总裁办职能工作流程操作规范汇编模板
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总裁办职能工作流程操作规范汇编
第一部分总裁办职能
一、印信管理职能
1、法人印鉴、合同印鉴、相关部门印鉴的制作、登记、备案
2、法人印鉴、合同印鉴的保管
3、开具企业对外证明
4、用印登记
二、办公行政管理职能
(一)会务管理
包括: 总裁办公、中心办公会和专项会议
1、助总裁做好会议议题的确定工作
2、相关会议材料的准备
3、会议日程的安排
4、编发会议纪要
5、会后督办工作
( 二) 档案管理
1、收集、整理、鉴定、保管、统计公司经营活动中形成的重要
文件、重要历史资料。包括: 合同文本、文件汇编、会议纪要、统计数据分析、科技成果档案汇编、单位发展史志等;
2、档案的借阅登记
( 三) 接待工作
根据总裁、副总裁的要求做好公司外来人员的接待和服务工作。
(四)公司用期刊、报纸的订阅
于每年底负责征订公司用各级各类期刊;
三、文书管理职能
1、负责总裁、副总裁所需文书的起草, 成文
2、归口公司内部管理制度的发文、印制工作
四、法律事务管理职能
1、公司证照的申办
2、合同条款的准备和审查
3、协助公司法律顾问处理相关法律事务
五、企业文化的建立
1、公司企业文化的总结、归纳
2、内部期刊的编辑出版
六、项目申报管理
1、根据公司的运营需要和公司总裁的要求, 完成具体项目的申
报、评审、认证工作;
2、相关项目材料的组织、编写及其相关的联络工作。
七、日常办公事务
1、协助总裁、副总裁安排工作日程;
2、做好各部门的协调工作;
3、及时准确地收集、整理与公司业务发展相关的政策讯息, 为
领导决策提供服务;
4、根据总裁、副总裁的要求对各部门工作进行督促、检查和
推动;
5、完成总裁、副总裁交办的其它工作。
第二部分总裁办工作流程及操作规范
一印信制作流程和操作规范:
◆印信制作流程
◆印信制作操作规范:
1、申请: 部门需制印时, 到总裁办提出申请, 填制印申请表;
2、报批: 总裁办将制印申请表提交主管总裁批示; 公司法人印鉴
与合同专用印鉴的更新、制印由总裁办直接报总裁批
示;
3、批复: 总裁办根据主管总裁的批示制印或不制印;
3、登记存档: 登记印鉴留存单位、保管人员; 存档印鉴存档表及制
印申请表。
◆用印管理流程:
◆用印操作规范
6、用印部门或个人到总裁办填写用印登记表提出用印申请;
7、用印人在用印申请上注明用印事由后, 呈报主管总裁或部门
经理签字确认;
8、印鉴保管人根据签字决定是否用印, 并在用印登记表上留存
鉴印。
二会议管理流程及操作规范
◆会议管理工作流程
A:总裁办公会及中心办公会工作流程
总裁办公会及中心办公会操作规范:
1、在总裁办公会和中心办公会召开前, 会议主管秘书根据授权到
各部门主动收集议题内容;
2、各部门将需议事项填入公司局域网内的待议议题申请表内, 同
时准备会议材料;
3、会议主管秘书协助总裁筛选确定议题, 并确定相关部门会议材
料的准备情况, 填制会议议程表;
4、严格按照会议议程的安排召开会议;
5、总裁办公会需编制会议纪要, 中心办公会根据需要可编制会议
简报;
6、总裁办根据授权对所决议事项进行督查, 并将督查结果及时反
馈给总裁或副总裁。
专项会议操作规范:
1、根据总裁的授意确定议题相关部门、议题责任人、并收集待
议议题材料;
2、相关部门准备会议材料;
3、主管秘书确定会议时间, 填制会议议程表;
4、严格按照会议安排进行会议;
5、编制会议纪要;
6、就会议决定事项进行必要的督办;
7、将督办结果反馈给总裁辅助决策。