门店运营基础知识.

门店运营基础知识

第一部分硬件部分

一、人员结构：

1、药师或执业药师在职在岗。

2、上岗证：质量管理、验收养护、计量及营业人员必须是经市级药品监督管理部门考试合格，取得上岗证的人员。一般还应该有专业的岗位培训记录。再教育记录等。

注意：中药购销员、中药调剂员必须取得中药上岗证。

3、继续教育：质量管理、验收养护、计量及营业人员在制度中要有明确的继续教育规定。企业要有“继续教育档案”。

4、人员培训：制度体现。培训记录（多次、有试卷、评测等）

5、健康档案：质量管理、验收养护、计量及营业员、保管员等直接接触药品的岗位工作人员每年需进行健康检查，检查内容符合要求（检查体检表），并建立“健康档案”

6、质量管理人员药师以上职称或中专以上药学或相关专业学历；验收人员高中以上文化。

注意：所有涉及质量方面的文件上的签字等只能是质量负责人。

注意：原始验收记录的制作签字等只能是验收人员。

注意：初中文化程度的营业员，需从事药品经营工作的年限要5年以上（以档案为准）。

7、处方审核人员必须是执业药师或药师以上。注意检查处方记录上的签字。

8、职工档案册，相关证书复印件—存放于职工档案内。

9、统一工作服，每人配置胸卡。

二、营业场所：

1、面积要求：营业场所和仓库面积

大型（年药品销售额1000万元以上）≥100平方米≥30平方米

2、营业场所、仓库、办公区、生活区是否“有效隔离”。

3、营业场所和药品仓库环境整洁、无污染物：烟头、杂物、污水、地面及四壁平整干净，无尘土等。

注意：砖木结构的民房要有顶棚。

4、营业场所宽敞、整洁，营业用货架、柜台是否齐备，销售柜组标志是否醒目。

注意问题：经营中药需有中药的操作平台（案台）。

药品的分类标志需要醒目，悬挂标示牌。

5、设备：

仓库设施：空调、温湿度监测仪、排风扇、底座（10cm）、标示牌、注意：检查防尘、防潮、防污染和防虫、防鼠、防霉变等设施。例如：门店和仓库窗户的窗帘（北面可没有）、纱网、密封，档鼠板、老鼠夹等。

注意：准备些设备使用操作规程。

设备使用记录

门店的硬件设置：仪器、设备、消防器材、度量衡器等的检验记录等

必要的验收养护设备

分析天平、澄明度检测仪、标准比色液（注意针剂验收时的设备使用记录）；中药材、中药饮片用仪器：水分测定仪、紫外荧光灯、显微镜。

注意：中药只能经营小包装的中药饮片。

6、如果经营范围中有生物制剂，需要有带除湿功能的恒温冰箱。

如果经营危险品（酒精、双氧水、高锰酸钾溶液等）不得摆放柜台，只能是空包装合。

7、处方调配设备：西药：药勺、乳钵，上皿天平、量杯、玻璃棒、天平等；

中药饮片：调配台、预分装台、冲筒，乳钵，铁研船、药筛、托盘天平、包装纸（袋）、戥称、发药牌等；

8、中药饮片装斗前要有“上斗质量复核”记录。

注意：检查是否存在错斗、串斗现象，是否存在混药现象，以手工单独填写。

9、检查中药饮片斗前是否写正名正字

10、药品与非药品、中药饮片、中药材、低温储藏品种、危险品需要绝对分开（可以是柜、除湿冰箱等）；

11、在库药品均应实行色标管理，中药饮片与一般药品的仓库分开，

注意：检查相应的库(区)色标是否准确(包括地线)。待验、退货区为黄色，合格、发货区为绿色，不合格区为红色

检查相应色标管理区域面积是否与之相适应

12、检查药品垛堆之间，药品与仓库地面、墙、顶、散热器之间的间距是否符合规定。药品与墙、顶、散热器之间的间距不小于30厘米，与仓库地面的间距不小于10厘米

13、检查不合格药品是否存放在不合格药品库（区），是否有明显标志

注意：不合格药品的确认、报告、报损、销毁是否有完善的手续和记录

14、商品摆放：

1）、检查陈列药品的分类是否规范、科学，看陈列药品摆放是否整齐，看药品类别标志（或标签）字迹是否清晰，放置位置是否合理，定位是否准确。

2）、检查陈列的药品是否符合其储存的要求（包括温度、湿度、分类等），如：药品与非药品、内服药与外用药是否分开存放，易串味药品（如十滴水、清凉油、某些膏药等含有挥发性成分的药品）与一般药品是否分开存放。

3）、检查处方药与非处方药是否分柜摆放，处方药柜与非处方药柜标志是否有明显标志和规范存放。

4）、检查危险品是否有陈列（只能陈列空包装）；检查危险品是否按国家有关规定管理和存放（查记录和现场）。

5）、检查拆零药品集中存放于拆零专柜，保留原包装的标签，要有记录（如：土霉素、四环素、制霉菌素、肠虫清、两片包装的安乃近、APC等）

注意：练习实际操作过程，别忘了说明书、禁忌等，要考核营业员现场操作情况。

注意：药品拆零销售使用的工具和包装袋清洁卫生；如:药匙、药刀、瓷盘、拆零药袋、医用手套等

注意：检查药品拆零的包装药袋是否标明规定的内容。

6）、检查是否有处方药在开架自选区内。不能有奖销售、附赠药品或礼品销售等方式。也不能有买几赠几的说法，更不能有“买甲赠乙”的情况。

总原则：药品与非药品、内用药与外用药、处方药与非处方药分开存放；

应单独存放的药品：易串味的药品、中药材、中药饮片、危险品、低温品

15、店堂现场管理：

1）、检查店堂是否悬挂合法的证照（药品经营许可证、营业执照、卫生许可证、器械经营许可证、税务登记证等）

2）、检查店堂是否悬挂与执业人员要求（执业药师、从业药师、药师）相符的执业证明

3）、可以有“门店药师”对顾客购买、使用药品指导，不可以有“坐堂医”。

4）、处方药的管理：

检查处方登记簿。大容量注射剂,小容量注射剂,粉针剂,含可待因的药物.龙胆泻肝丸、抗生素类等必须有处方，其他可以有登记，登记上有顾客联系方式、签字等。

注意：处方审核人员必须是执业药师或药师以上。注意检查处方记录上的签字。

5)、店堂内要张贴服务公约；公布药品质量和服务监督电话号码；有缺药登记簿、有顾客意见簿和笔。119号码上墙。

7）、门店要有不良反应记录。不良反应报告上报有关部门要有记录，查看不良反应的报告是否及时、准确。

8)、店内广告宣传是否符合国家有关规定，必须有广告批文。

第二部分软件部分

一、质量管理制度

二、岗位职责

三、工作程序

四、工作流程图

五、GSP相关表单

第三部分工作过程

第一章采购业务流程

（一）、采购管理

1、采购计划：GSP要求企业编制“采购计划”—建议企业按月编制采购计划，采购计划可以按上月的按品种汇总销售的数据输出—可以是部分大品种，不需要全部品种，质量等部门签字

2、合同：采购药品应签订书面采购合同，明确质量条款。采购合同如果不是以书面形式确立的、购销双方应提前签订书注明了各自质量责任的质量保证协议书。协议书应明确有效期。---不一定每次需要合同，每年必须至少有一个，数量可以不明确，商家有质量协议。

注意：定期评审合同，汇总供应商信息，形成合同评审记录。对供货方法的法定资格、履约能力、质量信誉等应进行调查和评价，并建立合格供货方相应档案。

购进合同评审：

○1合同评审人员

A负责该品种的采购人员

B质量管理部负责人

C企业主要负责人

D主管药品购进的负责人

E财务及物价人员

○2合同评审内容

A供货方是否为合法的药品供货企业

B待购药品及其规格、是否为合法的、质量可靠的药品

C进货数量，是否与市场要求及本公司销售能力与库存情况相适应

D付款方式与付款期限，是否与本公司财务能力与有关规定相符

E货物运输交付方式与交付时间，是否与本公司要求相符

F质量条款或质量保证协议书、质量责任是否合法，清楚可行，是否能满足法规要求与本公司需要

G其它条款是否公平公正，并符合法规要求与本公司权益

3、首营供应商：建议首营供应商的资料与首应商品的资料放在一个档案袋内，编号存档，微机内存放档案编号。

注意：供应商的经营范围—采购的商品是否在供应商的经营范围之内；供应商的药品经营许可证的期限；业务员的授权委托书的期限；

供应商更换名称，在微机上可以沿用老的编号，但需要备注注明，目的为应付帐款的延续，但是首营供应商需要的资料需要重新制作。

4、首营商品：定义：初次从生产厂家购进的药品（包括新品种，新规格，新剂型，新包装）

(1) 购进首营药品，必须要求生产厂家提供：加盖单位原印章的合法药品生产许可证、营业执照，药品质量标准，药品批准文号，同一批次药品的检验报告单，价格批文，使用说明书，包装，标签。药品推销人员提供：加盖了企业公章和企业法人代表印章或签字的授权委托书原件，药品推销人员的身份证复印件。购进人员填写“首营品种审批表”，并将上述相关证明文件一并报质管审核。

(2) 质量部（负责人）根据业务部门提供的资料及相关质量标准进行资料审定，签署审核意见，再交企业主管领导审批，批准后，方可安排进货试销。

(3) 质量部（负责人）将审核批准的“首营品种审批表”及产品资料使用说明书、标签等一起作为药品质量档案保存备查。

(4) 如果以前从商家购进某一个品种，可以没有首营商品审批表，如果改为从厂家购进，需要重新作“首营商品审批”。

如果更换规格，需要重新制作首营审批表；如果更换生产厂家的名称，可以不换编号，但需要备注注明老的生产厂名，如果从工厂进货，材料需重新要。建议按新商品审批。

注意：验收首次经营品种时，应索取同品种、同规格、同批号的检验合格报告书（加盖企业质检部门原印章），并按要求进行验收。如果企业多年以前一直从厂家购进的长期品种，可以不作首营审批，如果更换了批准问号、厂名、规格，建议作首营，需要建立质量档案注意：企业需要定期对首营企业、首营商品汇总检查，出据意见报告。

5、质量档案：长期经营的品种、首营品种、重点品种（易出现质量问题的品种）

6、购进记录：零售药店的购进记录一般认为是验收之后的一个行为，可微机自动生成。

7、验收：

按GSP要求，零售单店进货流程:

(1)、供应商来货后，保管员根据随货同行单核对数量、批号、效期

(2)、微机员按核对后的情况录入微机的“验收单”

(3)、打印“验收入库单”（注意：空着“质量状况、验收结论、验收员签字”）（单据的内容原则与验收记录的内容相同）

(4)、验收员按“验收入库单”验收。填写相关内容

(5)、微机员补齐微机上的“质量状况、验收结论、验收员”相关内容。

(6)、装订此单，形成原始验收信息，微机形成验收记录

注：验收单有空项时，起的作用为“验收通知单”，验收员填写完整单据后，起的作用为“验收入库单”。一单两用

验收单表示的是一个工作行为，必须有纸面的验收单。可以手工填写，可以微机打印，但相应的内容项必须齐全（储藏条件）。建议微机打印空着需要手写的内容的“验收通知单”，验收后填写完整此单，输入微机，形成验收记录，验收记录可以在微机内存在。无需打印。

毒麻中药材—双人验收，保管—双人双锁

中药材和中药饮片：应有包装，并附有质量合格的标志；中药材应标明品名、产地、发货日期、供货单位；中药饮片应标明品名、生产企业、生产日期；实施文号管理的，还应标明批准文号的合格证和生产日期

一般商业不允许使用收购的中药材，购进时不能是大件散包装，关于既是食品又是中药材的部分商品（如：红小豆），是否允许从农贸市场购进，建议咨询当地的药检部门。

注意：在软件中给客户定义验收记录的时候，建议把一般药品、进口药品、器械、中药饮片、毒麻药品、精神类药品分开输出验收记录，可以在实施时定义类别，也可以在备注中注明，由“包含”筛选。

注意：验收中有不合格品的来货，可以做拒收记录，建议拒收原因主要以价格因素为主。破碎可以做拒收记录。

注意：一次购进量大的验收建议验收单上注明抽样数量。

注意：该炮制而未炮制的中药饮片不得购入

进口药品合法性的检查：

注意：进口药品、进口中药材---口岸检验所、《进口药品注册证》、《进口药品检验报告书》或《进口药品通关单》复印件（加盖企业质检部门原印章）（注意注册证等的有效期限与生产日期的关系）

1 包装和标签应以中文标明药品的名称、主要成分、注册证号。

2 进口药品包装应附中文说明书

3 进口药品＜进口药品注册证＞或＜医药产品注册证＞＜进口药品检验报告书＞或＜进口药品通关单＞复印件。进口中药材应有《进口中药材批件》。

4 ＜进口药品注册证＞须是国家药品监督管理局颁发

5 进口药品注册证号的格式符合＜进口药品管理办法＞第十八条的有关规定。

6 进口预防性生物制品、血液制品应有＜生物制品进口批件＞复印件。

注意：以上文件应加盖供货单位质量管理机构的原印章。

注意：检查“生产日期”是否大于“注册证的有效期限”。

备注：有国家正式批准文号的进口分装药品，按一般药品管理

注意问题：首次经营商品的定价问题

后到货商品与原商品采购价格差异较大，需要重新定价时，原有商品需要制作调价单，不论调高、调低，商品的零售价都应以当前售价为准。

如果来货验收时存在质量问题，不同问题的处理办法分拆讲解：

例子一：供应商开单、发票数量为100，发货数量是100，到货后，验收时合格品为98，2个为不合格品（如：破碎等）

一般处理过程：制作一个数量为98的合格品验收单，制作一个数量为2的不合格品验收单。录入微机时分开录入，合格品进入正常商品库存，不合格品进入待处理商品库存中（因为有可能厂家换货，也可能从货款中扣除。），两个验收单合计数量与供应商的发票数量、金额细相符。

如果供应商换货，厂家的合格品到货后，需要重新验收、登录原始验收记录。在微机上制作一个仓库调拨单，把此2个商品从“待处理库”调拨到“正常商品库”中。

如果供应商不换货，但可以在货款中扣除。此种情一般是供应商没来发票，或没有付款的情况。如果在验收单录入微机以前就知道处理方式的客户，建议此2个不合格品不要进入微机物流系统。如果已经进入微机，而且供应商愿意负担2个不合格品，此时微机应作一个入库冲红，在不合格品中冲掉2个数据。

如果是客户自己负担的破碎等情况。入库时应该按98+2的方式分不同仓库录入微机，协

商财务2个不合格品是否进行报损处理。

如果拒收商品，应该登记原始拒收记录，同时登记拒收原因。

注意：采购人员原则上每次采购回来的商品，只能是一个批号，便于企业管理。

(二)、商品上柜的顺序：

软件默认的出库顺序是“老批号先出”，商品在上架以前，营业员必须查看原有商品的批号、现有商品的批号，把批号最老的商品摆放在最前面。以便保证批号的出库顺序与微机的一致。否则微机输出的“近效期商品提醒表”可能与实货的批号不符。

(三)、入库退货工作流程：

制定入库退回审批表—＝业务、质检、领导审批—＝微机制单—＝打印入库退回单—＝仓库出库（拿货人员签字）—＝财务冲减应付帐款。

注意：微机软件中需要需要选择、合并批次

（注意哪些是开单时的冲红单据，哪些是销售退回单据）

（四）、结算工作流程：

供应商发票—＝制作付款计划—＝按付款方式审查微机—＝财务付款—＝微机核销。

建议付款单有质检的意见或签字。

关于发票问题：只要付款了，必须有发票，没有付款的可以解释，但不要很多次购进没有一次发票。

（五）、软件操作过程中问题处理

1、验收时验收的批号有误或微机录入有误：

如果已经入库，但没有销售，财务未结账，验收入库单撤单，重新录入；

如果财务已结账，但没有销售，验收入库单一正一负，新增一个正确的；

2、建议基础资料的增加由专人负责，见到相应的文档再进入微机—不出纰漏。

第二章存储与养护管理

一、在库药品的养护过程：

1、养护检查记录：在库3个月以上的商品必须养护；近效期商品必须月月养护；3个月原则上所有在库商品循环养护一次（3-3-4原则）。

2、可以微机打印养护品种，保管员填写相应的养护内容

3、养护档案：首营品种、近效期商品、重点商品建议建立养护档案。

重点商品—生物血液制品、疫苗等；易裂片、受潮等的药品；近效期药品；

建议有专门的“重点商品表—质检部门出具”

二、仓库盘点：

动态盘点：每天打印变化过的品种，可以动态盘点。

月末盘点：一般情况下，每月需要进行月末盘点。可以打印实数盘点表，直接按数量盘点实货，盘点出差异后，进行报损、报溢处理。也可以先打印空盘点表，盘点实数后，录入微机，由微机自动生成损益。

批次盘点：如果企业管理细致的话，建议每3个月进行一次批次盘点。

注意：1、在仓库盘点中出现盘赢盘亏，一般采用报损报溢对库存进行调整。

2、盘点速度，原则上货架应该编号，在微机上填写每一商品的货位。一个货位内可以存放多个商品。（货位化管理）

三、陈列检查记录：

建议每月打印盘点表时，打印“陈列检查记录”，空着“检查情况”

四、中药饮片装斗前的质量复核记录：

如果企业能够做到每次进货全部进入药斗内，可以入库后直接打印“中药饮片质量复核记

录”，中药调配人员签字即可

如果企业不能够做到每次进货全部进入药斗内，建议企业手工填写“中药饮片质量复核记录”

如果是大型药店（使用草药划价程序的大客户），建议来货后进入总仓库，把药斗作为前台仓库的一部分，仓库调拨时，打印“中药饮片质量复核记录”，中药调配人员签字即可。

五、温湿度检查记录：保管员、监测时间：每日上下午定时各一次（包括星期六、星期天—报纸？）、做好库房、库外温湿度记录、库房温湿度超标，及时调控，予以记录（建议温湿度记录上有“工作建议—如何处理”）

注意：涉及《设备施用记录》《设备检修记录》等

六、近效期药品提醒表：建议每月打印，并上墙，商品上需要有醒目标志（标示牌）。注意：近效期药品的定义：小型企业最低3个月；中型最低6个月；大型建议1年。

第三章销售管理

一、业务模式：

一般柜台式销售：

顾客到柜台与营业员沟通—＝营业员开销售小票（注意填写营业员代号、商品货号、数量等信息）--＝顾客拿着销售小票到收款台交款—＝收款员把小票录入微机、收款、找零。（有的单位打印微机小票，有的单位是柜台开一式两联的销售小票）--＝在微机打印的小票（发票）或交款小票上盖章—＝顾客拿着交款凭据到柜台拿货，并留下一联。

二、日清日结

1、收款员交接班：每天下午2点收款员交接。

通知柜台营业员收款员开始交接—＝营业员汇总各自的销售小票-＝新开的小票分开存放—＝早班收款员汇总早班的微机收款金额—＝清点收款金额—＝现金、微机核对无误—＝核对每个营业员或柜组的销售小票—＝全部核对无误—＝早班收款员填写销售记录（或微机打印）—＝下午班收款员检查微机中的销售汇总与交接过来的数据是否相符—＝早班人员下班。

2、日报表的制作：

晚班收款员通知柜台营业员收款员开始结账—＝营业员汇总各自的晚班的销售小票-＝新开小票需要填写明天日期并分开存放—＝晚班收款员汇总晚班的微机收款金额—＝清点收款金额—＝现金、微机核对无误—＝核对每个营业员或柜组的销售小票—＝全部核对无误—＝收款员填写销售记录—＝制作销售日报表。

注意：每个收款员各人的底钱交接。

打折的权限控制，打折的手续问题。

顾客的退货签字问题。

三、销后退回：

非质量问题不能退回。

四、处方管理

１、西药处方

需要处方登记的药品范围：大容量注射剂,小容量注射剂,粉针剂,含可待因的药物、抗菌药物。龙胆泻肝丸等必须有处方，处方必须留存或可以有登记，登记上有顾客联系方式、签字、医师名字和处方来源等。

注意：处方审核人员必须是执业药师或药师以上。注意检查处方记录上的签字。

２、中药饮片处方管理

五、拆零问题：

检查拆零药品集中存放于拆零专柜，保留原包装的标签，要有记录（如：土霉素、四环素、制霉菌素、肠虫清、两片包装的安乃近、APC等）

注意：练习实际操作过程，别忘了说明书、禁忌等，要考核营业员现场操作情况。

注意：药品拆零销售使用的工具和包装袋清洁卫生；如:药匙、药刀、瓷盘、拆零药袋、医用手套等

注意：检查药品拆零的包装药袋是否标明规定的内容。

如果微机可以随时打印单据，建议微机制作了“其他类单据（拆零出、拆零入）”后，打印单据记录，拆零人员签字。

如果微机不能随时打印单据，手工填写“拆零记录”。微机录入“其他类单据（拆零出、拆零入）”。

第四章其它管理

一、GSP问题处理

1、停营、停售的处理：准备“暂停发货标示牌”，用于仓库药品的暂停销售。

2、停营、停售的开启；

3、养护检查中问题的处理等都需要有相应的处理流程。

4、质量问题品种的搜集、建档。

5、零售门店的顾客意见簿，售后服务追踪记录（有质量问题品种）

6、由2个以上批准文号的一个包装内的药品，验收记录中2个文号全部体现，如：白加黑

7、验收前软件需要检查的内容：商品收发明细、批次收发明细；近效期商品提醒表的连续问题。

注意问题：同批号的药品别出现不同效期情况。（购进记录）。

二、软件问题处理

（一）、日结需做的工作

1、营业员交接班要做的工作：营业员自己统计每天的工作业绩（金额），报微机收款员，核对微机上此营业员的数据，如果一致，此营业员可以下班，否则应核对此营业员的每笔销售明细。核对方法：查询当天的销售明细，筛选出此营业员的销售单据，逐笔核对。（可双击鼠标变红）

2、每个营业员核对完后，核对现金与微机汇总的销售金额，如果没有差异说明当天销售单据没有问题。

3、制作手工日报表。用于核对录入微机的单据的准确性（日报表的格式见参考附件）。

手工日报表的制作过程：

A、把微机中每一天的业务发生数据抄到日报表的相应栏目

B、用昨天库存加减今天的业务发生数据，计算出今天的当前库存，以此数核对微机当前库存金额，如果正确，说明全天的工作无误。

C、如果有错误，一般可能的原因：

l 有单据未记账，不同的操作员检查一下各自的单据是否有未记账的单据。

l 入库单据、销售单据、其他单据、调价单据等的日期录入错误，排查此类错误可用明细单据查询，按单号顺序排序，看日期是否有问题（注：进入时时间区间跨度应大一些），或按时间排序，看日期是否有异常。

l 每种商品的销价是否有人为改动的情况。由于系统平衡关系是以销价为准，所以改动售价可以改变库存金额。排查此类错误可利用“商品明细帐”中的“数量”“金额”图标，排查数量不平、金额不平的品种。

D、如果是联网门店，应发送当天经营数据到总部。注意总部分配的时间区间，避免占线

情况。

E、把系统的人为日期调整为第二天日期，并通知各营业员。

F、如果需要随时动态盘点，则应立即先生成“每日盘点表”，用于营业员之间的交接依据。

（二）、门店在盘点前应做的工作

1、营业员在盘点以前，当天早晨应先补充货架上的货物，在盘点过程中，仓库中的货物以不动为好。

2、如果是动态盘点，则早晨打印时就应打印实存表，营业员当天的小票按实物盘点，核对库存数的对错。

3、入库明细单的打印：在月底应打印入库明细表，用于柜组核对当月的购进情况，同时以备查用。

4、打印盘点表。如果不是动态盘点，一般情况下，早晨打印空表。营业员工作空挡时先盘点仓库的商品。下班关门后，再盘点前台的货物。在盘点的过程中微机查帐、日结账、排错等。

5、打印盘点表的过滤条件：

A、按“实际数量”不等于0 并且类别=XX

B、如果按货位盘点，条件为：“实际数量”不等于0 并且位置前匹配X

过滤出以后，按货位排序—〉打印

6、帐货不符核对。可有两种方式实现：

A、在营业员盘点时打印实存表，此表与营业员盘点实数核对，核对出的差异在《其它类单据》中制作损益类单据。

B、把营业员盘点的实物表输入微机，微机自动核对当前库存帐面数，微机自动生成损益类单据。（注：动态盘点方式原则上不建议使用此种工作方式）

注：损益类单据一般在当月体现，即在月结账前处理，如果结账后处理，则差异调整在下月体现

（三）其它问题：

1、系统的日期格式为“YYYY-MM-DD”如果格式不对，在控制面板中改正。

2、开票时，票号起什么作用，流水号是什么概念？

部分柜台式销售的药店需要管理交款小票，“票号”是记忆小票号码用的，方便每天的对帐；流水号是指每个顾客的一次所有销售的总号，单号是每一笔的单据号。

3、每日结帐时，发现微机库存与日报表库存不相符，如何查错？

答：1）先查看是否入错帐套。

2）检查报表中的“天天销售分类表”，核对当月每一天的销售与日报表的销售是否相符，以检查是否输错了“人为日期”。

3）检查是否有“让利”、“损溢”、“调价”等未做帐。

4、每日结帐时，微机金额与柜台小票不相符，应如何查询？

答：1）首先看柜台小票与收款台小票张数是否相同。

2）如果小票相同，再看所差金额是否是某一个货的价钱的整数倍。

3）如不相同，在销货单查询中，定义上日期，再逐笔查询，看是否有多人、少人或重人。注：用鼠标双击变化进行标记。

5、如果顾客退货应如何处理？

答：顾客退货时，柜台应开相应的红票，负责人签字后，收款台从微机的正常蓝票中将些货冲掉。

6、门店批号调整：门店应该建立月底盘点制度，或动态盘点制度。在盘点时如果发现批号与微机上的批号不符，可以通过系统中的“批号管理”功能模块调整。

三、其他问题：

解释：验收、养护过程中发现标志模糊的，怎么处理？

养护档案的完整、规范问题

门店的验收单上可以打印批号、效期，但“质量状况、验收结论、验收人员”必须手工

其它类单据业务处理流程：盘点出的损益—〉领导审批—〉微机制作损益单。

其它业务形式（样品抽检）—〉录入其它类单据—〉打印

l 样品抽检的处理过程：

l 商品报损的处理过程：

l 商品报溢的处理过程：

l 在库商品养护处理过程：商品

n 养护过程中出现问题商品的处理过程：待处理、不合格品

n

l 停购商品的处理过程：只允许销售、不允许购进的商品

l 停营商品的处理过程：只允许入库退货，不允许购进和销售的商品

l 停售批次的处理过程：只允许入库退货，不允许购进和销售的批次商品

l 停营、停售商品的开放。

l 不合格品的来源及处理过程：来源：采购验收过程中、销售退回验收过程中、养护过程中等

处理过程：

养护过程中发现的不合格品：提出质量异议—〉制作停售审批表—〉领导签字—〉微机设置停售标志—〉沟通供应商—〉制作仓库调拨单—〉把不合格商品调入待处理商品库或者不合格品库。（注：制作此类调拨单时，最好登记上原因，将来可以统计进入不合格品仓库的原因，对经营分析有帮助）

可退、可报损

专人保管、专人记录

不合格品的销毁审批—〉制作需要审批销毁商品的明细表—〉领导、质检签字—〉药监部门监督销毁—〉登录销毁记录—〉微机制作其他类单据

如果不合格品销毁，厂家负担损失的情况处理：

A、厂家补货—〉正常作验收记录—〉通过微机的其他类单据入库。

B、厂家可以从货款中扣除—〉如果对方已来发票，制作一个虚拟付款单，并注明原因—〉如果对方没来发票，可以制作一个入库差价单，冲减应付帐款贷方。

不合格品的报损审批（主要处理储运过程中的破碎等）--〉业务、仓库制作报损审批表—〉质检、财务、领导签字—〉微机制作报损的其他类单据。

l 来货拒收的处理过程：供应商送货—〉验收人员按单（或合同）验货—〉验收过程中如果发现包装等不合格的情况—〉出具不合格品验收报告—〉登记不合格品验收记录—〉通知供应商—〉登记拒收记录（将来考核供应商的供货质量）