eHR人力资源考勤管理系统功能使用说明2020

EHR人力资源考勤管理系统

使用手册

深圳市全易通科技有限公司

EHR人力资源考勤系统功能简介

第一章：人事信息管理

人事管理中，最需要掌握的是新员工的入职和员工的离职，其他的都是附属的模块。基本模块是部门设置、人事档案和人事变动/离职三个。

一、部门设置

在设置部门前，要先定义好各级部门编码的长度，按“编码”可以设置各级部门编号的长度，设置后，不要在更改。定义好编号长度后，就可以设置部门。如下图：

如果要在某部门下增加子部门，则选中该部门，再按“新增”，最多可以有五级子部门。如一级部门编号为01，则其子部门编号为0101、0102等，前2位必须为01。增加后部门编号不可以修改。

代码：表示该部门人员的员工编号的开始字符，例如行政部的员工编号代码为“AA”，则该部门的员工编号类似如：AA0001、AA0002等，代码“AA”后的编号长度的以“人事设置\员工编号”中的“编号长度”为准（当在“人事设置\员工编号”中，需要选择“自动增加”，并设置编号长度），如不需要则“代码”可以不用。

二、人事设置

预先定义好职务、职称、文化程度、员工类型，以及员工编号的编码方式，定义后在“人事档案”中就可以选择，而不用输入。

对于职务，可以从txt文件中导入，文件中每行是一个职务；也可以将职务导出到txt文件中。

员工编号：如果选择了自动增加，则在“人事档案”中新增人员时，员工编号会自动出现，编号的长度为此处设置的编号长度。如果在“部门设置\代码”中定义了部门中人员编号的前缀，则员工编号会自动加上前缀。例如部门种员工编号代码为“A”，员工编号的长度为5，则员工编号类似如A00001、

A00002等。

三、人事档案（待批准）

如果录入的新员工资料，还不能作为正式的员工，则可以在“人事档案（待批准）”中输入，经过批准后，才能成为正式员工，成为正式员工后，在“人事档案”中才能显示。

此模块可以不用。

四、人事档案

人事档案是人事管理的核心，在此可以新增、修改和删除员工资料。如下图：

可排序

可拉动

工具栏说明：

搜索栏：输入工号、姓名或者卡号，会在选择的部门中查询该人员。

删除：删除人员资料，一旦删除，则该人员的所有资料都将被删除，所以删除时要小心！

变动：如离职、部门变动等，也可以在“人事变动/离职”中登记；

发卡：将选择的人员的卡号注册到考勤机中，注册后方可刷卡；

退卡：将选择的人员的卡号从考勤机中注销，离职或者换卡，需要注销原来的卡；

发卡和退卡也可以在“考勤管理\考勤机管理”中的发卡、退卡中操作。

设置\分析类：系统预留了9个项目（E1~E9），用户可以自己一定义这9个项目的名称，如下图：图中，E1、E2、E5都定义了名称，定义后要启用方可有效，同时在“分析码”中可以定义各个项

目的内容，如国籍有中国、美国等。定义后的项目与姓名等具有相同的作用，在新增人事档案时定义的项目就可以显示出来（E5和E9请不要使用，已经被系统占用），如下图中的“分析码”：

设置\自定义项目设置：可以自己增加项目，增加的项目在人事档案资料中的“自定义项目”中可以显示出来，如下图：

设置\不显示项目：图中存在的项目，在“人事档案”的列表中将不显示出来，如下图：

增加人员资料时，IC卡卡号或指纹或人脸工号时，应该需要输入，且是唯一的，如果不在新增时输入卡号，则当员工资料输入完成或者导入完成后，在“卡号自动读取”中，登记员工的卡号。如果使用指纹机或者门禁机，则还需要在“指纹号/门禁卡号”中输入指纹号或者门禁卡号。如果要改变IC卡卡号或指纹或人脸工号，则在改前，需要将所有考勤机中的打卡数据采集出来！人员资料如下图：

输入身份证后，出生日期和性别会自动显示，有颜色的项目，一般都要输入。

如果要在人事档案中保留人员的像片，则需要指定像片的文件名称。

像片保存到数据库：将像片文件保存到数据库中，在列表中像片的显示如下图：

要选择“显示像片”，并且选择某人，其像片才可以显示出来，像片可以作为打印工卡使用。

在人事档案中人员列表的弹出菜单中，可以查询健康证期限和合同期限，也可以更改员工编号。

五、人事变动/离职登记

在“人事变动/离职”中登记离职人员。在“人事变动/离职”的工具栏中的“类型”中，可以定义变动的类型，如自离、开除等，可以定义离职是否计算当月的工资属性，离职类型定义如下图：

上图中左图中的“辞工”，表示要计算离职当月的工资；右图中的“自离”，表示不计算离职当月的工资。名称是可以自己定义的。

离职登记如下图：

以前月份计算工资：表示离职月份以前月份的工资是否需要计算（发放），如果不计算，则在工资统计的时候，以前月份的工资也不会计算。例如12-05日离职，12-15计算11月份的工资，则在计算11月份的工资的时候，是不会统计该人11月份（或者以前月份）的工资的。在“人事变动/离职”的弹出菜单中，也可以定义是否计算以前月份工资。

批准后取消住宿：在“宿舍管理”中，如该人员有住宿，则会自动将该做人员退宿处理。

离职登记后，要批准后方生效，批准后在“离职人员”中可以查看所有的离职人员，在离职人员中双击，可以查看人员资料明细。

批准后，离职人员在“人事档案”中不再显示，在批准前，应该先要进行“数据采集”和“退卡”，因为批准后，系统会自动更改该人员的IC卡卡号。

弹出菜单“设置为退卡人员”：将离职人员选择后，在退卡时可以一次性退卡，不用单个退。

六、离职人员

离职后的人员，在离职人员中可以查看，在人事档案中将不在显示。一般不要将离职人员删除，如果删除，则所有资料都将被删除。

存档：存档后，该工号可以再使用，只保留人员的基本资料；

入职：将离职人员返回到人事档案中，要注意卡号的更正；

黑名单：可以将该人员加入到黑名单，再入职时，姓名或者身份证相同，就会有提示。