第十三讲项目的监测与控制

第十三讲项目的监测与控制

什么是项目控制

计划、监控的比较

项目计划的主要目标是要设定项目目标和方向，分配资源、预见问题以及确定一些激励措施。

在项目的监测和控制阶段，首先要做的工作是指导项目符合目标，就是根据计划对目标和方向进行设定，尽量使项目进展朝着项目计划所确定的目标和方向前进。其次是有效利用资源，进一步提高资源的使用效率。在计划阶段是预见问题、预测问题。在实施阶段是判断问题、纠正问题，对计划要做一些适当变更，使之更好地完成项目目标。在计划阶段我们做出了一些关于团队建设，关于员工激励的方针和措施，在实施阶段就要贯彻和实施这些措施，对员工做出的贡献给予积极的奖励和鼓励。

两者对比如下所示：

与项目控制有关的问题

1.项目特征

项目本身的特征、大小不一样，则项目的控制难度有所区别。如果是开发一个系统，系统结构、复杂程度不同，则采用不同的控制手段。

2.项目团队

团队的经验以及工作技能、熟练程度与项目的监控有很大的关系：如果项目团队成员对项目工作比较熟悉，在实施当中，控制就显得不那么重要，有些工作依据过去的经验就

可以开展；如果项目是个全新的工作，过去从来没有过经验，就要对项目进展加以控制和监测。

3.公司文化

公司本身的传统或者工作习惯、组织的稳定性，都与项目控制有关，也就是采用什么样的控制策略、控制手段，与项目特征、项目人员的经验和能力以及组织本身、公司的问题有关。

4.风险管理

在控制当中，有一个很关键、重要的问题就是对项目的风险管理。风险包括：

♉Personnel shortfalls个人错误

♉Dynamic requirements需求变化

♉Externally provided components外部因素

♉Real-time performance 实时绩效

♉Development开发

♉Unrealistic estimates不切实际的估算

在项目实施过程中，这些问题都可能显现出来，必须按照过去计划中的一些既定方针采取有效的对策，对新出现的问题采取一些新的应对措施和应急计划。

项目的监测和控制过程

监测的过程

1.评价实际和计划的完成情况

项目是不是按计划完成，有什么偏差？该检查的完成情况包括工期和成本，即成本预算和实际花费是不是相符合。

2.检验技术指标的正确与否

检验技术指标正确与否包括质量指标、技术要求，检验它们是否和工作说明相一致。

3.需求和变更批准

在项目实施当中经常发生需求变化，由此产生了一系列变更。需求和变更需要按照正规的程序来展开，而不是随随便便地改变需求和进行变更。

4.工期进展与项目要求相一致

无论是需求变化还是其它因素引起的变更，都要求工期进展情况以及资源使用情况符合项目的计划要求。如果变更对项目目标，如工期和预算有较大影响，这时候需要经过慎重的评审之后，修正项目的基本计划，按照监控手段来实施变更。

5.监视资源的使用

另外，还需要对资源进行监控。主要是对一些绩效标准，包括技术指标、预算成本、工期和资源的需求数量，进行统计估算、比较和评估。在比较的同时，需要将绩效与计划做比较，在比较的基础上预测项目总成本和工期是否符合项目的预期目标。如果产生比较大的偏差，就需要采取适当的纠正行动或进行调整。

6.成本监控

成本监控是为了核实成本支出与项目计划是否一致，如果不一致，就要判断怎样才能消除偏差。

监控策略

在控制过程中通常采用这样几种策略：

1.职责分配

用明确的职责分配表来明确每个人在项目过程中的责任。无论是出现什么偏差，都可以落实到每个责任人身上。这样便于对偏差以及产生偏差的原因进行追溯和项目分析。

2.预算（Budget）

项目预算是项目监控策略的一种，现在通常采用挣值（Earned Value）管理法作为预算的主要控制手段。

现在的控制方法和过去传统的控制方法，两者之间的主要差别是：传统的控制方法往往只是停留于分析偏差产生的原因，显示偏差产生的数量，但是往往缺乏对工作情况的跟

踪。现在的控制方法是一个动态的、连续不断的跟踪过程，从项目启动到项目结束，做一个全面的生命周期的集成或者整体的控制，它的分析不仅仅是看一些静态的指标和数量，同时也考虑项目进展本身的一些特性，通过连续动态的控制就能发现问题产生的真正原因。

项目成本监测

成本控制和监测是分不开的，要进行有效的控制，必须要有一个经常性地持续不断地监测，这个监测包括成本的检测、工期的检测和其他绩效的检测，这种检测过程要求和项目的每一个工作包相联系（tietoworkpackages）。

根据工作包在项目计划阶段的工作定义和工作描述，以及在不同时段的时间及责任分配、资源需求的计划来记录和报告项目的进展情况。这种项目的检测过程还要按照项目的变更做相应的调整，也就是说要跟上项目变更的节拍。

为了保证项目得到有效的控制，在项目实施中要采用一个有效的工作授权制度（Work Authorization）。在项目计划阶段，要事先确定好方针政策。

图13-1 工作授权

比方说高层领导授权、项目经理授权，也可以通过职能部门下发授权工作单。具体授权工作应该按照项目计划阶段的设计来实施。

检测过程与授权流程相反，它是由个人和工作小组到项目经理，然后再到更高层管理部门。

数据的收集和记录，要求定期按照一个标准化格式来进行。

图13-2 数据收集

项目控制的重点内容

项目控制重点就是项目的范围、质量、工期和成本。

范围变化控制

项目范围的变化是相对于项目计划中认可的和WBS中指定的最初范围。

因为范围的改变和增加使项目有一种随时间增加的自然倾向，称为“范围的蔓延”现象。范围的改变与增加反映了要求和工作定义的变化，往往造成时间和成本的增加。