会议的组织程序会前的准备工作
详解会议准备工作的12道流程
详解会议准备工作的12道流程（一）拟定会议工作方案。
一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
（二）选定、安排议题。
会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。
大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。
日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。
安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者个别领导同志可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是党的会议同政府的会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排，保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。
（三）拟定会议议程、日程和程序。
议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。
用简练文字逐项写出即可。
日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。
程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。
程序可繁可简，可粗可细。
议程、日程应当事先发给与会人员，有的代表大会还应提出交大会主席团通过后才能生效。
程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。
（四）准备会议文件、报告。
日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。
会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。
（五）提出与会人员名单。
会议筹备工作
会议筹备工作会议是组织和协调工作的重要方式，会议的顺利进行离不开精心筹备和组织。
本文将从会议前、会议中和会议后三个方面介绍会议筹备工作，帮助您更好地组织和管理会议。
一、会议前的筹备工作1. 确定会议目标和议题：在筹备会议之前，首先要明确会议的目标和议题。
明确会议的目标可以帮助各方在会议中更好地理解和达成共识。
确认议题可以确保会议内容紧凑、有针对性。
2. 制定会议议程：会议议程是会议顺利进行的基础。
制定议程时，应根据会议的目标和议题，将各项事务安排得井井有条，确保各项议题能够有序进行。
3. 定期沟通与协调：与会议相关的各方应建立定期的沟通与协调机制，确保各项准备工作的进展顺利，及时解决可能出现的问题。
这包括与会议主持人、演讲人、参会人员等的沟通。
4. 确定会议时间和地点：确定会议时间和地点是会议筹备的基本工作。
会议时间应尽量避免与重要活动冲突，确保主要参会人员能够参加。
会议地点应根据参会人员的数量和会议规模来选择，并保证场地设施符合会议需求。
二、会议中的筹备工作1. 提前进行会议布置：会议临时布置主要包括准备会议室、摆放桌椅、准备饮品和茶水等。
确保会议场地整洁、舒适，并为参会人员提供良好的环境。
2. 确保会议设备正常运行：会议设备的正常运行对于会议的顺利进行至关重要，包括投影仪、音响、电脑等设备。
在会议开始之前，应提前进行设备测试和调整，确保其正常运行。
3. 确认参会人员到场情况：在会议开始之前，应确认参会人员的到场情况，尽可能提前了解是否有人因故未能到场，以便及时进行调整。
4. 登记参会人员和签到：在会议开始之前，应设立签到处并登记参会人员的到场情况。
这有助于收集参会人员的信息，并为后续工作提供依据。
三、会议后的筹备工作1. 会议记录整理和归档：会议结束后，应及时整理会议记录，包括会议纪要、议题讨论结果等。
这有助于对会议内容进行回顾和总结，并为下一步工作提供参考。
2. 反馈和评估：会议结束后，可以向参会人员索取会议反馈，了解会议的效果和不足之处，并据此进行调整和改进。
会议的准备工作
会议的准备工作第一篇：会议的准备工作会议的准备工作一般的说，准备工作包括以下内容：⑴拟定会议工作方案；⑵选定会议议题；⑶拟定会议议程、日程、程序；⑷准备会议文件；⑸确定出席、列席会议人员；⑹与会人员编组；⑺选定、布置会场；⑻排列座次；⑼制作分发证件；⑽发会议通知；⑾制定会议须知；⑿负责会议报到；⒀会议秘书机构的置设及分工；⒁申请会议经费。
一、会议工作方案：包括会议名称，会议内容，会期，会议的规模，日程、议程，会议的开法，会议的组织领导，宣传报道，会议文件准备，经费预算，食宿安排，保卫和保密工作等。
二、会议的议题：就是会议需要研究解决的问题，是会议的主题和灵魂，其他准备工作都要围绕议题来进行。
有的会议议题就是一个，有的一个会议有几个议题，如县委常委会，讨论职工下岗再就业问题，大学生的分配问题，财政问题。
会议的议题要和会议的内容相适应，如县委常委会讨论的问题，就是在全县有指导意义和带有全局性的问题，那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题，不要拿到常委会议上解决。
党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别，党委会议讨论的问题多是政治问题、干部工作、党的建设及重大经济工作。
具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。
三、会议议程：是会议解决问题的概括安排。
会议日程：是指在一段时间内会议进程的具体安排，它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。
会议日程一般用日程表来表达。
会议程序：是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。
会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用，不需要发给与会者。
会议文件的准备：在会议准备工作中，起草好会议文件是最重要的准备工作，花费的时间最长，投入的精力最多。
文件的质量往往决定会议的质量，传达贯彻会议精神主要传达会议文件。
会议的文件往往比较多，有主要文件、参考文件、阅读文件。
一般说来，领导讲话和工作报告是主要文件，要下大功夫写好。
关于会议文件如何写，这里不能详细讲了，有几个同志专门讲这个问题。
会议准备工作流程
会议筹办工作流程一、引言会议是组织内部沟通和决策的重要方式，为了保证会议的高效进行，提前进行充分的筹办工作是分外必要的。
本文将详尽介绍一般会议筹办的工作流程，援助读者更好地组织和打算会议。
二、确定会议目标和主题每一场会议都应该有明晰的目标和主题，确定这些内容是会议筹办工作的首要步骤。
在确定目标和主题时，要充分思量与会人员的需求和利益，确保会议能够达到预期效果。
三、制定会议议程会议议程是会议筹办工作的核心，它是会议进行和控制的基本依据。
制定会议议程时应包括以下内容：1. 会议主题、目标和时间。
2. 会议地点和参会人员名单。
3. 会议议程打算，按照时间次序列出各项议题及其估计持续时间。
4. 会议的开幕和闭幕仪式，包括致辞和总结。
四、邀请参会人员确定参会人员后，需要向他们发送邀请函或邮件，告知会议的时间、地点和议程等相关信息，并提示他们务必参与。
若果有需要，还可以提供一些必要的资料和材料，让参会人员提前做好筹办。
五、筹办会议材料会议材料对于与会人员了解会议内容和谈论议题起到至关重要的作用。
因此，在会议前需要筹办好相关的会议材料，包括会议议程、谈论主题的详尽介绍、需要的数据和统计报告等。
这样，与会人员可以提前筹办，并在会议现场更好地参与谈论和决策。
六、打算会议场地和设备为了保证会议的顺畅进行，需要提前打算好会议场地和所需的设备。
依据会议规模和参会人数选择合适的场地，并确保场地的舒适和设备的完善。
常见的会议设备包括投影仪、音响设备、电脑和白板等。
在会前测试设备是否正常工作，并打算专人负责设备操作，以免出现意外状况。
七、组织食宿打算若果会议持续时间较长，或与会人员需要从其他地区参会，那么组织好食宿打算是必不行少的。
提前与酒店或宾馆预订房间，并了解各项细节，如入住时间、餐饮打算等。
在会前与宾馆确认预订状况，以免出现错误和混乱。
八、会前筹办工作在会议开始之前，应进行一些细致的筹办工作，以确保会议的顺畅进行。
这些工作包括：1. 检查会议材料是否筹办充分，确保没有遗漏和错误。
会前准备工作流程
会前准备工作流程会议前准备工作是确保会议能够高效进行的关键环节。
不仅要明确会议目的和议程，还要准备好会议材料和必要的会议设备。
下面是一个会前准备工作的流程，以确保会议的顺利进行。
1.明确会议目的和主题在会议召开之前，首先需要明确会议的目的和主题。
这有助于确定会议的议程和所需的准备工作。
会议目的可能是讨论特定的问题、制定决策、解决问题、分享信息或进行战略规划等。
2.确定与会人员根据会议的目的确定与会人员，并及时发送会议邀请函或邮件，确保他们能够预留时间参加会议。
同时，要确定每个与会人员的角色和职责，并通知他们。
3.制定会议议程制定会议议程是确保会议高效进行的重要步骤。
会议议程应包括会议的起止时间、各项议题的讨论时间、与会人员的参与安排等。
议程要事先发送给与会人员，以便他们对会议内容有所了解，并准备相应的材料。
4.准备会议材料根据会议议程，准备会议所需的材料，包括相关文件、报告、数据等。
确保这些材料在会议之前准备好，并发送给与会人员，以便他们能够提前阅读并做好准备。
5.安排会议场地和设备根据会议的规模和要求，选择适合的会议场地，并提前预订。
同时，确认会议所需的设备和工具是否齐备，如投影仪、音响设备、白板等。
如果需要，提前测试设备，确保会议期间能够正常使用。
6.和与会人员进行沟通在会议之前，和与会人员进行沟通，确认他们是否已经收到会议邀请函和相关材料。
向他们说明会议的目的、议程和期望的参与方式，并鼓励他们提前准备和带来相关的材料和观点。
7.安排会议食品和饮料根据会议的持续时间和与会人员的需求，安排会议期间的食品和饮料，以便与会人员可以在会议过程中得到补充和恢复。
这可以是简单的茶水、咖啡和点心，或者是正式的午餐或晚餐。
8.确保会议记录的准备为会议准备好记录人员，并确保他们能够准时到场。
提前向记录人员提供会议议程和相关资料，并要求他们准备好记录模板和工具。
9.确认相关安全和保密事项根据公司的安全和保密政策，确认与会人员是否需要签署保密协议或遵守特定的安全措施。
会议准备流程
会议准备流程会议是组织内部沟通、决策和协调工作的重要方式，而一个成功的会议离不开充分的准备工作。
下面将为大家介绍一下会议准备的流程。
第一步，确定会议主题和目的。
在召开会议之前，首先需要明确会议的主题和目的。
确定会议主题是为了让与会人员提前有所准备，确保会议的讨论和决策能够围绕主题展开，达到预期的目的。
第二步，确定会议时间和地点。
确定会议时间和地点是会议准备的重要环节。
在确定时间时需要考虑与会人员的日程安排，选择一个大家都比较方便的时间段；而确定地点则需要考虑到与会人员的工作地点和交通便利性，确保所有人都能方便到达会议现场。
第三步，确定与会人员和邀请发出。
确定与会人员是会议准备的重要环节。
根据会议主题和目的，确定需要邀请哪些人参加会议，并及时发送邀请函或通知。
在发送邀请时，需要明确会议的时间、地点、主题和目的，以及会议议程安排，让与会人员有充分的准备。
第四步，制定会议议程。
制定会议议程是会议准备的关键环节。
会议议程应当包括会议主题、议程安排、讨论内容、决策事项等内容，确保会议能够有条不紊地进行，高效达成预期目标。
第五步，准备会议资料。
根据会议议程和讨论内容，需要提前准备好相关的会议资料，包括会议材料、数据报告、图表资料等。
确保与会人员在会议前能够提前了解会议内容，做好充分的准备。
第六步，会议场地布置。
在会议当天，需要提前进行会议场地的布置工作。
包括会议桌椅摆放、投影仪、音响设备的调试，确保会议现场的环境整洁、设备齐全，为会议的顺利进行提供保障。
第七步，会前检查。
在会议开始之前，需要对会议的各项准备工作进行检查，确保一切准备就绪。
包括会议资料的完整性、会议设备的正常运转、与会人员的到场情况等，以确保会议能够按照预期的计划进行。
第八步，会议记录和跟进。
在会议进行过程中，需要有专人进行会议记录，记录会议讨论的重点内容、决策事项和行动计划等。
同时，还需要对会议的决策事项和行动计划进行跟进，确保会议的决策能够得到有效的落实。
会前准备工作包括哪些内容
会前准备工作包括哪些内容会议是工作中必不可少的一部分，而会前的准备工作则是会议成功的关键。
一个良好的会前准备工作能够确保会议的顺利进行，提高会议效率，达到预期的目标。
那么，会前准备工作包括哪些内容呢？接下来，我们将从几个方面进行详细介绍。
首先，会前准备工作需要明确会议的目的和议程。
在召开会议之前，我们需要明确会议的目的是什么，需要讨论的内容有哪些，确定会议的议程安排。
只有明确了会议的目的和议程，才能有针对性地准备会议所需的材料和资料，确保会议的高效进行。
其次，会前准备工作需要准备相关资料和文件。
根据会议的议程和内容，我们需要准备相关的资料和文件，如统计数据、市场分析报告、项目进展情况等。
这些资料和文件将会是会议讨论和决策的重要依据，因此必须提前做好准备，确保其准确性和完整性。
再次，会前准备工作需要确定参会人员和邀请发出。
在确定会议的时间和地点后，我们需要及时确定参会人员名单，并发送邀请函。
在邀请函中，需要明确会议的主题、时间、地点以及议程安排，以便参会人员做好相应的准备。
此外，会前准备工作还需要准备会议场地和设备。
会议场地的选择要符合会议规模和议程安排的要求，同时要保证会议的顺利进行。
在会议现场，需要提前检查会议所需的设备和工具，如投影仪、音响设备、白板、笔记本电脑等，确保其正常运转。
最后，会前准备工作还需要做好会议记录和跟进安排。
在会议进行过程中，需要有专人负责会议记录，记录会议的讨论内容、决策结果以及相关行动计划。
同时，还需要做好会后的跟进安排，确保会议决策的落实和相关工作的推进。
综上所述，会前准备工作包括明确会议目的和议程、准备相关资料和文件、确定参会人员和邀请发出、准备会议场地和设备，以及做好会议记录和跟进安排。
只有做好了这些准备工作，才能确保会议的顺利进行，提高会议效率，达到预期的目标。
希望大家在工作中能够重视会前准备工作，为会议的成功举行做出应有的努力。
会议方案会序
会议方案会序会议是组织和协调工作的重要方式之一，不同类型的会议在不同的场合中扮演着不同的角色。
为了确保会议的顺利进行，一个合理的会议方案是必不可少的。
本文将从会议前准备、会议议程安排和会议纪要撰写三个方面，为您介绍一个完整的会议方案。
一、会议前准备在召开一场会议之前，会议组织者需要做一些准备工作，以确保会议的顺利进行。
1.确定会议目的和主题会议目的和主题是会议的核心，明确了会议的目标和焦点。
会议组织者需要与相关人员商议并确定会议的目的和主题。
2.确定参会人员根据会议的主题和目的，确定应该邀请的参会人员。
确保有关人员的参会并取得他们的确认。
3.确定会议时间和地点选择一个合适的时间和地点举行会议，并确保会议时间不与参会人员的其他重要事务发生冲突。
4.准备会议材料根据会议的主题和议程，准备好所需的会议材料，如会议议程、会议资料、PPT演示等。
5.发送会议通知通过电话、邮件或其他适当的方式，向参会人员发送会议通知，并在通知中明确会议的时间、地点、目的、议程和相关要求。
二、会议议程安排会议议程是会议的核心，它规定了会议的流程和内容，确保会议的有效性和高效性。
1.开场白会议开始前，主持人需要进行开场白，向与会人员介绍会议的目的和议程，以及会议的基本规则和要求。
2.主题演讲根据会议的主题，邀请相关人员进行主题演讲，介绍相关内容和经验分享，以激发参会人员的讨论和思考。
3.小组讨论根据会议议程安排小组讨论环节，将与会人员分成小组进行讨论，促进交流和合作，收集意见和建议。
4.问题解答在会议的适当时间，主持人可以安排问题解答环节，解答与会人员提出的问题，澄清疑点，确保与会人员对会议内容的理解。
5.总结发言会议即将结束时，主持人需要对会议内容进行总结，回顾会议的讨论和决策，提出明确的行动计划和下一步工作安排。
6.闭幕致辞会议结束时，主持人进行闭幕致辞，感谢与会人员的参与和贡献，表达对会议取得成果的期望，并对未来的工作进行展望。
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会议的组织程序会前的准备工作 会前的准备工作
（一）制定会议方案 制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。制定会议方案应遵循如下两个原则：（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理，必须和会议主办者的身份和职权相适应；（2)节俭原则,即在满足会议活动的基本需要的同时,尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费. （二）会议经费预算 会议经费预算是会议主办者就计划召开的会议活动的支出（和收入）情况所做出的计划。在会议活动当中,会议经费预算是会议主办者获得所需的经费和会议财务管理工作的一个重要程序。会议经费预算应根据会议的规模、方式、会期和特定的标准列出有关专项费用和总费用的数额（如会议活动带有赢利的性质，还应按照有关的规定，列出预计的各项收入和总收入的情况）。在做出会议经费预算时，对会议所需支出的各项费用，通常按以下几个专项开列与计算，这就是:文件印刷费、交通费、公杂费、住宿费、伙食补助费、医疗费、专项活动费和无收入者与会费用等。会议经费预算做出后，应上报上级领导和财务主管部门.编制会议经费预算是会议组织（筹备）当中的一项重要工作，在这项工作中应特别注意以下两点：第一，要严格遵守财务制度,不能以任何借口或名义,将一些超出会议活动范围以外的,违反财务制度的费用（或收入）列入会议预算之中；第二,如实列报,即使是属于会议的合理支出（或收费）项目,也应从严掌握,精打细算. （三）会议报批 会议报批是会议组织者对计划召开的会议办理请示和批准手续的过程。在实际生活当中,任何一个部门凡计划召开一个会议，当这个会议达到一定规模时（人数、会期、费用等），就要按照规定，向上级领导机关做出请示，只有在上级机关批准之后，会议活动才可按计划举行。凡需履行报批手续的会议,要在文书请示中写明计划召开会议的理由、目的、任务、会议方式、参加人数、会期、会议地点和所需费用等情况。除此之外，如还有需向上级机关说明和需要有关部门给予特别关照的情况,也应在请示中一一写明，以便于在获得上级机关批准后开展工作。 （四）组建会议机构 在实际工作当中，有两种形式的会议工作机构，即会议常设工作机构和会议临时工作机构。会议常设工作机构是为安排领导机关日常的会议所设置的工作机构，如在一些办公机构内部设立的会务处、会务组一类的部门。会议常设工作机构的职责就是为领导同志安排、承办一些日常的办公会议、例行会议和小型会议。会议的组织程序会前的准备工作 如遇主办或承办的较大型会议，也多由这些常设机构的人员作为骨干,组成会议的临时工作机构。会议临时工作机构是为筹备和组织特定会议而临时组建的工作机构，常见的“××大会组织委员会"、“××会议筹备组"、“××会议秘书处”等就是这种临时的会议工作机构. 根据会议的方式和规模不同，会议临时工作机构的组建常有三种不同的形式。 1、会议三级工作机构。 会议三级工作机构是大型会议的筹备和工作机构类型。内部是由三个级别的机构所组成的，这就是：大会组织委员会──大会组织委员会办公室──各职能处(组).大会组织委员会是大会组织工作的最高权力机构,有权决定大会组织工作当中的一切重大事宜；组委会办公室是组委会的办事机构，负责对组委会决定事项的办理，作为中介机构，将会议组织工作的有关事宜分解到各个职能处（组),并对各职能处(组）的工作情况进行必要的协调;各职能处(组)的工作则是按照分工和组委会办公室的布置,具体从事对大会的各种事务性工作的办理。在这种三级工作机构中，组织委员会的负责人即是大会负责人,办公室负责人即是组委会组成人员，各职能处（组）的负责人也应是组委会办公室组成人员。 2、会议二级工作机构。 会议二级工作机构是中型会议的筹备的组织机构类型.内部是由二级工作机构所组成，即会议秘书处──各职能组，如秘书组、宣传组、保卫组、会务组（后勤组）等。 3、会议一级工作机构。 会议一级工作机构是小型会议的工作机构类型。这种形式的会议工作机构一般只有秘书组这样一级办事机构,由于会议的规模比较小,工作量少,通常由会议领导指定有关人员负责，再根据会议组织工作的内容配备适当人员.然后，各负其责，共同完成会议的筹备和组织工作的有关事宜。 （五)制定会议筹备方案 会议筹备方案是全面反映会议活动的会前、会间和会后的各项工作并对每一项工作的起止时间和承办者做出明确规定的文书，属会议事务性文书的一种。会议筹备方案是会议组织者合理安排会议各项筹备和组织刁二作的依据。其要求是：（1）全面。即会议筹备方案对与本次会议活动直接相关的所有工作必须全部覆盖，防止因对会议筹备和组织的某些工作没有被列入筹备方案，而使会议活动在进行过程中出现漏洞，使会议难以达到预期的目的。（2）明确。即对每一项会务工作的形式和内容都要明确和准确的表述,并落实到人,如需多人合作完成，在其中应指定一人牵头负责,同时提出明确的时间和质量要求.（3）有序。在指定会议筹备方案的过程中,对会议各项会务工作的安排,要运用科学的方法，合理安排，使各项会务工作之间体现出一种最佳的组合，使会议的组织工作体现出最佳的有序状态。会议筹备方案制定出来以后，经会议领导人员或领导机构批准，在会议工作机构和负责人的组织、协调之下,参与会议筹备和组织的各个方面的工作人员都应按会议筹备方案的安排和规定，共同遵照执行. （六)确定会议议题 会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题，属会议活动的基本要素之一。会议议题是和会议主办者和会议召集者的管理活动直接相关的问题.会议议题的确定反映了会议主办者和召集者的管理对象、管理幅度和会议的组织程序会前的准备工作 单位时间内的工作重点，是会议活动在准备阶段的一项重点工作.在确定会议议题的过程中必须遵从以下三个原则:（1）必要性。按照此原则，一是会议对该问题的讨论必须进行；二是对该问题的讨论必须立即进行。对不应该或不必要进行讨论的问题要坚决将其排除在会议议题范围之外，以保证会议对每一个议题的讨论都是必要的,使与会者能够把主要的精力集中于最重要和最紧迫的问题上,以避免让那些没有必要性的问题分散精力和占用会议时间.(2）明确性。一是表述要简洁明了、准确，突出主题.二是准备要充分,在作为会议议题拟提交会议时，还要同时提交与此议题有关的一些材料（如背景材料、辅助材料等），以便让与会人在讨论和决策时参考。（3)规范性。凡拟提交会议讨论的问题,必须是在会议的职权范围以内，是会议有权做出决定的事情，既是需要解决，也是会议能够解决的问题。该原则强调的是，会议主持人和会议工作人员应十分清楚会议的职权范围,不研究和决定超出本会议职权范围的问题。 （七)拟定与会人员建议名单 拟定与会人员建议名单就是会议秘书人员根据会议议题的需要所提出的、供会议主持人确定出席会议人员时所参考的名单.在所有的会议活动当中，不管与会人员的身份如何，都可以将他们划分为法定与会人和指定与会人两种.法定与会人是其所对应的会议活动的法定的参加者，没有特殊情况和不经过特别的程序不能取消其参加会议的资格，所以,这部分人员不在“建议”之列。拟定与会人员建议名单的工作主要是针对“指定与会人员"。拟定与会人员建议名单的工作必须遵循以下三个原则：（1）建议名单中所列人员必须是和本次会议的议题直接相关者;（2）建议名单必须在会前及早提交给会议主持人，并就“建议”的理由做出必要的说明；（3)对与会人员建议名单的最终确定者是本次会议的召集人或主持人。除此之外,作为会议秘书人员不可擅自指定与会人员，随意扩大和缩小由会议主持人所确定的出席范围。对因故没有通知到或因故不能到会的人员，会议秘书人员要向会议主持人做出报告并说明原因。 （八）发出会议通知 发出会议通知就是由会议组织者将即将召开的会议的基本情况、需与会人员提前了解的事宜告知有关方面或个人的行为过程。在实际的会议活动当中，当会议的主办者(或召集人）确定开会,并将会议的形式、内容、与会人员等基本情况决定下来以后，会议工作人员就要提前就以下内容向计划与会人员进行告知：包括会议名称、时间、地点、范围、与会人员须知、报到入场凭证、会议主办单位和联系人姓名、电话等。会议通知也是多种多样的。如按形式可分为口头通知和书面通知；按作用可分为预告性通知和正式通知。 1、会议口头通知 会议口头通知是会议工作人员以面对面的口头通知和电话通知的形式告知通知对象的会议通知形式。在实际工作当中，部门内部的会议或具有直接通话条件的多采用这种形式进行会议通知。口头通知的可取之处是直接、简便、迅速；可能出现的问题是：其一,发出通知的人口头表述不清，易使被通知者理解产生歧异；其二,通知一下难以到位，造成会议通知事实上的不到位。对此进行弥补的措施是:在进行口头通知之前，最好将通知的内容拟出简要的文字稿，然后照本宣科，以准确无误，并建立会议通知登记簿，注明受话人姓名和时间，并随后查问，以确保通知到位。 2、会议书面通知 会议的组织程序会前的准备工作 会议书面通知就是以书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知由标题、受文者、通知内容和落款四部分所组成。被通知者既可以是一个部门，也可以是个人。在会议通知内容的部分，要写明所召开的会议名称、时间、地点、参加人、须知事宜和联系办法、联系人等。若会议在到会凭证、准备和携带有关材料及交通等方面还有特别的安排或要求,也应在书面通知中一一说明.通知落款包括发文单位加盖的印章和发文日期。如果会议另有作报名和了解与会人相关情况之用的“回执”，亦可附于会议书面通知之后，一同发出。会议书面通知除具有正规和庄重的特点之外,还具有备忘和作为会议入场凭证的作用. 3、会议预告性通知 会议预告性通知是会议组织者提前将会议的概况告知通知对象，使其及早了解会议的有关情况和为会议做出必要的准备的通知。在实际工作当中,需要提前发出预告性通知的会议，一般是需要与会者向会议提交有关材料的会，如需向会议提交论文、书面意见或经验介绍材料等.如果没有预告性通知，会议组织者只在会前作一次性通知,则会使与会者感到措手不及,仓促准备,从而难以保证会议的质量. 4、会议正式通知 会议正式通知是在会议各项准备工作已基本确定和完成以后，对会议预告性通知的内容予以正式确认的通知。在会议活动中，会议的正式通知还常常被作为与会者报到或入场凭证。 5、会议通知回执 会议通知回执是会议组织者向通知对象发出通知时，要求对方就有关情况做出回复的登记表,属于会议事务性文书之一.回执通常与会议预告性通知一同发出。回执的内容一般是请被通知对象对是否同意参加会议、计划参加会议人员的姓名、性别、年龄、民族、职务（职称)及计划乘坐的车、船、航班等提前告之，以便会议组织者早做出安排。在发出会议通知时，要特别对回执最迟返回的时间做出规定，如果被通知对象届时不将回执返回，会议组织者即可将其视为不参加会议的一种表示. (九）会议报名 会议报名是拟参加会议者在接到会议通知以后，通过特定的方式向会议组织者表示同意参加会议的行为过程.会议报名的作用是使会议组织者对未来参加会议的人员情况提前了解，以便及早做出相应的准备。会议报名的方式主要有三种形式：(1)口头报名；(2)信函报名;（3）回执报名（即将会议通知回执按照要求逐项填好回寄给会议组织者)。会议报名与会议报到不同，会议报名只是被通知者所做出的一种意向表示，但并不表明其最终一定能参加会议,如果在会议实际召开之前已报名者另有变化，还可报告或通知会议组织者,并撤消原有的报名. （十）进行会议编组 会议编组就是将与会人员分作不同的活动单元的做法。在实际的会议活动中，凡需要安排讨论或进行分散活动的大、中型会议，一般都要对与会人员分别编组。进行会议编组的方法通常有三种：（1）按地域编组。这种方法是将处于同一地域的与会人员编入同一组，各级人民代表大会以各区域代表团分别编组即是此种方法的具体体现。（2）按行业编组.即相同或相近行业、职业、专业的人员编入同一组。（3）综合编组。为了便于与会人员之间的交流，便于取长补短，有意打破地域和行业的界限，将不同地域、不同行业和不同