项目公司资料管理制度

项目公司档案资料管理制度

一、总则

1、各项档案资料是公司运行和经营活动中不可缺少的要素，为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，使资料管理标准化、制度化、明晰化，特制定本制度。

2、本管理制度所指档案资料包括：项目报建及政府批复文件、会议前内容提要文件、会议纪要、分公司资料、招投标文件、相关合同协议文件、勘察及检测文件、设计单位文件、监理单位文件、施工单位文件、预算结算书和工程支付款、基建永久用电资料、图纸文件、工程验收文件、其他相关文件等。

3、各项目公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职人员负责资料管理工作。公司资料管理员负责全部资料的总管理，分公司资料管理员负责项目分公司的资料管理，并及时与公司资料员进行联系；涉及政府批复性的文件，复印之后及时移交原件给公司资料管理员。

4、相关文件的电子版和打印文本版应分别留底保存，以避免文件的遗失；对文件夹应进行分类存放，并附文件清单一份，以便进行资料管理和明确责任。

5、所有公司相关文件资料收发、借阅必须进行登记，登记表格详见附表。所有公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必

须进行备份保管，保证资料的完整性、延续性、真实性。

6、公司运行工程中产生的保密性文件，必须有分公司相关领导的批复方可借阅，资料保管人员需做好相关的保密工作，及时进行借阅登记。

二、细则

（一）档案资料归档范围

1、凡是反映公司工作活动、具有考查利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料等）均属归档范围。

2、政府、项目批文、各类合同；

3、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含各项工作流程、公司决定等）；

4、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程设计文件、设计变更、工作联系单、图纸；

5、年度工作计划及资金计划；

6、公司签定的各类合同及协议；

7、具有法律效力及保存价值的文件；

8、公司重要的会议材料，包括会议的通知、会前准备文件、报告、决议、会议记录等；

9、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

10、其他以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料等。

（二）档案资料立卷归档要求

1、公司资料管理员和各分公司资料管理员应即时进行档案归档并分类保管；按文件材料分类造册、立卷，内附清单并及时记录、备份。

2、分公司资料管理员及时移交档案原件资料，如有些资料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分公司必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的资料。

3、各分公司资料管理员向公司资料员提交备份档案时，要严格履行移交手续，做好备份工作并进行登记。

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的原件与复印件、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开。

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后。

（4）卷内文件材料应按清单编号依次排列顺序。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号。

（5）涉及保密性的文件，要做好保密工作，并做好借阅和外借登记。

（三）档案资料管理

1、所有纸质文本资料原件必须交由公司资料员保管，如分公司资料管理员收到原件后，及时进行备份，然后将原件移交公司资料员保管；公

司资料员收到原件，须先进行备份，如需送达分公司资料管理员，复印发送即可。

2、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放，保密性文件除外。

3、所有档案资料的收文、呈送、借阅、外借复印必须进行登记，登记事项包括人物、时间、文档名称、经手人等，资料管理员还需做好自己的清单记录，以便资料遗失后进行责任的追究。

4、资料管理员应定期对自己管理的文件进行整理，及时发现问题并及时解决。

（四）档案资料的收发

1、凡属于政府批复性文件，收件人在收件时必须复印三份，且一份留底保存。

2、档案资料原件交由公司资料员保管，收文人员做好备份工作。

3、分公司资料负责人要注意会议前内容提要文件的收集，会议后将所有文件放入专门的文件夹内存档。

4、会议纪要分为内部会议纪要和外部会议纪要，并分别存放。内部会议纪要为股东会议纪要、分公司会议纪要等其他由分公司人员拟定的会议纪要，外部会议纪要为监理单位等呈送的会议纪要。

5、会议纪要一式六份，分公司资料管理员将会议纪要原件留底存档，复印件分别呈送各股东单位，如果非直接呈送各股东单位，需收件人签收确认，并做好登记记录。

6、会议涉及经济性问题的，呈送股东单位同时呈送财务副部长一份。

（五）档案资料的借阅

1、因工作需要，借阅的业务相关档案资料需经分公司副经理以上领导批准，然后到档案管理员处填写档案借阅登记，方可借阅。

2、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上备注。

3、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、复印，如工作需要，复印相关资料应按公司规定办理；保密性文件不可复印和携带档案外出，如有特殊情况需要复印或携带档案外出时，须经分公司经理批准。

4、借阅的档案资料用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。

5、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。如有遗失，需承担由此产生的所有责任。

6、以上所指所有资料的收、发、借、复印等，经手资料员必须有详细的记录登记表，否则出现资料的遗失，经手人员需承担相应责任。