档案管理工作职责和制度

档案人员岗位职责
一、坚持党的四项基本原则，努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，全心全意为人民服务，争做合格档案人员。

二、认真学习宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作方针、政策，熟练掌握本单位计算系统的操作技能，不断提高业务水平。

三、妥善管理本单位各种门类和载体的档案及有关资料，做好保管、保护、鉴定、移交等工作。

四、搞好档案利用工作，充分发挥档案材料的作用，为各项工作服务。

五、搞好档案资料的统计工作，建立台账，做到数据准确、报送及时。

六、起草档案工作文件，制定本单位各种门类档案的分类方案、归档范围、保管期限表、建立健全各项规章制度。

七、协助档案馆认真审查本单位移交的档案，做好本单位档案升级与开放的审查工作。

八、严格依法办事，以身作则，守法、执法，及时举报违法、违纪事件，协助档案行政管理部门办理档案民事案件。

文件材料归档制度
一、本单位及个人在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成的历史记录、均属归档范围。

二、归档材料必须齐全、完整，能反映本单位职能活动和历史面貌。

三、归档文件格式符合党的机关和国家机关关于公文处理办法的要求。

四、归档文字材料应适于永久、长期保存，不能用铅笔、圆珠笔、彩笔、红墨水、复写纸等书写、否则应复制后归档。

五、会议材料应于会议结束后，及时交档案室。

六、本单位专业档案由业务股室整理规范后，于次年3 月底前移交综合档案室。

七、当年的文件材料应于次年3月底由承办部门向档案室移交归档，文书档案的整理归档必须在次年6月底以前完成。

八、加强电子文件的归档与管理，保证归档电子文件的安全保管和开发利用。

九、归档文件的质量应符合档案管理统一规范要求。

电子文档管理制度
一、、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。

二、本单位应明确电子文档管理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监督、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作服务。

三、本单位在对电子文件计算机逻辑归档的同时，应搞好相应的纸质档案的物理归档。

四、本单位向档案馆移交的电子文件一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存；接收入库的电子文件，每两年抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题及时补救，确保电子文档的绝对安全。

五、加强电子文档的保管、保密防范措施，销毁归档的电子文档，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。

专门档案管理制度
一、专门档案管理，就是按照一定的原则和方法，科学地
组织专门档案工作，维护专门档案的完整、准确、系统和安全，并充分发挥专门档案作用。

二、加强对专门档案的领导，解决落实好专门档案所需经费，确保专门档案工作顺利开展。

三、按照《档案法》与档案行政和行业主管部门的要求，做好专门档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、统计、保护与计算机管理工作。

四、对于特殊载体和重要珍贵的专门档案，要落实专人、专室、专柜，按特藏档案进行保管，确保档案的绝对安全。

五、专门档案人员要努力学习、钻研业务、热爱本职，接受行业主管部门和档案行政主管部门的指导，使单位各专门
档案工作健康有序地开展。

档案利用制度
一、档案人员应熟悉档案内容，编制必要的检索工具和有
关参考资料。

要热情、耐心、及时、有效地为利用者提供档案。

二、凡到档案室查阅档案资料，应由本单位出具介绍或经有关领导批准，方可查阅。

三、档案室的档案资料，一般在阅览室查阅，确需借出，要经负责同志许可，用后应及时归还，决不允许转借或丢失。

四、查档案人员必须爱护档案，不得在档案上张贴、圈点、批注、划道、折叠、污损、涂改，更不得拆卷、调换和抽取材料。

五、查档人员不得摘录、复制与查阅无关的档案内容，确需摘录、复制的要经档案管理人员同意，并经校对无误和加盖公章后才能有效。

六、做好档案的查阅登记工作，对提供利用的档案、资料，交接时要当面点清，发现问题及时处理，及时记载档案的利用
效果，总结经验，不断提高工作效益。

档案保管制度
一、应有存放档案的专用柜架，符合保管档案的要求，严禁在库房和柜内放置其它物品。

二、集中统一保管本单位各种门类和载体的档案，根据实
际情况采用一种科学排列方法，做到存放有序、整齐美观、查找方便，编制必要的存放位置索引或示意图。

三、配置温湿度计、灭火器、电风扇等防火、降温、去湿设备，搞好八防（防盗、防强光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫），确保档案的安全。

四、坚持经常定期检查所藏档案的安全情况，做好记载；发现问题及时查明原因，向有关领导汇报，采取相应措施。

五、坚持经常性的清洁卫生工作，保持档案库房内外的整洁。

档案鉴定制度
为确保档案的保存价值，便于系统、科学地保管档案，及时准确地提供利用档案，特制订本制度。

一、鉴定档案要根据国家档案局颁发的《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档文件材料的规定》进行。

二、鉴定工作应成立鉴定委员会或小组，由本单位有关人员和档案形成单位有关同志组成，具体工作由分管此项业务的同志进行。

三、鉴定档案人员，应具备以下条件：
1、政治责任心强，遵守保密纪律。

2、有一定政策水平，熟悉本单位工作。

3、工作踏实细致，作风严谨。

四、鉴定档案人员要根据档案鉴定工作的有关规定，明确档案鉴定工作的要求，确切划分留存和销毁界限。

五、对销毁的档案文件，要编制销毁清册，经鉴定委员会（小组）审查，并在销毁清册上签名。

六、销毁档案时，应派专人监销，要在销毁清册上签名。

七、鉴定工作结束后，应写出鉴定工作报告。

档案室清洁卫生制度
一、经常保持库房内外清洁，做到库内温度、湿度符合标准，保持库房内恒定温湿度。

二、库房内不能随意用水拖地，以防止增加库房内湿度。

三、库房内档案、资料要定期整理，经常去灰扫尘，保持清洁，防止档案害虫寄生。

四、库房内严禁堆放杂物和食品，以免起鼠患。

五、库房内要随意备放灭鼠药，档案柜、架上要经常放置防虫药。

一、工作目标：
1.完成辖区常住居民健康档案的建立和电脑信息录入。

以妇女、儿童、65岁以上老年人、慢性病人、残疾人、精神病人为重点人群，逐步扩展到一般人群。

建立统一、科学和规范的健康档案，并录入电脑实行微机化管理。

2.使健康档案及电子健康档案建档率达到90%以上，健康档案合格率达到100%以上。

健康档案使用率达到60%以上。

二、具体措施：
1.组织领导：成立健康档案工作领导小组，全面负责居民健康档案建立工作的组织、实施、协调工作。

领导小组定期检查如有不能达到规定的数量将列入年底绩效考核中。

2.培训宣传：居民健康档案工作领导小组定期组织各站相关人员进行培训，培训内容包括居民健康档案的科学建立、有效使用
和规范管理，同时，采用多种方式在各社区范围内进行相关宣传，取得广大群众的支持配合。

3.建档方式：(1)门诊接诊：采用患者前来就诊，填写健康档案，健康档案的首页、第1页、第2页、第3页中的查体(妇科除外)接诊人员必须填写，带有*号的是选填的(如辅助检查，如果患者有化验结果就必须填写)。

(2)在各村委会领导下，与各村委会配合，到辖区采集居民个人基本信息等，取得健康档案建立的第一手材料。

其中包括居民个人基本信息。

(3)入户调查：采用下乡到村民家中采集方法。

在入户采集的时候，为了得到辖区居民的配合，应加多宣传，加深辖区居民之间的沟通了解。

同时，可以在村委会的配合下，与村干部、村医一起到家中采集信息。

(4)健康体检：通过下乡入户调查对居民进行简单的体格检查并做登记，利用每年的妇女检查、儿童随防、慢非病人随访、老年人健康检查等方式进行采集
4.建档要求：(1)建立健康档案以及老年人、高血压患者、2 型糖尿病患者和重性精神疾病患者的健康档案;(2)坚持循序渐进，从重点人群起步，逐步扩展到一般人群;(3)健康档案记录内容应齐全完整、客观真实准确、书写规范、字迹工整、基础内容无缺失。

5.信息录入：开始信息录入前对所有相关人员进行统一培
训，使其掌握信息录入的基本操作方法及注意事项;健康档案的
录入由各卫生站医生负责各自辖区内的档案录入。

并保证录入的
档案合格率达到100%.
上海市政府
2020年2月5日
专项领导小组
组长：
组员：
成立档案管理工作领导小组
一、严格执行《中华人民共和国保密法》，坚决同违反保密纪律的行业作斗争。

二、未经允许，任何人员不得擅自进入档案库房，档案工作人员不得在档案库房会客、闲谈和进行与工作无关的活动。

三、正确处理保密和利用关系，查阅使用机密档案，必须经有关领导批准。

四、未经本单位或档案主管部门同意，任何组织和个人都无权公布档案内容。

五、利用档案时，不能随意携带档案外出或转借他人。

六、属于不归档的文件材料要经过鉴定，不得随意处置、变卖；必须销毁的，应按规定的登记，经主管领导批准，由二人以上监销。

七、发现泄密事件，要及时报告，查明原因，采取有效措施，尽力挽回损失。