公文写作习题集答案11-13分析

第十一章公文办理程序

第一节公文办理程序概述

（1）公文办理程序：就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

（2）公文办理示意图：略。P305

第二节收文办理程序

收文：是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。

收文办理：是指文书部门收到文件材料后，在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

过程包括：签收、拆封与登记；分发与传阅；拟办、批办与承办；催办、查办与注办。分述如下：

（1）签收、拆封和登记

1）签收。是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。

机关的收文主要有三个

一是机要交通送来的机要件；

二是邮局送来的挂号函件和电报；

三是外机关和部门直接送来的文件材料。

对照公文投递单或送文登记簿认真清点，做到四查清：

1.查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投、错收；

2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；

3.查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；

4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

2）拆封。

1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件，则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

3）登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的、去向，经保正文件的收受和处理。

公文登记的作用主要有：

1.便于管理和保护文件，防止积压和丢失；

2.便于检查和检索文件；

3.便于文件的统计和催办工作；

4.作为核对与交接文件的凭据。

公文登记的具体范围：

1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；

2.下级机关文件。包括请示、报告性文件；

3.重要的带有密级的刊物、资料；

4.其他机关商洽问题和需要答复的文件；

5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。

不必登记的材料和文件：

1.各种公开的和内部不保密的出版物；

2.一般的公开信和不应拆的私人信件；

3.已被综合性文件包括的文件材料；

4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等；

5.领导“亲收”、“亲启”件，这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后，认为须交机关存查或处理的，再行登记，并交有关部门处理。

外收发文登记项目包括：收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。（外收发使用的《收文登记簿》P308）

内收发的收文登记主要项目应包括：收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

收文登记的形式：薄册式、联单式、卡片式.（具体参见：P309-313）（2）分发和传阅

1.分发。亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

分发的原则和具体要求是：5点。略。P314

2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件，需要经机关各们领导人和许多部门阅知时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

属于传阅件之列的主要包括：

1.上级机关的指导性文件或重要会议文件；

2.需要几位领导共同批办的文件，包括上级机关和有关部门的专项业务文凭，下级机关的请示，以及本机关制发的需要会签的文件等；

3.机关领导在文件上有重要批示，需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

传阅文件应当注意的问题：

1.传阅的顺序，一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读，然后送其他有关需要阅知的对象；

2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮辐式传阅”；

3.在传阅过程中或传阅完毕后，文书人员要及时对文件进行检查，发现有领导批示时，要按批示意见进行处理；

4.每份传阅文件，都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后，阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。（《文件传阅单》和《阅读通知》见P316）

（3）拟办、批办与承办

1）拟办。是指对来文的处理提出初步的意见，供领导人批办时参考。

做好拟办工作，要做到以下几点：

1.拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结所在，便有针对性的提出切实可行的拟办意见。

2.要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。

3.要熟悉业务。

4.拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。

5.拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。

2）批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

批办的主要内容包括：

1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。

3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。

4.名项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名日期。

3）承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

公文承办有两方面的意思：

一是从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，如上级的有关政策、规定，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。

二是从公文处理工作来说，主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文（指那些必须回复的来文）

承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点：

1.对有领导具体批示的意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。

2.对没有领导签署批办的意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例，酌情办理。

3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商，并由本部门和有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。

4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时，承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。

（4）催办、查办与注办

1）催办。是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

催办的目的：是为了避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。

催办工作一般有两种情况：

一是对内催办。主要内容是：上级机关发来本机关的文件，特别是要及时回复的文件的催办；平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办；下属单位主送本机关的请示性文件的催办；本机关下发所属单位需要回复文件的催办。

二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

催办工作应当注意做到的几点：

1.要明确催办范围。

2要明确催办落实。

3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。

催办的形式：口头催办、电话催办和书面催办等。

选用形式的方法：

1.在机关内部，尽可能由催办人员上门当面催询，了解有关公文的承办情况，也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。

2.对外机关，可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询，或用发便函、催办单等方式进行催办。

3.如果为了便于掌握情况，由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时，就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记，注明承办时间，在办理答复以后，立限即填上复文号，然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

2）查办。是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

一般在县以上的党委办公厅（室）内部都设有专门机构，其任务是督促检查并协助办理下列问题：

1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况；

2.各种会议的决办事项；

3.文件、电报的拟办、拟复事项；

4.对需要解决的重大问题提出查办意见，报请领导批示；

5.领导批示或交办的事项。

查办与催办的异同：

相同：都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。

区别：1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查，可办的事项要经领导批示或授权后才能进行；而催办则是文书部门的一项例行性工作，凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

2.查办的实质是督促检查，限期落实，是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段，查办的重点在于查证落实；而催办作为收文处的一道程序，一般只是限于了解是否已经办理，对如何办理及办理结果是不大过问的。

查办工作一般按以下程序进行：

1.阅读有关材料，搞清查办的问题。

2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素：A.确定查办的事由；B.明确办理要求；C.指明承办单位或承办人；D.规定完成时限；E.提出办结后的反馈要求。

3.查办的办理。分两种情况：一种是转出交办；一种是由查办人员直接承办。

4.查办的结果与反馈。（结果的几种情况：

A.肯定的。即反映问题属实，按规定作了处理；

B.否定的。即反映问题失实，向批示人、当事人说明了情况；

C.部分肯定，部分否定。

D.事件的范围有所扩大，即由一个问题涉及一片，或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。）

5.立卷归档。

3）注办。是指对公文承办结束后，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

注办一般包括以下内容：

1.一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明阅毕的日期。

2.需要办理复文的文件，办理后要注明“已复文”，并注上复日的日期和文号。

3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等，并由承办人签字。

4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

第三节发文办理程序

发文：是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

发文办理程序由拟稿、审核与签发；核发、缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。

（1）拟稿、审核与签发

1）拟稿。公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

公文拟稿必须注意的问题：7点。略。P326

2）审核。是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

公文的审核要做到“六查”：

1.查是否需要行文，以什么名义行文。

2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致，与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。

3.查要求和措施是否明确具体，切实可行。

4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚，标点使用是否正确，文字书写是否规范。

6.查公文格式是否符合规定。

关于上面第4条目前没有切实把好关的主要有几个问题：

略。P328）

公文格式的审核主要包括：

1.查文种的使用是否恰当。

2.查公文标题是否能正确体现文件内容；

3.查公文格式安排是否得当。

3）签发。是指机关领导人对文稿的最后审批。

需要注意的几个问题：

1.机关领导在签发公文时，必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发，不可越级签发公文。

2.以机关内某个部门名义的发文，可由部门负责人签发。

3.签发人在签发文件时，必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。

4.文件经签发人审批同意发出时，签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样，并签署全名，注明年月日。

5.几个相关或部门的联合发文，一般应由主办该公文的单位负责，送请有关联署机关或部门的领导人会签。

（2）核发、缮印与校对

1）核发。是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

核发的内容与要求：

1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备，及审批意见是否明确，审批人是否签署全名及时间等。

2.文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否正确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

3.编排发文字号。

4.对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。

5.确定分送单位和印制份数。

2）缮印。是指对已签发的公文定稿进行印制。

缮印公文要注意的问题：5点。略。P331

3）校对。是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正，以修改和稍除书写、排字上的错误。

公文校对的两种方法：一是由印制单位先校对一次或者两次，然后再次由承办人校对一次；另一种方法是完全由承办人员负责校对。

校对公文必须注意以下几点：4点。略。P332

（3）用印、登记与封发

1）用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。

公文用印要注意几个问题：5点。略P333

2）发文登记。一切发出的文件，均应进行登记。

发文登记一般采用薄册式形式。三种形式见P308-313

3）封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。封发文件应注意几点：5点。略。P334

第十二章公文立卷工作

第一节公文立卷概述

（1）公文立卷与案卷

公文立卷，是指机关文书部门将已办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

案卷：是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。是文书档案的基本保管单位。

从四个方面来理解这两个概念：

1.公文立卷，是将已办理完毕的文件组合成案卷。必须是办理完毕的文件。办理完毕指的是在公文处理程序上已经办理完毕。而非事情已办理完毕。

2.公文立卷，是将有一定查考利用价值的文件组合成案卷。必须是有一定查考利用价值的文件。

3.公文立卷，是按文件在形成过程中的内在联系和一定的规律组合成案卷。必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组卷。

4.通过公文立卷所组成的案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。

机关公文处理部门在确定各类不同文件的归卷时间上，应掌握的几点：4点。略。P342

（2）公文立卷的意义

1.公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

2.公文立卷可以维护文件的完整与安全，便于文件的保管。

3.公文立卷，为档案工作奠定了基础。

第二节公文立卷工作的组织

（1）建立和健全文书部门立卷制度

文书部门立卷制度：是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

1.）文书部门立卷制度的确立与推行。（发展过程p347）

2）文书部门立卷制度的优越性：

1.坚持文书部门立卷，可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处，便于提高案卷质量和立卷工作的效率。

2.坚持文书部门立卷，可以有效地避免和防止文件的散失，有利于文件材料的齐全完整，以及保守党和国家的秘密。

3.坚持文书部门立卷，文书部门就可以暂时保存当年的文件材料，有关承办人员查阅文件就比较方便。

4.坚持文书部门立卷，按年度集中归档，并且确保案卷质量，从而促进机关档案室工作，提高档案管理水平，更好的为机关工作服务。

（2）正确选择立卷地点

立卷地点的选择，亦即选择立卷环节，是指文书立卷工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责立卷的问

题。

1）选择机关公文立卷的地点应考虑的相关因素：

1.被确定为立卷地点的文书部门要直接经手文件的处理。

2.对立卷地点所经手处理文件的数量有一定要求。

3.确定立卷地点时，还要考虑机关办公地点的分布情况。

2）各类机关单位对公文立卷地点的正确选择：

1.对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作。

2.对于一些中等机关或者大机来说，如驻地比较分散，文件数量又较多，则可以考虑各自确定立卷地点；如驻地比较集中，文件数量不算多，则可以考虑集中在秘书部门进行立卷。

3.对于财会、人事、信访、保卫等业务性质具的特殊的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。

4要恰当地选择和确定立卷人员。

（3）明确公文立卷的范围

文书立卷的范围：就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该立卷，哪些不该立卷。

1）应该立卷的文件材料范围，归纳为：

1.上级机关的文件材料：4点。P354

2.本机关的文件材料：10点。P354

3.同级机关非隶属机关的文件材料；2点。P355

4.下级机关的文件材料：2点。P35

5.

2）不需要立卷归档的文件材料范围：

7点。P355.

3）公文立卷的分工。是指哪一级的文件由哪几个机关或部门立卷。其作用是：是了避免各党政机关或部门之间在立卷时发生不必要的重复或遗漏。

四种立卷分工情况：P355.

1.上级党政机关的来文。

2.本机关的文件。

3..下级机关的文件。

4.会议文件。

第三节公文立卷的原则和方法

（1）公文立卷的原则和要求

1）原则：保持文件之间的历史联系，区公保存价值，便于保管和利用。

2）三方面要求：

1.公文立卷必须保持文件之间的历史联系。即文件材料在形成和处理过程中的内部相互间的关系。

2.公文立卷应当区公文件材料的保存价值。

3.公文立卷应当使立成的案卷便于保管和利用。

（2）公文立卷的基本方法

基本方法：遵循公文立卷的原则与要求。科学地选用公文中某些

特征作为立卷标准，把文件组合成案卷。

1）根据文件特征组卷。将有共同特征和联系密切的文件组合在一起立卷；将不同特征和联系不密切的文件分开立卷。

公文立卷“六个特征”：问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。

1.问题特征。是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、工作性质等具有的共同特点。按问题特征立卷就是将有关同一人物、同一事物、同一问题或同一工作性质等形成的文件材料，组合在一起进行立卷的方法。4点P364.

2.时间特征。是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。按时间特征立卷，就是将形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起的立卷方法。10点。P366

3.名称特征。是指公文文种的名称。按名称特征立卷，就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。P368

4.作者特征。是指制发文件的机关、单位或个人。按作者特征立卷，就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。注意问题：2点。P368.

5.地区特征。又称地理特征，是指文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起的立方法。

6.通讯者特征。是指文件的收发或问答双方。按通讯特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方机关的问复往来的文件组合在一起进行立卷的方法。

2）“六个特征”在组卷时的灵活运用。

一个案卷内结合使用多个特征立卷是比较科学的方法。

3）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限。

1.列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。主要包括两部份：

A.本机制定的属于法规政策性文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要材料，重要的请示、报告、总结、综合统计报表，以及有关机构演变、机关领导人任免的文件材料等；

B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料，以及非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

2.列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。主要包括两部份：

A.本机关一般工作问题的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，下级机关报送这的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料，下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材

料。

3.列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。主要两部份：

A.本机关一般事务性材料。如月份工作计划，有参考价值的事务性文件材料，与有关机关协商工作的一般往来文书。

2.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

第四节公文立卷的准备工作

公文立卷工作不能等到一年终了才开始动手，而应该在当年工作进行的过程中，随时为立卷做好必要准备：

一事先编制好立卷类目；二坚持做好平时归卷工作。

（1）预编立卷类目

立卷类目也称归卷类目、案卷类目。编制立卷类目，是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方法，事先拟制出来的归卷条目。

立卷类目大体上可分两种：一种是综合的立卷类目，它是指编制一个综合的包括机关各个内部组织机构在内共同使用的立卷类目；另一种是分编的立卷类目，是指针对机关各个内部组织机构形成文件的不同特点而分别编制的立卷类目。

编制立卷类目由谁来负责进行？

一般地说，立卷类目应该由各机关文书处理部门会同秘书部门、机关档案室共同研究进行编制或者修订，并经机关秘书部门负责人最后审阅和定稿。

在编制立卷类目之前，应当注意和研究的几个问题：

4点。P374

立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成：

1.类名。即类别，是综合概括归卷文件材料的类属名称。

文件材料的类别划分有两种方法：

一是按工作性质分类，如组织类、宣传类、文教类等。

二是按组织机构分类，直接用各机关或部门的名称作类别名，如宣传部文件、组织部文件等。

2.条示。即条目，是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。

拟制条款应当注意两个问题：

A.应该按照立卷特征来拟制的关条款。

B.应当照顾到文件的不同保存价值。

条款的顺序号：又称文书处理号，或简称条款号。

编号的两种方法：

一种是按大流水编号，即把一本类目的条款统一编号排序；

另一种是采用分类流水编号，即分开类别，每类给一个代号。如第一类为“1-1".

立卷类目的类别和条款的排列呈表格式，故也叫立卷类目表。

（2）平时归卷工作

平时的归卷工作：是指机关的公文立卷人员根据已编好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入卷内。

做好平时归卷工作的作用：

一是便于文书人员对办理完毕的文件材料，根据其来龙去脉及时进行收集整理，保证其完整、齐全，使之管理有条不紊，避平时文件分散、零乱，长期堆积和失密、泄密现象的发生，以充分发挥文书部门立卷的优越性。

二是便于机关、单位的办文部门随时利用，使承办人员乐于将办完文件及时清退给立卷人员，为年终整理归档文件材料打下良好的基础。

文件的平时归卷，主要有以下几个方面：5点。P378.

第十三章案卷整理与归档

案卷整理与归档：或称正式立卷与移交归档，是机关文书部门在平时归卷的基础上，对案卷进一步系统整理编目，最终完成立卷工作，然后移交给机关档案部门。

它包括：组合案卷、编目成卷和移交归档等。

第一节案卷的组合

案卷的组合，简称组卷，指机关文书部门或业务部门在终或第二上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

（1）调整定卷，是指在平时归卷的基础上，详细检查每一条款中所积累的文件材料，进行适应的调整，并且最后确定组合案卷的一项工作。

1）调整定卷的必要性。从三个方面来分析比较。

1.归卷与立卷。归卷不等于立卷。（详见P380）

2.卷夹与案卷。卷夹不等于案卷。

3.条款名称与案卷标题。条款名称不等于案卷标题。

2）调整定卷应注意的问题：

1.要检查卷内文件的成份。

2.要检查卷内文件的联系。

3.要检查卷内文件材料的数量。

4.要检查卷内文件材料的保存价值。

（2）卷内文件排列和编号

1）卷内文件排列。是指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个回定的位置。

卷内文件的排列方法：可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。具体排列方法有几种：

1.按时间先后排列。

2.按作者——时间排列。

3.按问题——时间排列。

4.按地区——时间排列。

5.按通讯者——时间排列。

6.按姓氏笔画或拼音字母

2）卷内文件的编号。用阿拉伯数字给卷内文件编页号，以固定它们的排列顺序，这样就便于统计和保护文件。

编号时，需要注意的几点：3点。P383页。

1.凡是装订的案卷，应统一在有文字的每一页文件材料的正面右上角，背面的左上角填写页号。

2.卷内文件编号的范围只限于卷内有文字的文件材料。

3.编号应当先用铅笔，经检查准确无误后，再用打号机打号。（“页号”与“张号”不同，就以“页”为单位。）

（3）拟写案卷标题

案卷标题：是案卷的名称，也称案卷题名，是对卷内全部文件内容的总概述。

1）案卷标题的结构及标法。通常应当标明卷内文件作者、问题、

名称三个基本部分。有些案卷标题还需要标明时间、地区、或通讯者，若标通讯者，则取代作者位置。文种名称则使用泛称代之。排列顺序通常是：

（时间、地区）作者——（时间、地区）——问题——名称

（通讯者）（泛称）

案卷标题各项的一般标法：

1.标明卷内文件作者。是为了说明该卷内的文件由谁形成，即指文件法定的作者，而不是指拟稿人或签发人。

2.标明卷内文件的问题。是案件标题的核心，必须使问题概括得全面、准确、简练。

3.标明卷内文件的名称。是反映文件的性质和利用价值，一般写在案卷标题的末尾。

4.标明卷内文件时间。这里所说的“时间”，是指标明文件内容针对的时间，而不是文件形成的时间。

5.标明卷内文件通讯者。由往来文件组成的案卷应标明通讯者双方，如果通讯者又不止一对时，可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间，并将同一性质的机关概括为总称。

6.标明卷内文件涉及的地区。当案卷涉及到某某地区时，案卷标题要标明地区的名称。

2）案卷标题的拟写要注意的几个问题：

1.要注意政治上的正确性。

2.要注意文字表述简练通顺、概括准确。

3.要注意案卷标题的基本结构要力要完整，合乎语法，标点正确。

第二节编目成卷工作

编目成卷工作，是指在组案卷的基础上，对卷内文件进行编目、装订、以及案卷的排列、编号等一系列工作。

（1）案卷的编目

案卷的编目，是指在卷内文件排列编号的基础上，填写卷内文件件目录、备考表和案卷封皮等工作。

1）填写卷内文件目录。主要项目有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。（表及详见P390）

2）填写卷内备考表。是用以注明卷内文件材料需要说明的情况的表格，以备案卷移交档案部门后管理人员和查档人员对此卷有一概括了解。

备考表置于案卷末尾，项目有：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名。（表及详见P392）

3）填写案案封皮。是指用以保护卷内文件、标注案卷内容的卷皮，用牢固厚实的牛皮纸统一制作，使用毛笔正楷字填写，起醒目作用，并便于长期保存。

案卷封皮项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管理期限、件数、页数、归档号等。（表及详见P394）

档号：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。由档案部门填

写。

全宗号是档案馆指定给立档单位的编号，在一个档案馆内全宗号不能重复；目录号是全宗内案卷所属目录的编号，在一个全宗内案卷目录不能重复；案卷号目录内案卷的顺序编号，在一个案卷目录内案卷号不能重复。

（2）案卷的装订与装盒

案卷的装订，是为了固定文件之间的排列顺序，保护文件不受损坏和防止散失，便于保管和利用。

案卷装订的要求：整齐、牢固，不影响阅读。

装订、装盒的案卷，应根据不同情况，区别对待。一般来说带底稿的文件为正卷，应装订。第二套卷，即重份文件卷，应装盒。对永久、长期保存的案卷应使用质量较好的卷皮装订。短期保存的案卷则可采用简易的卷皮装订。

“散装卷”的具体步骤和做法：

1.对本单位每年应该立卷归档的文件按照保管期限，划分为永久、长期、短期三个部分；同在一保管期限的文件中，按内容相近程度分为若干类，拆除文件上的金属物，编页号、填写卷内目录。

2.使用软皮卷并用细线订住每份文件，内容紧密联系的相关文件订在一起，如正本与定稿、正件与附件、批复与请示、原件与批转件等。软卷皮封面印案卷封面项目，封二印卷内文件目录项目，封三印卷内备考表项目，填写要求与方法与硬卷皮相同。

3.将每份订好的文件装入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm（长X宽），其中根据需要分别设置30、40或50mm 的规格。在盒盖翻口外中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒。卷盒封面为空白面，卷盒脊背项目包括全宗号名称、目录号、年度、起止卷。

4.按照不同的保管期限对卷盒进行系统排列，编写档号、编制案目录。卷脊项目的填写方法同硬卷皮格式，其中起止号填“XX——XX 卷”。

散装卷的优点：一是方便利用，便的保密。二是便于保护和管理文件。缺点是：容易把卷内文件弄乱或造成文件丢失。

（3）案卷排列与编号

案卷排列与编号，是指案卷经过编目装订以后，将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号，以固定其顺序，使卷与卷之间保持一定的联系，系统地反映机关的工作活动。

1）案卷的排列。方法主要有：

1.将一个组织单位的案卷先按保管期限分开，即永久、长期、短期分别排列。

2.案卷排列可以在条款排列的基础上适当地进行调整，既保持案卷与案卷之间的联系，又要按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。

3.上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷，又可以按照其重要程度、问题、名称来进行排列。

4.一些特殊的案卷，也可采取特殊的排列方法。如纪检部门处分案卷、信访部信访案卷，可以采用按姓氏笔划，或地区排列的方法。

2）案卷的编号。为了最后固定案卷分类排列顺序的位置，并便于档案的统计、保管和查找利用，必须对所有的案卷进行编号。

案卷的编号：主要是指编案卷的顺序号，即案卷号。

具体编法是：将本机关一年所形成的案卷，依次按永久、长期、短期和副卷（重份卷）编制统一的案卷顺序号。

第三节案卷的归档

案卷组合和编目完成卷工作完成后，公文处理部门根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具，并按照归档制度对案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。

（1）案卷目录的编制

案卷目录是对经过分类排列和编号的案卷进行登记所形成的。案卷目录的封面采用长X宽为300mm

X220mm规格、漆皮或塑料面皮夹纸，主要项目有：目录名称（年度或组织机构）、全宗号、目录号及保管期限等。案卷目录的项目有“案卷号、案卷题名、页数、保管期限、备注”等。

（表及详见P401）

1）案卷目录的编制方法。一般有两种：一是由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号、编制正式的案卷目录。二是由机关档案室通盘组织，指导部门的公文立卷人员统一分类、编排卷号、直接编制案卷目录。

1.案卷目录与案卷封皮的项目内容要一致，如发现有不准确的地方要随时改正。

2.注意将归档时的案卷顺序号中的永久、长期、短期三种保管期限案卷以及副卷（重份文件卷）分别填写，以便档案部门在编制系统化案卷号时单独进行装订。

2）文件检索工具的编制

文件检索工具：是指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。主要有：

1.文件索引。又叫文件作者目录，它是以文号编排为主的。

2.文件分类目录。又叫文电综合分类目录。

3）案卷的归档：公文立卷部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为“归档”。归档制度包括：

1.归档范围。凡机关工作活动中形成有具有保存价值的文件材料经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门归档。

2.归档时间。机关文书部门或业务部门一般应在第二年向档案部门移交档案。

3.归档要求。A.应归档的文件齐全、完整；

B.文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；

C.归档的文件材料，保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。