行政管理工作的现代化及其效率提高

行政管理工作的现代化及其效率提高 摘要：企业的行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总分工负责、由专门行政部门组织实施、操作，其触角深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统、网络。 关键词：企业行政；行政管理；功能；特点；要求 Abstract: Enterprise's administration system, may say that is enterprise's central nervous system. It is take general manager as the highest leadership, by the administration vice-total labor division with individual responsibility, organizes by the special Administrative department to implement, the operation, its antenna penetrates into enterprise's each department and a Branch office's aspects complete system, the network.

key word: Enterprise administration; Administration; Function; Characteristic; Request 前言 一个较大企业的行政管理体系，其本身往往就是一个具体而微的小企业。行政工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业各方面?quot;业务"。行政工作涉及到企业内部上上下下、左左右右、里里外外的沟通和协调。行政管理的广度，涉及到一个企业的全部运作过程；行政管理的深度，又涉及到许多局外人难以想象的细微末节；行政管理的重要，是因为它是领导和各部门、众员工之间的桥梁

行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的"业务"。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

企业的行政管理如此重要，然而却几乎没有人去研究它；这是现今企业普遍感到最头痛的是行政管理，而改进它又不知如何下手的主要原因之一。由于篇幅所限，这里仅就其中的二、三问题作一探讨，期望引起讨论。

一、企业行政管理的功能及其要求 行政管理工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。概括起来说，行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能；其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质就是服务。

专门的行政管理部门（通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类）担负着企业行政管理的组织实施、具体操作，是行政管理工作中的一个部分、一个环节，是整个行政管理系统中的一个小系统。 行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究国内外市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，行政部门的领导不能东一榔头西一棒子，茫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，吃力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。行政部门的领导应该有"泰山崩于前而色不变"的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。为了能达到这种境界，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的"法治"秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以"人治"。一个行政部门的的管理能够做到这种程度，可以算是有一定水平了。

然而，行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平，那还是不够的。行政部门还必须在"管理"、"协调"和"服务"三方面再上一个档次，才算是一个合格的现代企业的行政管理者。

从"协调"方面来说，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足；也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使，以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调。没有充分沟通的协调不成为真正的协调。

从"管理"方面来说，行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的"参谋和助手"，还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考，并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实，成为领导不可缺少的"高参和臂膀"。这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者，而是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者；换句话说，他不能仅仅满足于做好一个战术家，还要努力做好一个战略家。很显然，也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人，才能把行政工作做得更好，做得再上一个档次。

从"服务"上说，行政部门要甘当幕后英雄的角色。因为行政服务干得再出色，毕竟是服务于企业的最终目的的。行政部门的工作，特别是后勤服务工作，永远不要奢望成为企业关注的"中心"。不但不可能，而且不应该。因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门，那只能说明一点，即行政工作做得实在太糟糕，影响了企业各方面的工作，影响了企业最终目的的实现，以致于引起大家的关注。行政管理的理想境界应该是"润物细无声"。行政部门最忌讳处处显示自己的存在，与其它部门抢镜头，争荣誉。行政部门应该象一部自动化程度很高的机器，这头原料(任务)进去，那头成品(结果)出来；其中的许许多多曲曲折折，都消化在行政体系之内，切忌为自己评功摆好，四处张扬，浪费别人的时间、精力和感情。要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为，特别要反对把行政部门变成"门难进，脸难看，事难办"的官府衙门。管理是要执行制度的；但执行制度也是一门艺术，并不一定要搞得剑拔弩张，刀光剑影。特别是在高素质人才集中的地方，更要注意对人的尊重。行政工作要做得有人情味。

二、企业行政管理的特点及其要求 一、 企业的行政管理不是独立自足的，它本身并不是企业的目的所在。企 业的行政管理即使搞得象一朵花似的，如果不利于充分利用和合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源，不利于调动广大员工的积极性、主动性和创造性，不利于开源节流，提高企业的经济效益，加快企业的发展，那也是没有价值的。简言之，企业行政管理服务于企业的根本目的即：通过为社会提供商品和服务而谋取尽可能大的经济效益。

一般意义上的行政管理主要包括管理、协调和服务三方面的功能；究而言之，行政管理就是服务。就这一点而言，企业的行政管理与政府机关大体相同。 但是企业的行政管理与政府机关仍有很大不同。这种不同，在我看来，归根结底就在于它是企业的行政管理。企业的行政管理至少有以下特点：

政府机关的行政管理，就政府体系本身而言，可以说就是它的目的本身。也就是说，政府机关之所以存在，目的就在于实行行政管理。这就使政府机关的行政管理往往给人一种"为管理而管理"、不尽情理、不合实际的印象；这种情况如果发生在企业里，就会比较触目惊心，使人难以容忍。

行政体制和机构改革，不仅仅是精简机构和人员编制，更深层次的目标是建立办事高效、运转协调、行为规范的，逐步适应社会主义市场经济体制的，具有中国特色的行政管理体制。这种新的行政管理体制，又要求与之相适应的运行机制。研究我国的行政管理体制的运行机制，应考虑到以下几个方面的因素:第一，我国的国体是人民民主一专政的社会主义国家，我国的政体是人民代表大会的根本政治制度;第二，我国实行社会主义市场经济体制;第三，我国的行政管理体制应是办事高效、运转协调、行为规范的体制。综合这三方面的要求，改革的我国新的行政管理体制，必须建立和强化以下运行机制，即:强化效率效益机制、强化规范约束机制、强化协调指导机制、强化廉政监督机制。

(一)强化效率效益机制 我国的行政管理体制需强化效率机制，一方面是由为人民服务的社会主义政治制度的本质要求所决定的，同时，又是为社会主义市场经济体制所要求的。当前，需要着重从市场经济要求的角度去认识强化行政管理效率机制的必要，险。

效率观念是随着商品经济和市场经济的发展而发展起来的。作为市场中的商品生产者，不但其生产的产品对人们要有用，而且其生产该种商品的个别劳动时间要低于同类产品的社会必要劳动时间。这样，其产品在市场上才具有竞争力，才能实现其商品的使用价值与价值，才能获得较高的经济效益。所以，商品生产者都非常重视其生产经营活动的效益。随着市场经济的发展，政府和社会逐步建立和发展起了一系列调控和管理经济活动的机构，这些机构直接或者间接影响商品生产的生产经营活动过程，因而必然会影响其经济效益。市场经济的运行，不但要求商品生产者、经营者必须讲求效率，也同样要求政府和社会的经济调控和管理部门以及一切与经济活动、经济关系有关的行政部门都要讲求效率。市场经济社会奉行的“时间就是金钱，效率就是生命”的信条，是有其深刻的社会经济根源的。我国当前为了吸引外资，改善投资环境，其中很重要的一条就是提高行政办事机构的工作效率。

我国新的行政管理体制需强化的效率机制包括以下几种具体的效率机制: 1、社会效益与成本效率相结合的效率机制 我国的行政管理体制是社会主义的行政管理体制，因而，我们的行政管理中的效率和效益，首先要求对人民要具有有益性，对社会要具有有益性，要讲求为人民服务的质量和时效性。我们的行政管理系统面对着广大的城乡人民群众，人民群众在经济活动和社会生活中大量问题的解决，往往带有很强的时间性，要求及时得到妥善处理和优质服务，不容拖延。我国行政管理体制为人民服务的根本宗旨，必然要求这种体制注意提高为人民服务的质量和时效，首先要求这种社会效益。

行政行为又是要投入一定的人力、物力和财力的，是需要投入一定的成本的。这就必然存在一个投入与产出之间的比率问题，也就是对行政的投入与行政行为效果之间的比率题。我国政府部门重投入不重产出的现象相当普遍，不少部门争编制，争预算，争拨款，而高编制、高预算往往带来的是机构林立，冗员增多，经费浪费，最终是产出率低，效率低下。因此，强化成本效益观念与机制显得十分迫切和必要。我们的行政管理体制的运行应该用最少的物化劳动和活劳动，尽可能少的投入，尽可能低的行政成本，取得最佳的效果。