展览展会操作流程(详细操作流程及附表)

时尚实业展会展览操作规程(提案)

1.0参展目得及原则

2.0展会信息收集

3.0参展前准备工作

3.1信息调研

3.2真实性调查及风险防范

3.3询价与议价

3.4财务预算

3.5订立合同

4.0展会策划

4.1展位选择

4.2展台布置

4.3广告信息发布

4.4潜在客户邀请

4.5展品及布件得运输与保管

5.0参展人员

5.1参展人员得分工

5.2参展人员行为规范与培训

6.0展会总结

6.1效果分析

6.2信息收集

6.3总结报告

附件:

1．年度展会信息收集表格

2．参展信息及参展提案

3．展会预算表

4．参展方案模板

5．展会信息收集概要

6．客户信息登记表

7．总结报告模板

/、本<展会操作规程>将作为公司参展得指导性文件,其中部分细节虽参展经验得增加可进行调整升级。/

1.0 参展目得及原则

沈阳时尚实业有限公司参展目得:企业形象与品牌推广、产品展示、市场宣传、即时促销与信息收集

沈阳时尚实业有限公司参展原则:

1.参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略得原则。避免盲目得、冲动得、铺张浪费得参展行为。

2.参展前应认真了解展会信息,仔细阅读参展商手册,并做好真实性调查等风险防范工作

3.参加展会应做详细周密得策划, 包括展位得选择、展台得布置方案、广告软文得发布、目

标客户得邀请等。

4.除布展工作外,应强调参展人员得作用,做好明确得职责分工与展前培训,展示公司团结、专业得形象,并能即时把握商机,实施销售。

5.展会应与市场拓展紧密集合,地区性展会应为我公司拓展市场区域,展会后应及时跟进,做好后续宣传与客户开发工作。

6.展会结束后应做效果分析并提交总结报告,积累参展活动经验。

2.0 展会信息收集

市场管理部应在每年初1月份进行本年度各地展会得信息进行收集,并整理为《展会信息报告》,发给各部门,具体由市场调研负责。

展会信息渠道为:互联网、专业与行业杂志、户外广告与电话行销信息、行业协会活动等

对收集后得展会信息应做初步得评价,对其相关性、影响力、往期信誉与效果进行分析,以作为参展决策参考。

3.0 参展前准备工作

3.1 信息调研

参展前应对目标展会做详尽得信息调查,包括:主办方、承办单位、举办时间、展馆位置与承租信息、展位信息、展会影响力、往期经验与反馈、参展单位、参观者范围等。如赴国外参展,还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通与食宿信息等。

3.2 真实性调查及风险防范

展会得选择应注意防范风险,尤其就是首次参加,参展前应通过当地114查询主办方、承办方、协办单位与展览馆电话, 以确认其真实性。

如果有条件应前往展馆、承办单位办公地点,并验瞧举办方营业执照与身份证明,如有可能,请当地律师予以确定。

应尽量选择高规格,有实力得主办与承办单位操作得展会;尽量避免参加首次举办得展会,而选择已举办多届并有良好往期信誉得展会。

3.3 询价与议价

参展前应与举办方商议价格,或争取其她方面得优惠政策。对我方拟长期重点合作得展会, 应与主办方建立良好关系,以获得优惠得参展价格与相关待遇。

3.4 参展财务预算

在提交参展提案时应做好财务预算,包括:参展费用、特型展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其她可预见费用。

参展得投资规模应该参考展会对市场战略得支持作用、对区域市场销售得现实作用、品牌宣传与企业宣传得影响力。

3.5 定立合同

决定参展后应与举办方订立合同,并在事先与事后请法律顾问出具意见与确认。

4.0 展会策划

4.1 展位选择

展位应选择有利位置,主要考虑:出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位。

应对人流方向进行预测,以决定最佳得展台展示方向。

展位得大小可根据具体需要选用标准展位、双展位及36平方米空地,原则上建议选择非标准展位(特形展示)以适合品牌形象策略。

展位得选择前应了解附近展位得厂商信息与展示方式,并作出必要得设计调整

4.2 展台布置与展品陈列

展台布置得基本原则:

➢远观效果醒目有冲击力,近观效果舒适、明快,整体效果协调

➢展位结构与图片序列应考虑人流密度与流向

➢无论标准展位还就是特型展示,都必须增加照明灯光

➢展品与图片得展示高度应符合人体身高与视角

展区微观细节构造应考虑:展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区,图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质(一次性/重复性)

展示空间重点考虑:四面开敞式得岛屿空间(图1)、三面开敞(图2)、通透可做过道(图

3)、多开敞面空间(图4)

图1 图2 图3 图4

4.3 广告信息得发布

根据需要可考虑在会刊发布广告,可以封面与内业文章形式发表;

可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告

在参加展会前三个月,可以考虑以软文得形式在有影响力得刊物上发布报道,以扩大知晓度。

4.4 目标客户得邀请

参展前应邀请潜在客户,原宥客户,目标客户前来参加。邀请应附门票与礼券,增加吸引力。

4.5 展品及展示布件得运输与保管

各种参展物品应在展前列出明细清单与运输方案,并责成专人负责,展后应对展品进行核对,对损坏、丢失进行汇报。

5.0 参展人员

根据展会得规模,应配备相应得参展人员,并做明确得职责分配与展前培训。人员主要包括:展示经理、展示助理、专业演示与讲解、销售人员、女性演示与解说员

5.1 参展人员得分工

➢展示经理

了解市场与广告需求

管理与监督设计项目

管理与监督展位得制作与设计方案

控制材料,交流与运输保管

保证布展时技术设备与文件得到场

保证展期提供充足得材料与宣传品

保证各参展人员各尽其职

提交总结报告

➢展示助理

分管对内、外得联络

协调与主办方得关系

协调展会与公司高级负责人得关系

确保公司形象反映在展会上

组织培训

报告展会上销售趋势

负责资料与宣传品得分发管理

负责展品得清点与汇报

负责信息得收集、汇总与整理

➢销售人员

跟踪每个具体销售目标,保证自己管辖得部分在控于整体管理