商务英语邮件格式

From: X X X

To: X X X

Date: X X X

Subject（主题）:

Dear Ms. Cunningham:

You and your company have been recommended to us by Charles Lewis of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your company provides high quality goods and services at a reasonable cost, and I am writing to inquire about establishing business cooperation between you and my company, China Merchandise Company.

China Merchandise Company is one of the largest international exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world, especially in the United States. Chinese ornamental merchandise represents one of our most popular products. As such, we would appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our review. We believe that establishing business cooperation with Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for your company and ours.

I look forward to receiving your catalog and doing business with you in the future.

Sincerely yours,

Mai Yang

Manager

常用表达方式

说明如何了解对方，请求提供产品信息：

We recently learned about your company through our market research, and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise available from your store.

介绍自己的实力：

We are a Chinese export company with clients around the world.

请求实质性磋商：

I will contact you within a week to schedule an appointment.

这个只是个例子

如果你需要对方快速回信你可以在信的末尾写上I'm looking forward to hearing from you

需要注意的是总体格式一般都是靠左顶格写，如上，无需和中文书信一样空两格，这是目前最流行的格式

在一些外企或外贸公司总是会涉及一些商务英语电函的写作，不仅仅是把你要表达的内容写好，它还有非常严谨的格式。

和中文的信件相反，英语是先写发件人再写收件人。

END

商务信函布局

1. 1

齐头式：除信头外全部左对齐。

混合式（改良齐头式）:案号和日期靠右，落款偏右。

3. 3

缩排式（缩进式）：日期靠右，段首缩格，结尾落款和敬语偏右。

END

方法/步骤3

1. 1

以商务信函中最通用的格式－齐头式为例，主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

2.1、信头The heading 信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期

等。通常情况下，公司都会专门印制带有信头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接使用这种信笺纸就可以。

3.2、编号（写信人的名字缩写）和日期The sender name and the

date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的

4.3、封内地址 The inside address 这里就是指收信人的姓名和地址，

一般写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名一并写出。另外，如果不是完全公事化的书信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所以可以不必填写封内地址。

5.4、事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题，可以

直接写明信件的重点，让人不必读完全信才了解到信的内容。所以事由要写得简明扼要。

6.5、称呼The salutation 指对收信人的一种称呼。较常使用的有

Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称呼后面的标点，一般使用逗号。

称呼里的第一个字母要大写。

7.6、开头语 The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上

先用客套的语句把收到对方来信的日期，主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明目的要求。开头语一般与正文分开，自成一节，要求简单明了。

8.7、正文 The body of the letter 信的主体。一封信件的优劣，完全

要看正文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。

9.8、结尾语The complimentary close 结尾语一般用来总结文本所

谈的事项，提示对收信人的要求，如“希望来信来函定货”，“答复询问”

等，另外也附加一些略带客套的语气。正文结束后，另起一段写结尾语。10.9、结束语The complimentary close 结束语是结束信函时的一种

客套，应该与前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,”“Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大写，后面加逗号。

11.10、签名The signatrue 写在结束语的下面，签上写信人的名字。

如果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的名字，因为用印章的话，说明该信件并非本人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。签名的下面，最好写上发信人的职位。

12.12

11、附件Enclosure 如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或Enc.。例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading

发给:刘总

日期:5月24日

主题:工作日志

亲爱的刘总:

这是我今天的工作反馈。首先和昨天接待的客户联系，对方已经离开郑州。从这件事，让我在接待客户方面有了锻炼的机会，虽然在餐桌礼仪方面仍然有不足，我会继续努力。

其次，从网上搜索了关于跑业务的经验技巧学习，才知道这些以前都不了解，接下来我会按照上面的方法进行实践，实践中遇到问题再和您交流请教。

第三，今天帮助涂总经理统计一些电板的元器件，对这些没有见过的元器件，有个初步的了解。同时向涂总请教了，如何和客户电话沟通。

今天遇到一个问题，在和铂斯特的技术负责人电话沟通时，对方好像是在搪塞，刚开始说公司要停产，后来又说变频器拉出去维修的，最后同意加微信，可是也没有通过。像这样的情况，接下来该怎么沟通呢？

以上是我的工作反馈，请刘总阅览并回复。

谨致问候,

刘环宇

发给:刘总

日期:5月24日

主题:工作日志

亲爱的刘总:

这是我今天的工作反馈。首先和昨天接待的客户联系，对方已经离开郑州。从这件事，让我在接待客户方面有了锻炼的机会，虽然在餐桌礼仪方面仍然有不足，我会继续努力。

其次，从网上搜索了关于跑业务的经验技巧学习，才知道这些以前都不了解，接下来我会按照上面的方法进行实践，实践中遇到问题再和您交流请教。

第三，今天帮助涂总经理统计一些电板的元器件，对这些没有见过的元器件，有个初步的了解。同时向涂总请教了，如何和客户电话沟通。

今天遇到一个问题，在和铂斯特的技术负责人电话沟通时，对方好像是在搪塞，刚开始说公司要停产，后来又说变频器拉出去维修的，最后同意加微信，可是也没有通过。像这样的情况，接下来该怎么沟通呢？

以上是我的工作反馈，请刘总阅览并回复。

谨致问候,

刘环宇

来自:刘环宇

发给:刘总

日期:5月25日

主题:工作日志

亲爱的刘总:

这是我今天的工作反馈。

第一，继续浏览了关于销售的经验分享，从做销售时的心态到方法，有了初步的了解。特别是用心和善于思考、善于总结很重要。

第二，今天联系了沁阳氯碱现在的技术负责，可是没有得到实质性信息，他都是回复刚来工厂没多久，还不了解。不过我觉得他对我并不排斥，还会继续跟进。后来我就联系了以前负责技术的，从他那里得知了现在使用变频器的品牌，有西门子、施耐德、国产的以及西班牙PE。并且变频器是直接维修，不通过商务签协议。

第三，看到朋友圈有一个做电气的，和他建立了初步链接，业务范围在湖南，他们主要维修国产变频器，对进口接触不多，特别需要进口维修的技术支持。我会继续跟进，确定是否有合作价值。

第四，我和三个应聘的学生进行了沟通，有一个技术学徒还不错，他正在考虑中。

第五，昨天日志中提到的铂斯特负责人，今天再联系时没能联系上，打算继续联系，并且通过公司的电话，联系他们的商务负责人。

以上是我的工作反馈，请刘总阅览并回复。

谨致问候,

刘环宇

From: Liu Huanyu

To: Mr. Liu

Date: 25 May

Topic: working log

Dear Chief Liu, This is my feedback from work today.

First, I continued to browse the experience of sales sharing, from the sales mentality to the method, have a preliminary understanding. In particular, it is important to be careful and good at thinking and to be good at summing up.

Second, today I contacted Qinyang Chlor-alkali technical responsibility, but did not get substantive information, he has just returned to the fact ory not long ago, do not understand. But I think he doesn't

reject me and will continue to follow up. Later I contacted that who were in charge of technology and learned from him that the brands that use the frequency converter now are Siemens ,Schneider ,domestic and Spanish Pe. And frequency converter is direct maintenance, not through commercial signing agreement.

Third, I saw a friend that doing electrical from WeChat, and he established a preliminary link, business scope in Hunan, they mainly maintain domestic frequency converter, not much contact with imports, especially in need of technical support for import maintenance. I will continue to follow up to see if there is value in cooperation.

Fourth, I communicated with three candidates. One technical apprentice was not bad. He was thinking about it.

Fifth, the person in charge of Platinum, who was mentioned in yesterday journal, could not be contacted again today, and intends to continue to do so, and to contact their business director through telephone number of the company. The above is my work feedback, please read and reply to me.

Greetings, Liu Huanyu