资金管理中心岗位职责更

第四部分资金结算中心

一、资金结算中心机构设置及职责

（一）机构、岗位设置

资金结算中心是分公司财务部门的组成部分，归属于分公司财务科管理，是分公司购销业务中资金结算的平台，负责执行分公司销售业务中的货款回笼、确认、对账等结算工作。设结算员、稽核员两个岗位。

（二）部门职能及岗位职责

1、资金结算中心职责。

（1）按照烟草专卖法、会计法以及相关的法律法规，执行金融机构及本单位销售业务资金结算方面的有关管理制度和规定。

（2）审核支付卷烟采购货款，收取划转卷烟销售货款，定期核对账目，确保卷烟销售货款的及时安全进账，做到日清月结。

（3）衔接、办理与银行间的资金结算、定期进行账务核对。

（4）宣传和推广运用电子结算方式

（5）建立健全各项资金结算的有关制度。

（6）审核、整理资金结算凭证，保证各类资金的准确和安全。

（7）配合仓储配送中心进行实物盘点。

2、结算员岗位职责。

（1）输入电子结算商户的客户编号、开户银行、身份证号、银行卡号等基本信息。根据扣款实际情况及时调整客户信息及是否是电子结算商户的确认工作。

（2）负责全区电子结算销售货款到账确认工作。

（3）负责与送货员现金交存确认对账工作。

（4）负责对实行转帐结算零售客户票据的传递及货款的到账确认工作。

（5）负责将当天货款的交存情况与销售日报表核对，将核对情况做好核对记录。

（6）负责将核对无误的报表和银行划款资料送交财务科。

（7）负责登记销售货款的银行日记账、现金日记账。

（8）组织、协调银行间的有关结算业务、转帐业务、对账工作，

（9）整理归集资金结算、现金交存等各种银行回单和结算凭证，保证各类资金的安全和准确。

（10）负责宣传和推广运用电子结算方式。

（11）及时办理零售商户退货、重复扣款、未达账项等异常业务的处理工作。

（12）负责增值税发票的申领、登记、保管、发放和抄

报工作。

（13）配合仓储配送中心进行实物盘点。

（14）完成领导交办的其它工作。

3、稽核员岗位职责

（1）对销售日报表，资金结算方式、资金回笼情况进行复核和监督。

（2）对全区销售货款资金的运转情况进行即时的监控。

（3）建立并登记应收销售货款备查薄。

（4）做好资金运转的财务报表。

（5）协助结算员宣传和推广运用电子结算方式，并兼电子结算的培训工作。

（6）协助结算员处理异常（应急）业务。

（7）负责对实行转帐结算零售客户票据的传递及货款的到账确认工作。

（8）负责卷烟货款的支付。

（9）负责与银行和甘肃省烟草公司资金管理中心定期对账。

（10）负责网建有关各类财务数据和资料的报送和统计工作。

（11）做好每月末信息平台成本的结转，库存商品帐的记账工作。

（12）完成领导交办的其它工作。

二、资金结算中心各岗位工作要求

（一）结算员工作要求

1准确无误的输入电子结算客户的客户编号、开户银行、身份证号、银行卡号等基本信息，不得影响扣款。根据扣款实际情况及时调整客户信息及是否是电子结算商户的确认工作。

2每日根据经过审核的订单，及时将在线代扣的客户信息传送至开户银行。若出现扣款不成功，必须及时联系客户经理和电访员通知客户补足货款，直至扣款成功。

3每日交易结束后，通过查询对账报表做好与银行书面的具体扣款金额进账单的核对工作。若出现差额，必须进一步核对交易明细，查询每个客户的交易明细，确定出错交易，分析出错原因，并填写联系单交给银行，以便银行确认错误原因，进行相应调账。

4与送货员的货款交接实行签字制度，做到当面点清，手续完整，责任明确。现金结算做到当日货款当日存入银行，来不及按照正常程序交存银行的货款可采取封包的方式。封包时同银行工作人员应当面点捆、卡把、清点尾数，并且双方加锁。确保货款安全无差错、无挪用坐支现象。保险柜内一律不得存放现金。

5每日下班前必须将销售日报表和资金回笼情况进行核对完毕。

6次日早9：00前将前一天的销售日报表、银行进账单、销售发票等资料整理齐全传递至稽核员。

7认真规范登记销售货款的银行存款日记账、现金日记账。

8应提前通知银行节假日营业时间，特殊情况需要调整收款时间的也应提前通知银行。

9与银行系统软件若出现问题，应及时与银行联系或者报告公司信息中心，以免影响工作。

10每月末及时将银行对账单收集齐全送交财务科。

11按照公司规定积极做好仓储配送中心库存商品的盘点工作，应提前做好准备。

12积极完成领导交办的其它工作。

（二）稽核员工作要求

1每日将前一天全区的销售日报表，资金结算方式、资金回笼情况进行复核和监督，并进行帐务处理。

2对全区销售货款资金回笼及划转情况进行即时的监控。

3对应收销售货款应建立备查薄并实时催收货款。

4熟练操作电子结算系统及成本结转工作。协助结算员宣传和推广运用电子结算方式，力争达到省局60%以上的要求。

5对实行转账结算的零售客户要认真审核支票内容并及

时到银行进账，保证销售货款及时入账。

6协助结算员处理异常（应急）业务。如扣款成功，客户发生退货的业务、多扣款的业务及和银行网络通信有故障，产生单边账的业务等。在银企通信线路中断的情况下，可将本单位订单信息导出到磁盘，送到银行采取手工代扣。确保电子结算安全正常进行。

7准确无误填报网建有关各类财务数据和资料的报送和统计工作。

8积极完成领导交办的其它工作。

三、岗位流程日常业务操作规程

（一）结算平台设置

资金结算中心根据省局（公司）营销系统（V3系统）销售数据开展结算工作。

资金结算中心开设工商银行和农业银行销售货款归集账户和收入账户。归集账户分别收取归集各营销责任区零售客户的电子结算货款，在货款到账后，结算中心出具划款单将销售货款划转至工商银行和农业银行收入账户，收入账户纳入甘肃烟草资金管理系统管理，销售货款由资金管理系统划转至内部存款账户。

（二）结算综合流程

资金结算中心依据零售客户的订单货款金额开展销售货款结算。货款集中后，资金结算中心依据营销管理中心提

供的采购计划和支付指令向工业烟厂支付采购货款。通过完成好销售订单的结算工作，及时结清零售客户的货款，对工业烟厂采购业务做好资金准备，完成整个购销业务的资金循环过程。

资金结算中心推行以电子结算为主、传统结算方式（收取现金）作为补充的结算方式。对实行电子结算银行划款方式的客户，通过网络连接结算银行进行网上扣款结算；对实行现金结算方式的客户，由配送中心送货员在送货时收取货款并缴存银行。送货结束后，驻配送中心资金结算员代收未缴存货款及已进账单据，确认应收货款与订单一致后，缴存指定的银行账户，并归集整理票据；稽核员审核单据确认货款到账后，提交划款单向收入账户划款。

（三）采购结算流程分步说明

1资金预算。营销管理中心预先告知资金结算中心采购批次的安排，以便资金结算中心做好资金预算工作。

2到货确认。卷烟到达配送中心，保管员验收入库，营销管理中心通过网络进行到货确认。

3单据收取。保管员填制“卷烟验收入库单”，送营销管理中心和资金结算中心各一联。

4付款审核。资金结算中心将购进发票及托收单据核对无误后，交营销管理中心负责人和主管营销领导审核后，报财务科负责人及主管财务领导审批。

5货款支付。资金结算中心核对无误后，按照预定付款方式进行货款结算，并根据结算凭证做账务处理。

（四）电子结算工作流程简要说明

1资金结算中心与指定银行商妥电子结算业务的操作方式、扣款时间、零售客户账户设置等有关事项。

2客户经理积极引导零售客户使用电子结算业务。

3签定卷烟营销系统“电子结算”三方协议书。

4资金结算中心结算员维护银行信息。

5客户经理通知客户预存货款存入零售商户个人账户，货款结算开始实行电子结算。

5电访员采集零售客户订单信息，营销中心审核确认订单，订单确认后向资金结算中心发送信息。

7资金结算中心通过银企专线进行签到，查询客户账户余额，定时向银行数据库发送订单金额信息，银行数据库根据零售客户的账户余额判断交易是否成功。如账户余额大于或等于订单金额，则系统确认交易成功，由银行结算系统在零售客户账户中扣款结算。无法交易的订单信息分别传输至相关的客户经理和电访员，进行二次扣款或者收取现金。

8结算成功后，送货员携带电子结算明细表，将商品和送货票据送交零售客户，由零售客户在银行电子结算明细表上签字。

9送货员将银行电子结算明细表送叫资金结算部门，资

金结算部门装订银行电子结算明细表，定期与银行对账，对账记录和银行电子结算明细表定期归档备查。

10资金结算中心结算员进行签退操作，进行对账。

（五）、现金结算工作流程简要说明

1仓储配送中心打印销售发票或送货票据。

2根据销售发票送货员及时收取货款。

3按照资金结算部门的规定，送货员将已收取的现金货款按时在就近指定银行交纳。

4送货员返回公司后，将余款交资金结算中心，或直接交存银行上门收款人员处。

5资金结算中心及时和银行联系将剩余货款及时交存银行，并核对现金交款凭证。

6资金结算中心将现金进账单、银行扣款凭证、转帐结算凭证和仓储配送中心提供的销售汇总表进行核对，核对无误后签字盖章，资金结算中心进行帐务处理。

甘肃省烟草金昌分公司

营销管理系统内部控制制度

第一章总则

第一条为了适应公司组织机构改革的要求，确保我局（公司）新网络模式整体推进顺利有序进行，降低卷烟在销售管理过程中的风险，根据相关法律法规，制定本制度。

第二条本制度以公司信息化系统环境和现代物流模式为前提条件，以营销管理系统为控制内容，对卷烟购、销、存的各环节进行控制。

第三条各部门负责人对本制度的有效实施负责。

第二章卷烟营销中心内部管理

第一节采购环节管理

第四条采购计划

一、营销管理中心根据省局下达的年度计划和辖区市场的需求状况，确定具体采购品种及数量，制定月、季度采购计划。

二、采购计划须经部门负责人和分管领导审核，报经省局批准后，与生产厂家签订购货合同。

三、重要的采购业务，必须进行可行性研究和论证，集

体决策、审批。

第五条采购交易

一、营销管理中心须严格按采购合同的有关规定进行采购。如遇特殊情况需对采购合同进行调整的，必须根据省局相关规定及时上报，经批准后方可进行调整。

二、营销管理中心采购业务经办人员要在国家局规定的交易期内，登陆中国卷烟交易中心电子商务网站，根据审批后的采购计划签订采购合同并打印保存。

三、营销管理中心采购业务经办人员要将已签订的采购合同及时送交财务部门，以备核对相关业务。

四、营销管理中心采购业务经办人员应根据市场需求情况、库存情况合理安排进货批次，通知卷烟供货厂家及时发货。

第六条购进到货

一、接运员必须根据《采购合同》及增值税发票“随货同行联”等原始单据，对所到卷烟品种、规格、数量进行核对无误后方可签收。

二、营销管理中心采购业务经办人员要根据卷烟入库实际情况，及时做网上到货确认，并做好与配送中心的衔接工作。

三、营销管理中心收到仓储部传递的“卷烟验收入库单”后及时核对签字，并传递给财务部门核算员，不得延误。

第二节销售环节管理

第七条销售原则

一、公司购入的卷烟必须在本地区进行销售，严禁跨区销售卷烟。

二、公司向零售客户销售卷烟必须采用“现款现货”或“先款后货”的交易方式，任何人不得向零售客户赊销卷烟。

第八条电话订货

一、电话订货部必须根据卷烟营销中心当日货源分配规定实行电访。

二、电话订货员必须根据零售客户要货情况，如实录入数据，并经过与零售客户二次核对后方可制作订单，同时核对订单金额。

三、对实行电子结算的客户采取批量扣款。电话订货员制定订单时，要确认订单金额不超过客户银行账户余额，电子结算订单必须经资金结算中心结算员执行“批量扣款”，在确认所有订单扣款成功后，方可确认订单有效。

四、电话订货员进行品牌推广时，必须征得客户同意后方可制定订单。

五、当日电话订货结账后，电话订货部应及时将结账信息告知卷烟营销中心及仓储配送中心。

第九条销售票据

一、营销管理中心收到电话订货部结账通知后，必须及时通过销售系统打印当日销售汇总单。

二、资金结算员负责全公司辖区一般纳税人客户增值税发票的开具及分公司辖区客户普通发票的开具，营销部负责辖区客户普通发票的开具。

三、资金结算员定期对开票金额和销售金额进行核对，剔除已开票金额后，补开剩余金额销售发票，与销售日报表、银行进账单、电子结算凭证一同报送财务部门资金稽核员处。

四、销售卷烟必须开具正式销售发票，销售发票总金额必须与销售汇总单总金额一致。

五、各营销责任区应指定专人在规定时间领取本辖区客户所需增值税发票和客户普通发票。

六、营销部每周必须及时将销售发票、车位销售汇总表、银行进账单等交资金结算中心结算员。

第三章仓储配送中心内部管理

第一节仓储环节管理

第十条仓储原则

一、全公司库存卷烟集中在分公司院内大库，实行“一库式”管理。营销部实行零库存，不设卷烟库房。

二、依据公司库存商品保管制度，严格按照“先进先出”

原则进行卷烟的出入库管理。

三、未经授权的人员不得进入库房；库房保管员不得擅自将闲杂人员进入库房；任何人进入库房时保管员必须在现场。

四、非配送中心工作人员不准随便进入库区；仓储部负责人必须熟悉库房周围的环境；夜间值班人员必须严格遵守夜间值班制度。

第十一条卷烟验收入库

一、接运员必须根据《采购合同》及增值税发票“随货同行联”，对所到卷烟核对无误后方可签收。

二、库房保管员在收到卷烟后，要根据增值税发票“随货同行联”等原始单据核对卷烟品种、规格、数量。

三、卷烟入库时，保管员必须在现场清点核对，并指挥装卸工通过扫码确认系统进行扫码、入垛码放，未扫码的卷烟不得入库。

四、在验收扫码过程中，验收人员一旦发现有未贴码的卷烟必须立即向营销管理中心或主管领导报告，并请求查明原因，及时处理。验收扫码结束后，库房保管员必须及时填制“卷烟验收入库单”，送交卷烟营销中心及资金结算中心各一联。

五、营销管理中心根据增值税发票逐一核对“卷烟验收

入库单”所列卷烟品种、规格、数量，核对无误后方可做卷烟购进处理。

六、卷烟购进验收入库过程中的特殊业务要视具体情况进行处理：

1、省外烟购进过程中发生车皮或集装箱被盗，由接运员会同铁路安全部门或保险公司办理相关索赔业务。

2、在运往库房的过程中造成的卷烟丢失或挤压残次卷烟，在分清责任后，接运员要和保管员一起填制“商品损耗单”，经仓储配送中心经理签字后，与入库单一同交营销管理中心，由营销管理中心处理并报单位领导审批后，按照公司的有关规定交财务部门进行账务处理。

3、与合同不符的卷烟，接运员要将填制的相关业务处理文件及时传回营销管理中心，由营销管理中心与供货方联系处理。

第十三条卷烟保管

一、库房保管员必须认真执行仓储管理制度和相关的安全管理制度，定期检查消防设备、报警设备、库房的温度、湿度和通风性能，确保卷烟存储的安全，发现问题要及时汇报。

二、库房保管员必须根据卷烟的出入库情况合理整理库房，方便卷烟的“先进先出”。

第十四条销售出库

一、每天在电话订货结账后，仓储配送中心及时打印车位销售汇总表。库房保管员根据打印并签章的车位销售汇总表向分拣部配送卷烟，仓储分拣部负责人对卷烟品种、规格、数量核对无误后，双方在车位销售汇总表上签字确认。仓储保管员不向分拣部预转卷烟，每天必须根据V3系统车位销售汇总表配送卷烟，分拣部不留库存卷烟。

二、库房保管员必须对在分拣部打开原包装出现缺烟的情况进行认真核实。

三、为保证库存卷烟的质量，保管员发货时必须严格执行“先进先出”的原则。仓库不允许保管临时存放的卷烟。

四、保管员必须将“总领单”与发票提货联所列卷烟品种、数量进行核对，并根据“总领单”登记卷烟出库单和保管账。月末汇总卷烟的累计入库、发出、结存数量。

五、装卸搬运过程必须轻拿轻放，因人为原因造成卷烟挤压、毁损的，相关责任人必须赔偿。

第十五条卷烟盘点

一、月末最后一个营业日，由财务部门、卷烟营销中心、仓储配送中心对库存的商品进行盘点，填制“实物盘点表”，并由所有参与盘点人员签字确认后，与V3系统中当前仓储库存量、保管账进行核对。核对无误后必须再与财务的库存商品帐进行核对，确保账实相符。

二、财务部门、卷烟营销中心、仓储配送中心必须每月

进行对账，对账以实际盘点数为准，将“实物盘点表”与卷烟出入库相关票据进行核对，发现问题要及时上报处理。

三、仓储配送中心必须组织人员对库存的卷烟进行不定期盘点，并填制“实物盘点表”，发现问题要及时上报处理。

四、仓储配送中心必须定期对库存的滞销、残损卷烟及原包装短少、盘盈盘亏、串户等情况进行汇总，及时填制“商品损耗单”附情况说明，定期上报并按照批示进行处理。

第二节分拣环节管理

第十六条分拣原则

一、所有包装的卷烟均采用手工分拣。

二、分拣要及时、准确、快速，确保下一环节工作的顺利进行。

三、未经授权的人员不得进入分拣库房。因工作原因需要进入分拣库的，负责人员必须在现场。

第十七条分拣库房

一、分拣库房负责人必须确保库房安全，合理规划库房货位。

二、分拣库房负责人必须将送达的营销管理部和营销责任区的车位销售汇总表与仓储保管员配送的卷烟进行核对，做好补退货处理，发现残损卷烟及时退货。

三、分拣好的卷烟必须及时进行入库管理。分拣部相关负责人必须在场监督，并指挥搬运工将分拣后的卷烟按顺序码放在托盘上运到指定位置。

四、加强分拣员工作质量管理，责任追究到人，降低差错率，保证分拣线优质、高效运行。

五、对分拣车间出现的卷烟短少、卷烟多余、卷烟品牌混淆等现象，分拣部负责人要有相应的解决方案，并要协同送货员解决好在送货过程中出现的类似问题。

六、加强防伪标识管理，统一认购、专人管理、指定贴标，领用时要办理登记手续。

第十八条包装物

包装物（物流箱、托盘、纸箱等）出现问题直接追究当事人责任。分拣筐必须轻拿轻放，不得人为毁损；纸箱回收后由专人统一管理。

第三节配送环节管理

第十九条配送原则

配送中心要积极不断优化送货线路，采取有效方式降低送货成本，确保送货的安全。

第二十条送货流程

一、送货员按车位销售汇总表到分拣库房提货，经清点

无误后在车位销售汇总表上签字确认。

二、送货员必须按照规定线路顺序送货，不得随意更改送货线路。如遇特殊情况必须事先告知客户；如线路不合理必须报配送中心研究决定，同时告知客户经理做出调整，并报系统管理员进行维护。

三、送货时必须在零售客户本人或其指定的委托人在场的情况下收款交货。对现金结算客户，必须由零售客户本人或其指定的委托人在“送货情况一览表”上签字确认。同时，送货员必须当面清点货款，所收现金要沿途及时缴存银行。送货员要在当日将“进账单”回单和现金尾款送交资金结算员，营销部送交报账务。

四、当遇到电话订货员制作的订单与零售客户需求不相同的情况时，送货员要处理好与零售客户的关系，并要做好记录及时反馈营销管理中心。

五、送货员要如实收集客户反馈信息并报送相关部门。各相关部门必须定期汇总反馈信息，并上报营销管理中心进行分析处理。

第二十一条送货车辆

一、送货车辆必须当天返回仓储配送中心集中停放、统一管理，不得私自出车。

二、驾驶员必须随时保持各自车辆内外清洁、干净，车辆回队后必须进行清洗除尘。

三、认真遵守交通规则，凡因违反交通规则造成交通事故的，视情节轻重给予处罚。

四、定期检修，保证良好的车况。车辆移交时必须填写车况说明书，并附专业机构检修正常证明，经车辆管理负责人确认后方可办理移交手续。

第四章资金结算中心内部管理

第一节资金结算管理

第二十二条资金结算中心对采购付款审批手续进行审核，并支付款项；收取并确认销售货款的到账，衔接、办理与银行间的资金结算、账务核对工作，保证各类结算资金的准确和安全；参与卷烟盘点工作，核对财务账、业务账、保管账，保证账账、账实相符。

第二十三条保证各项结算制度的落实，采取有效措施，降低资金特别是现金的风险。

第二节采购环节管理

第二十四条结算审核

一、营销管理中心对卷烟购进业务处理完毕后必须填制“购进付款通知单”，并将相关原始票据报经营销管理中心负责人、财务部门负责人和相关领导审批签字。