文件管理办法(090518)

1 广东新供销商贸连锁股份有限公司 文件管理办法

第一章 总则 第一条为使公司文件处理工作规范化、制度化、科学化，提升公文办理质量，提高工作效率，强化对外交往能力，维护公司合法权益，根据有关规定并结合公司实际，制定本办法。 第二条公司综合室是公司文件处理工作的管理机构，主管公司并负责指导各部门的公文处理工作。 第三条公司文件统一由综合室文秘人员收发、分办、用印、立卷，文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。各部门应有专人负责文件处理工作，各部门员工应具备基本的公文写作能力。 第四条各部门及各有关人员，对文件中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

第二章 文件管理内容及公司公文种类 第五条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级及业务交往单位函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。 2

第六条公司文件包括董事会文件、监事会文件、行政类文件、业务类文件和党群类文件，公司文件管理的重点是公司的公文。 第七条公司的公文是总公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。公司的公文种类主要包括。 （一）条例：由总公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质； （二）规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施： （三）制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法； （四）通知：发布规章制度，传达总公司领导指示及要求各所属单位周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；。 （五）通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况； （六）请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准； （七）报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问； 3

（八）批复：对请示事项予以答复； （九）会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项； （十）函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。 第八条文件管理主要是指文件的收文、发文、立卷与归档、借阅与清退和销毁。

第三章 收文的处理 第九条文件的签收和登记 （一）凡送来公司的文件签收由公司综合部专人负责，签收时必须对来件严格检查，明确无误后方可签字和盖章。 （二）在签收和拆封时需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 （三）对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 （四）收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。属于急件的，立即报送综合部经理。 第十条文件的阅批与分转 （一）公司综合部收文后，原件存档，复印件办理阅批 4

和分转。 （二）凡需办理的文件，贴上文件签批单，应先送综合部经理签批意见，根据签批意见再送相关公司领导阅批。 （三）综合部经理在签批文件时，认为无需公司领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质，直接送达有关部门处理。 （四）文件签批后应当天及时送达公司相关领导，如遇相关公司领导出差，应及时电话请示。 （五）公司领导对送来的文件要及时阅批。急件当日阅批，一般文件2日内阅批。 （六）公司领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第十一条文件的传阅与催办 （一）文件传阅应坚持文不横传原则并建立传阅登记制度，公司领导人之间不宜横向传递，以免积压或传失。 （二）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 （三）有领导“批示”、“拟办意见”，综合部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示及时办理有关事宜。 5

（四）综合部对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并经综合部同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

第四章 发文管理 第十二条公司各类发文由具体承办人或指定人拟稿，并填好发文呈批表，部门负责人审核。 第十三条董事会文件由董事会秘书复核，董事长签发；监事会文件由监事会主席审核、签发；党群类文件由党委书记签发；工会文件由工会主席签发。 第十四条公司行政类文件由综合部经理审核，分管领导签署意见，总经理签发；公司业务类文件由业务部门审核，综合部复核，分管领导签署意见，总经理签发。需经会签的文件，应送会签部门和领导会签。总经理离开公司时，一般事务性行文报请临时主持工作的副总经理酌定；凡涉及资金转移、资金挪用、联营参股、下设机构等重要事宜且需急办的，由综合部电话请示总经理后，报临时主持工作的副总经理签发。 第十五条各部门在本身职能和工作范围内下发的业务性通知，经分管领导同意，可以部门名义发出，但应送综合部进行文字审核。 6

第十六条会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知经分管副总经理或总经理批准同意，以综合部名义发出。 第十七条发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准。 第十八条所有签发文件统一由综合部文秘室负责编号、打印、盖章、装订、登记、分发。经签发的文件原稿送综合部档案室存档。 第十九条文件签发后须经拟稿人校对签字后方可印制、盖章。文件校对以领导签发的原稿为准，校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。 第二十条属于秘密的文件，核稿人应该注明“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。 第二十一条文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。 第二十二条所有公司发文，必须由综合室统一编号。 （一）以公司名义对外发文，一律用（——年）——字（公司简称）第——号； （二）公司监事会发文，用（——年）监字第——号； 7

（三）董事会发文，用（——年）董字第——号； （四）部门发文，用（——年）——字（部门简称）第——号。 第二十三条红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。

第五章 文件的借阅和清退 第二十三条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须综合部经理同意后方可借阅。 第二十四条借阅文件应严格履行借阅登记手续，一般应就地阅看，按时归还。 第二十四条综合部对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的公司文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。 第二十五条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。  第六章 文件的立卷与归档 8

第二十六条文件的归档范围： （一）凡下列文件统一分别由综合部负责归档： (1)上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复； (2)公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和投资经营工作的各类计划、统计、季度、年度报表等； (3)公司召开会议的会议记录； (4)公司党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等公司一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等； (5)有保存价值的外部来信来访记录及处理结果； (6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及公司在会上汇报的发言材料等； (7)上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及本公司向上级进行汇报的提纲和材料； (8)反映公司投资、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音、像摄制品； (9)公司日志和大事记； (10)公司向上级请示批复的文件及上报的有关材料。 （二）各部门，各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各部门、群众团体负责立卷归档。 第二十七条立卷要求 9

（一）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。 （二）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。 （三）要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。 （四）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交，清单一式两份，接交部门各留存一份备查。

第七章 文件的销毁 第二十八条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合部档案室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。 第二十九条经审核同意销毁的文件，应派专车分别由综合部护送到上级机关指定地方监视销毁。

附件 一、收文记录单（薄） 二、收文签批单 三、文件传阅记录单 四、文件承办催办记录单