关于发票管理的规定

发票管理规定

为了规范公司发票的管理，让大家对发票有一个全面的了解，促进各部门对发票的管理和认识，加快财务与各部门之间发票的衔接速度，提高财务对发票的监控力度，特制定管理规定如下：

一、发票的类型：销项发票和进项发票。

（一）销项发票：

可以理解为公司销售货物开具的给对方单位和个人的发票，对于我公司来讲称之为销项发票，发票金额为销项金额，发票税额为销项税额。（所以以下内容主要对象是公司的销项发票）。

（二）进项发票：公司采购产品及公司办公等费用的发票。

二、销项发票的类别：目前公司有专用、普通、印制。

目前公司的发票的类别有三种：专用发票、普通发票和印制普票。以上三种发票均为发票只是用途和形式不一样。公司是一般纳税人，也就是说都是需要缴纳税款的。

三、发票的使用对象：

1、专用发票主要用于对方单位是一般纳税人（一般纳税人是指生产工业企业

或提供劳务年经营额在50万以上的，批发和零售业年经营额在80万以上的可以申报，申报后视企业情况有半年的认定期，俗称辅导期，在半年内经营额必须达到25万或40万元即该企业年经营额的一半，可转为正式的一般纳税人，税率为17%。成为一般纳税人可以进行增值税进项抵扣。未被税务机关认定为一般纳税人的企业则为小规模纳税人，也就不具备开具增值税发票的权利，也就不能进项抵扣了。企业除了要交增值税外还需按照增值税缴纳额交纳7%的城市维护建设费和3%的教育费附加等）。

2、普通发票主要用于对方单位是小规模纳税人（小规模纳税人还包括非应税

的非企业性单位，如医院分营利性和非营利性，但均属营业税应税范畴，视同小规模纳税人）。

3、印制普票主要用于对方单位是小规模纳税人。

4、公司是一般纳税人，所以采购收到的发票应该是专用发票，可以进项税额

抵扣的，除非提供发票单位不是一般纳税人。

四、发票的期限：

发票目前为三联，依次是：记账联、发票联、抵扣联。记账联是开票单位即销售单位的记账和纳税申报联次且需在当月完成，发票联和抵扣联分别是客户单位的记账联和认证抵扣申报联，期限是180天，也就是说发票开出后，客户需在180天内认证抵扣，否则过期无效。小规模纳税人不受此限制，也就是说不需要抵扣的客户不受此限制，从目前公司发票的类别来看普通发票和印制普通发票不受此限制。

同样公司收到采购进项发票时也是两联，一联为发票联，一联是抵扣联，公司最晚抵扣的日期也是发票开票日期后180天内（公司中药材收购发票管理规定及操作程序见后）。

五、发票税额的计算：

1、税率：一般纳税人企业销售开具的发票一般情况下税率为17%。

2、税额：销项税额=销售额×税率（17%）

或销项税额=含税销售总收入÷（1+税率）×税率。

或销项税额=含税销售总收入－销售额。

即销售额（不含税的）=含税销售总收入÷（1+税率）目前一般讲销售金额均为含税销售金额，如为不含税销售金额会注明。

3、缴税：应缴税额=销项税额-进项税额

应缴税额（城建税）=应缴税额（增值税）×税率7%

应缴税额（教育费）=应缴税额（增值税）×税率3%

应缴税费=应缴税额（增值税+城建税+教育费）

业务部门在与客户谈判时需在考虑增值税之外还需考虑应缴税费。

六、发票的购领和空白发票丢失：

1、发票的购领由财务专人负责及保管，购回后按发票号码顺序整理登记，并

编制好发票领用登记本。登记好发票号码，便于提高业务部门领取发票手

续办理的速度。

2、空白发票丢失隐瞒不报后果严重，财务税票保管员应及时上报部门领导并

报案，并向主管税务机关发票窗口递交书面报告以及公安部门的证明材料，同时需在税务报刊杂志上登报声明作废。公司将追究责任人的责任，相关

费用由责任人承担，失窃的暂时由公司承担相关费用。

七、发票的开具和作废的管理：

目前公司（专用和普通）发票和印制发票付款出纳开具。

（一）开具发票的类别：

业务部门在审核开票申请时应根据客户销售回款情况批准，回款应回到公司账上的客户如应收账款过大，业务部门应进行催款并控制开税票的数量，以预防税务风险。税票开具相关要求如下：

1、税票的开具需财务专职开票人员开具，应按购领发票号码的顺序开具。

2、对方单位为第一次开税票的公司应要求客户提供开票资料，主要是客户的

营业执照、国税税务登记证副本和药品经营许可证的复印件，客户开票资

料信息需包括：单位全称、纳税识别号、开户银行名称、开户银行账号、单位地址、电话号码等。税票开票员需认真审核再将以上客户开票资料信息完整的录入开票系统建立开票档案。

3、开具税票前财务开票员应对各项资料认真审核，主要审核内容有：客户开

票备案资料、销售清单、开税票申请单、客户未开票余额、客户单位全称、开票品种、规格、数量、单价、金额、是否有收银员加盖的现金或转账章。

客户未开票余额不足的前提下开票员不得开票，严格意义来讲应监控到该客户品种销售未开票余额。销售清单单位名称与开税票单位名称资料信息不符的不得开票。销售清单未加盖收银员收款盖章的不得开票。

4、一次开票品种较多的无法在一张税票票面反映的，客户无特别要求的财务

开票员按药品一批见附件开具税票，另附税票品种明细清单；如可以在税票票面开具反映的而客户需要开药品一批见附件的都需要在开票申请单上注明，否则重开责任都归开票申请人。客户有需要注明产品生产厂家的开票申请人应在开票申请单注明或到财务备案，如未在开票申请单上注明或未到财务备案导致重开发票的责任归开票申请人。赠品销售即销售清单与开税票不一致的需开票申请人在开票申请单上注明，否则重开错开责任归开票申请人。

5、财务开票员开具税票在打印前应认真复核，准确无误后再打印税票。打印

出来后应及时加盖公司发票专用章。并将发票联和抵扣联分出来保管好，待业务部门来领取。

6、财务开票员在未审核准确的前提下将税票打印出来并开错发票的，应加盖

作废章并及时重开，按每张10元进行处罚。其他原因如纸没放好、打印机等原因打歪了或没打完整作废的按每张2元进行处罚。监管人为税务主管，罚款作为财务部门内活动经费。

7、如因业务部门或客户在申请开具税票时未填写准确信息的导致财务开票员

开错票当月作废的，则按30元/张进行责任罚款，责任追究的顺序是：业务部门经理开票经办人申请开票人（一般指业务员或客户）。罚款

作为公司收入。开错发票已寄出又退回需要再次重开邮寄出且产生了相关费用的如邮寄费等将追究领票人的相关责任。这里需要说明的是领票人在发票领用登记本签字前应进行复核。

8、作废发票各联都应归整完好，便于检查和公司备查以及税务缴销，必需在

当月作作废处理，不得跨月，跨月不得作废。跨月属于发票退回的范畴，业务部门各种原因税票跨月退回的应追究相关责任人的责任，按60元/张进行罚款，责任人按上述责任追究顺序执行，在下面发票退回的操作再进行说明。发票作废条件必需同时满足以下条件：

①当月开具的专用发票在当月发生全部销货退回或开票有误的并且当月收

回发票联和抵扣联的。

②公司即销货方未抄税且未记账的。

③客户即购货方未认证的或认证结果为“纳税人识别号认证不符”、“专用

发票代码、号码认证”不相符。

9、财务开票员开完票后应及时在税票领用登记本上对应税票号码登记销售清

单号，并及时在进销存系统内进行销项发票勾对，每天导出销售和开票数

据，须对每笔开票进行监控。其中终端部销售开票较为零散，统计时可以

不到品种，到网点即可。客户未开票余额不得出现负数。如出现负数的按

超开部分的税额（是指应缴税费）挂开票单位业务的负责人即业务员（开

票申请人如为员工的责任人为开票审批人及部门经理）的个人往来账，待

解决或追回多开税票损失后冲回，否则从工资中扣除。（此项工作和责任

追究待财务开票员将2009年元月份开始整理统计到现在的数据出来后执

行）

八、发票领取的管理：

1、发票开具后，业务部门核对所领取的发票信息（包括：客户单位全称、开

户银行、地址、品规、数量、单价和金额等），审核后应检查发票张数和份数（或包括明细清单附件）及号码，无误后再在发票领用登记本上签字领取，要求确定领取日期，签字前还需核对发票号码和销售清单号，其他信

息可以暂时不填在发票领用登记本上。

2、业务部门将发票领走后，财务开票员需将开票记账联内容登入到EXCEL

电子表中建立《销售开税票月度登记表》，表中的信息应该有：开票日期、

发票号码、销售清单号、客户单位全称、金额、税额、开票批准人（指业

务部门经理）、开票经办人、申请开票人（一般指业务员）、财务开票员姓

名和领票人姓名。进销存系统中可以勾对的可从系统中导出，系统导出明

细数据还应包括品规、数量和单价等信息。其中税额应与当月的销项税额

一致。

九、发票领用后的保管、传递及丢失：

1、业务部门或业务员领取发票后应妥善保管，应备有票据夹，将发票视同支

票，最好不要对折且不要在发票上面书写任何字，因为税票具有复写效果。

特别是专用发票的纳税识别号区不得对折及污损，如造成客户无法认证抵

扣退回的将追究相应责任人的全部经济责任。

2、业务部门经办人在财务代领发票的也应做好发票领用或邮寄人等信息的登

记本。登记本上同样应有开票日期、发票号码、销售清单号、客户名称、

金额、领用人、邮寄人、邮寄地址、邮寄时间等信息。前面部分的相关信

息可以和财务开票人登记的明细表数据共享。

3、业务部门经办人代业务员领取发票后应按合同及业务要求及时将发票邮寄

出或随货同行。税票邮寄出或随货同行后需要及时跟踪并与对方客户确认

是否收到，如果没有收到的应及时查明原因并及时处理，切忌拖延。

4、业务员领取或收到发票后应按业务需要及时将发票交到客户或相关部门收

票人员手上，同时让客户或相关部门收票人员在税票签收本上签字确认，

便于有据可依。

5、税票随货同行的客户收到发票后，业务部门应及时通知业务员或业务员自

己应及时到客户确认收货和收票情况。业务员仍应事先准备好税票签收本

让客户收票人签字确认。

6、专用发票应在开票日期180天内进行认证抵扣，逾期客户所在地的税务机

关将不予以认证抵扣。这里存在的问题有税票在各衔接环节滞留过期的，丢失隐瞒不报过期的等等。如需要重新开票的，销项税费由申请重开税票责任人承担。同样公司收到采购进项增值税专用发票的也需在180天内认证抵扣完毕。公司所有经手增值税专用发票的人员都需清楚这一项规定，因个人原因造成发票无法抵扣的公司将追究责任人，并按无法抵扣的进项税费进行相应的处罚。其中客户的责任由对应的业务员承担。这里注意销售税费和进项税费两个概念。

这里销项税费和进项税费分别指：

①公司需重新开具税票的税费：

A：销项税额=含税销售总收入÷（1+税率）×税率。

B：应缴税额（增值税）=销项税额-进项税额

C：应缴税额（城建税）=应缴税额（增值税）×税率7%

D：应缴税额（教育费）=应缴税额（增值税）×税率3%

销项税费=B（应缴税额）+C（城建税）+D（教育费）

如无相应进项税额的（公司目前允许的操作）即进项税额为零的：

销项税费=A（销项税额即应缴税额B）+C（城建税）+D（教育费）

②公司收到的进项发票超过180天或未及时抵扣的税费：

A：进项税额=含税采购总金额÷（1+税率）×税率。

B：应抵扣税额（城建税）=应缴税额（增值税）×税率7%

C：应抵扣税额（教育费）=应缴税额（增值税）×税率3%

进项税费=A（进项税额）+B（城建税）+C（教育费）

7、业务部门经办人、业务员、客户或财务开票员即保管员把公司开具的增值

税发票丢失的应及时报告公司财务部（这里指发票联和抵扣联）。

①增值税专用发票丢失前（180天内）如还没有认证的：

客户（即购货单位）可凭公司（即销货单位）出具的丢失发票记账联复印件到主管税务机关进行认证，认证通过后可凭复印件和公司即销货单位的已抄报税证明单（全称是：增值税一般纳税人丢失防伪税控开

具增值税专用发票已抄报税证明单）经批准作为进项抵扣的合法凭证。

②增值税专用发票丢失前（180天内）已认证了的：

客户（即购货单位）可凭复印件和公司即销货单位的已抄报税证明单经批准作为进项抵扣的合法凭证。

③增值税普通发票和印制普票的丢失：

客户（即购货单位）非一般纳税人则不需要认证抵扣，可凭丢失税票销货单位的记账联复印件及在税务局的已抄报税盖章证明，作为合法

凭证。建议：如果客户财务操作允许的话，公司即销货方提供税票的复

印件加盖发票专用章。

④增值税发票丢失的可以按上述操作处理，公司将追究相关责任人，按每

张200元进行处罚，另外还需承担公司在处理和衔接中产生的费用。其

中客户的责任由对应的业务员承担。

十、发票退回需开具红字发票的操作及管理：

发票退回需开具红字发票的主要原因有：A：因财务开票员开错票寄出客户拒收退回跨月的；B：业务部门、业务员或客户提供开票错误资料和信息即开票有误寄出客户拒收退回跨月的；C：客户认证不符退回且跨月的；D：货票同行销货和税票全部退回跨月的； E：销货部分退回不再补货的；F：销售价格折让或调整的等。上述原因都可以理解为公司即销货方已作抄报税和记账处理或跨月了，也可以理解为不符合增值税发票作废条件的。

1、符合A、B、C、D等原因操作如下：

①公司即销货方在税票认证期内向主管税务机关填报《开具红字增值税专用

发票申请单》，一式二份并加盖财务专用章，同时提供客户即购货方出具

的拒收原因等材料。公司即销货方主管税务机关审核批准后开具《红字增

值税专用发票通知单》，一式三份，内容应与《申请单》一致，并加盖主

管税务机关印章。

②公司即销货方按批准的《通知单》开具红字专用发票，并与留存的《申请

单》、《通知单》、退回的抵扣联、发票联一起记账。

2、符合E、F等原因操作如下：

①客户即购买方应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》，

一式二份并加盖财务专用章，主要填写退回开红字发票的原因。客户即购

买方主管税务机关审核批准后开具《红字增值税专用发票通知单》，一式

三份，内容应与《申请单》一致。第二联交公司即销货方，第三联购买方

留存。《通知单》应加盖主管税务机关印章。

②客户即购买方需暂依《通知单》在当月作进项税额转出。

③公司即销货方依据客户即购货方提供的《通知单》开具红字发票。内容应

与《通知单》一致。

④客户即购货方收到红字专用发票后与留存的《通知单》一起做账。

十一、增值税专用发票核销：

公司即销货方每次购领增值税发票开完后，财务会计应将本次购领所有开具的增值税发票（包括红字专用发票和作废发票）拿到税务大厅发票窗口进行核销。核销后才能再次购领增值税发票。

十二、以上未详尽事宜可以咨询财务相关人员，解释权归集团财务部。