采购管理信息系统

采购管理信息系统 Company number：【0089WT-8898YT-W8CCB-BUUT-202108】

摘要

本文以材料采购管理信息系统为背景，从实际工作出发，在分析目前本单位采购管理中存在的问题的基础上，结合管理信息系统开发的概念、结构及系统开发的基本原理和方法，开发了一套材料采购管理信息系统。企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.

关键字：材料管理；采购管理信息系统 ; 业务流程图 ;数据流程图 ; E-R图

目录

1 系统开发背景与调查结果 (1)

开发背景 (1)

调查结果 (1)

1.2.1 现行系统的组织结果及工作任务 (1)

1.2.2 现行系统的业务流程及概况 (1)

系统规划 (3)

2 系统分析 (3)

系统目标 (3)

数据流程图 (3)

数据字典 (5)

E-R图 (8)

3 系统设计 (11)

系统功能模块图……………………………………………………………………………

11

系统硬,软件配置…………………………………………………………………………

11

3.2.1 硬件配置 (11)

3.2.2 软件配置 (11)

输入设计 (12)

3.3.1 订货单 (12)

3.3.2 入库通知 (12)

3.3.3 供应商错误改正 (13)

输出设计 (13)

3.4.1订货单 (13)

3.4.2 缺货单 (13)

系统HIPO图 (14)

4 参考文献 (14)

正文

作为企业而言，为销售而生产，为生产而采购是一个环环相扣的物料输入，输出的动态过程。在这个过程，销售流程，从物流的角度看，最初的采购流程运行得成功与否将直接影响到企业生产，销售最终产品的定价情况和整个供应的最终获利情况，换言之，企业采购流程的“龙头”作用不可轻视。

企业采购流程通常是指有制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料，零部件等物料的全过程。在这个过程中，作为购买方，首先要寻相相应模式，必然会要求生产方式，物料搬运方式都做相应的变动，合在一起共同构成.

一．系统开发背景与调查结果

1．开发背景

本系统针对企业的采购业务而设计,该公司接受客户定单,查清库存后编制缺货单,由采购员汇总缺货情况和供应商情况确定采购数量.收到供应商提供的材料如符合要求,则放入库存,如不符合要求,则退回给供应商.

2．调查结果

(1)现行系统的组织结果及工作任务

采购科的任务是，对缺货单进行汇总，根据汇总情况和各厂商供货情况，向有关厂商发出订购单。当供货厂商发来供货单时，对照留底的订购单加以核对。如果正确则建立进货帐和应付款帐，并发到货通知单并修改库存记录；如果供货单与留底订购单不符，则把供货单退还给供货厂商。

（2）现行系统的业务流程及概况

现行系统的业务流程情况如图1所示。

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图1系统业务流程图

2

3，系统规划

（1）实现整个百货商店业务信息流程的计算机管理。

（2）采购子系统的缺货单汇总、缺货货物统计和编发订货单由计算机完成，核对订货单和修改库存也用计算机进行。

(3)改善订货策略.

二，系统分析

1,系统目标

(1)人力和设备费用的减少;

(2)处理速度的提高;

(3)降低采购成本;

(4)决策科学性的提高;

(5)人员利用率的提高.

2,数据流程图

本系统的顶层数据流程图如图2所示，二级数据流程图如图3所示.仓库管理员把缺货单给采购员,由采购员汇总缺货单,再编制订货单交给供应商。对收到的供应商的供货单和货物进行检验后，符合要求的入库，不符合的则退回给供应商。

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图2-第一层数据流程图

4

图3-二级数据流程图3,数据字典

5

数据字典用于进一步定义和描述所有数据项，包括数据流字典（如表1所示）、数据存储字典（如表2所示）、数据处理字典（如表3所示）三类。

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表1-数据流字典

表1为数据流字典，此处仅对F1作如下解释，数据流F1（见图3）是仓库管理员S2提出的缺货单，它的去向是按货物汇总，在F1中包含如下信息：缺货单号,货物代码,数量,日期。F2、F3……F15均代表数据流名，它的来源、去向以及该数据流所含内容。

表2-数据存储字典

表2为数据存储字典，均以D表示。此处仅对D1进行解释，其余类推。D1（见图3）为厂商名录，它是用来记录厂商情况的。将数据流F3写入（编制订货单）。D1包含如下信息：供应商号,名称,地址,联系电话。

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表3-数据处理字典

表3为数据处理字典，它对数据流图中的所有处理功能作出说明。此处仅以（按货物汇总）为例（见图3），根据缺货单和供应商情况编制订货单。凡是图4中方框都代表处理，以P为代表。

4，E-R图

如图5,图6所示,一下为本系统的E-R图.

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E-R图4 仓库管理员(管理员号,姓名，性别,仓库号,年龄) 采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)

缺货(管理员号,采购员号,货物代码)

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E-R图5

采购员(采购员号,姓名,性别,采购单号,年龄)

采购处理(采购员号,供应商号,订货单号)

供应商(供应商号,名称,地址,联系电话)

10 三，系统设计

1．系统功能模块图

图6-采购科管理功能图

2.系统硬,软件配置

A.硬件配置

<1>三台微机（包括主机、显示器及磁盘驱动器）。

<2>打印机。

<3>适配器、电缆等其它网络配件。

<4>IC卡

<5>读卡器

B.软件配置

<1>汉字多用户操作系统。

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<2>汉字dBASE—Ⅲ数据库系统。

<3>企业报税专用软件.

<4>其他应用软件

3,输入设计

输入的数据有三种，分别为订货单、入库通知和供应商错误改正。分别描述如下：(1).订货单

来源——采购部

媒体——卡片（每张订单上的每种货物各占用一张卡片）

字段——采购代码（八位数字型）

商品代码（八位数字型〕

订货数量（六位数字型）

厂方代码（六位数字型）

单价（八位数字型一两位小数）

估计卡片数量——每天平均1 600张

每天最多2 500张

(2).入库通知

来源——库房

媒体——卡片（每到一种货物占用一张卡片）

字段——商品代码（八位数字型）

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数量（六位数字型）

厂方代码（六位数字型）

订单发出日期（六位数字型）

估计卡片数量每天平均800张

每天最多1 500张

(3).供应商错误改正

来源——所有供应商

媒体——卡片

字段——由负责改错工作的程序员设计（也包括盘点后的实际库存的输入）4,输出设计

(1).订货单

去向——供应商。

形式——传真

顺序——依订货单代号排序。

(2).缺货单

去向一采购员

形式——打印。

顺序——依缺货单排序。

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5，系统HIPO 图

系统的HIPO 图如图7所示：

以上完成

的是百货商店业务结构管理信息系统的系统分析和系统设计工作。 五、参考文献

(1)许晶华 . 管理信息系统[G] . 华南理工大学出版社 . 2003

图7

(2)李东着 . 管理信息系统的理论与应用 . 北京:北京大学出版社,2002

(3)邝孔武 . 信息系统分析与设计 . 北京:清华大学出版社,1999

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