办公室接待来宾流程规范

办公室来客接待管理流程

第一条为规范集团公司来客、来电、来函管理，特制订本流程。

第二条来客接待

（一）接待人员在遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位？”、“有预约吗”。知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。

（二）来宾来访，由前台接待人员与集团办公室对接，请来宾在客厅稍事等候，由秘书通告总裁或副总裁，接见来宾。

（四）遇来宾要访问的副总裁以上领导外出，或遇领导在会议中或其他特殊情况，不便接待来宾时，由秘书向来宾说明缘由，并有请来宾在联络单上填写个人信息及联系方式等，在领导方便的时候，由秘书通知来宾，再次来访。

（五）来宾来访结束后，由接待人员或秘书将来宾送在电梯处，并欢迎来宾再次来访。

第三条来电管理

（一）电话铃声在响第二声到第三声之间必须要接起来。接电话中，要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

（二）接待人员在接听电话时要使用规范用语。接起电话使用规范用语：“您好！xxxxxx，请问您找哪位？”。在通话结束后，“谢谢您的来电，我们会尽快答复，祝您工作愉快！再见！”

（三）来电为一般事项，由接待人员电话告知相关部门即可。对要求转向具体人姓名的电话，可以礼貌地说“请稍等”，并马上告知。

（四）来电为重要事项，则由接待人员要将来电内容转相关负责人，由领导回复来电。

（五）如果来电要求知道领导电话，对方知道领导姓名，但不知道电话，就要礼貌地询问，对方是谁、哪个单位，或可直接转办公室。如果是如广告、变相广告之类的电话，应该用礼貌的借口挡驾，或者转到相关部门处理。

第四章来函管理

（一）一般函件要及时通知函件接收人领取，函件一般要求本人领取，函件接收人或他人代为领取时要签字。

办公室接待来宾流程规范细则

（一）办公室接待来宾规范用语

1、当客人进入办公室时接待人员请说：“你好，先生/小姐，请往这边走--请坐（如果说拜

访人不在的话）”

2、当客人坐下时接待人员则说：先生/小姐，麻烦你您等一下，我们***秘书长（领导）马

上过来

3、当接待人员给客人上茶时则说：先生/小姐，请用茶

4、当公司负责人来临时，接待人员则说：先生/小姐，您请这边

5、当客人离开时，接待人员把客人送出公司门口并说：先生/小姐，请慢走，欢迎下次来我

们公司做客,并把客人引入电梯间。

（二）办公室接待人员行为准则

1、接待礼仪：仪表：面容清洁，衣着得体。举止：稳重端庄，从容大方。言语：语气温和、

礼貌文雅。态度：诚恳热情，不卑不亢。

2、客人来公司拜访时，恰遇拜访人不在，应把客人引导入座并立即通知被拜访人。

3、客人过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手

示意，并说“这边请”。

4、座谈时，客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

5、当客人落坐与拜访人进行交谈时，接待人员应退出，并每隔一小时分钟进入交谈区域对客

人的茶杯进行蓄水。

6、如遇特殊时间来客，例如：中午或者下班后，接待人员需等客人里考公司后方可下班。

7、送客人进电梯时，要让客人先进，等电梯门关闭后，方可离开电梯间。