档案管理知识学习

档案管理知识学习
一、什么是人事档案，人事档案中都记载哪些内容：
人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，
以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事等部门在培养、
选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品
德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方
方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
二、人事档案对企业能发挥哪些作用？
对于用人单位来说，档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是
历史的真实记录，通过利用档案，可以清楚地了解过去的工作轨迹，总结经验
教训，为领导科学决策和科学管理提供重要的参考和依据。
其一将有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力。利用人事档案有助于动
态分析员工的人生轨迹，从而预测其发展潜力，及时发现新人，避免压制人才、
埋没人才；任何人才都是人才系统的组成部分，凡有利于系统功能发挥的都是
有用人才，只是类型不同，作用各异。依据人事档案提供的信息，可以使各类
人才扬其长、避 其短、各司其职、用其智，最大限度地发挥人才效力。
其二将促进人力资源的合理配置。利用人事档案能够进一步了解员工的相关信
息，从而 对其进行科学管理。根据不同人才的能力和各类人才的不同特点，
在企业内进行合理的配置，因事而择人、用人以治事，把人才配置到最能发挥
作用的地方和岗位，充分发挥人才的作用。促进部门之间、系统之间、组织与
组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和用非所学的现象产生，为组织
的发展迅速地配置人力资源。
其三将有利于人力资源需求预测的科学化与规范化。影响人力资源需求的因素
主要来自组织内部，有效的人事档案管理对分析组织内人力资源状况是否适应
组织的变革与发展的要求，是否有利于制定人才资源计划方面发挥着重要作
用；脱离人事档案管理而作的人力资源需求预测一定是不科学、不规范和片面
的。
其四将有效地控制员工的心理承受能力与管理过程中所制定的各类规章制度
的冲突，并且可以依照档案所述内容进行针对性的教育、入离职控制与安抚工
作，通过有效的沟通及管控切实防止事故发生。
公司人事档案制度从建立到现在不断发展，公司的人事档案管理制度可以担当
五大服务功能。
一是为人才求职择业或单位招人选才提供了社会化服务。
二是可以解决用人单位员工易进不易出的难题。
三是为用人单位在用人方面引入了竞争机制。
四是可以为用人单位减轻工作负担，减少了员工管理事故的发生率。
五是可以促进了人才的合理流动。
三、发挥公司人事档案管理作用有三大途径：
针对当前人事档案管理工作中的不足，可从几方面来改善人事档案管理，发挥
其对人力资源开发和公司安全稳定的掌控作用。
其一是加强和改进档案的信息收集工作必将大大改善人事档案管理在人力资
源开发中的作用。
其二是档案管理工作制度化，是使人事档案信息完整的根本保证。由于不少人
的档案意识比较淡薄，对归档范围内的材料不能及时上交，甚至根本就不交，
严重影响了档案材料的收集，这就迫切需要通过一定的渠道和形式，将档案管
理工作制度化，加强每个人的档案意识，使每个人都能积极支持档案收集工作
并提供线索和材料，使档案收集由被动转为主动，使人事档案更加充实、完善、
健全。
其三提高人事档案管理的现代化水平是改善其对人力资源开发和企业安全防
事故作用的有效途径。
其四是各下属企业及各部门应高度重视，克服排斥心理，切实从企业整体的安
全稳定与可持续性的高度看待公司人事管理制度，并切实督促下级落实。