公文主题词标引基础知识
如何做好公文处理中的主题词标引
如何做好公文处理中的主题词标引公文的主习题词是适应机关办公自动化、公文处理标准化的需要，从公文题目选取转换出来的，能反映公文主习题概念的词或词组。
公文主习题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主习题词表》。
此外，各地区和各行业都结合本身公文处理实际，制订了各自的主习题词表。
我们水利部黄河水利委员会公文处理的主习题词标引，使用《黄河水利委员会公文主习题词表》。
一、主习题词标引程序三步走第一步：审读文件，分析主习题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。
一般来说，审读文件题目，进行主习题词标引是文秘人员常用的方法。
如文件题目能概括公文的主要内容，就从题目入手分析主习题。
否则，就要从公文的内容入手进行主习题分析。
其次分析主习题。
首先看一篇公文题目是单一型的主习题还是多个主习题。
单主习题标引时用多个表达同一概念主习题词，多主习题用分组的多个主习题词分别表达各自的主习题概念。
分析主习题重点是主习题构造分析。
即分析主习题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。
《黄河水利委员会公文主习题词表》将主习题构造次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。
1 / 3第二步：提炼、转换主习题概念。
经过分析主习题类型和主习题构造后，就掌握了一份文件的全部主习题概念。
对这些主习题概念，其实不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。
要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主习题概念，舍弃一般的主习题概念。
对提炼出的公文真正具有检索意义的主习题概念，查公文主习题词表将其准确、标准、科学地转换成主习题词。
查表取词的主要途径：( 1 )直接查字顺表，适用于析出的主习题概念与主习题词表的词一致或接近。
可以用拼音、也可用部首来查。
( 2 )查范畴索引。
主要适用两种情况，一是公文主要内容集中于某一范畴，为提高标引效率，可先查范畴索引;二是主习题概念一时找不到适宜的词，但范畴比较明确，也可查范畴索引。
主题词标引
关于主题词标引一、什么叫主题词、主题词表和检索语言(一)主题词。
主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。
主题词分正式主题词和非正式主题词。
正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。
（二)主题词表。
主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。
（三)《公文主题词表》。
《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。
它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。
（四)检索语言。
检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。
检索语言又分为分类语言和主题语言。
分类语言是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。
主题语言是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。
二、为什么要标引公文主题词(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。
信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。
主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。
(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。
办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。
办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。
(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。
档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。
办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。
(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。
三、《公文主题词表》的体系结构《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。
怎样确定公文主题词
怎样确定公文主题词（一）(公文主题词是公文格式的一个重要内容，是一份完整公文不可或缺的主要组成部分。
但在当前的实际工作中，有不少机关文秘工作人员对其的使用方法等大都存在一知半解的问题和现象，在具体使用中很难做到标注的规范化、科学化，下面介绍几点具体知识。
一、首先要明了标注公文主题词目的和特点公文主题词是随着办公现代化的发展需要而产生的，党政机关已在上世纪80年代开始在公文上标注主题词，现已走上制度化、规范化的固定路子。
大家首先要明白，使用主题词的主要目的是以便用计算机来检索和管理公文。
就其定义而言，它是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。
由此，我们可以看出它具有以下几个特点：（一）它是一个历史产物，是随着计算机在办公系统中被广泛运用而产生的。
（二）它具有鲜明的目的性，即确切表达出公文的主题。
（三）它具有规范性，党的机关和国家行政机关的公文处理办法都有规范的《主题词表》供作者使用和参考，其他机关和事业单位也大都有符合自己工作特点的公文《主题词表》。
（四）它对主题词的词性有明确限定性，即名词或名词性词组。
二、其次要明了编制主题词的原则与做法就党的机关公文和行政机关公文而言，由于二者分属不同的系统，因此二者既有联系又有区别，在具体执行标准上有着各自的不同规定。
目前，党的机关编制《主题词表》共分19类、5116个主题词，主题标引分高层次和低层次两级；国家行政机关颁布的《主题词表》共分15类、1049个主题词，主题标引分固定码区和自由码区；高层次标引与固定码区标引，低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《主题词表》中的词，后两者的含义都是指选用《主题词表》以外的词。
党的公文处理条例和国家行政机关公文处理条例都明确规定，上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。
根据这一规定，任何一个单位在上报文件时，除了参照自身的《公文主题词表》外，更要按照上级机关的《主题词表》来标注主题词；如果下发文件就要使用自身的《主题词表》。
公文基础知识考点
公文基础知识考点
（原创版）
目录
1.公文的定义与分类
2.公文的格式与结构
3.公文的行文规则
4.公文的处理与归档
正文
一、公文的定义与分类
公文，是指国家机关、社会团体、企事业单位用来处理公共事务的一类文书。
公文具有法定效力和规范体式，是信息传递、决策实施和监督检查的重要工具。
根据不同的分类标准，公文可以分为行政公文、党务公文、军事公文、企业公文等。
二、公文的格式与结构
公文的格式是指公文的外部组织形式，包括公文的版面设计、字体、字号、行间距、页边距等。
公文的结构是指公文的内容组织，通常包括标题、正文、落款（签发单位及日期）等部分。
不同类型的公文在格式和结构上可能存在差异，但总体上遵循一定的规范。
三、公文的行文规则
公文的行文规则是指在撰写公文时需要遵循的语法、修辞、逻辑等方面的规范。
主要包括以下几点：
1.公文语言要准确、简练、朴实。
2.公文内容要符合国家法律法规和政策。
3.公文结构要完整、严谨、条理清晰。
4.公文格式要规范、美观、便于阅读。
四、公文的处理与归档
公文的处理是指从公文的起草、审核、签发、传递、办理到归档等环节的全过程。
公文的归档是指将办理完毕的公文整理、分类、编号、入库，以便日后查阅。
公文的处理与归档是保证公文质量、提高公文办理效率的重要环节。
总之，掌握公文基础知识对于从事公共事务的工作人员具有重要意义。
公文基础知识考点
公文基础知识考点一、公文的概念和分类公文是指由政府机关、事业单位、团体组织等依法制作和发布的文件。
公文是组织机关履行职责、管理工作的重要工具，是信息传递、决策执行的重要方式。
根据用途和形式的不同，公文可以分为行政公文、党政公文、党内公文等。
1. 行政公文行政公文是指由国家行政机关或地方各级行政机关制作和发布的文件，用于处理行政事务。
行政公文包括通知、命令、决定、批复等形式。
2. 党政公文党政公文是指由中国共产党组织或国家机关制作和发布的文件。
党政公文包括中央文件、地方文件以及党内文件等形式。
3. 公共机构内部文件除了上述两类常见的公文外，还有一些特殊类型的公共机构内部文件，如企事业单位内部规章制度、团体组织内部决议等。
二、基本写作要素1. 标题标题应简明扼要地反映文章内容，并能吸引读者注意。
标题一般采用黑体、居中格式，字号适中。
2. 标题附注标题附注是对标题的进一步解释和补充，可以在正文前加以说明。
标题附注一般采用宋体、居左格式，字号稍小。
3. 编制单位编制单位是指公文的制作机构，应置于标题附注下方。
编制单位一般采用宋体、居左格式，字号适中。
4. 正文正文是公文内容的核心部分，应按照事实逻辑和条理清晰的原则进行组织。
正文一般采用宋体、居左格式，字号适中。
5. 典型格式要求公文还需要符合典型的格式要求，如页边距、行间距、字体大小等。
这些要求可根据具体情况进行调整。
三、写作技巧和注意事项1. 简明扼要公文写作应力求简明扼要，避免冗长废话。
句子应简洁明了，语言通顺流畅。
2. 条理清晰公文内容应按照逻辑顺序进行组织，并使用标题、段落等方式使结构清晰可读。
3. 注意事项•注意使用正确的词语和术语，避免使用含糊不清或歧义的表达方式。
•注意格式规范，如标点符号、大小写、缩进等要求。
•注意审慎使用修饰词和修辞手法，避免造成误导或歧义。
四、公文写作流程1. 确定公文种类和目的首先需要明确所要撰写的公文种类和目的，确定是行政公文、党政公文还是其他类型的内部文件。
公文主题词标注方法
公文主题词标注方法一、什么是公文主题词进入20世纪80年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。
为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。
主题词又叫关键词。
它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
它是办公现代化的产物。
主题词分正式主题词和非正式主题词,正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。
二、为什么要标引公文主题词(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。
信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。
主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。
(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。
办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。
办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。
(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。
档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。
办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。
(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。
三、怎样标引公文主题词（一）主题词标引程序“三步”走第一步：审读文件，分析主题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。
一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。
如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。
否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。
主题类型分为单主题和多主题两种。
单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。
多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。
单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。
公文基础知识
公文基础知识公文是机关、团体、企事业单位在行政管理活动中使用的具有特定格式和作用的文书。
它具有权威性、规范性和正式性的特点，是组织内部和外部沟通的重要工具。
公文的基础知识包括公文的种类、格式、写作要求和处理流程等。
公文的种类繁多，根据其内容和用途，可以大致分为以下几类：1. 通知：用于传达上级指示、部署工作或告知有关事项。
2. 通报：用于表彰先进、批评错误或传达重要信息。
3. 请示：用于向上级机关请求指示、批准或答复。
4. 报告：用于汇报工作、反映情况或提出建议。
5. 决定：用于对某项工作或问题作出决策。
6. 命令：用于发布执行性强的指令。
7. 批复：用于对下级机关的请示、报告等作出答复。
8. 纪要：用于记录会议讨论情况和决定事项。
公文的格式通常包括以下几个部分：1. 2. 发文字号：位于标题下方，用于标识公文的唯一性。
3. 主送机关：指明公文的主要接收对象。
4. 正文：是公文的核心部分，包括引言、主体和结尾。
5. 附件：如有需要，可附上相关文件或材料。
6. 签发人：公文的签发者，通常为单位负责人。
7. 成文日期：公文的签发日期。
8. 印章：公文的正式生效标志。
公文的写作要求严谨、规范，具体包括：1. 语言准确：使用规范的书面语言，避免使用口语化或模糊不清的表达。
2. 结构清晰：按照一定的逻辑顺序组织内容，使公文条理分明。
3. 格式规范：严格遵守公文的格式要求，确保公文的正式性和权威性。
4. 内容完整：确保公文内容全面、准确，不遗漏关键信息。
5. 表达简洁：尽量使用简洁明了的语言，避免冗长和啰嗦。
公文的处理流程一般包括：1. 起草：由相关工作人员根据需要起草公文。
2. 审核：由上级或专门人员对公文内容进行审核，确保无误。
3. 签发：由单位负责人或授权人签字盖章，使公文正式生效。
4. 印发：将公文正式打印、装订，并分发给相关单位或个人。
5. 归档：将公文妥善保存，以备日后查阅。
掌握公文的基础知识，对于提高工作效率和确保信息准确传达具有重要意义。
公文中主题词的用法
公文中主题词的用法公文是一种正式的书面文件，用于传达政府、组织或机构的信息、决策或指示。
在公文中使用主题词是非常重要的，因为它们可以帮助读者快速了解文档的内容和目的。
以下是关于公文中主题词的用法的一篇2000字的文章。
公文中主题词的用法引言：公文是组织和机构传达信息、决策和指示的一种重要方式。
为了让读者快速了解文档的内容和目的，使用主题词是非常必要的。
本文将介绍主题词在公文中的用法以及它们的重要性。
一、主题词的定义主题词是公文中用来描述文档主题和内容的关键词或短语。
它们通常出现在公文的标题、摘要或主题段落中。
主题词的目的是为了帮助读者快速了解文档的主题，以及是否与其所关心的问题相关。
二、主题词的用途1. 提供文档概述：主题词可以帮助读者快速了解文档的主题和内容。
通过阅读主题词，读者可以迅速判断文档是否与他们的需求相关，从而省时省力。
2. 优化搜索体验：在电子文档中，使用主题词可以帮助用户在文档库中进行更快速、准确的搜索。
当用户输入一个主题词时，系统会自动筛选出与该主题相关的文档，从而提供更好的搜索体验。
3. 组织文档结构：主题词可以帮助作者和编写人员组织文档的结构和内容。
通过在文档中使用主题词，作者可以更好地组织思路，使得文档的逻辑更加清晰，并且更容易阅读和理解。
4. 加强沟通效果：使用主题词还可以增强公文的沟通效果。
通过在公文中使用主题词，读者可以更容易理解文档的目的和内容，从而更好地与作者进行交流和沟通。
三、主题词的选择和使用1. 确定关键词：在选择主题词之前，作者需要先确定文档的核心主题和关键内容。
关键词通常是与文档内容紧密相关的词汇，能够准确描述文档要传达的信息和目的。
2. 使用与读者相关的词汇：为了让读者更容易理解和理解文档，作者应该使用与读者相关的词汇和短语。
这样可以帮助读者更好地理解文档的主题和内容，并更好地将其应用于实际工作中。
3. 注意主题词的精确性：选择主题词时，需要确保其准确性和精确性。
公文基础知识
公文基础知识公文标题由发文机关名称、事由和文种组成，应当准确、扼要概括公文的主要内容。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题一般用2号小标宋字体，编排于红色分隔线下空2行的位置，分一行或多行居中排布。
主送机关应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，其中使用简称要规范、准确。
公文正文是公文的主体和核心所在，用来表述公文的内容，公文首页须显示正文。
公文附件是正文内容的组成部分，与正文具有同等效力。
发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称，特殊情况如议案、命令（令）等文种需要由机关负责人署名的，应当写明职务。
单一机关行文时，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中编排。
公文的抄送机关应按机关性质和隶属关系确定排列顺序，依照先上级、再平级、后下级的次序。
抄送机关应在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，使用4号仿宋体字。
抄送机关名称应在“抄送”二字后加全角冒号，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
1. 抄送机关和主送机关：在公文中，抄送机关和主送机关是非常重要的，它们可以让公文传达到更多的人员和部门。
如果需要把主送机关移至版记，只需要将抄送二字改为主送，然后将主送机关置于抄送机关上方，不需要加分隔线。
2. 印发机关和印发日期：印发机关是指负责公文印制的部门，通常是发文机关的办公室或文秘部门。
如果发文机关没有专门的办公室，则发文机关也可以充当印发机关。
印发机关和印发日期应该使用4号仿宋体字，编排在末条分隔线上方，印发机关左空一字，印发日期右空一字，使用阿拉伯数字标注年、月、日，年份应该标注全称，月、日不需要编虚位（即不需要编写01），后面加上“印发”二字。
如果版记中还有其他要素，则需要使用细分隔线将其与印发机关和印发日期分开。
3. 页码：页码通常使用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距离版心下边缘7mm。
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公文主题词的标引主要依据是由国务院办公厅秘书局制定的《国务院公文主题词表》。
此外，各地区和各行业都结合自身公文处理实际，制订了各自的主题词表。
我们水利部黄河水利委员会公文处理的主题词标引，使用《黄河水利委员会公文主题词表》。
一、主题词标引程序"三步"走第一步：审读文件，分析主题。
首先通读公文，了解公文的主要内容和发文意图。
一般来说，审读文件标题，进行主题词标引是文秘人员常用的方法。
如文件标题能概括公文的主要内容，就从标题入手分析主题。
否则，就要从公文的内容入手进行主题分析。
其次分析主题。
首先看一篇公文标题是单一型的主题还是多个主题。
单主题标引时用多个表达同一概念主题词，多主题用分组的多个主题词分别表达各自的主题概念。
分析主题重点是主题结构分析。
即分析主题里面的主要成分和次要成分以及它们之间的关系。
《黄河水利委员会公文主题词表》将主题结构次序分为主体因素、通用因素、空间因素、文种因素五类。
第二步：提炼、转换主题概念。
经过分析主题类型和主题结构后，就掌握了一份文件的全部主题概念。
对这些主题概念，并不完全需要标引出来，而应当去粗取精，有所取舍。
要提炼标引那些最重要的、专指性最强的主题概念，舍弃一般的主题概念。
对提炼出的公文真正具有检索意义的主题概念，查公文主题词表将其准确、规范、科学地转换成主题词。
查表取词的主要途径：（。
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公文主题词标引基础知识一、什么叫主题词、主题词表和检索语言。
(一)主题词。
主题词也称叙词，是一些以概念为基础的，规范化的，具有组配性能，并可显示词间语义关系的词和词组。
主题词分正式主题词和非正式主题词。
正式主题词用来标引和检索文献，非正式主题词是查找正式主题词的引导词。
(二)主题词表。
主题词表也称叙词表，是指由自然语言中优选出来的语义相关、族性相关的名词术语按字顺排列所组成的一种规范化的动态词典。
(三)《公文主题词表》。
《公文主题词表》是用于公文主题标引与检索的主题词表。
它是适应机关办公自动化，尤其是计算机数据处理的需要，为党政机关公文主题标引与检索而编制的一部术语控制工具。
(四)检索语言。
检索语言是根据人们检索工作的需要而创造的一种人工语言，它是存储、查找文献的共同依据，也叫标引语言。
检索语言又分为分类语言和主题语言。
分类语言的概念。
是指以阿拉伯数字或以拉丁字母和数字混合作为类目标识符号，以基本类目作为词汇，以类目的从属关系表达复杂概念的一类检索语言。
主题语言的概念。
是以直接论述的事物、对象为依据，以自然语言为基本词汇，以概念之间的逻辑关系作为构词法的一类检索语言。
二、为什么要标引公文主题词。
(一)标引公文主题词有利于建立先进的公文检索体系，辅助领导同志决策。
信息量的增加，数据量的增大，单纯的分类检索方法难以满足人们对多主题文件查找的要求。
主题检索方法弥补了分类检索方法的不足，检索更自由，查找跨度更大。
(二)标引公文主题词是建立机关办公自动化检索系统的前提条件。
办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。
办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题的文件。
(三)标引主题词是实现公文管理现代化的基础。
档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、专题目录等手工检索工具。
办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。
(四)对提高秘书工作人员业务素质有重要作用。
三、《公文主题词表》的体系结构。
《公文主题词表》由范畴表、字顺表、附表三大部分组成。
1、范畴表。
范畴表又称分类表，它根据公文的主要内容和职能部门的分工划分若干范畴，将字顺表中所列款目词按词义归入有关类目，满足按类查词和按族性检索的要求。
范畴表设两级类目，一级类目19个，用一个汉语拼音字母标识。
二级类目70个，用两个拼音字母标识。
2、字顺表。
字顺表由正式主题词与非正式主题词款目(词单元)、款目词的汉语拼音、范畴号和词的参照关系四部分组成，个别词还有注释。
①汉语拼音。
注上汉语拼音主要是便于按音排序和按音查词。
②款目词。
款目词单元按汉语拼音字顺规定的同音同调同形排列，起排列和查找作用。
③范畴号。
范畴号即每个款目词所属的分类范畴编号。
这是字顺表与范畴表联系的渠道，通过范畴号可以在范畴表中查找与该主题词同属一个类别的相关主题词。
④参照关系。
参照关系有等同关系、属分关系和相关关系三种。
等同关系指两个以上概念相同或相近的主题词之间的关系，也叫用代关系，用“Y”表示正式主题词，用"D"表示非正式主题词；。
属分关系指概念上具有隶属关系的主题词之间的关系。
不同隶属关系主题词分别用“F”、“S”、“．”、“．．”和“Z”表示。
“F”是下位词指引符，该词之后的主题词为下位词，用“．”、“．．”表示，黑点多少表示词的等级，黑点越多表示该词越专指；“S”是上位词指引符；“Z”是族首词指引符，同时带有“*”号。
相关关系指主题词之间具有的交叉、对立、矛盾、对应等相互参照的关系，用C表示。
3、附表。
附表有三个，内容为：组织机构名称表；中国地区名称表；世界各国和地区名称表。
附表中的主题词与字顺表中的主题词具有同等效力。
四、怎样标引公文主题词。
(一)公文主题分析。
1、审读文件，了解主题。
审读文件的重点。
2、分析主题类型，确定主题概念。
主题类型分为单主题和多主题两种。
单主题是指一份公文所研究和论述的只有一个对象或问题。
多主题是指一份公文所研究和论述的主题对象不只一个，而是两个或者更多，而且都是并列的独立主题。
3、分析主题结构，确定主题因素。
主题因素分为主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文献类型因素五部分。
主体因素是指公文论述的主题中的关键性概念，它是公文主题的主要成分，其他主题因素都附属于这个主体因素；通用因素是构成主题的一些通用概念，它说明主体因素的动态和趋势。
通用概念没有专指性也没有独立检索价值，不宜单独使用；位置因素是表明主体因素所处的位置和范围，文件规定适用的地区、位置和对象。
位置因素包括国家名称、地区名称和组织机构名称；时间因素是从时间上对主体因素进行限定，把主题对象放在特定的时间范围之内。
时间因素包括年代、时代、朝代、期限等；文献类型因素包括文献种类、公文文种、文件名称编号等。
(二)查表选词，转换主题概念。
通过查找主题词表进行主题概念转换时，必须采用词表上规范化的主题词。
转换主题概念主要有两种形式：一是直接转换。
二是间接转换。
(三)主题词组配标引。
组配，就是用两个或两个以上主题词构成逻辑关系组合以表达一个专指概念的一种方式。
它以词间语法关系和逻辑关系为基础，只有相容关系的概念词才可以组配，而且，不是字面上的组配，决定的因素是逻辑关系。
组配标引有概念交叉组配、概念限定组配、上位词或下位词组配。
应优先考虑交叉组配和限定组配。
交叉组配是指两个组配的概念之间具有交叉关系，两个概念的外延有一部分重合。
限定组配是以概念的限定为基础，由属概念过渡到种概念的组配。
(四)直接上位词标引和靠词标引。
上位词标引要求两个概念之间具有属分关系。
靠词标引要求两个概念必须是同一范畴、同一属性。
无论是直接上位词标引或是靠词标引，都不能越级标引。
(五)自由词标引。
自由词标引是用未经规范化处理的自然语言表述公文主题概念，并作为表达公文主题概念的检索标识。
自由词标引范围：一是某些主题概念虽然可以采用组配标引或上位词标引，但使用频率较高；二是新出现的主题概念，包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；三是人物、时间和年代称号；四是地区、组织机构名称。
自由词标引应遵守的规则：一是应认真地查找词表，确实没有合适的专指的主题词，才进行自由词标引。
二是可选用其他词表以及权威性参考书、工具书上的词。
三是所选的词必须具有较强的检索功能和组配功能，具有实用性，能检索，能组配。
四是应尽可能做到词形简单、概念明确。
五是在标出自由词的同时相应标出它的上位主题词(或类别词)。
六是在自由词后标上“△”符号，并适时将新词登记在主题词表上。
选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作"△"标记。
五、标引工作中一些具体问题。
(一)主题词的排列。
反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文部分(分述)内容的主题词在后。
在单主题公文中，反映中心内容的主题词在前，反映其他方面的主题词在后；在多主题公文中，反映公文整体(概述)内容的主题词在前，反映公文其他内容的各主题词按出现的先后次序排列。
作为自由词标引的地名(组织机构名)、时间、人名等，应置于表现公文内容的主题词后面，置于表现公文形式的主题词前面。
同时出现在同一公文中，则按地名(组织机构名)、时间、人名的顺序排列。
(二)文种的标引。
文种作为正式主题词，标在所有主题词的最末位。
在转(印)发类型通知中，被转(印)发的公文的文种可不作为主题词标引。
但如果被转(印)发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。
(三)标点符号的标引。
公文主题词一般不应出现标点符号。
在《公文主题词表》中带有标点符号的正式主题词，应予保留。
因为这些标点符号有特殊功能，删去后容易引发歧义。
自由词标引时一般不要带标点符号。
浅谈公文主题词的制作-----------------------------------------------------------------进入20世纪卯年代，计算机技术在办公领域得到普遍应用，推动了各类机关办公的现代化。
为了适应办公现代化的要求，便于计算机检索和公文的管理，公文“主题词”应运而生。
国务院办公厅于994年4月23日以国办秘函［1994］157号文件发布了（国务院公文主题词表），废止了1988年12月修订的主题词表，并公布了（国务院公文主题词表）使用说明，初步规范了公文主题词的制作和使用。
但由于主题词表的使用从上至下没有实施细则，加之主题词的应用、制作在不断完善、规范的过程之中，故，在各级公文主题词应用和制作中出现很多问题，笔者归纳为五大问题。
一是前题后移。
出现这一问题多是因为不了解也没掌握主题词的体系结构，不清楚主题词的作用和意义，只是盲目跟随使用主题词，把标题完整地搬移到后面作主题词的词目而用。
如：（关于成立XX市电子游戏专项治理工作领导小组的通知》主题词是这样标引的：“机构设置电子游戏专项治理工作领导小组面通知”，而正确的主题词应拟制为：“机构电子游戏面管理领导小组通知”。
二是类别不分。
这有三种情况：①类别判断不准。
如（关于成立XX市生产救灾领导小组的通知》的主题词标注是：“民政救灾领导小组通知”，其类别词使用“民政”词目不准，而应使用“机构”词目。
②把区域词当作类别词使用。
如某市下发的（关于做好商品流通工作的通知》主题词“贸易商品流通通知”中，就把“贸易”这一区域词作为类别词使用了，这里正确的主题词标引应是“商业商品流通通知”。
③用类属词取代类别词。
如（X x省人民政府关于2001年重点工作的安排意贴的主题词“政府重点工作意见”，这里缺少类别词“综合”，而错误地用类属词目“政府”代之，正确的主题词应是”综合政府重点工作意见”。
三是词目过多。
主题词的标引要求：一份文件，除类别词外，最多不超过5个主题词目，但有的竟达6个以上。
四是生造词目。
主题词的词目选用既要能全面、真实地反映一份公文的主要内容，又不能超出正在执行的本级以上的主题词表范围，更不能乱造、生造词目。
尽管向下行文时，当在主题词表中找不到合适词目时，虽然可自定能反映公文主题的词目，但一定要在自定词目后记以“凸”符号标明。
如：（关于分解落实（政府工作报告）提出的2001年主要任务的通知》的主题词是这样标引的：“政府工作任务落实通知”，其中“任务”、“落实”这两个词目在（XX省政府主题词表》中找不到，又没在两个词目后加注“凸”符号，就属生造词目。
正确的拟定应是：“综合政府工作分工通知”。
目前一般的省、市、县都比照（国务院公文主题词表）制定了各自适用的主题词表，制作主题词时应该严格执行，不可生造，否则就会造成新的混乱，失去主题词应有的作用和意义。
五是置放错位。
主题词的使用，目的之一是方便公文检索。