技术文件和资料管理控制程序
质量体系 技术文件和资料管理规定
1.目的为技术文件及资料的管理和控制建立制度、分配职责和提供指导，以确保技术文件和资料的正确性，以及需要这些文件和资料的部门和岗位都能得到有效版本。
2.范围适用本公司内以下各类技术文件和资料的管理；1)标准和其它设计中引用的资料；2)顾客提供的样品、图纸、技术/工艺要求；3)本公司编制的技术文件。
3.职责3.1研发部负责技术文件和资料的识别与控制，发放。
3.2公司各相关部门负责本部门所使用的技术文件和资料的使用和保管。
4.工作程序4.1标准和引用资料4.1.1本公司生产中需要引用的所有标准和资料，经总经理批准，由工程师收集并保存，并填写“外来文件登记审批表”，这些文件应经常保持其最新的有效版本。
对需要这些文件的部门或岗位应由行政人事部统一发放。
4.2顾客提供的样品和资料4.2.1顾客提供的样品和资料由技术人员负责审核、登记、保管和使用。
4.2.2在直接由顾客提供的样品和规范进行生产的区域，如果顾客的样品或规范注明要参考其他文件（如工艺卡、检验规则、作业指导书等）时，品管部应确保在加工场所提供文件的最新版本。
4.2.3在按照顾客提供的工艺规范进行生产的区域，品管部应：ａ）将技术标准／规范按本程序规定分发到需要的部门；ｂ）有关部门应按照该技术标准／规范进行生产和实施控制；ｃ）若顾客对技术标准／规范作出更改，技术人员应在３日内完成重新评审并修改或更换已发放的文件。
4.3本公司编制的技术文件4.3.1本公司编制的技术文件包括本公司工艺过程卡或文件、质量控制记录、作业指导书等。
4.3.2技术文件的编制和审批ａ）技术文件由技术人员负责编制；ｂ）当顾客要求时，在有关技术文件内应使用顾客规定的特殊性符号（或本公司规定的与之等效的符号）来标识。
ｃ）所有技术文件应由品管部经理审批。
4.3.3技术文件及图纸的复制与归档。
ａ）所有正式的技术文件必须归档；ｂ）技术文件归档时，应填写“归档文件清单”，由品管部保管；ｃ）正常生产所需的工艺过程卡按规定进行复制发放。
技术性文件和资料管理规定
中海电信有限公司管理规定文件名称：技术性文件和资料管理规定版本编号：TX/GD-04-10-02/C版本版次：2.00审核：批准：生效日期：2004年5月1日受控状态：分发号：1．目的为确保公司质量体系能有效地运行，特规定了技术性文件、资料的编写、登记、分类、编号、归档、发放、更改。
2．适用范围本规定适用于中海电信技术性文件、资料管理。
3.要求3.1.技术性文件编写要求应符合国际标准、国家标准、交通部标准、企业标准或根据项目要求制定标准。
3.2.通信业务技术文件和资料编写要求按《通信技术业务资料管理规定》进行。
3.3.技术性文件、资料的登记、借阅3.3.1.技术性文件、资料按类别登记，按受控和参考分别造册在《文件、资料总清单》上。
3.3.2.企划部对各单位及有关部室的技术文件、资料目录按归档年份或类别登记，统一造册在《文件、资料总清单》上。
3.3.3.科技图书参照图书馆《图书登记簿》登记或用一般登记簿登记，统一列出清单供借阅。
3.3.4.企划部每年将各单位及有关部室增加部分目录发给各单位及有关部室，各单位各有关部室在《文件、资料总清单》造册。
3.3.5.技术性文件、资料的借阅按《文件控制程序》执行。
3.4.分类3.4.1.技术资料分类参照《中国图书馆图书分类法》执行；各部门按工作性质可以自己定义分类法，对于自己定义分类法须制定规则表；分类法编码可取一至八位数。
3.4.2.技术文件资料分为产品类、修船类、通信类、基建工程类、科研技术类、综合类、引进仪器设备类。
3.4.3.企划部对各单位及有关科室的技术文件、资料目录按归档年份或类别分类。
3.5.编号3.5.1.技术性文件和资料状态分受控、参考二类。
3.5.2.受控技术性文件和资料编号格式由部门代号、受控类别代号、分类号、顺序号组成。
3.5.2.1.受控技术性文件和资料编号格式：X / X XXXXX XXX/X顺序号分类号受控类别代号部门代号3.5.2.3.受控类别代号：3.5.2.4.分类号：a. 按《中国图书馆图书分类法》分类；b. 各部门根据自己定义分类法分类；3.5.2.5.顺序号：a. 按受控类别代号顺序编号用：XXX/a。
(完整版)技术文件及档案资料管理制度
HB-JS/ZD-02技术文件及档案资料管理制度1总则1.1为了加强公司技术档案的管理，充分发挥技术档案在生产过程中的作用，依据《科学技术档案工作条例》、结合本公司实际工作的特点，特制定本规定。
1.2技术档案是公司生产经营中的重要组成部分，是公司在新技术、新产品、新设计、新工艺、新材料等技术研究、技术开发过程中形成的具有保存价值的，并按归档要求整理归档的（包括文字、图纸、图表、数据、计算机盘片、声像等）产品研制档案、专题技术档案等。
1.3技术档案是技术研究和生产活动的真实记录，公司必须实行集中统一管理，使之完整、准确、系统、安全和有效地开发利用。
1.4技术档案工作是公司经营管理工作的重要组成部分，是生产科研活动的重要环节，公司把技术档案工作纳入公司经营管理工作中，与工作紧密结合，实行生产与建档工作同步管理。
2技术档案归案制度2.1归档要求2.1.1各生产部门必须严格按要求的归档范围进行归档。
2.1.2各相关材料在立卷前应按照收发文簿或有关记录逐一核对，必须齐全、完整、准确、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。
2.1.3归档的文件材料必须经过系统整理，保证质量，做到分类科学保管期限划分准确、字迹清楚、装订整齐美观结实，不允许有金属物和用圆珠笔、铅笔、复写纸等书写（包括领导签字）。
2.1.4归档的文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应清点核对无误后履行签字手续，各存一份。
2.2归档时间2.2.1本年度形成的文件材料，由主管单位文书或各专业处室统一整理、立卷，于次年6月末前归档。
2.2.2临时机构所形成的文件材料由临时机构在任务结束后归档。
2.2.3重大技术改革方面的科技文件，在取得成果经项目负责人审定后３０天内归档。
2.2.4外购或内购设备的随机文件,在设备开箱当场验收后归档。
声像档案中，录像带归档要在形成年代的次年3月末前归档。
3技术档案收集工作制度3.1收集范围凡是本公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的技术文件材料、图纸照片、底片、带等各类载体的原始资料都应进行收集。
AN-DCC-QP-001《文件与资料管理程序》
质量体系程序文件文件编号：AN-DCC-QP-001分发号：文件与资料管理程序第A版，第0次修订制订日期：2014-5-20 实施日期：2014--中山市爱纳电器有限公司文件与资料管理程序文 件 变 更 记 录1. 目的本程序对与质量管理体系有关的管理性和产品技术性文件（包括相关外来文件）进行控制，旨在确保使用部门能及时得到正确、有效的文件。
2. 适用范围适用于与质量管理体系有关的管理性、产品技术性文件的控制。
3. 职责和权限3.1 总经理负责质量管理体系文件与制度的批准。
3.2 管理者代表负责质量管理体系文件的策划和审核，组织有关人员对文件的评审。
3.3 文控中心负责质量管理体系管理性文件及技术性文件的控制和管理。
3.4 其他部门负责本部门职责范围内文件及资料和记录的使用、收发和保存管制，以确保本部门文件及资料为最新有效，得到正确地使用和执行。
4. 术语和定义4.1 管制文件：为确保文件为最新有效，对文件制订、修改、作废、回收及发行皆须依规定执行并加以管制的文件。
4.2 非管制文件：仅供参考使用，不作为工作执行之依据，变更时无需回收不作管制之文件。
4.3 记录：是文件的特殊型态，是提供符合质量管理体系所要求及有效运作的证据。
4.4 资料：指非文件资料以及各类记录的通称。
4.5 技术资料：与图纸、标准、规格等相关的资料。
4.6 外来文件：指取自公司外部的法律法规、规范、标准、或客户提供的图面、规定等，被本公司用来作为质量管理体系流程中引用的标准，尤其是与产品要求有关的法律法规、国际国标文件、客户标准文件等。
5. 程序细则5.1文件的分类5.1.1文件分为以下几类：a. 管理性文件：质量手册、程序文件和有关管理制度、规定等（包括相关记录）；b. 技术资料：包括图纸、BOM表、产品规格书、工艺文件等；c. 外来文件：包括各类外来标准、法律法规及客户、供应商提供的技术资料等；d. 其他类文件：包括质量计划、管理方案、试行条例、通知等。
管理体系文件控制程序
管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。
3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。
技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。
0为版序号。
为修订序号。
B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。
C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。
技术资料管理方案
技术资料管理方案技术资料管理是指对企业内部所涉及到的各类技术文件和资料进行有效的整理、分类、存储、发布和更新的过程。
科学合理的技术资料管理方案可以帮助企业提高工作效率、降低成本、提高质量和保障安全。
本文将从以下几个方面介绍一个可行的技术资料管理方案。
一、建立完善的技术资料管理制度企业应建立起一套完善的技术资料管理制度，包括技术文件的编制、更新和发布流程、技术文件的分类与目录管理、技术文件的存档管理以及技术文件的安全保密等。
制度中应明确每个环节的具体责任人和操作流程，规范各部门之间的工作协作。
二、建立统一的技术文档管理平台三、建立健全的技术资料分类与目录管理体系企业应根据实际情况建立起一套科学合理的技术资料分类与目录管理体系。
该体系应能反映企业的组织结构和业务流程，并能与技术文档管理平台相结合。
技术资料的分类和目录应具备一定的层次结构，方便用户快速找到需要的技术文件。
同时，分类和目录的命名应规范一致，方便用户理解和使用。
四、建立定期的技术文件更新和发布机制技术文件是与企业生产经营活动密切相关的，因此，技术文件的及时更新和发布是很重要的。
企业应建立起定期更新和发布技术文件的机制，确保技术文件的时效性。
更新和发布的内容可以包括技术规范、工艺流程、设备操作手册等。
同时，企业也可以通过技术报告、培训材料等形式，将技术文件向员工传递，提高员工的技术水平。
五、建立科学的技术文件存档管理制度技术文件的存档管理是技术资料管理中的一个重要环节。
企业应建立一个科学的技术文件存档管理制度，确保技术文件的安全保存和防止文件丢失。
技术文件的存档管理应包括存档位置的选择、存档标识的规定、存档时间的确定等。
存档的方式可以是电子化存档和纸质存档相结合，根据实际需要选择合适的方式。
六、加强技术文件的保密与安全管理技术文件是企业的核心资产之一，涉及到企业的技术秘密和商业机密。
企业应加强技术文件的保密和安全管理，防止技术文件泄露或被恶意篡改。
GJB9001C图样及技术文件的归档及管理程序（含完整表单）
GJB9001C图样及技术文件的归档及管理程序（含完整表单）文件编号：Q/YC–P004–2013/A 0 归口管理：行政部图样及技术文件的归档及管理程序一、目的为规范图样和技术文件归档后的管理，制定本程序。
二、范围本程序适用于承制单位型号项目、预研课题、基础课题等在研制（究）过程中直接形成的具有保存价值的各种文字材料、图纸、图表、电子文件、声像材料以及其他不同载体、不同形式的成套技术文件资料。
三、职责(1)档案部门负责档案资料的收集、整理、登记、标识、编目、保管、统计和提供利用、鉴定、销毁、密级调整和现代化管理等工作，对各部门的文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作进行监督、检查和业务指导。
(2)归档的科技文件材料应符合有关编制规定和标准要求，应内容完整，字迹工整，图样清晰，签字手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。
声像材料应图像清晰，音质纯正，并附简要文字说明。
(3)科研管理部门应在下达工作计划任务的同时提出文件材料的归档要求，在检查计划任务进度的同时检查文件材料的形成、积累情况。
(4)凡文件材料未归档或归档质量不符合标准要求的，必须限期改正，经档案部门审查验收合格后，由档案部门出具验收合格证明，有关部门方可进行组织定型、鉴定。
(5)项目（课题）组在研制（究）过程中所形成的蓝图必须事先送到档案部门登记，待归档时将形成的所有蓝图及技术资料一并送档案部门登记处理。
(6)向外单位发送技术资料、图纸时，必须事先到档案部门办理“技术资料外发审批单”，并填写“技术资料发送单”，经批准后，由档案部门统一发送。
承办外发技术资料、图纸的科技人员，应将接收单位签字盖章后的“技术资料发送单”回执及时送档案部门归档。
四、工作程序1．档案材料的接收、验收(1)档案资料的接收，应履行交接手续。
档案形成与积累的有关部门负责人对归档的科技文件材料审核无误后，填写科技文件材料移交清单一式两份，经交接双方在移交清单上签字后，各自保存一份。
TM-007-技术文件和资料管理办法
TM-007
上海广合电子有限公司
技术文件和资料管理办法
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第A版
第0次修改
部经理批准后，资料室管理员凭《发放通知书》，加盖相应“制造用”、和“发放日期”章，发放技术文件和资料到相关部门。
3.3.1.4 修模用模具图样等技术文件和资料，由相关人员提出，在《技术文件、图样收发记录表》上签字领用。需进行加工的零件图样由相关工艺员在“备注”栏中签字确认接收。生产、检验用的技术文件和资料，非经常使用的，由生产部或品管部经理批准，相关人员到资料室办理借用手续；经常使用的，由技术部技术人员填写《发放通知书》经技术部经理批准后，资料室管理员凭《发放通知书》，加盖相应“生产用”、“检验用”和“发放日期”章，发放技术文件和资料到相关部门。
3.3.2外部提供的技术文件和资料
所有外部提供的技术文件和资料，仅允许技术部和模具部技术人员可以到资料室办理借用手续。其它部门借阅必须获得批准。
3.3.3所有借阅的文件必须有明确的归还时间；如到期后仍需继续使用的，需办理续借手续。
3.3.4有以下情况时，资料不于借用
3.3.4.1已经对其部门发放的技术图样（如确有需要，需原资料发入部门负责人签字同意）
3.3.1.2试制、外协、外购用产品图样等技术文件和资料，由技术部技术人员填写《图样及技术文件发放通知书》（以下简称《发放通知书》）经技术部经理批准后，资料室管理员凭《发放通知书》，加盖相应“试制用”、“外协用”、“外购用” 和“发放日期”章，发放技术文件和资料到相关部门。
3.3.1.3 制造用模具图样等技术文件和资料，由模具部文员填写《发放通知书》经模具
3.3.1.5 提供顾客批准用的技术文件和资料，由技术部技术人员填写《发放通知书》经技术部经理批准后，资料室管理员凭《发放通知书》，只盖“CWB上海广合电子有限公司技术文件”章和“发放日期”章，发放到技术部。
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1.目的
对公司的技术性文件及资料的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理和保管的控制，确保各场所使用有效版本的文件，并及时收回失效的文件。
2.范围
适用于公司所有技术文件与资料的过程控制，公司技术文件和资料的类别详见公司《技术文件分类办法》
3.职责
3.1 设计部为《技术文件和资料管理控制程序》的归口责任部门，负责确保各部门使用的技术文件都得到审核与批准；确保各部门目前使用的技术文件均为最新版的文件；确保所有过期失效技术文件都及时销毁。
3.2 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门为公司技术文件管理责任部门。
3.3 商务、工程、设计、采购、制造、保障、质量等部门按照公司《技术文件分类办法》，负责本部门内技术文件的接受、编制、分类、标识、审核、发放、使用、变更、借用、回收、废止、处理及保存等管理工作。
3.4公司技术文件分为受控技术文件和非受控技术文件;受控技术文件的目录由各技术文件管理责任部门提出，受控技术文件由各技术文件管理责任部门编制、审核后经公司总经理批准后生效，各技术文件管理责任部门和质量部进行存档，技术文件管理责任部门分发至公司各职责部门。
3.5人事行政部负责公司信息系统的计算机软件和数据文件的控制和管理。
4.名词解释
无
6.1 技术文件和资料的分类与受控范围
6.1.1 技术文件和资料的分类；
6.1.1.1 技术文件与资料按其来源分为外来技术文件和内部技术文件。
6.1.1.2 技术文件与资料按其内容分为:国家标准、行业标准、外来厂家标准和电子文档数据资料等。
6.1.2 本公司的技术性文件和资料均应列入技术文件和资料分类汇总表予以受控。
6.1.3 纳入技术文件和资料分类汇总表的下发文件和资料均应有相应的状态标识。
6.2 技术文件编制要求
6.2.1 各技术文件管理责任部门根据公司和部门实际需要，由各管理责任部门负责落实相应责任人编制相应的
技术文件；
6.2.2 技术文件编制人员应按有关标准或顾客要求编制或修改相应的技术要求文件；
6.2.3 形成的技术文件应与公司文件规范保持协调统一、正确完整；
6.2.5 技术文件编制人员在完成了技术文件的编制后，应按规定进行审批。
6.2.6 所有电子技术文件需进行发放时，由各责任管理部负责确定电子技术文件的发放范围，以确保资料的完
整性及保密性。
6.3 技术文件和的审核批准
6.3.1技术文件管理责任部门对接受的外来技术文件和部门制定的技术文件进行评审。
6.3.2公司副总经理对技术文件进行审核，审核后的技术文件有总经理批准后发布实施。
6.3.3 经批准发布的技术文件交各管理责任部门文档员归档，并纳入技术文件和资料记录清单。
受控文件需至
质量部存档和备案。
6.4 发放技术文件和资料
6.4.1 对于技术文件和资料的发放规定如下：
各管理责任部门文档员按发放范围，复制经批准发布的技术文件，并进行编号、标注相应的受控标识并下发相关的使用部门。
6.4.2 技术文件发放要做好登记，并由领用人签字。
6.4.3 若所发放的技术文件资料为更改后的版本，应先回收旧版本再发放新版本。
6.4.4 外发技术文件和资料由工程部填写技术文件发放申请单，经文档员核实后打印移交明细及图纸，由工程
部负责接收并将完整的资料移交客户并做好相关交接记录。
6.5 技术文件和资料的使用与存档
对于技术文件和资料的使用，各使用部门应该严格按照程序执行，对于保存，应建立相应的文件资料清单，使其处于受控状态。
6.6 周期性地监控记录及其保存地点—检查技术文件和资料记录的清单：
6.6.1 存档和索引方法可作为记录清单或工作指导的一部分进行记录。
索引：记录的索引可以是由一系列编号、年或月的字母表示。
建议使用索引记录。
存档：记录需要用一个连续的并使文件资料便于查找的索引方法来存档。
记录的标识：每一个技术文件和资料记录都需要以其名称或件号来标识。
6.6.2 存储的技术文件和资料记录应便于查找。
在约定时间内，顾客或其代理人应能根据协议获取技术文件和
资料。
作废的技术文件和资料应及时销毁，防止重建，除非由于正在进行诉讼或专门指令的政府调查导致保留期限的搁置。
定期检查保存地点的环境及状态，以保证记录的安全性和有效性。
6.6.3 技术文件和资料的销毁方法必须能防止重建。
技术文件和资料必须注明处理的方法。
如果技术文件和资
料被送到其它储存地点，原地点仍需负责在保存期结束时将其销毁。
6.6.4 所有由法定、VDA6.4 标准和应客户要求保存的技术文件和资料必须随着工作地点的转移而转移，并保
存到规定期限。
7.引用文件
《技术文件分类方法》
《文件和表单编号说明》
《特殊特性管理规定》
8.质量记录
《部门技术文件清单》
《技术文件发放签收表》
《技术文件和资料记录清单》
《审批后的技术文件或变更的技术文件清单》。