化的信息。报表中的大部分内容是从基础表、查询或SQL语句中获得的，它们都是报表的数据来源。报表中的其他信息则存储在报表的设计中。

2．报表的视图

报表有下列三种视图：“设计”视图、“打印预览”视图和“版面预览”视图。“设计”视图用于创建报表或更改已有报表的结构；“打印预览”视图用于查看将在报表的每一页上显示的数据；“版面预览”视图用于查看报表的版面设置，其中只包括报表中数据的示例。

3．报表的组成

报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚以及报表页脚等部分组成，每一部分称为一个节。1）报表页眉：用于在报表的开头放置信息，如标题文字、打印日期或报表说明等。

2）页面页眉：用于在报表的上方放置信息，出现在每一页的上方。

3．报表的组成

3）主体：用于包含报表的主体内容，可以在报表的主体节中放置控件，以显示数据。

4）页面页脚：用于在报表页面的下方放置信息，出现在每一页的下方。

5）报表页脚：用于在报表的底部放置信息，如报表总结、总计数或打印日期等。